高校人事檔案的數(shù)字化

經(jīng)驗(yàn)人：王玉武 姬廣萍 于興成

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，高校干部人事檔案數(shù)字化已呈現(xiàn)出一種發(fā)展趨勢(shì)，本文對(duì)影響干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)的管理隊(duì)伍、技術(shù)條件、電子檔案安全保密、軟件開發(fā)進(jìn)行了分析，提出了相應(yīng)建議。

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等的發(fā)展，各高校校園網(wǎng)的建立，高校干部人事檔案數(shù)字化管理已成為一種趨勢(shì)，數(shù)字化管理是以數(shù)字化信息為基礎(chǔ)，以計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為依托，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案材料的收集、處理、分類、提供利用，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，將干部人事檔案管理從原始的手工的紙質(zhì)檔案管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)自動(dòng)管理的數(shù)字化的檔案信息方式，它必將提高人事檔案管理的工作效率，拓寬利用渠道，為干部人事檔案資源的共享創(chuàng)造條件。由于各高校發(fā)展程度不同，對(duì)干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)重視程度不一，國(guó)家及相關(guān)管理部門目前還沒(méi)有明確的規(guī)范的統(tǒng)一要求及標(biāo)準(zhǔn)，因此，各高校干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)的水平還很低，發(fā)展的參差不齊，也還處在探索階段。認(rèn)識(shí)到影響高校干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)的因素，解決好存在的問(wèn)題，是我們應(yīng)認(rèn)真研究的課題。

影響高校干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)的因素

管理人員少，素質(zhì)較低。由于領(lǐng)導(dǎo)重視程度低，絕大部分高校未能按規(guī)定配備干部人事檔案管理人員，管理任務(wù)繁重，人員配備少是不爭(zhēng)的事實(shí)。已有的管理人員隊(duì)伍年齡結(jié)構(gòu)不合理，人員構(gòu)成比例中年齡大的占多數(shù)。知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，對(duì)于計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)缺乏應(yīng)有的了解。工作積極性、主動(dòng)性不高，安于現(xiàn)狀，對(duì)干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)缺少熱情，缺乏積極、主動(dòng)的探索。

技術(shù)還不成熟，后期維護(hù)較為困難。近幾年高?？焖侔l(fā)展，高校規(guī)模都較大，管理的干部人事檔案較多。干部人事檔案材料資源較為豐富，包含了履歷、考核、學(xué)歷、職稱、黨團(tuán)、工資、獎(jiǎng)懲、干部任免等材料，這些材料由于歷史原因，標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度低。干部人事檔案的數(shù)字化要求將這些檔案材料資源錄入計(jì)算機(jī)，現(xiàn)有的技術(shù)為鍵盤錄入和掃描錄入，鍵盤錄入，速度慢、效率低、成本高，在錄入過(guò)程中難免出現(xiàn)錯(cuò)誤，需要花費(fèi)大量的人力、財(cái)力、物力。掃描錄入，雖然可以保證錄入的準(zhǔn)確性，但是存在錄入的圖像質(zhì)量不高，掃描速度較慢的缺點(diǎn)，投入也較大。由于干部人事檔案具有動(dòng)態(tài)性特點(diǎn)，每年每個(gè)教職工至少會(huì)形成年度考核、工資兩份材料，部分教師學(xué)歷提升形成的碩士、博士及博士后材料，獎(jiǎng)勵(lì)材料、干部的任免材料、考察材料等等，這些材料的補(bǔ)充錄入，給后期數(shù)字檔案的維護(hù)管理帶來(lái)很大困難。

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的電子檔案安全保密，尤為重要。干部人事檔案存貯了個(gè)人德才、經(jīng)歷、工作、家庭、社會(huì)關(guān)系等大量信息，記載了個(gè)人成長(zhǎng)經(jīng)歷，時(shí)間準(zhǔn)確、內(nèi)容翔實(shí)，是了解人、使用人的憑證和基本依據(jù)，對(duì)于組織提拔和使用干部起著重要的參考作用?，F(xiàn)存的紙質(zhì)實(shí)體檔案相對(duì)安全，只是組織、人事部門使用，基本上不會(huì)發(fā)生泄密。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，黑客進(jìn)入干部人事檔案數(shù)字化信息庫(kù)，修改、刪除、偽造、竊取個(gè)人檔案信息成為可能。電子檔案也易于修改、偽造，給別有用心的人帶來(lái)方便之門，威脅到干部人事檔案信息的安全保密。

軟件開發(fā)程度不同，規(guī)范性差。各高校不同程度地開展了干部人事檔案數(shù)字化研究和干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)，進(jìn)行了有益的探索。利用計(jì)算機(jī)建立了干部人事檔案索引工具，干部人事檔案目錄庫(kù)，開發(fā)了應(yīng)用軟件。由于國(guó)家也還沒(méi)有制定相應(yīng)的干部人事檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，各高?；A(chǔ)不同，各自為戰(zhàn)，重復(fù)投入，為了滿足本校工作的需要，研究出的干部人事檔案管理軟件各有側(cè)重、千差萬(wàn)別，彼此兼容性差，只是校內(nèi)使用，還不能做到上下級(jí)之間、高校之間有效的溝通和利用，不具有規(guī)范性，很難形成規(guī)模推廣使用。

干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)的建議

研究制定數(shù)字化管理模式下的干部人事檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，高校干部人事檔案數(shù)字化管理已成為可能，今后會(huì)出現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的局面，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)實(shí)體檔案向電子信息檔案管理的轉(zhuǎn)變，國(guó)家應(yīng)搶前抓早制定干部人事檔案數(shù)字化信息化管理模式下的各項(xiàng)規(guī)章制度，規(guī)范紙質(zhì)檔案與電子檔案共存格局下的管理模式，方式、方法。明確紙質(zhì)檔案與電子檔案的各自地位作用，確認(rèn)電子檔案的憑證作用，為實(shí)現(xiàn)高校干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)創(chuàng)造條件。

開發(fā)規(guī)范統(tǒng)一的管理軟件，建設(shè)科學(xué)的數(shù)據(jù)平臺(tái)。高校干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)重點(diǎn)在于開發(fā)一款具有規(guī)范的、實(shí)用的、較好兼容性的管理軟件，國(guó)家相關(guān)主管部門應(yīng)集中力量，選派相關(guān)專家，集中優(yōu)勢(shì)力量，從現(xiàn)有實(shí)際出發(fā)，以中組部制定的全國(guó)組織干部人事管理信息系統(tǒng)《信息結(jié)構(gòu)體系》為基礎(chǔ)，從高校實(shí)際出發(fā)，研究制定統(tǒng)一的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，開發(fā)適用的具有高校特點(diǎn)的干部人事檔案管理軟件。軟件必須具有規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、通用性的特點(diǎn)，從而建立較為功能完備的數(shù)據(jù)平臺(tái)，以保證數(shù)字信息的暢通傳輸，方便快捷利用，為干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)創(chuàng)造條件。

加強(qiáng)安全措施，確保信息準(zhǔn)確。干部人事檔案中記載著個(gè)人的歷史發(fā)展歷程、重大事件的現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)等重要信息，這些信息的真實(shí)準(zhǔn)確尤為重要，是黨任用和選拔干部，培養(yǎng)人才的重要依據(jù)。雖然干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)，能夠提高工作效率，為檔案利用者提供了快速高效的服務(wù)，但是，也不得不承認(rèn)電子檔案與紙制檔案比較，安全性較差，易于涂改和偽造，存在著泄密的可能性。必須加強(qiáng)電子檔案管理，采取必要的安全防護(hù)措施，制定相應(yīng)的制度法規(guī)，確保檔案信息的安全準(zhǔn)確。

加大投入，搞好基礎(chǔ)建設(shè)。各高校應(yīng)高度重視干部人事檔案管理工作，加大投入力度，購(gòu)置必要的計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)、服務(wù)器等相關(guān)設(shè)備，為干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。同時(shí)，應(yīng)審核確認(rèn)好紙質(zhì)檔案中每個(gè)教職工的基本信息、“三齡二歷一身份”、獎(jiǎng)罰、干部任免等基本信息，做好新收集、補(bǔ)充材料的鑒別審核，確保紙質(zhì)干部人事檔案基本信息的真實(shí)、準(zhǔn)確，為干部人事檔案的數(shù)字化建設(shè)創(chuàng)造條件。

加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高管理人員素質(zhì)。高素質(zhì)的干部人事檔案管理隊(duì)伍是干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)的必備條件。各高校應(yīng)選拔政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的高素質(zhì)人員充實(shí)到管理人員隊(duì)伍中去，注重老、中、青結(jié)合，使管理隊(duì)伍的年齡結(jié)構(gòu)、知識(shí)水平趨于合理。要力足現(xiàn)有隊(duì)伍，開展崗位練兵，一方面開展干部人事檔案管理專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，使他們具有較高的專業(yè)素養(yǎng)，另一方面應(yīng)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的培訓(xùn)，使他們既具有干部人事檔案管理的專業(yè)知識(shí)、能力，又掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等相關(guān)知識(shí)，成為復(fù)合型人才，為干部人事檔案的數(shù)字化建設(shè)創(chuàng)造條件。

總之，隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，高校干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)已成為我們每一位干部人事檔案工作者必須認(rèn)真面對(duì)和解決的課題。