論事業(yè)單位人事檔案的信息化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理

辛清華

呼倫貝爾市疾病預(yù)防控制中心，內(nèi)蒙古呼倫貝爾021008

論事業(yè)單位人事檔案的信息化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理

辛清華

呼倫貝爾市疾病預(yù)防控制中心，內(nèi)蒙古呼倫貝爾021008

檔案信息管理由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用而進(jìn)入現(xiàn)代化管理的先進(jìn)行列,因此，有必要將人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)提高，規(guī)范人事檔案工作信息化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作要求，根據(jù)事業(yè)單位的實(shí)際情況，設(shè)置人事檔案管理員，定期將相關(guān)資料按規(guī)定存入人事檔案室。為了促進(jìn)檔案的信息化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，充分發(fā)揮人事檔案的積極作用,應(yīng)積極地將檔案管理技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)通過事業(yè)單位人事檔案有機(jī)的結(jié)合起來。

事業(yè)單位人事檔案；信息化；規(guī)范化；標(biāo)準(zhǔn)化

1 人事檔案在事業(yè)單位的信息化管理

人事檔案管理是開展各種工作的基礎(chǔ),是每個人在單位人事部門被管理的重要憑證，是組織行為，是個人從事各種社會活動的記錄,對單位干部的考察和識別、優(yōu)秀人才的選拔、各項(xiàng)工作開展的促進(jìn)以及加強(qiáng)事業(yè)單位干部隊(duì)伍建設(shè)具有重大的現(xiàn)實(shí)意義和深遠(yuǎn)的歷史意義[1]。利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù),為最終實(shí)現(xiàn)檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化，在檔案信息計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)中可將檔案信息檢索的方式不斷改進(jìn)，向網(wǎng)絡(luò)檢索及智能檢索逐步發(fā)展[2]。另外，檔案信息資源等人事檔案可通過計(jì)算機(jī)可進(jìn)一步分類、提取、分析、加工等管理,大大提高檔案工作的效益。

1.1 檔案管理的現(xiàn)代化要求

人事檔案工作人員要本著為單位、為干部職工認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，高度重視人事檔案材料的收集、查找、補(bǔ)充工作，勇于進(jìn)取、更新觀念，按照組織部門規(guī)范整理干部人事檔案材料的要求，仔細(xì)閱讀缺檔材料主要目錄和補(bǔ)充方法，按時完成本單位人事檔案的清理審核和規(guī)范化建設(shè)。為使計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理的優(yōu)越性得到充分發(fā)揮，需加強(qiáng)計(jì)算機(jī)管理檔案意識、科技化意識、檔案管理的現(xiàn)代化意識[3]。使檔案人員計(jì)算機(jī)技能的管理水平得以提高。

1.2 提升人事檔案管理人員的思想道德和專業(yè)素質(zhì)

由于在檔案管理和建設(shè)中人事檔案工作人員承擔(dān)著十分重要的責(zé)任，因此不斷加強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)道德和政治思想教育，使其具備較高的政治思想覺悟，具有堅(jiān)定的政治鑒別力、政治責(zé)任感和政治敏銳性。檔案信息化的關(guān)鍵即提高檔案工作人員素質(zhì)和工作意識的培養(yǎng)，這就需要培養(yǎng)一支既要政治思想過硬又要專業(yè)技術(shù)過硬的檔案管理人員隊(duì)伍。隨著信息時代的到來，在業(yè)務(wù)素質(zhì)上對每位檔案工作人員提出了更高的要求，因此，為努力使自己成為具有雙重知識結(jié)構(gòu)的復(fù)合型人才，既懂得計(jì)算機(jī)管理技術(shù)，又熟悉檔案管理業(yè)務(wù)知識，管理人員要將自己的知識面不斷拓寬，加強(qiáng)專業(yè)知識學(xué)習(xí)，使文字能力、綜合分析能力提高，掌握現(xiàn)代信息管理技術(shù)，并且對人事檔案管理軟件知識及計(jì)算機(jī)知識的學(xué)習(xí)不斷加強(qiáng)。

1.3 加強(qiáng)檔案管理的安全意識

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案信息化建設(shè)中的應(yīng)用，信息安全成為檔案信息化管理中的一個瓶頸，檔案信息會因檔案人員的安全意識和保密意識不強(qiáng)，造成信息缺少嚴(yán)格管理和審查而引起丟失和泄密，帶來巨大的損失。給檔案管理帶來了安全隱患[4]。而且對于計(jì)算機(jī)病毒和黑客攻擊，以及計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)本身存在的安全缺陷等原因，使得檔案信息的安全和保密受到極大的威脅。

2 事業(yè)單位人事檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理

人事檔案的基礎(chǔ)前提是推進(jìn)人事檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，一個人的基礎(chǔ)檔案主要包括：中學(xué)時期的入學(xué)、畢業(yè)學(xué)生登記表，報考信息和黨團(tuán)材料。大學(xué)時期的入學(xué)、畢業(yè)學(xué)生登記表、體檢表、成績單、黨團(tuán)材料及就業(yè)報到證，落編手續(xù)等，記載了一個人大量重要的信息如學(xué)習(xí)經(jīng)歷、品德作風(fēng)、政治思想、工作表現(xiàn)等。是對一個人全面系統(tǒng)了解和評價的重要參考依據(jù)。檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量由人事檔案的基礎(chǔ)決定，影響人事檔案的質(zhì)量和完整。

（1）人事檔案新補(bǔ)充材料要求統(tǒng)一為A4規(guī)范辦公用紙（原始件除外），正反打印。左側(cè)裝訂；排版形式為橫寫橫排，注意檢查標(biāo)題是否準(zhǔn)確，是否符合審批權(quán)限，有無日期等；人事材料要配套完整，新落編人員歸檔材料應(yīng)具有事業(yè)單位增（進(jìn)）人計(jì)劃卡，大、中專畢業(yè)生市場就業(yè)介紹信，事業(yè)單位工作人員轉(zhuǎn)正定級工資審批表，學(xué)歷、專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料，政審、黨團(tuán)、體檢表、就業(yè)通知書等；字跡要牢固清晰[5]。①履歷、②自傳、③鑒定、考核、考察、④學(xué)歷、專業(yè)技術(shù)職務(wù)、⑤政審、⑥黨團(tuán)、⑦獎勵、⑧處分、⑨工資、任免、招工、⑩其他材料等，都要使用鋼筆或碳素筆、藍(lán)黑墨水和A4紙張，確保證字跡清晰，便于長期或永久保存和利用；人事檔案具有保密性，不得遺失、涂改、勾畫及亂加批注，不得拆散、隨意增加或抽出。以利于日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的利用。

（2）實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則即為推進(jìn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。其根本目標(biāo)為實(shí)現(xiàn)檢索利用便捷化、案卷完整化以及利用價值的最大化的檔案保管。使用“以我為主”的立卷歸檔原則，全宗的完整性要注意有效地維護(hù)。為使檔案完整，在歸檔工作中把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，既要注意歸檔文件防止散失，同時又要分清主次，掌握重點(diǎn)。為規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理奠定堅(jiān)實(shí)的工作基礎(chǔ)。

3 提高人事檔案質(zhì)量是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)

檔案信息存儲安全和利用安全遵循安全性原則是人事檔案信息安全的主要內(nèi)容。檔案需通過采取有效措施和技術(shù)手段建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制和備份。對國家有關(guān)規(guī)定和要求需嚴(yán)格遵照，安全保密工作高度重視，安全保密意識需牢固樹立。在技術(shù)安全管理方面，為保證安全，做到外網(wǎng)不與檔案內(nèi)部局域網(wǎng)連接。為確保具有安全性、可靠性和可控性的系統(tǒng)，要制定系列管理辦法和規(guī)定如信息錄入、設(shè)備管理、信息維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)維護(hù)等，系統(tǒng)通過規(guī)范、科學(xué)、嚴(yán)密的制度來可靠運(yùn)行。

總之，人事檔案管理信息化應(yīng)遵循的原則即按照資源共享、安全高效、統(tǒng)籌規(guī)劃、分步實(shí)施、上下互通、重點(diǎn)突破，完善干部人事檔案管理信息平臺，實(shí)現(xiàn)資源共享。遵循安全性原則，加強(qiáng)干部信息化建設(shè)。強(qiáng)化學(xué)習(xí)，提高管理人員技能水平。注重對系統(tǒng)管理與維護(hù)，提升使用價值。提高工作的質(zhì)量和效率[8]。

[1]張凱軍.事業(yè)單位人事檔案的信息化管理淺探[J].科技視界，2013(29)： 309.

[2]王燕.Research on the Personnel Archives Informatization Management in Vocational Institutions[D].山東大學(xué)，2014.

[3]劉維秦.事業(yè)單位人事檔案的信息化管理[J].青春歲月,2011(24)：319，318.

[4]史毓，王愛珍.事業(yè)單位人事檔案的信息化管理[J].現(xiàn)代營銷(學(xué)苑版)，2011(6)：218.

[5]劉焱華.事業(yè)單位人事檔案的信息化管理[J].華章，2011,(29)：314.

[6]阿依夏木·亞合甫.事業(yè)單位人事檔案的信息化管理[J].華章，2013(5)：302.

[7]蘇杏.縣級事業(yè)單位人事檔案管理實(shí)踐[J].浙江檔案，2013(3)：65.

[8]李玲.論高校畢業(yè)生人事檔案管理存在的問題及解決對策[D].安徽大學(xué)，2012.

R197.324

A

1672-5654（2015）01（b）-0038-02

2014-10-28）

辛清華（1963-），女，本科，內(nèi)蒙古呼倫貝爾市人，館員，從事檔案管理、人力資源、政工人事等工作，現(xiàn)任呼倫貝爾市疾控中心行政辦公室主任。