高校辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)實踐

朱正中，方躍平

（中國礦業(yè)大學(xué) 黨政辦公室，江蘇 徐州221116）

隨著高校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴大，管理體制改革的不斷深化，傳統(tǒng)辦公方式已不能適應(yīng)高校的快速發(fā)展?；仡櫧?0年來高校辦公自動化系統(tǒng)（以下簡稱OA系統(tǒng)）建設(shè)的發(fā)展歷程，可以很明顯地感覺到，借助OA系統(tǒng)，各高校的管理方式和工作作風(fēng)得到了轉(zhuǎn)變，工作效能得到了提高。同時，反思各高校OA系統(tǒng)的建設(shè)，發(fā)現(xiàn)其建設(shè)效率并不高，還有不少高校走了彎路。OA系統(tǒng)是人、機、網(wǎng)絡(luò)、技術(shù)和系統(tǒng)的有機結(jié)合體，要高效建成使用一個OA系統(tǒng)，在系統(tǒng)的前期謀劃、中期建設(shè)和后期使用等三個階段要注重六個方面的結(jié)合。

一、校外調(diào)研與校內(nèi)調(diào)研相結(jié)合

通常認(rèn)為，OA系統(tǒng)自70年代末進入我國，大體經(jīng)歷了三個發(fā)展階段：即以數(shù)據(jù)為處理中心的傳統(tǒng)MIS系統(tǒng)的第一代辦公自動化，以工作流為中心的第二代辦公自動化系統(tǒng)，以知識為核心的第三代辦公自動化。也有作者將這三個階段定義為文件型OA（1980～1999年）、流程性O(shè)A（2000～2005年）和知識型OA（2005年～至今）?？偟恼f來，辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展是從以數(shù)據(jù)為核心發(fā)展到以信息交流為核心，進而提升為以系統(tǒng)地運用知識為核心。調(diào)查表明，目前雖有個別高校OA系統(tǒng)較為先進，基本接近于知識型OA，但相當(dāng)多的高校仍然處于流程型階段，這與各個高校辦學(xué)規(guī)模、使用OA歷史等有關(guān)。同時我們注意到，OA的迅猛發(fā)展帶動了一大批專門從事OA系統(tǒng)開發(fā)的公司和企業(yè)如雨后春筍般成立，這些企業(yè)可謂是魚龍混雜，泥沙俱下，都想在OA市場中分得一杯羹。從事OA開發(fā)公司的技術(shù)水平良莠不齊，高校對公司進行甄別顯得尤為重要。為此建設(shè)OA前需進行充分調(diào)研。

調(diào)研要做好校內(nèi)調(diào)研和校外調(diào)研兩個方面。校外調(diào)研又分為去企業(yè)調(diào)研和去高校調(diào)研。企業(yè)調(diào)研主要是把握最新的技術(shù)發(fā)展潮流，弄清哪些企業(yè)具備良好開發(fā)資質(zhì)，確保新建的OA系統(tǒng)技術(shù)過硬和可持續(xù)發(fā)展；高校調(diào)研主要是吸取兄弟高校好的經(jīng)驗和做法，避免走彎路和回頭路。校內(nèi)調(diào)研根據(jù)各高校機構(gòu)設(shè)置的不同，一般又以黨政辦公室為牽頭單位開展調(diào)研，針對不同層面的需求，如校領(lǐng)導(dǎo)需求、業(yè)務(wù)部門需求、二級學(xué)院需求等，整體上把握學(xué)校擬要新建系統(tǒng)的整體規(guī)模、主要功能、主要流程等，避免出現(xiàn)建成的系統(tǒng)出現(xiàn)大的低級失誤。進行詳細(xì)調(diào)研也便于日后在招標(biāo)書中對擬新建產(chǎn)品的要求進行準(zhǔn)確描述。

二、產(chǎn)品通用特性與高校個性需求相結(jié)合

軟件產(chǎn)品的發(fā)展已經(jīng)高度市場化，市場化競爭促使其產(chǎn)品愈來愈專業(yè)化。OA產(chǎn)品發(fā)展日新月異，非專業(yè)團隊難以開發(fā)出高質(zhì)量的、有競爭力和生命力的產(chǎn)品。市場調(diào)研顯示，當(dāng)前國內(nèi)大多數(shù)高校通常的做法也都是委托專業(yè)公司開發(fā)，雖有極少部分技術(shù)實力較強的高校采取自主研發(fā)，其個性化要求雖能得到保證，但在安全性、穩(wěn)定性、功能性、可操作性等方面仍有其短板，使用風(fēng)險不可謂不高。專業(yè)公司開發(fā)則相對時間短，代碼規(guī)范，界面友好，穩(wěn)定性和安全性有保證；但商業(yè)產(chǎn)品也有其不足之處，主要表現(xiàn)為通用性不夠，具體來說表現(xiàn)在功能模塊固定，界面固化，風(fēng)格單調(diào)，流程單一。由于缺乏對高校內(nèi)部運行體制機制的熟悉，開發(fā)出來的商業(yè)化產(chǎn)品往往不能達到高校的要求，接地氣方面做得很不夠。為此做足需求調(diào)研工作關(guān)系到整個OA系統(tǒng)的成敗。需求調(diào)研前，為增強感官認(rèn)識，建議邀請相關(guān)企業(yè)到校進行產(chǎn)品演示，從對使用界面、業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)等方面的演示中增加對產(chǎn)品的感性認(rèn)識，避免憑空想象。經(jīng)過多家產(chǎn)品的演示對比，能比較清晰地對產(chǎn)品的優(yōu)缺點進行判斷，對后續(xù)的招標(biāo)工作起到很好的參考作用。待公司中標(biāo)后，還需要進一步細(xì)化產(chǎn)品需求。一般情況下，OA系統(tǒng)業(yè)務(wù)操作主要是黨政辦公室負(fù)責(zé)。黨政辦公室是學(xué)校的綜合辦事機構(gòu)，掌握信息較全，對學(xué)校整體工作有較好把握，調(diào)研可以分科室進行，如秘書科的公文流轉(zhuǎn)，綜合科的接待管理、車輛管理、會務(wù)管理，信訪科的信訪管理等，再經(jīng)分管副主任、主任把關(guān)。為求得需求的準(zhǔn)確，辦公室內(nèi)部應(yīng)召開專題會議進行充分討論。

三、創(chuàng)新技術(shù)與現(xiàn)代管理相結(jié)合

一種錯誤的觀念認(rèn)為：OA系統(tǒng)就是將處理的事項完全依托計算機和網(wǎng)絡(luò)，只要采用最先進的技術(shù)手段，充分發(fā)揮信息技術(shù)的特點就能很好地完成預(yù)期工作。這種錯誤認(rèn)識完全忽略了人的主觀能動性，把冷冰冰的計算機和網(wǎng)絡(luò)等同于工作的全部，過分地夸大了計算機和網(wǎng)絡(luò)的工具理性價值，而恰恰忽略了人這個真正的核心。一個好的OA系統(tǒng)應(yīng)該是人和機的完美結(jié)合。管理和技術(shù)譬如鳥之雙翼，缺一不可。再先進的產(chǎn)品，若缺乏應(yīng)有的配套管理措施和規(guī)定，也很難付諸實踐，即使投入使用，也往往缺乏效率。近年來就有高校曾出現(xiàn)其OA系統(tǒng)反復(fù)上線又反復(fù)下線，持續(xù)一年都未能投入正常使用的尷尬局面，耗費了大量的人力物力財力。同樣，重視管理而產(chǎn)品本身性能達不到要求，產(chǎn)品也將面臨淘汰危險。在OA系統(tǒng)開發(fā)和使用過程中，脫離技術(shù)談管理和脫離管理談技術(shù)都不正確，只有二者緊密結(jié)合，才能獲得成功。

四、硬件與軟件相結(jié)合

OA系統(tǒng)由硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)兩部分組成。硬件猶如系統(tǒng)的軀體，軟件猶如系統(tǒng)的靈魂，一個成功的OA系統(tǒng)，二者都扮演重要角色。就硬件和技術(shù)而言，不一定非采用最先進、最高級的不可，這涉及到OA系統(tǒng)的成本預(yù)算、規(guī)模大小等，最好是因地制宜，體量適當(dāng)，合適就好。一般來說，需要同時考慮到硬件更新速度和軟件發(fā)展技術(shù)，適當(dāng)留足余量，確保系統(tǒng)在一個較長時期內(nèi)不過時或遭淘汰。隨著時間推移，各高校的業(yè)務(wù)也會不斷發(fā)生變化，硬件也會不斷更新，所謂一步建成，一勞永逸對于系統(tǒng)建設(shè)來說是不大現(xiàn)實的，也不符合高校的發(fā)展實際。

五、開發(fā)建設(shè)與推廣應(yīng)用相結(jié)合

OA系統(tǒng)有廣義和狹義之分。狹義上的OA系統(tǒng)通常指的只是一個公文流轉(zhuǎn)平臺，方便文件的流轉(zhuǎn)和批閱；廣義上的OA則是包含了公文流轉(zhuǎn)、請示報告、會務(wù)協(xié)調(diào)、車輛調(diào)度、值班管理、出國審批、信訪管理、檢查督辦、通知公告等多項事務(wù)在內(nèi)的綜合平臺，也可以認(rèn)為是泛OA。目前廣義上的OA系統(tǒng)是其發(fā)展主流。從OA系統(tǒng)建成使用來看，分為兩種模式。一種模式是所有業(yè)務(wù)同時上線，另一種則是分步分批逐步上線。從高校使用和開發(fā)公司反饋的情況來看，第一種模式下系統(tǒng)使用效率低下，主要原因在于同時上線業(yè)務(wù)過多，使用者易造成心理壓力，對系統(tǒng)會有自然的抵觸情緒，一旦個別環(huán)節(jié)或模塊出現(xiàn)問題，使用者會產(chǎn)生嚴(yán)重的抵觸情緒，甚至不愿意再使用系統(tǒng)。第二種模式下，采用逐步上線的原則，即將最基本的業(yè)務(wù)模塊先上線，待使用者熟悉系統(tǒng)的各項操作，形成使用系統(tǒng)的習(xí)慣后，待時機成熟再上線其他相關(guān)業(yè)務(wù)。這種模式下，將系統(tǒng)在使用過程中出現(xiàn)風(fēng)險的壓力逐步分解了，不至于問題在短時間內(nèi)集中爆發(fā)而得不到解決從而影響整個系統(tǒng)的使用。用戶第一次使用的效果往往決定了系統(tǒng)的成敗，這反過來督促管理部門務(wù)必在認(rèn)真考慮清楚業(yè)務(wù)上線的先后順序，以及相關(guān)業(yè)務(wù)上線前要進行反復(fù)的測試，如壓力測試、流程測試，確保上線后沒有原則性和根本性的明顯錯誤。

同時我們也注意到，OA系統(tǒng)建成后，由于各高校業(yè)務(wù)的發(fā)展和學(xué)校實際工作的需要，在OA系統(tǒng)中可能要增加相關(guān)業(yè)務(wù)，新建相關(guān)子模塊。根據(jù)學(xué)校與公司的相關(guān)約定，可以進行模塊的增加和修改。實際上，一個高校的OA系統(tǒng)不可能是一層不變的，隨著時間推移，業(yè)務(wù)可能會增加，流程也可能會變化，這都需要根據(jù)學(xué)校要求及時進行升級和完善。

六、日常使用與電子歸檔相結(jié)合。

OA系統(tǒng)實現(xiàn)了對工作流、信息流和知識流的整合管理。黨政辦公室作為學(xué)校的信息中樞，無論是外來文件的接收、流轉(zhuǎn)、督辦和反饋，還是校內(nèi)發(fā)文的審核、簽批、校對以及印發(fā)，以及學(xué)校重要信息的通知通告，均通過OA系統(tǒng)以電子文件形式傳閱、簽批，真正意義上實現(xiàn)了無紙化辦公，極大地節(jié)約了辦公成本。與之相對應(yīng)的文件歸檔就成為系統(tǒng)建設(shè)的一個重要環(huán)節(jié)。不同于以往紙質(zhì)文件歸檔，電子公文由于其電子文件這一特殊形式，歸檔時對其文件的真實性、完整性、有效性提出了嚴(yán)格要求。需要注意的一點是，目前各高校的檔案館進行歸檔時都采用歸檔軟件進行歸檔，一般由第三方開發(fā)。OA系統(tǒng)中的文件如何快速、便捷、安全的與檔案系統(tǒng)對接，需要OA系統(tǒng)管理方（黨政辦公室）、OA系統(tǒng)開發(fā)商、檔案館和歸檔軟件開發(fā)商四方進行協(xié)商。實現(xiàn)OA系統(tǒng)的電子公文的一鍵歸檔將大大加快文件的歸檔速度。中國礦業(yè)大學(xué)黨政辦每年流轉(zhuǎn)的文件近萬分，以往人工紙質(zhì)歸檔需要近一個月的時間，而新的OA系統(tǒng)實現(xiàn)了一鍵歸檔，只要文件流程結(jié)束，即可實時歸檔，極大地提高了歸檔的效率。