專利代辦處如何實現(xiàn)專利資源優(yōu)化

徐 闊 鄒 云

專利代辦處是國家知識產(chǎn)權(quán)局專利局專利業(yè)務(wù)派出機(jī)構(gòu)，主要承擔(dān)專利局授權(quán)或委托的專利業(yè)務(wù)工作及相關(guān)的服務(wù)性工作。信息技術(shù)的發(fā)展催生了專利電子申請審批系統(tǒng)的產(chǎn)生，在不久的將來，電子申請審批智能審查系統(tǒng)上線運行，專利代辦處專利申請文件受理的這一重要職能將不復(fù)存在。專利代辦處基于自身如何優(yōu)化現(xiàn)有的服務(wù)職能、如何拓展新的服務(wù)職能，成為現(xiàn)階段重要的研究課題。本文從專利代辦處的角度，通過對現(xiàn)有的服務(wù)資源進(jìn)行梳理，分析不足及原因，并提出進(jìn)一步改進(jìn)和優(yōu)化的策略。

專利服務(wù)資源的內(nèi)涵及特征分析

專利服務(wù)資源的內(nèi)涵

專利服務(wù)資源是指提供與專利創(chuàng)造、運用、保護(hù)、管理等環(huán)節(jié)中有關(guān)的一切服務(wù)所依賴的資源。分析專利服務(wù)資源的概念，我們可以看出，專利服務(wù)資源主要是指國家知識產(chǎn)權(quán)局所擁有的一手基礎(chǔ)數(shù)據(jù)資源，正是因為這些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)資源的存在才能實現(xiàn)國家知識產(chǎn)權(quán)局的專利服務(wù)職能，進(jìn)而實現(xiàn)專利代辦處的專利服務(wù)職能。專利服務(wù)資源的運用貫穿于專利申請過程中的檢索、申請、審批、授權(quán)以及授權(quán)后的流程服務(wù)等整個過程，可以說，專利服務(wù)資源貫穿于專利的整個生命周期。

專利服務(wù)資源的特征

1）基礎(chǔ)固化性

專利服務(wù)資源所依賴的是國家知識產(chǎn)權(quán)局的基礎(chǔ)性數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)非常龐大，但經(jīng)過我們仔細(xì)分析可以看出，數(shù)據(jù)可依據(jù)類別進(jìn)行區(qū)分，相對固化。雖然數(shù)據(jù)的數(shù)量每年都有大幅增加，但不改變其基礎(chǔ)固化性。

2）可優(yōu)化性、拓展性

專利服務(wù)資源經(jīng)過三十多年的積累，有了一定的發(fā)展。歷史演變的過程就是專利服務(wù)資源優(yōu)化和改進(jìn)、發(fā)展和完善的過程。也正是因為專利服務(wù)資源的可優(yōu)化性和拓展性才有了今天知識產(chǎn)權(quán)事業(yè)的蓬勃快速發(fā)展。

3）專利服務(wù)種類的多樣性

專利服務(wù)資源具體到服務(wù)種類上，包含了國家局和專利代辦處的所有業(yè)務(wù)，具體有：專利電子申請用戶注冊、專利申請文件（紙件、電子）的受理、費用減緩請求的審批、專利費用的收繳、專利實施許可合同備案、專利登記簿副本制作、電子申請紙件通知書打印及發(fā)文、專利的復(fù)審及無效案件的辦理及相關(guān)業(yè)務(wù)咨詢服務(wù)等。服務(wù)種類的多樣性基本滿足了申請人及發(fā)明人的需求，實現(xiàn)了從國家局到地方專利代辦處專利申請的一站式服務(wù)。

專利代辦處專利服務(wù)資源的現(xiàn)狀分析

代辦處現(xiàn)有服務(wù)種類及優(yōu)勢

代辦處的專利服務(wù)種類

專利代辦處的服務(wù)資源主要來源于國家知識產(chǎn)權(quán)局的中國電子審批系統(tǒng)（簡稱E 系統(tǒng)）。E 系統(tǒng)基本囊括了國家局的所有基礎(chǔ)數(shù)據(jù)資源，但由于權(quán)限限制，有些數(shù)據(jù)內(nèi)容屬于保護(hù)或半保護(hù)狀態(tài)。例如專利的中止、保全，代辦處只能看到部分信息；再如專利的無效，代辦處從E系統(tǒng)中無法得到準(zhǔn)確信息，僅能知道此專利是否涉及無效。除E 系統(tǒng)為主要來源外，還包含專利實施許可合同備案及專利權(quán)質(zhì)押登記系統(tǒng)，該系統(tǒng)可以準(zhǔn)確查詢到專利許可、質(zhì)押狀況的詳細(xì)信息。

目前代辦處的專利服務(wù)種類包括：

1）專利電子申請用戶注冊。負(fù)責(zé)接收內(nèi)地申請人和代理機(jī)構(gòu)當(dāng)面提交的請求辦理電子申請注冊材料。對于不符合辦理條件的，返還申請人并指出文件的缺陷；對于符合辦理條件的注冊材料進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入、數(shù)字證書簽發(fā)及文件掃描，并將電子申請注冊請求審批通知書發(fā)給申請人。

2）專利申請文件（紙件、電子）的受理、費用減緩請求的審批。紙件與電子申請受理程序原理相通，紙件略復(fù)雜于電子申請，故以紙件申請流程為例：按照專利申請受理工作規(guī)程規(guī)定的專利申請受理范圍，接收、審核、處理專利申請文件。對于符合受理條件的，確定申請日并給出費減結(jié)論，再進(jìn)行數(shù)據(jù)采集及校對工作，并向申請人發(fā)出受理通知書和費減審批通知書；對于不符合受理及費減條件的，向申請人指出文件缺陷。

3）專利費用的收繳。完成申請人當(dāng)面、銀行匯款或郵局匯款等專利申請費、年費等費用的收繳工作。

4）專利實施許可合同備案。完成專利實施許可合同備案、變更、注銷申請的接收和受理審查工作。符合辦理條件的，依次進(jìn)行數(shù)據(jù)采集、掃描及上傳工作，并將專利實施許可合同備案各類證明文件發(fā)送給申請人。對于不符合備案條件的，向申請人指出文件缺陷。對于專利質(zhì)押工作，代辦處只進(jìn)行材料的審核及接收，具體制作業(yè)務(wù)由國家局進(jìn)行。制作完成后，代辦處完成代發(fā)文工作。

5）辦理專利登記簿副本。受理并審查申請人遞交的辦理文件副本請求書，對于符合要求的，完成數(shù)據(jù)采集工作，并進(jìn)行登記簿副本的本地制作、打印及發(fā)文。

6）電子申請紙件通知書的打印、發(fā)文。

7）相關(guān)咨詢服務(wù)。負(fù)責(zé)申請人對于專利申請中所遇到的各種問題的解答工作，為申請人提供方便、快捷的服務(wù)。

代辦處的服務(wù)優(yōu)勢

專利代辦處作為國家知識產(chǎn)權(quán)局和地方知識產(chǎn)權(quán)局共同的對外服務(wù)窗口，發(fā)揮了連接政府和公眾的橋梁紐帶作用。其最大優(yōu)勢在于設(shè)立于地方，服務(wù)于全國，能夠與廣大專利申請人、發(fā)明人及社會公眾取得密切聯(lián)系。一方面，代辦處可以方便、快捷地完成專利申請人所需辦理的業(yè)務(wù)，為廣大專利申請人提供了便利；另一方面，代辦處可以及時了解申請人的需求，加以彌補(bǔ)實現(xiàn)專利服務(wù)資源的進(jìn)一步優(yōu)化。目前，專利代辦處的業(yè)務(wù)數(shù)量及質(zhì)量水平達(dá)到空前高度。據(jù)統(tǒng)計，代辦處受理的專利申請占全國專利受理量的2/3 以上，收繳的專利費用筆數(shù)占全國專利費用收繳筆數(shù)的1/2 以上。更為重要的是，代辦處的業(yè)務(wù)質(zhì)量穩(wěn)步提升，全國范圍內(nèi)的代辦處受理業(yè)務(wù)差錯率于2011 年起即邁入萬分級別，基本實現(xiàn)了“零差錯”。代辦處在專利業(yè)務(wù)中發(fā)揮著越來越重要的作用，已成為我國專利工作系統(tǒng)的重要組成部分，是專利事業(yè)發(fā)展中一支不可或缺的重要力量。同時，代辦處為地方知識產(chǎn)權(quán)的宏觀管理提供了有力支持，為促進(jìn)區(qū)域科技創(chuàng)新及經(jīng)濟(jì)建設(shè)，為知識產(chǎn)權(quán)事業(yè)的發(fā)展做出了巨大的貢獻(xiàn)。

代辦處專利服務(wù)資源的不足及原因分析

代辦處專利服務(wù)資源的不足

代辦處目前的服務(wù)資源存在以下不足。

1）服務(wù)種類缺乏。代辦處現(xiàn)有的專利服務(wù)種類有限，呈現(xiàn)“不增反減”趨勢。首先，國家知識產(chǎn)權(quán)局收回了代辦處一些業(yè)務(wù)辦理權(quán)限，例如，代辦處自2013 年5 月1 日起不再受理中間文件，申請人、代理機(jī)構(gòu)提交的中間文件需郵寄或面交至國家局受理處；其次，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，國家局正在積極籌劃的專利電子智能審批系統(tǒng)即將上線，屆時代辦處專利受理業(yè)務(wù)將急劇萎縮，業(yè)務(wù)種類將進(jìn)一步減少。

2）基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的調(diào)用權(quán)限不高。正如前文所述，代辦處對于專利的中止、保全等數(shù)據(jù)無權(quán)查看或者僅可以查看部分內(nèi)容，導(dǎo)致一些業(yè)務(wù)無法獨立開展。而像專利復(fù)審、無效等信息，即使是國家局初審及流程管理部也沒有基礎(chǔ)數(shù)據(jù)資源，需依據(jù)復(fù)審委反饋信息?；A(chǔ)數(shù)據(jù)的缺乏是目前代辦處無法開展更多業(yè)務(wù)的關(guān)鍵因素。

3）E 系統(tǒng)缺乏相應(yīng)的數(shù)據(jù)導(dǎo)出功能。目前E 系統(tǒng)能夠進(jìn)行的僅僅是系統(tǒng)內(nèi)某一地區(qū)或某一代辦處專利申請/受理的數(shù)據(jù)統(tǒng)計，除此之外，無法將數(shù)據(jù)導(dǎo)出系統(tǒng)進(jìn)行更為深入的統(tǒng)計分析。

原因分析

針對上述提出的服務(wù)資源的不足，究其原因主要有以下幾點：1）人才來源與培養(yǎng)模式較為單一；2）細(xì)化的制度指導(dǎo)不足；3）數(shù)據(jù)資源不足；4）業(yè)務(wù)權(quán)限下放有限。

發(fā)揮代辦處優(yōu)勢，進(jìn)一步改進(jìn)和優(yōu)化的策略

筆者認(rèn)為，代辦處服務(wù)資源的優(yōu)化可以從以下三個面入手：第一，梳理現(xiàn)有數(shù)據(jù)資源及業(yè)務(wù)，即優(yōu)化現(xiàn)有的業(yè)務(wù)；第二，提升自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，向國家局爭取更多新業(yè)務(wù)下放；第三，基于自身優(yōu)勢，拓展更多的新業(yè)務(wù)。

1.優(yōu)化現(xiàn)有業(yè)務(wù)

經(jīng)過將近三十年的發(fā)展，代辦處已將現(xiàn)有的業(yè)務(wù)發(fā)揮到極致，優(yōu)化的空間有限。就現(xiàn)有的業(yè)務(wù)來說，可以從以下幾個方面進(jìn)行優(yōu)化。

1）建立專門的咨詢服務(wù)窗口，為申請人提供準(zhǔn)確、細(xì)致的解答服務(wù)。目前，代辦處存在多個咨詢電話，針對申請人的業(yè)務(wù)解答可能存在不同的理解，因此會存在解答不一致的現(xiàn)象。再如，咨詢電話不統(tǒng)一，導(dǎo)致接電話的審查員可能并不負(fù)責(zé)該項業(yè)務(wù)，還要轉(zhuǎn)接電話或者叫申請人再次撥打負(fù)責(zé)具體業(yè)務(wù)的審查員電話，無形中增加了申請人等待時間，提高了咨詢成本，降低了咨詢效率。因此，專門設(shè)立分業(yè)務(wù)類型的服務(wù)窗口及咨詢電話，選派相應(yīng)業(yè)務(wù)的骨干進(jìn)行業(yè)務(wù)解答是十分必要的。

2）現(xiàn)有的E 系統(tǒng)只能提供簡單的專利查找，缺乏相應(yīng)的數(shù)據(jù)導(dǎo)出功能。代辦處可基于E系統(tǒng)的原始數(shù)據(jù)資源，建立數(shù)據(jù)庫，方便申請人進(jìn)行專利查詢和數(shù)據(jù)導(dǎo)出，并在此基礎(chǔ)上，充分利用原始數(shù)據(jù)資源進(jìn)行統(tǒng)計分析，深挖數(shù)據(jù)背后的價值。

2.提升自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，向國家局爭取更多新的業(yè)務(wù)下放

1）專利申請中間文件的接收及審核工作。2013 年5月1 日之前，代辦處曾經(jīng)試點過一段時間的中間文件接收及審核工作，可以說，代辦處有著這方面的基礎(chǔ)和條件。另外，大部分申請人也十分愿意將中間文件送交至代辦處。2013 年5 月1 日以后，但是由于種種原因，國家局將此業(yè)務(wù)權(quán)限收回。如今，代辦處在人員隊伍建設(shè)及業(yè)務(wù)水平方面都有了很大提高，因此代辦處可積極爭取此業(yè)務(wù)重新下放。

2）法律手續(xù)文件的審核及發(fā)文工作。該業(yè)務(wù)涉及費減的審批，著錄項目變更時手續(xù)文件通知書的制作及生成工作，此業(yè)務(wù)不涉及實質(zhì)技術(shù)內(nèi)容的審查，因此代辦處在經(jīng)過一定的業(yè)務(wù)培訓(xùn)后是可以勝任的。

3.基于自身優(yōu)勢，拓展更多的新業(yè)務(wù)

1）非正常專利申請的監(jiān)控。從國家專利申請層面來看，我國目前已經(jīng)成為專利申請大國。2014 年，我國專利申請量為236.1 萬件，其中發(fā)明專利的申請受理量達(dá)到92.8 萬件，同比增長12.5%，居世界第一。專利申請要實現(xiàn)由數(shù)量到質(zhì)量的轉(zhuǎn)變，“以數(shù)量布局，以質(zhì)量取勝”，必然要調(diào)整專利申請結(jié)構(gòu)。代辦處作為一線受理窗口，可以實現(xiàn)非正常專利申請的監(jiān)控，為提升我國專利申請質(zhì)量做出貢獻(xiàn)。

2）幫扶轄區(qū)企業(yè)實現(xiàn)授權(quán)專利的監(jiān)控，防止出現(xiàn)未交年費而失效或者承擔(dān)滯納金的情況。專利授權(quán)是申請人真正實現(xiàn)專利保護(hù)的途徑，但是授權(quán)后專利的維護(hù)也至關(guān)重要?，F(xiàn)實中，很多申請人在所屬技術(shù)領(lǐng)域擁有很重要的專利，但是由于后期維護(hù)出現(xiàn)問題導(dǎo)致專利失效，最終導(dǎo)致權(quán)利得不到保護(hù)，蒙受一定的損失。代辦處可基于E系統(tǒng)的數(shù)據(jù)資源，幫扶轄區(qū)企業(yè)實現(xiàn)專利監(jiān)控，切實維護(hù)申請人的利益。

3）專利數(shù)據(jù)的分析和加工。目前，國家知識產(chǎn)權(quán)局開通了專利數(shù)據(jù)服務(wù)試驗系統(tǒng)，將免費為社會公眾提供中、美、歐、日、韓五局現(xiàn)檔專利數(shù)據(jù)的下載和更新。據(jù)統(tǒng)計，試驗系統(tǒng)開放的專利現(xiàn)檔數(shù)據(jù)約占世界專利現(xiàn)檔數(shù)據(jù)的80%。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，專利數(shù)據(jù)的分析和加工顯得尤為重要。代辦處可基于自身優(yōu)勢，對于有需求的企業(yè)或者行業(yè)，進(jìn)行專利數(shù)據(jù)的分析和加工，提取有益成果信息并完成成果信息的推送服務(wù)。

4）在專利運營方面，提供專利許可、質(zhì)押及轉(zhuǎn)讓信息，實現(xiàn)產(chǎn)權(quán)交易。要真正實現(xiàn)一個專利的價值，在自身充分實施專利技術(shù)的同時，更應(yīng)該注重專利許可、質(zhì)押及轉(zhuǎn)讓等價值的實現(xiàn)。專利代辦處掌握了幾乎國內(nèi)所有專利的基本信息，可通過建立技術(shù)交易平臺，實現(xiàn)專利買方與賣方的對接，促進(jìn)專利產(chǎn)權(quán)交易。

5）積極開展公益性活動，負(fù)責(zé)知識產(chǎn)權(quán)政策的宣傳、解讀，讓申請人充分了解有關(guān)專利政策，提升社會整體的知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)意識。