行政檔案管理存在的問題以及新的管理思路初探

徐剛領(lǐng)

山東省菏澤市立醫(yī)院檔案科，山東菏澤274000

行政檔案管理存在的問題以及新的管理思路初探

徐剛領(lǐng)

山東省菏澤市立醫(yī)院檔案科，山東菏澤274000

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，其社會(huì)形式的發(fā)展也越來越趨向多元化發(fā)展了，而我國(guó)社會(huì)體制也在不斷的發(fā)展與完善?，F(xiàn)階段隨著我國(guó)現(xiàn)代化政治體體制與社會(huì)經(jīng)濟(jì)的的快速發(fā)展，行政事業(yè)單位也開始對(duì)檔案管理工作進(jìn)行不斷強(qiáng)化以及完善，最大程度的跟上社會(huì)發(fā)展的腳步，適應(yīng)社會(huì)的變化，滿足社會(huì)的需求。將先對(duì)行政檔案管理的特點(diǎn)及只能進(jìn)行一定的分析，其后再重點(diǎn)探討一下現(xiàn)階段我國(guó)的行政檔案管理中所存在的問題以及新的管理思路。

行政檔案管理；問題；管理；新思路

檔案管理的是收集與統(tǒng)計(jì)原始檔案中的實(shí)體以及檔案信息，對(duì)其提供有效管理以及各項(xiàng)服務(wù)的總稱。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)體制以及政治體質(zhì)的不斷改革，我國(guó)的高新科技建設(shè)發(fā)展也越來越快，行政單位當(dāng)中的傳統(tǒng)檔案管理也就由此面臨重大的挑戰(zhàn)。如何使檔案管理能向規(guī)范化、信息化以及科學(xué)化發(fā)展，也成了眼下急需要解決的問題。

1 檔案行政管理的特點(diǎn)

1.1 政治性

馬克思認(rèn)為，政府機(jī)關(guān)是經(jīng)濟(jì)上占統(tǒng)治地位的階級(jí)為實(shí)現(xiàn)階級(jí)使命而建立起來的組織；對(duì)于法律法規(guī)，則是國(guó)家機(jī)關(guān)將自身的統(tǒng)治階級(jí)意志有效上升而形成的，以此使國(guó)家的統(tǒng)治職能得以實(shí)現(xiàn)。行政機(jī)關(guān)的使命就是要執(zhí)行國(guó)家權(quán)力機(jī)關(guān)的意志，國(guó)家權(quán)力機(jī)關(guān)有非常強(qiáng)烈的階級(jí)性，其中也包括行政機(jī)關(guān)。

1.2 執(zhí)行性

國(guó)家權(quán)力機(jī)關(guān)進(jìn)行機(jī)關(guān)活動(dòng)的執(zhí)行就是行政，行政的主要執(zhí)行性主要表現(xiàn)在執(zhí)行并完成決策任務(wù)。在我國(guó)，因?yàn)樾姓C(jī)關(guān)隸屬于國(guó)家權(quán)力機(jī)關(guān)，也是國(guó)家權(quán)力機(jī)關(guān)當(dāng)中的執(zhí)行機(jī)關(guān)，所以實(shí)施行政管理活動(dòng)時(shí)，一定要將國(guó)家權(quán)力機(jī)關(guān)與執(zhí)行黨的政策、方針以及路線作為絕對(duì)的工作前提。

1.3 權(quán)威性

權(quán)威的意思是指將一部分人的思想意識(shí)強(qiáng)加到另一部分人的思想上，而且還要以絕對(duì)的服從作為前提。國(guó)家作為階級(jí)統(tǒng)治的工具，權(quán)威性是最強(qiáng)的。而行政管理活動(dòng)基本都是以國(guó)家的名義執(zhí)行，也在一定程度上會(huì)代表國(guó)家也將國(guó)家的強(qiáng)制力作為堅(jiān)強(qiáng)的后盾，而被管理對(duì)象，都需要對(duì)工作人員以及行政機(jī)關(guān)所有的管理行為絕對(duì)服從。

1.4 服務(wù)性

檔案工作作為一項(xiàng)服務(wù)型非常強(qiáng)的工作，也在一定程度上使檔案工作的存在以及發(fā)展得到一定的保障，檔案工作當(dāng)中的服務(wù)性一般表現(xiàn)在發(fā)揮檔案工作中非常重要的基本屬性，服務(wù)性是檔案工作當(dāng)中生存與發(fā)展的重要前提條件。

2 我國(guó)行政檔案管理工作中存在的問題

2.1 工作人員專業(yè)性不夠

在檔案事業(yè)中，人事檔案管理工作作為非常重要的一個(gè)組成部門，有非常強(qiáng)的業(yè)務(wù)性以及專業(yè)性，所以必須要對(duì)工作人員的專業(yè)性進(jìn)行要求，只有這樣才能發(fā)揮人事檔案應(yīng)該存在的價(jià)值。不過，因?yàn)楝F(xiàn)階段從事人事檔案管理的工作人員一般都不是畢業(yè)于檔案專業(yè)的人員，在上崗之前并沒有進(jìn)行過任何的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，并且因?yàn)楣ぷ髁枯^大，經(jīng)常出現(xiàn)工作超負(fù)荷的情況，這在一定程度上使得在人事檔案管理當(dāng)中缺乏必要專業(yè)知識(shí)，并且還直接造成人事檔案管理中工作人員缺乏一定的責(zé)任感及積極性。一些工作人員基本能夠滿足平安無事的現(xiàn)狀，對(duì)人事檔案信息的利用熱情嚴(yán)重缺乏。

2.2 內(nèi)容鑒定不嚴(yán)格

材料記載的內(nèi)容失真會(huì)帶給社會(huì)以及人事工作較為嚴(yán)重的后果。就現(xiàn)階段來說，因?yàn)橛行﹩挝蝗耸虏块T的工作人員在對(duì)材料進(jìn)行審查時(shí)，出現(xiàn)了材料把關(guān)不嚴(yán)的問題，而且還有一些工作人員根本就沒有進(jìn)行檢查，導(dǎo)致人事檔案的材料中出現(xiàn)很多問題，還有虛假材料在個(gè)人檔案當(dāng)中放置進(jìn)去，而個(gè)人信息不真實(shí)以及隨意更改將會(huì)影響社會(huì)的正常秩序，比如在工資晉升、退休時(shí)間、工齡認(rèn)證以及福利發(fā)放等方面造成了一定的影響。不僅如此，在人事檔案中還有輕現(xiàn)實(shí)重歷史等問題，在人事檔案的歸檔問題上對(duì)社會(huì)關(guān)系、政治歷史、組織鑒定等材料過分重視，對(duì)個(gè)人業(yè)績(jī)、科研成果、個(gè)人貢獻(xiàn)、個(gè)人誠信以及科研評(píng)價(jià)等材料上不夠重視，有些甚至都沒有收集這一部分的材料，造成人事檔案變成一種政治口號(hào)，沒有將個(gè)人信息真實(shí)反映出來，更做不到提供真實(shí)證明材料給有需求的用人單位，直接造成了檔案使用率的下降。

2.3 管理方式較為混亂

盡管現(xiàn)階段已經(jīng)慢慢建立了人事檔案的管理規(guī)范體制，而且還依法下發(fā)了一系列的相關(guān)文件來進(jìn)行管理工作的指導(dǎo)，但是管理職責(zé)以及權(quán)限已經(jīng)不能與我國(guó)現(xiàn)階段各階層領(lǐng)域的人員調(diào)整及變化適應(yīng)。而且就連目前人事管理工作當(dāng)中的基本需求也無法得到滿足。還有很多部門出現(xiàn)將人事檔案擅自進(jìn)行管理與更換的情況，這在一定程度上導(dǎo)致人事檔案的管理方式非常混亂，并且還造成在收集檔案時(shí)出現(xiàn)很大的失真問題。

檔案管理工作是一項(xiàng)政治性、服務(wù)型以及管理型的工作。第一點(diǎn)，檔案管理工作無法產(chǎn)生一定的經(jīng)濟(jì)效益，而檔案管理當(dāng)中所有的文件材料都不能獲取物質(zhì)財(cái)富，這是對(duì)各部門各單位的原始檔案信息進(jìn)行專業(yè)性管理的一種工作；第二，檔案管理系統(tǒng)也不是獨(dú)立存在的，基本都是與其他各個(gè)項(xiàng)目中的管理系統(tǒng)進(jìn)行相互影響，而檔案管理也是利用信息化管理方式來服務(wù)其他管理系統(tǒng)，最終目的是要為社會(huì)提供更為完善的服務(wù)；第三，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展中，檔案管理工作是階級(jí)利益與關(guān)系最好的一種體現(xiàn)，因?yàn)闄n案管理工作隸屬于統(tǒng)治階級(jí)，也被統(tǒng)治階級(jí)所掌握，同時(shí)還會(huì)提供一定的政治、經(jīng)濟(jì)與文化的服務(wù)給部分階級(jí)。因?yàn)闄n案中的內(nèi)容與信息與政治經(jīng)濟(jì)利益有一定關(guān)聯(lián)，所以有很強(qiáng)的機(jī)密性，因此在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)一定要嚴(yán)格遵守保密這項(xiàng)基本要求，在一定程度上體現(xiàn)了檔案管理工作當(dāng)中的政治性。在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，必須要對(duì)檔案安全性、完整性進(jìn)行有效維護(hù)。

3 行政檔案管理中的新思路

3.1 確保資金投入

對(duì)檔案管理工作中的基礎(chǔ)設(shè)施條件進(jìn)行改善時(shí)，相關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)以及主管部門必須要相應(yīng)的加強(qiáng)監(jiān)管力度，對(duì)于檔案管理的經(jīng)費(fèi)也需要做到大力支持，進(jìn)一步改善基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備，確保檔案的發(fā)展。要將接待室、檔案室以及辦公室分開，以此保證各項(xiàng)工作不會(huì)出現(xiàn)相互干擾的情況。不僅如此，還需要安裝防盜設(shè)備比如鐵窗以及鐵門之類的基本設(shè)施，加強(qiáng)防盜、防潮以及防火等安全問題的管理。檔案管理還需跟隨時(shí)代發(fā)展的腳步，引進(jìn)科技含量較高的計(jì)算機(jī)管理設(shè)備，以此使檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化管理、自動(dòng)化管理等，在一定程度上減少人力物力的投資，同時(shí)也能減少因人工收集而出現(xiàn)的失誤。

3.2 提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)

因?yàn)闄n案的管理工作是一項(xiàng)機(jī)密性以及專業(yè)性非常強(qiáng)的工作，所以在一定程度上對(duì)檔案的管理人員有很高的要求，每一位管理工作人員都必須要具備一定的專業(yè)素養(yǎng)及綜合素質(zhì)。如果想要將管理人員政治素質(zhì)有效提高，就需要在管理工程中，嚴(yán)守機(jī)密，而且在管理過程當(dāng)中還要能時(shí)刻貫徹保密性的原則；要想使責(zé)任感很好的加強(qiáng)，就需要對(duì)本職工作安心與專注，以此提升工作的嚴(yán)謹(jǐn)度；不僅如此，為檔案管理人員建立一個(gè)有效的培訓(xùn)體系，依照崗位的不同采用不同的方式進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容中包括關(guān)于檔案管理工作中所特有的專業(yè)知識(shí)。還有包括一些其他學(xué)科種類，比如像管理學(xué)以及信息技術(shù)等學(xué)科專業(yè)的知識(shí)培訓(xùn)。能讓檔案管理工作人員全面提高自身綜合素質(zhì)。

3.3 建立完善的檔案管理制度

俗話說的好，無規(guī)矩不成方圓。所以將檔案管理制度進(jìn)行完善能確保檔案信息合理的管理。而如何有效的將行政檔案管理制度完善，第一點(diǎn)，必須要依照檔案管理的實(shí)際情況以及特點(diǎn)來分析，以此使建立的檔案管理制度能非?？茖W(xué)及合理；第二，建立檔案管理制度主要是用來進(jìn)行檔案管理的實(shí)踐，所以，在建立管理制度時(shí)，必須要做到簡(jiǎn)潔明了，并且實(shí)用性極強(qiáng)，可操作性也要多注意，這樣的制度在日常檔案管理工作中就能對(duì)所有工作行為進(jìn)行一定的規(guī)范及約束，使工作流程順暢，失誤率也能相對(duì)減少。第三點(diǎn)，建立檔案管理制度，不單單只對(duì)檔案管理的工作人員進(jìn)行一定約束，還會(huì)同時(shí)約束到單位領(lǐng)導(dǎo)，這樣才能確保檔案管理工作的獨(dú)立性，還能確保在管理工作中，不會(huì)因某些領(lǐng)導(dǎo)所表達(dá)的錯(cuò)誤意思影響檔案管理工作的真實(shí)性。第四，在完善檔案管理制度時(shí)，還要落實(shí)獎(jiǎng)懲制度，這樣才能在一定程度上提高工作人員的積極性以及約束投機(jī)人員。對(duì)于能在檔案管理工作中嚴(yán)格要求自我的人員給予一系列的獎(jiǎng)勵(lì)，使他們能更加積極地開展工作，而對(duì)于違規(guī)操作檔案信息的人員就要進(jìn)行嚴(yán)厲的懲罰，在單位管理制度中獎(jiǎng)罰分明，在一定程度上能使檔案管理工作順利開展以及健康發(fā)展。

3.4 加強(qiáng)檔案管理科技性

要使檔案管理能與現(xiàn)代科技相接軌，在現(xiàn)階段計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展下，檔案管理工作也逐漸實(shí)現(xiàn)了信息化管理，對(duì)于檔案信息的發(fā)展及管理來說是非常好的機(jī)會(huì)。所以我國(guó)需要將事業(yè)單位中的檔案應(yīng)用高新科技來進(jìn)行管理，以此形成一個(gè)總檔案網(wǎng)絡(luò)，在管理檔案時(shí)，可應(yīng)用掃描以及條形碼等技術(shù)配備一些應(yīng)用的儀器，只有這樣才能對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)合理的管理。比如，現(xiàn)階段有些單位應(yīng)用云技術(shù)來管理檔案，在這種新型管理模式投入應(yīng)用后，有效地提升檔案管理的效率以及科學(xué)性，在檔案管理中應(yīng)用高新科學(xué)技術(shù)已經(jīng)成為一個(gè)社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)，而針對(duì)現(xiàn)階段檔案管理繁重的工作量來說，應(yīng)用高新科技大大增強(qiáng)了工作效率，確保了檔案管理的全面性。

4 結(jié)語

綜上所述，因?yàn)楝F(xiàn)階段行政檔案管理工作當(dāng)中還存在一些問題，也正是這些問題制約了檔案管理工作的發(fā)展。而在我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速的今天，行政管理工作也需要跟上時(shí)代發(fā)展的腳步，加大相關(guān)法律法規(guī)的宣傳力度，將檔案管理中較為先進(jìn)的管理方式進(jìn)行針對(duì)性強(qiáng)化，對(duì)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)也要重視，以此建立并完善檔案管理體制，還要確保機(jī)制科學(xué)合理，與時(shí)俱進(jìn)。要發(fā)揮檔案管理工作的自身價(jià)值，以此確保能科學(xué)有序地開展檔案管理工作。

[1]張鵬.行政事業(yè)單位檔案管理存在的問題與解決之道[J].辦公室業(yè)務(wù),2014(13):96，98.

[2]豐建萍.基層衛(wèi)生行政執(zhí)法文書檔案管理存在的問題及對(duì)策[J].中國(guó)初級(jí)衛(wèi)生保健,2013(4):67-68.

[3]趙靜萍,宋紅霞,馮志民,等.衛(wèi)生行政執(zhí)法文書檔案管理存在的問題及對(duì)策探討[J].華南預(yù)防醫(yī)學(xué),2014(1):68-69.

[4]朱建貞.中國(guó)行政管理制度創(chuàng)新與行政檔案管理工作[J].湖北大學(xué)學(xué)報(bào):哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版,2013(6):118-120.

[5]魏國(guó)莉.新形勢(shì)下行政事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新思路的探索[J].環(huán)球市場(chǎng)信息導(dǎo)報(bào),2015(30):58-59.

[6]路君蘭.欠缺與完善—關(guān)于我國(guó)私人檔案管理的思考[D].合肥：安徽大學(xué),2012(12):223-224.

[7]鄭文,劉龍興,陸海峰.鄉(xiāng)鎮(zhèn)級(jí)衛(wèi)生行政相對(duì)人雙套制檔案管理模式初探[J].中國(guó)衛(wèi)生監(jiān)督雜志,2014(4):394-397.

[8]周雪紅.電子政務(wù)背景下的檔案行政管理改革初探[C]//湖北省行政管理學(xué)會(huì).湖北省行政管理學(xué)會(huì)2006年年會(huì)論文集.長(zhǎng)沙：湖北省行政管理學(xué)會(huì),2014(6):145-146.

On the Problems and New Management Ideas in the Management of Aadministrative Archives

XU Gang-ling
Department of Archives,Shandong Heze Municiple Hospital,Heze,Shandong Province,274000 China

With the continuous development of social economy in our country,the development of its social form is becoming more and more diversified,and the social system of our country is constantly developing and improving.At present, with the rapid development of China's modern political system and social economy,the administrative units have begun to strengthen the archives management and improve the level of social development,to meet the needs of society.In this paper,the first of the characteristics of the administrative archives management and can only carry out a certain analysis,and then focus on the present stage of our country's administrative archives management problems and new management ideas.

Administrative archives management;Problem;Management;New ideas

R47

A

1672-5654（2015）07（c）-0089-03

10.16659/j.cnki.1672-5654.2015.21.089

2015-04-27）

徐剛領(lǐng)（1972.7-），男，山東菏澤人，?？疲綎|菏澤市立醫(yī)院中級(jí)，檔案館員，研究方向：檔案管理。