企業(yè)檔案管理模式在知識管理背景下的分析

臨沂市國土資源局 李曉虎

企業(yè)檔案管理模式在知識管理背景下的分析

臨沂市國土資源局 李曉虎

摘 要：隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，各類型企業(yè)不斷崛起和壯大，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式已經(jīng)不再適用，知識管理的出現(xiàn)為企業(yè)檔案管理提供了創(chuàng)新的引導(dǎo)和契機(jī)。本文對知識管理和企業(yè)檔案管理模式的含義和二者的聯(lián)系進(jìn)行概述，分析了知識管理背景下企業(yè)檔案管理的重要作用，提出了知識管理背景下企業(yè)檔案管理模式的建立措施。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理模式 知識管理背景 分析

企業(yè)檔案管理是企業(yè)對于自身知識、技術(shù)、信息、資產(chǎn)、人力等資源的重要管理方式和手段。當(dāng)前我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)、科技、信息等方面的水平急速上升，企業(yè)在得到了更好的發(fā)展機(jī)遇的同時(shí)也面臨著更大的市場挑戰(zhàn)，這就要求企業(yè)全面提升自身的管理能力，提高企業(yè)檔案管理效率，發(fā)揮檔案管理的積極作用，提高企業(yè)在同行業(yè)間的市場競爭力。知識管理理念是企業(yè)檔案管理提高的有效途徑，將知識管理方式引入到企業(yè)檔案管理當(dāng)中，可提高企業(yè)檔案管理水平，為企業(yè)未來技術(shù)研發(fā)、增加生產(chǎn)、開拓市場、強(qiáng)化管理、擴(kuò)大企業(yè)規(guī)模等提供支持和服務(wù)。

1 知識管理背景下企業(yè)檔案管理模式的概述

1.1 知識管理的含義

知識管理是對基于現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)知識的積累、整合、評價(jià)、傳輸以及運(yùn)用和創(chuàng)新等活動(dòng)的總稱[1]。它是發(fā)揮知識價(jià)值、提高知識的有效利用并且最終達(dá)到加強(qiáng)企業(yè)核心競爭力目標(biāo)的有效途徑和手段。知識管理多以網(wǎng)絡(luò)化、智能化的運(yùn)作方式，以用戶的實(shí)際需求為核心，提供具有實(shí)用性和專業(yè)性的高效管理服務(wù)。

1.2 知識管理與檔案管理的聯(lián)系

1.2.1 管理對象重疊

檔案管理所針對的管理對象是各種文件、檔案等書面形式或電子形式的材料，知識管理所針對的管理對象則是廣義上的知識、信息等，文件和檔案等各種形式的材料都屬于知識的范疇當(dāng)中，是知識的重要組成部分，因此檔案管理和知識管理在管理對象上存在某些范圍上的重疊?；谠诠芾韺ο笊系闹丿B致使知識管理和檔案管理具有相當(dāng)密切的相互聯(lián)系。

1.2.2 管理目的相同

檔案管理的最終目的是使所管理的對象即各類文件和檔案能夠更方便地被社會(huì)各界所使用，通過檔案管理的相關(guān)工作和活動(dòng)，為服務(wù)對象提供便利的檔案查閱和使用服務(wù)。知識管理的最終目的是讓知識的價(jià)值得到具體實(shí)現(xiàn)，提高服務(wù)對象的核心能力，從而實(shí)現(xiàn)知識服務(wù)的目標(biāo)和作用。所以，知識管理和檔案管理的管理目的都是為服務(wù)對象提供知識或者檔案方面的服務(wù)，滿足服務(wù)對象對知識和檔案的使用需要，二者所不同的僅是服務(wù)范圍[2]。

1.2.3 管理流程相似

當(dāng)今我國的檔案管理已經(jīng)不再受傳統(tǒng)檔案管理八環(huán)節(jié)的程序限制，還融合了全程監(jiān)理，前段管控以及文件檔案一體化等多種管理方式和理念。而只是管理過程包括知識的積累、整合、評價(jià)、傳輸以及運(yùn)用和創(chuàng)新等一系列流程活動(dòng)，同檔案管理程序在很大程度上存在相似現(xiàn)象。都有對管理對象進(jìn)行收集、甄別、整理、利用的程序和環(huán)節(jié)。

1.2.4 管理手段相近

檔案管理與知識管理所采取的管理方式和手段也具有相當(dāng)程度的相近性。知識管理的管理手段多是使用現(xiàn)代化的信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對其管理對象予以智能化、網(wǎng)絡(luò)化管理。而目前我國的檔案管理也已經(jīng)改變了以往以手工管理為主的狀況和局面，在很多管理活動(dòng)當(dāng)中使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行輔助，融合了現(xiàn)代化信息技術(shù)，初步實(shí)現(xiàn)了檔案管理與現(xiàn)代信息化技術(shù)的對接，檔案管理的方式和手段如今更趨向于數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理[3]。

1.3 知識管理背景下企業(yè)檔案管理模式的含義

基于知識管理背景的當(dāng)今企業(yè)檔案管理模式是對融合知識管理觀念、方法，運(yùn)用先進(jìn)的信息化技術(shù)，以檔案信息等資源管理為核心，逐漸實(shí)現(xiàn)為服務(wù)對象提供更具實(shí)用性、便利性和效率性的個(gè)性化服務(wù)的新型管理模式的探索。知識管理背景下企業(yè)檔案管理模式雖然仍將文件以及檔案等材料作為管理的主要對象，但是其服務(wù)方式卻從被動(dòng)轉(zhuǎn)向?yàn)橹鲃?dòng)，從實(shí)體材料管理轉(zhuǎn)向?yàn)閷π畔⒓庸ぬ幚?。企業(yè)檔案管理在知識管理的背景下從某種意義上已經(jīng)轉(zhuǎn)化為以企業(yè)檔案和相關(guān)信息資源為管理對象的知識管理模式。

2 知識管理背景下完善企業(yè)檔案管理模式的重要作用

知識管理背景下的企業(yè)檔案管理模式是一種結(jié)合知識管理與現(xiàn)代化企業(yè)檔案管理優(yōu)勢和特點(diǎn)的新型管理模式。是知識管理與企業(yè)檔案管理的完美結(jié)合，可有效修正傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理理論創(chuàng)新能力不足的弊端，還可以為知識管理實(shí)踐活動(dòng)提供基礎(chǔ)和途徑[4]。

2.1 改善當(dāng)前企業(yè)檔案管理模式的弊端

我國當(dāng)今企業(yè)的檔案管理工作過程存在許多弊端。企業(yè)檔案管理工作沒有給予足夠的重視，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理工作趨向邊緣化，特別在某些信息化程度較高的企業(yè)當(dāng)中，檔案管理工作面臨著縮減人員投入降低運(yùn)維開支，檔案管理水平不斷下降的境地。與此同時(shí)，信息化進(jìn)程的加速導(dǎo)致大量電子類型文件集中出現(xiàn)，傳統(tǒng)的檔案管理模式無法滿足當(dāng)今的管理需求。企業(yè)檔案管理工作應(yīng)當(dāng)符合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)對于證明、責(zé)任、信息等方面的要求，合理使用現(xiàn)代化的先進(jìn)管理技術(shù)和管理理念，科學(xué)進(jìn)行資源的開發(fā)和利用，為企業(yè)的未來技術(shù)研發(fā)、增加生產(chǎn)、開拓市場、強(qiáng)化管理、擴(kuò)大企業(yè)規(guī)模等需求和活動(dòng)提供理論支持和檔案服務(wù)。我國當(dāng)今多數(shù)企業(yè)的檔案管理工作已經(jīng)從手工管理為主時(shí)期，經(jīng)歷計(jì)算機(jī)為輔時(shí)期，到現(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)智能管理時(shí)期。檔案管理工作已經(jīng)開始使用智能化和網(wǎng)絡(luò)化等先進(jìn)手段，但是仍然難以應(yīng)對當(dāng)前大量的電子文檔處理工作，無力滿足服務(wù)對象的個(gè)性化管理需求。企業(yè)檔案管理工作的更新和提高受到限制，因此需要及時(shí)調(diào)整工作方式和服務(wù)理念，為企業(yè)檔案管理水平的提高提供相應(yīng)的技術(shù)基礎(chǔ)[5]。

2.2 改善當(dāng)前知識管理工作當(dāng)中的不足

我國多數(shù)企業(yè)的知識管理情況并不理想，存在觀望情況居多，而付出實(shí)踐較少的現(xiàn)象。另外，某些將知識管理付諸實(shí)際的企業(yè)也存在執(zhí)行力度不足，貫徹程度不夠的現(xiàn)象，甚至一定范圍內(nèi)出現(xiàn)停滯現(xiàn)象。企業(yè)的檔案管理和知識管理在很多方面都有著共通之處，彼此在某些領(lǐng)域存在相似甚至相同的現(xiàn)象，因此二者具有良好的合作空間和合作基礎(chǔ)。檔案管理是一種早已在各企事業(yè)單位普遍存在的工作內(nèi)容和形式，具有一定的認(rèn)可度和使用基礎(chǔ)，是知識管理的良好引入契機(jī)。知識管理可以依托檔案管理形式實(shí)現(xiàn)自身理論和實(shí)踐之間的結(jié)合，并以實(shí)踐情況為參考進(jìn)行自身理論的完善和修改。知識管理背景下的企業(yè)檔案管理模式也即將知識管理理念與檔案管理實(shí)踐進(jìn)行相互融合，并實(shí)現(xiàn)雙方共同進(jìn)步的最終目標(biāo)。

2.3 實(shí)現(xiàn)知識管理和企業(yè)檔案管理的共同發(fā)展

傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理更注重對于相關(guān)記錄文檔的保存和管理，而輕視了對于相關(guān)記錄文檔資料的利用。使企業(yè)檔案管理偏離了價(jià)值的創(chuàng)造和開發(fā)目標(biāo)，在相當(dāng)范圍內(nèi)局限了自身價(jià)值的體現(xiàn)和發(fā)揮[6]。知識管理則是將文檔資料等全部形式的知識進(jìn)行管理和利用，通過一系列整合處理過程，建立相對完整和獨(dú)立的知識資源框架和系統(tǒng)。結(jié)合知識管理的企業(yè)檔案管理具有更為開闊的活動(dòng)空間，也對文檔資料的開發(fā)和利用具有更為積極主動(dòng)的推進(jìn)作用。因此，知識管理可以有效擴(kuò)展企業(yè)檔案管理的工作范圍，提高企業(yè)檔案管理工作的作用和價(jià)值，提高檔案管理部門與工作人員在企業(yè)當(dāng)中的地位和作用。而與此相對的，檔案管理明確地關(guān)注企業(yè)各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的過程和結(jié)果，有效地進(jìn)行記錄和保存，預(yù)防相關(guān)信息的消失，其對文檔資料的整理和控制活動(dòng)對于知識的積累和整合十分有利，也為知識管理提供了資源基礎(chǔ)和實(shí)施途徑，其對文件流通方面的效率優(yōu)勢也可有效促進(jìn)知識的傳遞、交流和整理，對于知識的了解和認(rèn)識也具有很大益處，檔案管理對于重要文件和材料的原始保管和維護(hù)，在企業(yè)維護(hù)自身知識產(chǎn)權(quán)以及生產(chǎn)合作權(quán)益等方面具有重要作用[7]。因此，企業(yè)的檔案管理和知識管理之間有著千絲萬縷的聯(lián)系，二者相互貫通并相互促進(jìn)，找到雙方的準(zhǔn)確結(jié)合契機(jī)，就可有效發(fā)揮兩者的自身優(yōu)勢，發(fā)揮更大的作用，推動(dòng)企業(yè)的良好發(fā)展。

3 知識管理背景下企業(yè)檔案管理模式的建立措施

3.1 更新現(xiàn)有企業(yè)檔案管理的傳統(tǒng)觀念

知識管理背景下的企業(yè)檔案管理與傳統(tǒng)模式的企業(yè)檔案管理的差別在于是否融合了知識管理理念和方式。因此轉(zhuǎn)變對于企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作的固有認(rèn)知和觀念是建立新型以知識管理為基礎(chǔ)的檔案管理模式的前提和關(guān)鍵，需要企業(yè)檔案管理人員首先改變自己的管理觀念，立足于企業(yè)發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效轉(zhuǎn)化。改變企業(yè)檔案管理工作只重保存輕視利用的現(xiàn)象，轉(zhuǎn)變檔案管理工作關(guān)注點(diǎn)，將信息管理作為檔案管理工作的重心，保證以知識管理為基礎(chǔ)的企業(yè)檔案管理模式得以實(shí)施[8]。

3.2 使用信息化手段完善企業(yè)檔案管理模式

知識管理是基于現(xiàn)今社會(huì)信息技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，知識管理的實(shí)施途徑主要依靠先進(jìn)的計(jì)算機(jī)科技、現(xiàn)代通訊科技以及網(wǎng)絡(luò)傳播科技等技術(shù)手段。知識管理主要針對各類型獨(dú)立的文件或檔案進(jìn)行集中化處理，使之實(shí)現(xiàn)有序化、高效化管理，在其實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值的全部過程當(dāng)中都不能脫離現(xiàn)代化信息技術(shù)或設(shè)備。因此，需要一套完整的軟硬件配套設(shè)施，來保證以知識管理為基礎(chǔ)的企業(yè)檔案管理工作的順利實(shí)施，使之實(shí)現(xiàn)為服務(wù)對象提供高效服務(wù)的最終目標(biāo)。

3.3 建立以知識管理為依據(jù)的企業(yè)檔案管理制度體系

以知識管理為基礎(chǔ)的企業(yè)檔案管理模式是一種對于傳統(tǒng)檔案管理模式的更新和改造，通過檔案管理的原有結(jié)構(gòu)和工作資源，實(shí)現(xiàn)對于企業(yè)檔案管理效果的提升，使檔案管理的價(jià)值得以更好地實(shí)現(xiàn)的有效途徑和手段。這種以知識管理為基礎(chǔ)的企業(yè)檔案管理模式區(qū)別于以往的檔案管理模式，在管理對象方面有了更為廣泛的空間，在管理模式上也從過去的實(shí)體文檔保管轉(zhuǎn)化為信息的管理?？茖W(xué)完善的企業(yè)檔案管理制度和體系可確保檔案管理全部流程的平穩(wěn)過度和連接，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的服務(wù)價(jià)值[9]。

4 結(jié)語

以知識管理為基礎(chǔ)的企業(yè)檔案管理模式是建立在融合知識管理優(yōu)勢的背景下針對我國傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理的弊端和不足所指定出來的新型檔案管理模式。在知識管理與企業(yè)檔案管理結(jié)合的過程中，雙方都得到了進(jìn)步和提高，為企業(yè)的發(fā)展提供了良好的支持和保障。

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作者簡介：李曉虎(1974-)，男，山東冠縣人，館員，主要從事檔案管理方面的研究。

中圖分類號：F272.9

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：2096-0298(2015)05(c)-038-03