醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)研究

王鈞

壽光市中醫(yī)醫(yī)院病案室，山東壽光262700

醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)研究

王鈞

壽光市中醫(yī)醫(yī)院病案室，山東壽光262700

檔案是一種寶貴的信息資源，在各個(gè)行業(yè)中起著重要的作用，具有原始性和不可再生性，醫(yī)院檔案是醫(yī)院發(fā)展的原始性記錄，是醫(yī)院在日常診療經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的原始記錄資料。隨著醫(yī)院的發(fā)展，公立醫(yī)院改革的深入，檔案的重要性也日益突出，而原始的記錄方式、儲(chǔ)存方式已無(wú)法適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展需求，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)嚴(yán)重滯后，影響和制約了醫(yī)院檔案資源的開(kāi)發(fā)和利用，因此，建設(shè)現(xiàn)代化的醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)成為醫(yī)院發(fā)展中必須逾越的門(mén)檻。

醫(yī)院檔案；信息化；建設(shè)

檔案是重要的信息資源，是醫(yī)院歷史發(fā)展的原始記錄和權(quán)威憑證，對(duì)醫(yī)院的重要性不言而喻。隨著社會(huì)的發(fā)展，要求醫(yī)院加速實(shí)現(xiàn)日常工作信息化。在信息化建設(shè)的大背景下，對(duì)醫(yī)院檔案管理工作提出了新的要求，要求同步實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作信息化、現(xiàn)代化[1]。

1 檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵

檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵是應(yīng)用信息化技術(shù)對(duì)檔案的集成、鑒定分類(lèi)、編目、排序、檢索、歸檔、保存等進(jìn)行高效的管理，實(shí)現(xiàn)信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，達(dá)到信息的收、發(fā)、儲(chǔ)存一體化，用信息流調(diào)控檔案物流，最終實(shí)現(xiàn)“無(wú)紙化”辦公，實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的新變革[2]。檔案信息化建設(shè)的核心是醫(yī)院局域網(wǎng)的建設(shè)，其軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)是檔案信息化的基礎(chǔ)條件。具體說(shuō)來(lái)，要實(shí)現(xiàn)以下幾方面。

①數(shù)據(jù)資料信息化。應(yīng)用掃描儀、計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等設(shè)備把應(yīng)存檔的文件、數(shù)據(jù)資料信息以規(guī)范統(tǒng)一的格式錄入信息系統(tǒng)，以便進(jìn)行相應(yīng)分類(lèi)、處理。

②工作流程信息化、規(guī)范化。通過(guò)專(zhuān)門(mén)的信息系統(tǒng)軟件對(duì)錄入的檔案進(jìn)行分類(lèi)、排序。確定規(guī)范、統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)是前提，盡量減少人為調(diào)控和干預(yù)。醫(yī)院辦公自動(dòng)化系統(tǒng)要與建設(shè)的檔案信息化系統(tǒng)相兼容，并具有相應(yīng)的擴(kuò)展功能。

③檔案檢索信息化。在實(shí)施分級(jí)授權(quán)檢索制度的前提下，通過(guò)醫(yī)院信息化系統(tǒng)可隨時(shí)檢測(cè)到相應(yīng)權(quán)限范圍內(nèi)所需要的存檔資料、記錄、文獻(xiàn)等[3]。

2 目前醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

當(dāng)前，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)仍存在不少問(wèn)題，有的問(wèn)題甚至成為嚴(yán)重阻滯醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的“瓶頸”。這些問(wèn)題主要表現(xiàn)在醫(yī)院特別是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)檔案管理信息化意識(shí)不強(qiáng)；有關(guān)醫(yī)院的檔案管理軟件系統(tǒng)缺乏、滯后；缺乏醫(yī)院檔案管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)；缺乏專(zhuān)業(yè)化檔案管理人員[3]具體內(nèi)容如下。

2.1 醫(yī)院檔案管理信息化意識(shí)不強(qiáng)

長(zhǎng)期以來(lái)，醫(yī)院重醫(yī)療、輕職能后勤的觀念一直未得到根本改變。從目前看來(lái)，大多數(shù)醫(yī)院都已為臨床一線科室上了HIS、PACS等信息系統(tǒng)，臨床工作已初步實(shí)現(xiàn)信息化。但檔案管理工作卻長(zhǎng)期得不到醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的重視，認(rèn)為給醫(yī)院帶不來(lái)經(jīng)濟(jì)效益，沒(méi)有必要在這方面投入過(guò)多。醫(yī)院檔案信息化建設(shè)投入嚴(yán)重不足，導(dǎo)致大多數(shù)醫(yī)院的檔案管理工作仍然沿用傳統(tǒng)的管理模式，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的重要性沒(méi)有引起足夠的重視，信息化建設(shè)進(jìn)展緩慢[3]。

2.2 醫(yī)院檔案管理軟件系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、更新緩慢

由于認(rèn)識(shí)的偏頗，現(xiàn)在的軟件開(kāi)發(fā)公司往往重視眼前利益，重視醫(yī)院醫(yī)療、財(cái)務(wù)等軟件的開(kāi)發(fā)、利用，對(duì)檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)不夠重視，導(dǎo)致檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)速度和水平滯后。從醫(yī)院應(yīng)用的現(xiàn)狀看，醫(yī)院檔案管理軟件系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的速度遠(yuǎn)低于計(jì)算機(jī)硬件技術(shù)的發(fā)展，隨著檔案利用需求的快速增長(zhǎng)，醫(yī)院現(xiàn)有的檔案管理軟件遠(yuǎn)不能適應(yīng)需求。開(kāi)發(fā)可兼容性、可擴(kuò)張性的醫(yī)院檔案管理軟件系統(tǒng)勢(shì)在必行。

2.3 醫(yī)院檔案管理缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一的電子文件的法律地位尚未明確

現(xiàn)代檔案管理需要一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的管理方式，從最初的收集、整理到最終的錄入、歸檔都需要做到條理清晰、分類(lèi)明確，以確保檔案紀(jì)錄的完整，避免遺漏內(nèi)容，做到準(zhǔn)確無(wú)誤。從而實(shí)現(xiàn)工作流程的標(biāo)準(zhǔn)化，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值。醫(yī)院的檔案管理更應(yīng)如此，而現(xiàn)在醫(yī)院檔案管理缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)已成為醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的“瓶頸”。由于部門(mén)條塊分割、互不統(tǒng)屬，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，已影響到檔案的歸類(lèi)、管理及資源共享。就目前而言，主要表現(xiàn)在醫(yī)院病歷病案、統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)、收費(fèi)系統(tǒng)、招投標(biāo)部門(mén)等條塊分割，各部門(mén)的特點(diǎn)不同，不同部門(mén)制定不同的規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)，加大了醫(yī)院檔案整合的難度，使得檔案信息資源無(wú)法實(shí)現(xiàn)共享。在醫(yī)院檔案信息化建設(shè)中，沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，信息的錄入、歸檔就難以順利完成，醫(yī)院檔案的信息化管理就難以實(shí)現(xiàn)。另外，社會(huì)上對(duì)電子公文、電子簽名的法律效力的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化尚未達(dá)成共識(shí)，電子公文的權(quán)威性、公信度、時(shí)效性受到影響，短期內(nèi)尚無(wú)法擺脫對(duì)紙質(zhì)文件的依賴(lài)[4]。

2.4 檔案管理專(zhuān)業(yè)人才缺乏，難以滿(mǎn)足檔案管理信息化的需要

檔案管理信息化要求工作人員要有相應(yīng)的熟練的計(jì)算機(jī)操作技能，有獲取判斷運(yùn)用信息的能力，精通的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)。適應(yīng)上述要求的醫(yī)院檔案管理專(zhuān)業(yè)人才缺乏使得醫(yī)院檔案管理信息化工作推進(jìn)困難重重。醫(yī)院檔案管理人員老齡化嚴(yán)重，專(zhuān)業(yè)性差，缺乏既懂得醫(yī)院檔案管理又懂得計(jì)算機(jī)技術(shù)的專(zhuān)業(yè)人才是目前醫(yī)院檔案管理隊(duì)伍的現(xiàn)狀。主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是人員知識(shí)結(jié)構(gòu)單一，在應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)方面存在著很大的局限性；二是專(zhuān)職的檔案管理人員缺乏，且老齡化嚴(yán)重，知識(shí)老化，因循守舊，創(chuàng)新不足。

3 加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的措施

3.1 提高醫(yī)院檔案管理信息化意識(shí)

提高醫(yī)院檔案管理信息化意識(shí)是醫(yī)院檔案管理信息化的關(guān)鍵，只有醫(yī)院特別是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)重視醫(yī)院檔案信息化建設(shè)，改變以往重醫(yī)療、輕管理的觀念，為醫(yī)院檔案信息化提供有力的支持，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)才能實(shí)現(xiàn)。檔案管理信息化是醫(yī)院管理現(xiàn)代化的重要標(biāo)志。對(duì)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者而言，應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到醫(yī)院檔案信息化建設(shè)對(duì)醫(yī)院整體工作的推動(dòng)作用，重視醫(yī)院檔案信息化建設(shè)工作。并通過(guò)宣傳使全體職工認(rèn)識(shí)到醫(yī)院檔案管理信息化的重要性，提高醫(yī)院檔案管理信息化意識(shí)[5]。

3.2 加快醫(yī)院檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理軟件加速升級(jí)換代

加快醫(yī)院檔案管理軟件的升級(jí)是促進(jìn)醫(yī)院檔案管理信息化的重要環(huán)節(jié)。有需求才會(huì)有開(kāi)發(fā)，在這方面醫(yī)院要舍得投入。對(duì)醫(yī)院而言，檔案管理軟件的升級(jí)是醫(yī)院檔案管理信息化的基礎(chǔ)和必要條件，這種開(kāi)發(fā)和升級(jí)要結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際情況進(jìn)行。一般來(lái)說(shuō)，醫(yī)院一定要選用正規(guī)的軟件公司，建立適合醫(yī)院管理特點(diǎn)的軟件系統(tǒng)，并可與醫(yī)院原有的行政辦公系統(tǒng)相連接，具備強(qiáng)大的擴(kuò)容、兼容功能，從而實(shí)現(xiàn)文件的形成、報(bào)送、接受、分類(lèi)、整理等全過(guò)程的計(jì)算機(jī)管理。

3.3 制定統(tǒng)一的醫(yī)院檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，盡快確立電子文件的法律地位

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是保證檔案信息有序歸檔、充分利用的前提條件。在醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，制定統(tǒng)一規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)是檔案充分利用的前提條件，醫(yī)院要根據(jù)檔案管理規(guī)定并結(jié)合自身特點(diǎn)，在檔案管理部門(mén)的指導(dǎo)下，制定統(tǒng)一規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，以實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。在全國(guó)電子文件的法律地位短期內(nèi)尚難確定的情況下，醫(yī)院可以推動(dòng)本地區(qū)、本部門(mén)先行一步，通過(guò)有關(guān)地方性法規(guī)，確立電子文件的法律地位，設(shè)置統(tǒng)一的技術(shù)操作標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一的電子文件格式，確保電子文件的有效性和完整性，建立健全電子檔案管理制度[6]。

3.4 提高醫(yī)院檔案管理人員的綜合素質(zhì)，培養(yǎng)醫(yī)院檔案管理專(zhuān)業(yè)性、復(fù)合型人才，建立一支適應(yīng)檔案管理信息化的人才隊(duì)伍

檔案管理人才是醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的重要支撐，在醫(yī)院檔案管理中，培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案人才隊(duì)伍，可以為醫(yī)院檔案管理信息化提供強(qiáng)有力的智力支持，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的健康發(fā)展。要摒棄那種檔案管理崗位就是“二線”崗位的陳舊觀念，配備適合崗位特點(diǎn)的專(zhuān)業(yè)人員，并對(duì)原崗位人員采取“自學(xué)為主、培訓(xùn)為輔”定期或不定期開(kāi)展業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、培訓(xùn)，盡快提高檔案管理人員的素質(zhì)。同時(shí)，落實(shí)檔案管理人員在職稱(chēng)晉升、外出培訓(xùn)學(xué)習(xí)等方面的待遇，吸引和培養(yǎng)既懂檔案管理又懂計(jì)算機(jī)操作和衛(wèi)生事業(yè)管理的復(fù)合型人才加入醫(yī)院檔案管理隊(duì)伍，改善隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，從而促進(jìn)醫(yī)院檔案管理水平的不斷提高[7]。

綜上所述，醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)綜合的系統(tǒng)工程，具有長(zhǎng)期性和復(fù)雜性。檔案管理信息化是醫(yī)院信息化建設(shè)的重要組成部分，醫(yī)院在實(shí)現(xiàn)臨床管理信息化的同時(shí)，必須同時(shí)注意推動(dòng)醫(yī)院檔案工作信息化，只有這樣，才能促進(jìn)醫(yī)院整體信息化水平的不斷提高，真正實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的現(xiàn)代化管理目標(biāo)。

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Studies on Hospital Construction Archives Information Management

WANG Jun
Medical Records Room,the Chinese Medicine Hospital of Shouguang City,Shouguang,Shandong Province,262700 China

The archive is a valuable information resource,plays an important role in all sectors,with the original and non-renewable,hospital records are the original development of hospital records,hospital treatment in daily business activities in the form of, preserve the value of the original record data.With the development of the hospital,in-depth reform of public hospitals,the importance of archives has become increasingly prominent,while the original recording,storage methods can not meet the development needs of today's society,the hospital is seriously lagging behind the file information,influence and restrict the hospital development and use of archival resources and,therefore,the construction of a modern hospital records management systems become hospital development must go beyond the threshold.

Hospital records;Information technology;Construction

R19

A

1672-5654（2015）04（b）-0103-02

2015-01-15）

王鈞（1974-），男，山東壽光人，本科，壽光市中醫(yī)醫(yī)院病案室主任，館員，主要從事醫(yī)院病案管理工作。