信息化助推北京中麗雙單位庫(kù)存管理模式落地

文/石惠波

信息化助推北京中麗雙單位庫(kù)存管理模式落地

文/石惠波

由于金屬材料規(guī)格存在上下誤差，金屬材料通常是檢斤收、檢尺發(fā)，材料本身存在理論單重和實(shí)際單重的誤差，財(cái)務(wù)以實(shí)發(fā)米數(shù)與理論單重的乘積來(lái)作為出庫(kù)重量，導(dǎo)致金屬材料實(shí)際收料發(fā)料過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)由于材料規(guī)格誤差造成的盈虧問(wèn)題。如何在滿足財(cái)務(wù)結(jié)算需求的前提下，盡量減少金屬材料庫(kù)存出現(xiàn)盈虧；如何能夠既滿足工藝部門、計(jì)劃部門與使用部門對(duì)于材料實(shí)際規(guī)格、米數(shù)、平米數(shù)的掌握，又能不影響財(cái)務(wù)以重量結(jié)算等問(wèn)題。本文力求根據(jù)本企業(yè)的金屬材料管理現(xiàn)狀，探索出一條解決金屬材料管理的一種雙單位管理模式。

雙單位、庫(kù)存、金屬材料、動(dòng)態(tài)

1.金屬材料庫(kù)現(xiàn)狀

金屬材料庫(kù)目前管理物料600余種，有棒料、管料、板材、型材等，庫(kù)管4名，正常庫(kù)存在3000余噸，年出入庫(kù)在1萬(wàn)余噸。

2.金屬材料物料管理歷程

目前，大量的專業(yè)金屬材料庫(kù)多采用單計(jì)量單位管理模式，即按照重量入庫(kù)、按照重量出庫(kù)。這種模式雖然簡(jiǎn)單，但是對(duì)于實(shí)際的金屬材料管理的需求還存在一定差距。我們公司的金屬材料庫(kù)希望通過(guò)一些管理調(diào)整，能夠盡可能地滿足各方面的需求，又能夠加強(qiáng)庫(kù)房?jī)?nèi)部的管理，因此進(jìn)行了一些探索，經(jīng)歷了以下幾個(gè)階段：

第一階段：隨機(jī)攤銷單計(jì)量單位管理階段（2011年之前）

本階段檢斤收貨，檢尺發(fā)料，由于材料誤差所出現(xiàn)的盈虧，庫(kù)管員自己在發(fā)料環(huán)節(jié)加一攤銷系數(shù)來(lái)調(diào)節(jié)出庫(kù)數(shù)量，避免出現(xiàn)盈虧。攤銷系數(shù)是庫(kù)管依據(jù)材料實(shí)際單重與理論單重比值的一個(gè)經(jīng)驗(yàn)值。

賬面僅僅顯示主單位數(shù)量，不顯示次單位數(shù)量。

優(yōu)點(diǎn)：由于庫(kù)管員人為將盈虧攤銷，財(cái)務(wù)上不會(huì)出現(xiàn)盈虧。

不足：在實(shí)際發(fā)料過(guò)程中存在人為隨意加大與減小的可能。

第二階段：固定攤銷系數(shù)單單位管理階段（2011年1月～11月）

2011年初，為了對(duì)庫(kù)管隨意攤銷的情況進(jìn)行控制，我們結(jié)合庫(kù)管員的經(jīng)驗(yàn)數(shù)據(jù)整理了一份攤銷系數(shù)表，為每一類物料規(guī)定了一個(gè)固定的攤銷系數(shù)。

入庫(kù)記錄實(shí)際主單位數(shù)量；

出庫(kù)記錄實(shí)際出庫(kù)次數(shù)量，出庫(kù)主數(shù)量=出庫(kù)次數(shù)量*單重*攤銷系數(shù)；

賬面僅僅顯示主單位數(shù)量，不顯示次單位數(shù)量。

優(yōu)點(diǎn)：減少了人為調(diào)整攤銷系數(shù)的情況；

不足：1.由于攤銷系數(shù)是一經(jīng)驗(yàn)值，在運(yùn)行一段時(shí)間后，需要根據(jù)實(shí)際情況，調(diào)整攤銷系數(shù)，使攤銷系數(shù)更為接近實(shí)際運(yùn)行情況；

2.由于攤銷系數(shù)與實(shí)際情況存在出入，因此需要通過(guò)盤點(diǎn)來(lái)將賬面結(jié)存數(shù)量與實(shí)物結(jié)存數(shù)量調(diào)整一致，對(duì)于財(cái)務(wù)就會(huì)出現(xiàn)財(cái)務(wù)盈虧。

第三階段：固定攤銷系數(shù)雙單位管理階段（2011年11月～2014年5月）

該階段我公司引入ERP庫(kù)存管理模塊，我們將攤銷系數(shù)表引入了系統(tǒng)，同時(shí)開(kāi)始推行雙單位計(jì)量模式。

入庫(kù)時(shí)記錄實(shí)際主單位數(shù)量、次單位數(shù)量；

出庫(kù)時(shí)記錄實(shí)際出庫(kù)次數(shù)量、出庫(kù)主數(shù)量，出庫(kù)主數(shù)量=出庫(kù)次數(shù)量*單重*攤銷系數(shù)；

賬面顯示主單位數(shù)量、次單位數(shù)量；

優(yōu)點(diǎn)：1.減少了人為調(diào)整攤銷系數(shù)的情況；

2.以次單位數(shù)量考核庫(kù)管員的盈虧，考核標(biāo)準(zhǔn)明確化；

3.以前設(shè)計(jì)與使用部門只能看到庫(kù)存公斤數(shù)，不了解庫(kù)存的次數(shù)量，采用雙單位后，設(shè)計(jì)及使用部門都可以了解庫(kù)存材料的次數(shù)量，方便使用。

不足：1.由于攤銷系數(shù)是一經(jīng)驗(yàn)值，在運(yùn)行一段時(shí)間后，需要根據(jù)實(shí)際情況，調(diào)整攤銷系數(shù)，使攤銷系數(shù)更為接近實(shí)際運(yùn)行情況；

2. 由于攤銷系數(shù)與實(shí)際情況存在出入，因此需要通過(guò)盤點(diǎn)來(lái)將賬面結(jié)存數(shù)量與實(shí)物結(jié)存數(shù)量調(diào)整一致，對(duì)于財(cái)務(wù)就會(huì)出現(xiàn)財(cái)務(wù)盈虧。

第四階段：動(dòng)態(tài)攤銷系數(shù)雙單位管理階段（2014年5月至今）

這一階段我們將攤銷系數(shù)的計(jì)算方式進(jìn)行了調(diào)整，由原來(lái)的經(jīng)驗(yàn)估計(jì)調(diào)整為動(dòng)態(tài)計(jì)算。

在實(shí)際實(shí)施過(guò)程中，可以根據(jù)公司對(duì)于物料管理的精細(xì)化程度分兩種方案來(lái)實(shí)施：

方案一，需要進(jìn)行批次管理的物料：

要求每一次入庫(kù)出庫(kù)都要與批次相關(guān)，每一次入庫(kù)就增加一個(gè)新批號(hào)，在這一批號(hào)內(nèi)記錄入庫(kù)物資的主單位、次單位的實(shí)際入庫(kù)數(shù)量，并確定本批主次單位之間的攤銷系數(shù)，出庫(kù)依據(jù)此攤銷系數(shù)進(jìn)行銷賬。由于每一個(gè)批次的攤銷系數(shù)不是固定的，每一個(gè)不同的批次有一個(gè)不同的攤銷系數(shù)。

攤銷系數(shù)=入庫(kù)主數(shù)量/入庫(kù)次數(shù)量/單重

入庫(kù)時(shí)記錄實(shí)際主單位數(shù)量、次單位數(shù)量；

出庫(kù)時(shí)記錄實(shí)際出庫(kù)次數(shù)量、出庫(kù)主數(shù)量，出庫(kù)主數(shù)量=出庫(kù)次數(shù)量*單重*對(duì)應(yīng)批次的攤銷系數(shù)；

賬面顯示主單位數(shù)量、次單位數(shù)量；

優(yōu)點(diǎn)：對(duì)于每一批物料的主次數(shù)量及發(fā)生情況都詳細(xì)記錄，便于跟蹤。

缺點(diǎn)：每一次出入庫(kù)都要考慮批號(hào)，出入庫(kù)的復(fù)雜程度增加。

方案二，不分批次攤銷系數(shù)雙單位模式

該模式入庫(kù)時(shí)記錄實(shí)際主單位數(shù)量、實(shí)際次單位數(shù)量；

出庫(kù)記錄實(shí)際出庫(kù)次數(shù)量，出庫(kù)主數(shù)量=出庫(kù)次數(shù)量*攤銷系數(shù)；

攤銷系數(shù)=結(jié)存主數(shù)量/結(jié)存次數(shù)量。

方案一適合于管理比較重要的、價(jià)值大的、出入庫(kù)頻率比較低的物料，對(duì)于一般的金屬材料庫(kù)，庫(kù)存物資價(jià)值不大且出入庫(kù)頻率比較高的，使用方案二比較合適。我公司目前采用方案二。

3.動(dòng)態(tài)攤銷系數(shù)雙單位管理模式實(shí)施要素：

3.1 搜集基礎(chǔ)數(shù)據(jù)

主單位：對(duì)于金屬材料，主單位通常為KG；

次單位:對(duì)于棒料、管料、矩管、扁鋼等條狀柱狀管狀的物料，次單位通常為米；對(duì)于板材次單位通常為平米；

理論單重：在理論上，單重通常為每次單位數(shù)量的主單位數(shù)量；單位通常為KG/M或KG/平方米；

主次單位換算系數(shù)=1/ 單重；

攤銷系數(shù)=結(jié)存主數(shù)量/結(jié)存次數(shù)量。

3.2 基于一定的庫(kù)存管理軟件

由于實(shí)施雙單位管理，在入出庫(kù)環(huán)節(jié)會(huì)增加很多計(jì)算工作，如果這種計(jì)算工作不能借助管理軟件進(jìn)行運(yùn)算及控制，將嚴(yán)重影響雙單位管理模式的出入庫(kù)效率及準(zhǔn)確性，更嚴(yán)重一些可能導(dǎo)致雙單位管理模式的難產(chǎn)。

我公司目前采用和佳軟件公司的ERP系統(tǒng)， 該系統(tǒng)本身為每一個(gè)物料都設(shè)定了主單位及次單位，只是在給我們公司實(shí)施過(guò)程中，針對(duì)我們公司的金屬材料庫(kù)實(shí)施雙單位過(guò)程中增加了主次單位自動(dòng)轉(zhuǎn)換、自動(dòng)按照庫(kù)存發(fā)料、收料誤差控制等功能。

我國(guó)的連鎖企業(yè)中，雖然在名義上稱為連鎖經(jīng)營(yíng)企業(yè)，但是在實(shí)際經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，明顯能夠感覺(jué)到連鎖意識(shí)相對(duì)較弱，而且部分連鎖企業(yè)的自主和獨(dú)立經(jīng)營(yíng)意識(shí)較強(qiáng)。根本原因在于連鎖企業(yè)的管理不到位，很多情況下都不能實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一經(jīng)營(yíng)和統(tǒng)一管理。一方面在缺乏了統(tǒng)一的管理模式后，連鎖經(jīng)營(yíng)就像是一盤散沙，沒(méi)有集體力量的支持，每個(gè)終端都是在單獨(dú)發(fā)展，發(fā)展前景渺茫。而站在消費(fèi)者的角度來(lái)說(shuō)，對(duì)于連鎖企業(yè)的辨識(shí)度也會(huì)在無(wú)形中削弱，甚至?xí)绊懙綄?duì)連鎖品牌的忠誠(chéng)度。另一方面，連鎖在管理方面所需要的成本較大，不準(zhǔn)需要龐大的管理系統(tǒng)，而且還需要對(duì)員工進(jìn)行統(tǒng)一的培訓(xùn)和管理，缺乏統(tǒng)一集成的輔助平臺(tái)。

3.3 控制要素

由于有了前期準(zhǔn)備的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，有了管理軟件做支撐，我們還要注意在庫(kù)房管理的入庫(kù)、出庫(kù)、盤點(diǎn)、移庫(kù)等環(huán)節(jié)做好控制。

3.3.1 入庫(kù)控制：

在入庫(kù)時(shí)，通過(guò)檢斤來(lái)獲得入庫(kù)物料的主單位數(shù)量，通過(guò)檢尺來(lái)獲得入庫(kù)物料的次單位數(shù)量，通過(guò)計(jì)算實(shí)際單重與理論單重的比值（以下簡(jiǎn)稱入庫(kù)誤差）來(lái)控制材料采購(gòu)環(huán)節(jié)的誤差問(wèn)題，避免出現(xiàn)超差問(wèn)題。

對(duì)于超差問(wèn)題控制，通常根據(jù)每一類物料的國(guó)標(biāo)來(lái)圈定一個(gè)該物料的實(shí)際單重與理論單重的誤差允許范圍，然后通過(guò)判斷入庫(kù)誤差是否在誤差允許范圍來(lái)判斷材料是否超差。

以Φ30的2A12～T4圓鋁棒來(lái)說(shuō)，該鋁棒的國(guó)標(biāo)為GB/ T3191～2010，依據(jù)國(guó)標(biāo)，該物料的理論單重為1.964KG/米，按照國(guó)標(biāo)允許的誤差為～2，換算成單重的允許下差1.724KG/平方米，允許上差為1.964KG/平方米。如果入庫(kù)時(shí)1.724≤實(shí)際單重（實(shí)際主單位數(shù)量/實(shí)際次單位數(shù)量）＜1.964，則系統(tǒng)自動(dòng)判斷為材料在允許公差范圍內(nèi)，可以入庫(kù)；如果實(shí)際單重＜1.724或?qū)嶋H單重＞1.964，則材料超差，拒絕入庫(kù)。

3.3.2 出庫(kù)控制：

在出庫(kù)環(huán)節(jié)，可以直接依據(jù)測(cè)量次數(shù)量進(jìn)行發(fā)料，系統(tǒng)記錄發(fā)料次數(shù)量，并通過(guò)動(dòng)態(tài)攤銷系數(shù)來(lái)計(jì)算出庫(kù)主數(shù)量。

3.3.3 盤點(diǎn)控制：

在盤點(diǎn)物料時(shí)，需要主單位與次單位同時(shí)進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)次數(shù)量是盤點(diǎn)所得，盤點(diǎn)主數(shù)量=盤點(diǎn)次數(shù)量*動(dòng)態(tài)攤銷系數(shù)。

4.效果分析

通過(guò)動(dòng)態(tài)攤銷系數(shù)雙單位管理模式的實(shí)施，金屬材料庫(kù)的管理在原有基礎(chǔ)上有了很大的提升，具體表現(xiàn)在：

4.1 明確庫(kù)管責(zé)任，減少了不確定性

以前單單位管理模式下，金屬材料往往檢斤收、檢尺發(fā)，收發(fā)兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，出現(xiàn)盈虧無(wú)法界定責(zé)任；采用雙單位管理模式后，嚴(yán)格按照次單位數(shù)量進(jìn)行盤點(diǎn)，庫(kù)房數(shù)量的盈虧依據(jù)次單位數(shù)量的盈虧作為判斷依據(jù)，出現(xiàn)盈虧時(shí)責(zé)任比較明確。

4.2 滿足了使用部門對(duì)于次數(shù)量的掌握

由于金屬材料是否足料往往通過(guò)次單位數(shù)量來(lái)進(jìn)行排料，在庫(kù)存管理模塊能夠直觀地查到庫(kù)存次單位的結(jié)存數(shù)量，便于使用部門的決策。

4.3 減少了發(fā)料環(huán)節(jié)的計(jì)算工作

以前單單位管理模式時(shí)，發(fā)料時(shí)需要庫(kù)管員計(jì)算次單位數(shù)量然后進(jìn)行發(fā)料，現(xiàn)在系統(tǒng)直接展現(xiàn)的領(lǐng)料計(jì)劃就是次單位數(shù)量，可以直接發(fā)料。

4.4 可以利用雙單位的特性進(jìn)行材料誤差自動(dòng)控制

由于對(duì)每一種物料都根據(jù)國(guó)標(biāo)填寫了允許的上偏差及下偏差，因此，只要在入庫(kù)時(shí)輸入入庫(kù)主數(shù)量及次數(shù)量，系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)判斷是否超差，如果超差則系統(tǒng)控制不能入庫(kù)。

目前有部分庫(kù)存管理模塊具備雙單位管理功能，但在金屬材料管理的應(yīng)用實(shí)例還不太多，且非常籠統(tǒng)。本文力求通過(guò)本公司自身的應(yīng)用實(shí)踐來(lái)與大家交流，探索出一條金屬材料的精細(xì)化庫(kù)存管理模式。

（作者單位：北京中麗制機(jī)工程技術(shù)有限公司物資部）

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