電大考試中考場保密號(hào)提取的幾種方法研究

黎輝

在電大全國統(tǒng)考中，由省級(jí)電大進(jìn)行考場編排后，發(fā)給地州電大一個(gè)《考場簽到單》（也就是原來的考場座次表），而在組織考試時(shí)，需要將此考場號(hào)和考場保密號(hào)提取出來，生成一個(gè)表格，進(jìn)行對應(yīng)，這個(gè)過程如果使用人工去一一查找出來費(fèi)時(shí)費(fèi)力，經(jīng)過一些摸索，總結(jié)出不同的幾種方法。

一、使用VBA編程方式

這是最早使用的方式，其原理就是使用VBA程序?qū)Ρ砀駜?nèi)容進(jìn)行一行一行的比較，當(dāng)找到內(nèi)容以“考場號(hào)：”開頭的單元格時(shí)，就將此行內(nèi)考場號(hào)（A列）和考場保密號(hào)（D列）的內(nèi)容提取出來，放在一個(gè)單獨(dú)的工作表中，全部提取完畢再進(jìn)行一些格式的設(shè)置即可。

這種方法優(yōu)點(diǎn)是實(shí)現(xiàn)較為簡單，全部在Excel中實(shí)現(xiàn)，不需要其他軟件工具的參與。缺點(diǎn)是要求操作人有一定的VBA的操作經(jīng)驗(yàn)，因?yàn)橐獙⒕帉懞玫某绦蛞粋€(gè)一個(gè)地拷貝到新的《考場簽到單》文件中去，然后生成，因此操作步驟稍顯繁瑣，而且易出錯(cuò)。

二、編制特定工具軟件方式

考慮到第一種方法的缺點(diǎn)，為了便于操作人的使用，降低其上手難度，筆者又使用編程工具開發(fā)了一個(gè)工具軟件，此軟件的功能就是能夠通過幾次選擇就生成一個(gè)表格。

該軟件是操作難度最低的軟件，上手非?？?，效率也最高。在操作時(shí)，只需要選擇一下考場簽到單的文件，其他的三個(gè)選項(xiàng)都是默認(rèn)，點(diǎn)擊“生成保密號(hào)文件”即可在原文件的文件夾中生成一個(gè)新的表格，使用非常簡單。其缺點(diǎn)在于需要安裝軟件，同時(shí)因使用C#開發(fā)的此軟件，因此在未安裝.net框架的機(jī)器上必須要安裝.netFrameWork2.0。不過安裝完成后，就可以很方便地使用了。

三、使用Excel內(nèi)置的函數(shù)的方式

以上兩種方法的優(yōu)勢很明顯，尤其是第二種方法，使用起來非常方便，但同樣兩種方法都需要編程人員的配合，這一點(diǎn)限制了很多學(xué)校。筆者在一次幫人解決一個(gè)Excel問題時(shí)，發(fā)現(xiàn)原來使用Excel的函數(shù)就可以解決這個(gè)問題，而且，所有操作只要對Excel較為熟悉的人都可以自行完成，這下，就不存在什么問題了，所有人都可以學(xué)會(huì)這種方法。

這里使用的是Excel內(nèi)置的“查找與引用”類函數(shù)中的VLookUp。這個(gè)函數(shù)的作用是搜索表區(qū)域首列滿足條件的元素，確定待檢索單元格在區(qū)域中的行序號(hào)，再進(jìn)一步返回此行中指定單元格的值。共有4個(gè)參數(shù)，分別是要查找的內(nèi)容所以的單元格、查找區(qū)域、要返回的值的在表中的列號(hào)、是否模糊查找。

要將此函數(shù)應(yīng)用在提取考場號(hào)和保密號(hào)的操作中，其原理是先手工建立一個(gè)O列的考場號(hào)列，再在P列中利用函數(shù)將考場號(hào)所對應(yīng)的考場保密號(hào)從考場簽到單中提取出來填入P列。具體如下：

1.建立考場號(hào)列。只需要找到考場簽到表中的第一個(gè)考場號(hào)和最后一個(gè)考場號(hào)，使用自動(dòng)填充功能即可完成，不過要注意，此列的值要為文本型。

在P2單元格中輸入公式：=RIGHT(VLOOKUP("考場號(hào)："&O2，$A：$H，4，0)，8)。

公式說明：VlOOKUP("考場號(hào)："&O2，$A：$H，4，0)為核心，其含義為在列A到列H區(qū)域（$A：$H）的首列中查找值為“考場號(hào)：2001”（也就是公式中的"考場號(hào)："&O2，其中O2單元格的值為2001），并取出查找到的那一行中的第4列的值，使用的是精確查找的方式。因?yàn)檫@樣取出來的值就是“考場保密號(hào)：09009341”，為了只提取“09009341”，所以使用RIGHT函數(shù)只取VlOOKUP函數(shù)返回值中的最右邊的8位。

2.在將此公式填充入P列所有單元格，填充完成后可以所有單元格的內(nèi)容都是一樣的，這是因?yàn)楣竭€沒有發(fā)生作用，只需要將此文件保存一下即可。之后將O列和P列的值復(fù)制到另一個(gè)工作表中設(shè)置其格式即可。

圖1

使用此方法將此雖然操作稍嫌復(fù)雜，但沒有太難的內(nèi)容，都是一些基本的操作，所以適合所有人使用。若想直接將考場號(hào)和考場保密號(hào)提取到另一個(gè)工作表中的話，可以直接在新表中建立一個(gè)考場號(hào)列，再在考場保密號(hào)列使用以下公式即可：

=RIGHT(VLOOKUP("考場號(hào)："&B3，sheet1!$A：$H，4，0)，8)

其中B3表示考場號(hào)列為E列，sheet1代表考場簽到單所在的工作表，可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行相應(yīng)修改。

以上三種方法就是筆者就電大考試的其中一個(gè)環(huán)節(jié)針對所遇到的問題的解決辦法，通過以上三種方法的研究和實(shí)現(xiàn)，筆者深深覺得，Excel中還有很多我們沒有掌握的功能，這些功能很有可能對于提高我們的工作效率、減輕工作強(qiáng)度有很大的幫助。因此整理出來，供各位兄弟電大參考。希望也可以給其他人帶來一些啟示。

[1]伊利奇，王保眾.透視ExcelVBA應(yīng)用與開發(fā).北京：人民郵電出版社，2008年.

[2]苑旭，董民輝，楊洪振等.使用VisualC#.NET開發(fā)Windows應(yīng)用.北京：紅旗出版社，2005年.

[3]李政等.Excel高級(jí)應(yīng)用案例教程.北京：清華大學(xué)出版社，2010年.