基于單據(jù)控制視角的高校財(cái)務(wù)內(nèi)部控制分析

張 麗 劉英姿

基于單據(jù)控制視角的高校財(cái)務(wù)內(nèi)部控制分析

張 麗 劉英姿

本文介紹了高校常見(jiàn)的財(cái)務(wù)單據(jù)及應(yīng)用，闡述了單據(jù)控制的合法性、真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性、相關(guān)性原則，提出了內(nèi)部表單與外部票據(jù)應(yīng)結(jié)合控制，促使單據(jù)控制工作規(guī)范化的新思路。

單據(jù)控制；內(nèi)部控制；高校財(cái)務(wù)

一、關(guān)于單據(jù)控制和內(nèi)部控制的相關(guān)概念

內(nèi)部控制的概念指單位為實(shí)現(xiàn)控制的目標(biāo)，通過(guò)制定一系列制度、實(shí)施相關(guān)措施和執(zhí)行相關(guān)程序，對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行防控。內(nèi)部控制的目標(biāo)包括：合理保證單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的合法合規(guī)、使用有效和資產(chǎn)安全、財(cái)務(wù)信息真實(shí)完整，有效防范舞弊和預(yù)防腐敗，提高公共服務(wù)的效果。內(nèi)部控制的方法一般包括會(huì)計(jì)控制、不相容職務(wù)相互分離、內(nèi)部授權(quán)審批控制、預(yù)算控制、歸口管理、財(cái)產(chǎn)保全控制、單據(jù)控制、信息內(nèi)部公開(kāi)。

單據(jù)控制要求單位根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和單位的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)流程，在內(nèi)部管理制度中界定各項(xiàng)活動(dòng)牽涉的表單和票據(jù)，要求相關(guān)經(jīng)辦人員按規(guī)定填制、審核、保管單據(jù)。

二、高校常用的財(cái)務(wù)單據(jù)

從內(nèi)部控制的角度來(lái)看，單據(jù)包括過(guò)程價(jià)值單據(jù)和過(guò)程業(yè)務(wù)單據(jù)。過(guò)程價(jià)值單據(jù)是單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)過(guò)程中實(shí)施控制的成果證明，會(huì)導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)利益流出或流入單位。過(guò)程業(yè)務(wù)單據(jù)是單位實(shí)施具體的業(yè)務(wù)控制時(shí)，形成的表現(xiàn)是否執(zhí)行了必要控制活動(dòng)的證明資料；以辦公用品購(gòu)買為例，辦公用品申請(qǐng)計(jì)劃是過(guò)程業(yè)務(wù)單據(jù)，過(guò)程業(yè)務(wù)單據(jù)表明物品采購(gòu)形式是否合法合規(guī)。辦公用品報(bào)銷時(shí)提供的驗(yàn)收單、發(fā)票等單據(jù)是過(guò)程價(jià)值單據(jù)，標(biāo)明購(gòu)買過(guò)程中的耗費(fèi)。差旅費(fèi)報(bào)銷單、費(fèi)用報(bào)銷單是過(guò)程業(yè)務(wù)控制。出納辦理付款手續(xù)后的銀行回單，標(biāo)明經(jīng)濟(jì)利益流出單位，是過(guò)程價(jià)值單據(jù)。

總之，過(guò)程業(yè)務(wù)單據(jù)表明業(yè)務(wù)相關(guān)的必要控制點(diǎn)是否執(zhí)行；過(guò)程價(jià)值單據(jù)反映過(guò)程控制活動(dòng)的執(zhí)行狀態(tài)。傳統(tǒng)會(huì)計(jì)更多強(qiáng)調(diào)過(guò)程價(jià)值單據(jù)，如收據(jù)、發(fā)票，而過(guò)程業(yè)務(wù)單據(jù)的重要性很容易被忽視。

三、高校財(cái)務(wù)單據(jù)的應(yīng)用現(xiàn)狀

外部票據(jù)和內(nèi)部表單必須結(jié)合控制。單據(jù)控制是單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的痕跡控制，是把支出事項(xiàng)的內(nèi)部表單控制和支出事項(xiàng)的外部控制票據(jù)有機(jī)結(jié)合起來(lái)，構(gòu)建單據(jù)的內(nèi)外結(jié)合控制體系，確保交易真實(shí)合法，避免虛假事項(xiàng)。

1.關(guān)于內(nèi)控收款單據(jù)的應(yīng)用

①繳款單。

繳款單注明收款項(xiàng)目名稱、單價(jià)、數(shù)量、繳款人。

②發(fā)票領(lǐng)用登記表。

發(fā)票領(lǐng)用登記表包含日期、發(fā)票起止號(hào)碼、領(lǐng)用人、繳銷日期。

③票據(jù)銷號(hào)單。

票據(jù)繳銷時(shí)，應(yīng)當(dāng)設(shè)立票據(jù)銷號(hào)單，包括每份票據(jù)的入賬憑證號(hào)碼，復(fù)核人員簽字。

2.關(guān)于內(nèi)控付款單據(jù)的應(yīng)用

①“公務(wù)接待審批表”、“公務(wù)用車審批表”、“公務(wù)外出審批表”等是公務(wù)接待管理重要表單，在廉政風(fēng)險(xiǎn)防控方面收到了實(shí)效。

②“費(fèi)用報(bào)銷單”用于除差旅費(fèi)用之外的零星現(xiàn)金支出的報(bào)銷（如招待費(fèi)、零星采購(gòu)費(fèi)用、零星勞務(wù)支出等）。

③“差旅費(fèi)報(bào)銷單”專用于差旅費(fèi)用的報(bào)銷審批。

④“付款審批單”也叫“銀行付款審批單”，一般用于銀行付款的審批。

⑤“借支單”主要用于零星現(xiàn)金支出。對(duì)于小額現(xiàn)金支出，在沒(méi)有發(fā)票，需要預(yù)付的情況下，可采用預(yù)借的形式，由經(jīng)辦人根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的指示，向財(cái)務(wù)辦理借支手續(xù)。待取得發(fā)票后，通過(guò)報(bào)銷費(fèi)用，結(jié)清借款?！敖柚巍币部捎糜趥溆媒鹛崛?。

⑥發(fā)票不得直接作為報(bào)銷和支付的憑證，必須同“費(fèi)用報(bào)銷單”、“差旅費(fèi)報(bào)銷單”、“付款審批單”等內(nèi)部表單中的一種同時(shí)使用。

⑦對(duì)于已經(jīng)辦理付款或需要掛賬的發(fā)票，可由經(jīng)辦、證明人、部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后，交財(cái)務(wù)審核后進(jìn)行賬務(wù)處理，要求發(fā)票與合同、結(jié)算內(nèi)容相符。

⑧對(duì)于即付的發(fā)票，如為零星支出，且符合現(xiàn)金支付管理規(guī)定可以現(xiàn)金支付的，應(yīng)使用“費(fèi)用報(bào)銷單”；如不符合現(xiàn)金管理規(guī)定，需要通過(guò)轉(zhuǎn)賬支付的，應(yīng)使用“付款審批單”。發(fā)票作為報(bào)銷或付款的附件。

四、高校財(cái)務(wù)單據(jù)應(yīng)用中存在的不足

1.外部單據(jù)不合法

從外單位取得的發(fā)票不符合經(jīng)營(yíng)范圍，常見(jiàn)的有：家具超市開(kāi)具“辦公用品”、照相館開(kāi)具“辦公用品”、酒店餐費(fèi)和住宿費(fèi)含糊成“會(huì)務(wù)費(fèi)”、生物科技公司開(kāi)具“實(shí)驗(yàn)材料費(fèi)”等等，票據(jù)真實(shí)但經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)并不一定發(fā)生，存在虛開(kāi)發(fā)票的嫌疑。經(jīng)辦人、證明人、審批人，簽字在發(fā)票上，并沒(méi)有明確各自的身份，一旦出現(xiàn)糾紛，很難區(qū)分責(zé)任。

2.自制單據(jù)不完善

內(nèi)部單據(jù)填寫(xiě)不完整，如電費(fèi)不填寫(xiě)數(shù)量、單價(jià)、金額，實(shí)為場(chǎng)地租賃等，導(dǎo)致信息虛假；自制工資表不寫(xiě)日期、制表人、合計(jì)數(shù)，不提供領(lǐng)款人銀行卡號(hào)，易出現(xiàn)套取資金現(xiàn)象。

3.外部單據(jù)與內(nèi)部單據(jù)結(jié)合不緊密

外部單據(jù)與內(nèi)部單據(jù)沒(méi)有結(jié)合在一起使用，容易產(chǎn)生金額錯(cuò)誤現(xiàn)象。比如報(bào)賬人員報(bào)銷差旅費(fèi)和餐費(fèi)，如果不填寫(xiě)費(fèi)用報(bào)銷單，由會(huì)計(jì)直接根據(jù)發(fā)票報(bào)賬，會(huì)出現(xiàn)不能避免的謬誤，將964元錯(cuò)看成946元，如果由報(bào)賬人填寫(xiě)費(fèi)用報(bào)銷單算出總金額，會(huì)計(jì)便于核對(duì)，從而確保金額準(zhǔn)確無(wú)誤。

五、完善單據(jù)管理、加強(qiáng)內(nèi)部控制的建議

加強(qiáng)支出審核控制是業(yè)務(wù)層面內(nèi)部控制的核心內(nèi)容。全面審核各種單據(jù)，重點(diǎn)審核單據(jù)內(nèi)容是否真實(shí)、完整，單據(jù)來(lái)源是否合法，單據(jù)使用是否準(zhǔn)確，過(guò)程價(jià)值單據(jù)與過(guò)程業(yè)務(wù)單據(jù)是否關(guān)聯(lián)。

1.單據(jù)應(yīng)該符合國(guó)家法律法規(guī)和各項(xiàng)規(guī)章制度的規(guī)定

原始憑證所反映的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)是否符合有關(guān)政策、法令、制度、計(jì)劃、預(yù)算和合同協(xié)議規(guī)定等。例如，費(fèi)用開(kāi)支是否超標(biāo)準(zhǔn)超范圍；原始憑證本身是否為合法憑證；單位購(gòu)進(jìn)商品、材料，購(gòu)買服務(wù)，都必須取得正規(guī)的稅務(wù)票據(jù)；外地企業(yè)來(lái)本地承辦加工、運(yùn)輸、建筑安裝等業(yè)務(wù)，應(yīng)按屬地原則，到業(yè)務(wù)發(fā)生地稅務(wù)局開(kāi)具發(fā)票，不得使用外地發(fā)票收款；行政事業(yè)單位開(kāi)具的各類收據(jù)，要符合本地財(cái)政部門的規(guī)定。

2.單據(jù)應(yīng)該反映事項(xiàng)的真實(shí)情況

審核原始憑證反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否同實(shí)際情況相吻合，有無(wú)真發(fā)票假事項(xiàng)的情況，如購(gòu)進(jìn)實(shí)驗(yàn)材料的數(shù)量、品種、規(guī)格是否和驗(yàn)收單相一致，向?qū)W生收取的學(xué)雜費(fèi)是否非稅一般繳款書(shū)一致等，有無(wú)偽造、變?cè)鞈{證從中貪污等情況。

3.單據(jù)各要素填列應(yīng)該完整

原始憑證規(guī)定的項(xiàng)目必須逐項(xiàng)填列齊全，不可遺漏簡(jiǎn)略。具體包括：是否有原始憑證名稱，比如收料單、領(lǐng)料單；填制和接受憑證單位名稱是否完整，如果是開(kāi)具給外單位的憑證，還應(yīng)填制接受單位（或個(gè)人）的名稱；原始憑證的填制日期是否完整、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容的摘要、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)所涉及的購(gòu)物數(shù)量和金額、經(jīng)辦業(yè)務(wù)的部門或人員的簽名或蓋章等等都必須填寫(xiě)完整。

4.單據(jù)記載的金額須準(zhǔn)確無(wú)誤

會(huì)計(jì)人員應(yīng)認(rèn)真審核原始憑證填列的數(shù)字是否符合技術(shù)要求，包括數(shù)量、單價(jià)、金額的阿拉伯?dāng)?shù)字要書(shū)寫(xiě)得準(zhǔn)確和清楚；大寫(xiě)金額數(shù)字要按規(guī)定要求書(shū)寫(xiě)；數(shù)量、單價(jià)、金額等的計(jì)算要準(zhǔn)確無(wú)誤；各種原始憑證不能隨意涂改、刮擦和挖補(bǔ)。原始憑證如遇填錯(cuò)，可用劃線更正法更正并由更正人員在更正處蓋章以示負(fù)責(zé)，涉及現(xiàn)金、銀行存款的憑證如填寫(xiě)錯(cuò)誤，應(yīng)予作廢重填。

5.單據(jù)之間密切關(guān)聯(lián)環(huán)環(huán)相扣

任何一項(xiàng)業(yè)務(wù)都是由多個(gè)控制環(huán)節(jié)組合起來(lái)的。比如基建付款業(yè)務(wù)，從可行性論證、立項(xiàng)、招投標(biāo)、簽訂合同、工程驗(yàn)收、支付工程款、支付質(zhì)保金，不管是外部單據(jù)還是自制的單據(jù)，均為過(guò)程業(yè)務(wù)接受控制導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)利益流動(dòng)的必要證明，單據(jù)貫穿業(yè)務(wù)活動(dòng)的事前、事中及事后控制的每個(gè)環(huán)節(jié)，必須妥善保存系列記錄或資料，確保內(nèi)控建立與實(shí)施過(guò)程中的可驗(yàn)證性。

六、結(jié)束語(yǔ)

推進(jìn)內(nèi)部控制工作的措施多種多樣，而將原始單據(jù)作為切入點(diǎn)是一種簡(jiǎn)便易行的控制方法，單據(jù)審核不嚴(yán)和保管不妥善會(huì)帶來(lái)一定的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。原始單據(jù)的設(shè)計(jì)要體現(xiàn)權(quán)責(zé)分配及業(yè)務(wù)流程；原始單據(jù)的傳遞要及時(shí)，避免單位事業(yè)結(jié)余波動(dòng)較大；內(nèi)部表單與外部票據(jù)應(yīng)結(jié)合控制，促使單據(jù)控制工作規(guī)范化；內(nèi)部審計(jì)部門對(duì)原始單據(jù)的監(jiān)督檢查應(yīng)常態(tài)化，確保內(nèi)部控制扎實(shí)有效。

2014年執(zhí)行的《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》，根據(jù)我國(guó)行政事業(yè)單位的具體情況，提出了單據(jù)控制法這一重要舉措。目前財(cái)政部正在進(jìn)行這一制度實(shí)施情況調(diào)研，希望本文對(duì)高校提高內(nèi)部控制水平起到促進(jìn)作用。

課題名稱：

本文系2014年中國(guó)教育會(huì)計(jì)學(xué)會(huì)課題《高校內(nèi)部控制體系建設(shè)問(wèn)題研究》階段性成果。

［1］財(cái)政部.行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）（財(cái)會(huì)［2012］21號(hào)）［S］.

［2］丘永年.單據(jù)控制的原則和防線［J］.中國(guó)知網(wǎng).

（作者單位：湖南農(nóng)業(yè)大學(xué)）