醫(yī)院辦公室工作在醫(yī)院管理中的作用研究

蔣文娟

江蘇省常州市武進第三人民醫(yī)院，江蘇常州213000

醫(yī)院辦公室工作在醫(yī)院管理中的作用研究

蔣文娟

江蘇省常州市武進第三人民醫(yī)院，江蘇常州213000

醫(yī)院辦公室是醫(yī)院管理中極其重要的部門，承擔(dān)著較為重要的職責(zé)，醫(yī)院辦公室工作質(zhì)量與效率直接影響著醫(yī)院的整體水平。該文首先從綜合性、政策性、服務(wù)性、被動性等方面介紹了醫(yī)院辦公室的特點，然后介紹了醫(yī)院辦公室的智能，最后從信息提供、助手、參謀、橋梁、協(xié)調(diào)等五方面對醫(yī)院辦公室工作在醫(yī)院管理中的作用進行了認(rèn)真的分析，為醫(yī)院辦公室在開展醫(yī)院管理工作提供了參考。

醫(yī)院辦公室；工作；醫(yī)院管理

醫(yī)院辦公室在醫(yī)院的運營及發(fā)展中起著至關(guān)重要的作用，不僅要承擔(dān)溝通上下、聯(lián)系內(nèi)外的重要職責(zé)，還要做好協(xié)調(diào)左右、輔助參謀等工作。由于其工作面較廣且繁瑣、綜合性極強，醫(yī)院辦公室工作質(zhì)量與效率直接影響著醫(yī)院的整體水平。而辦公室的文秘自身綜合素質(zhì)是維持院辦良性運轉(zhuǎn)的主要因素，有效提升醫(yī)院辦公室工作者自身綜合素質(zhì)是提高院辦的工作效率與功能前提，以下就醫(yī)院辦公室工作的特點和職能及其在醫(yī)院管理中的作用進行探討。

1 醫(yī)院辦公室的特點

在日常生活中，醫(yī)院扮演著一個既特殊又重要的角色。雖然醫(yī)院不是專門以盈利為目的的機構(gòu)，但在履行救死扶傷職責(zé)和義務(wù)的同時又要確保能夠養(yǎng)活自己。雖然不是軍隊，卻有與軍隊一樣嚴(yán)格的編制。醫(yī)院是否能夠扮演好自己在社會中的角色，科學(xué)合理的醫(yī)院管理至關(guān)重要，而醫(yī)院辦公室作為醫(yī)院管理中重要的樞紐部門具有以下4大特點。

①綜合性。辦公室領(lǐng)導(dǎo)的工作涉及范圍廣泛，既包含政治經(jīng)濟，又具有實質(zhì)性的業(yè)務(wù)工作；在有政務(wù)處理的同時還有事務(wù)需要解決。因此，醫(yī)院辦公室管理工作具有極強的綜合性，這就要求醫(yī)院辦公室工作者必須具備良好的綜合能力素質(zhì)和職業(yè)道德素養(yǎng)。

②政策性。辦公室要履行協(xié)助各級層的領(lǐng)導(dǎo)和院長的重要職責(zé)，并貫徹和落實黨和國家的各項政策、方針、路線，因此具有政策性。

③服務(wù)性。辦公室主要是為本醫(yī)院各部門領(lǐng)導(dǎo)及院長服務(wù)，不能離開領(lǐng)導(dǎo)而單獨存在。此外，醫(yī)院辦公室工作者還要面對整個醫(yī)院所有的科室和部門，不僅要為院領(lǐng)導(dǎo)提供優(yōu)質(zhì)、有效的服務(wù)，更要為奮斗在臨床一線的員工做好服務(wù)工作。

④被動性。由于辦公室直接受上級領(lǐng)導(dǎo)，主要是為領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)，運轉(zhuǎn)也是圍繞領(lǐng)導(dǎo)進行的，工作內(nèi)容比較被動。而醫(yī)院辦公室工作應(yīng)在被動的工作中爭取主動性。例如，對例行的公式性、程序性的工作要提前做好準(zhǔn)備。對領(lǐng)導(dǎo)臨時交代的任務(wù)或其他非程序性工作，要不斷提高預(yù)見性，打有準(zhǔn)備的仗?？傊?，辦公室工作者要時刻做好準(zhǔn)備來應(yīng)對突發(fā)狀況。

2 醫(yī)院辦公室的職能

醫(yī)院辦公室的實際工作職能與文秘的工作職能較為相似，工作中要做好醫(yī)院各部門之間的協(xié)調(diào)，例如：要做好醫(yī)院人力資源協(xié)調(diào)、醫(yī)院內(nèi)部各部門各科室之間的溝通協(xié)調(diào)、對醫(yī)院的統(tǒng)籌進行協(xié)調(diào)規(guī)劃等。綜合性極強不僅具有行政職能、管理職能還具有服務(wù)職能。醫(yī)院辦公室工作人員要依據(jù)政府頒發(fā)的法令政策與上級部門的指令制定與本院相關(guān)的規(guī)章制度，同時要安排各部門員工進行全院性的會議并制作好會議計劃及會議記錄、協(xié)調(diào)醫(yī)院內(nèi)部各部門的工作、負(fù)責(zé)兄弟醫(yī)院與上級機關(guān)等外來的接待工作以及向上級部門匯報總結(jié)報告等工作。

3 醫(yī)院辦公室的作用

醫(yī)院管理是指管理者通過組織、籌劃、分配等環(huán)節(jié)的設(shè)計，對醫(yī)院的人力資源進行優(yōu)化配置，為確保醫(yī)院的迅速發(fā)展對醫(yī)院內(nèi)部的各部門工作進行協(xié)調(diào)規(guī)定，力求將醫(yī)院的資源配置達(dá)到最優(yōu)化的利用。隨著醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展，醫(yī)院的數(shù)量及規(guī)模越來越大，對于醫(yī)院的管理難度也相對變得更加復(fù)雜，醫(yī)院管理工作的難度也相應(yīng)增加。醫(yī)院辦公室作為綜合性的辦公機構(gòu)，自然在醫(yī)院管理中具有十分重要的作用和地位。主要表現(xiàn)在以下5個方面。

3.1 信息提供作用

隨著時代發(fā)展，醫(yī)療水平也逐漸提高，醫(yī)院工作的節(jié)奏也明顯加快，對醫(yī)院辦公室工作的要求也隨之提升。醫(yī)院辦公室應(yīng)及時掌握與了解醫(yī)院的各類信息，如果有些信息處理得不及時，處理方式不到位，就有可能影響到整個醫(yī)院的正常運轉(zhuǎn)。醫(yī)院辦公室想要做好信息傳遞工作，就必須明確自己的職能、定位好自己的角色、在工作時踏實積極、勇于創(chuàng)新，確保寶貴的信息資源發(fā)揮出其應(yīng)有的價值和作用。與此同時，辦公室要重視信息的收集和反饋，確保上情下達(dá)與下情上達(dá)緊密結(jié)合起來，以此促進上級主管部門與醫(yī)院之間、醫(yī)院各科室之間、醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)與職工之間進行有效的溝通。

3.2 助手作用

由于醫(yī)院辦公室工作是領(lǐng)導(dǎo)工作的一部分，要承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)工作中需要執(zhí)行的具體任務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)分憂解難，確保領(lǐng)導(dǎo)不陷入繁雜、瑣碎的工作中，而有更多的時間和精力思考和處理重大的問題，所以醫(yī)院辦公室承擔(dān)著助手的作用。辦公室工作要聽從領(lǐng)導(dǎo)的決策和安排，幫其收集并調(diào)查各種相關(guān)的信息資料，提前做好準(zhǔn)備工作，方便領(lǐng)導(dǎo)有效決策，同時協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好管理和實施等方面的準(zhǔn)備工作。

3.3 參謀作用

辦公室工作不僅要執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)的指示并落實其命令，還要為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策。比如：在醫(yī)院某一個項目需要落實之前，辦公室工作者要廣泛收集其資料，準(zhǔn)備好幾套方案交與領(lǐng)導(dǎo)進行審閱，最終選取出最合適的方案。同時醫(yī)院辦公室工作者還應(yīng)深入到基層關(guān)心和了解基層員工的意見和需求，可召集基層員工每月開展一次非正式的交流會議，會上大家可以提出自己的意見和建議?？梢詫τ卺t(yī)院的某項規(guī)章制度進行投訴或者表示自己不滿意的原因等，通過醫(yī)院辦公室將這些建議和意見進行歸納總結(jié)，反饋到上級部門，同時為其提供相應(yīng)的改進意見與方案，讓領(lǐng)導(dǎo)批閱，從而有效協(xié)調(diào)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)與基層員工之間的關(guān)系。另外，醫(yī)院辦公室在領(lǐng)導(dǎo)即將做出重大決策時，對醫(yī)院內(nèi)外部情況進行實地考察，綜合收集到的各種情況，為領(lǐng)導(dǎo)提供準(zhǔn)確有效的信息，保證計劃實施后要及時進行跟蹤記錄，確保發(fā)現(xiàn)問題及時調(diào)整，項目順利進行。

3.4 橋梁作用

醫(yī)院辦公室工作其實是依照領(lǐng)導(dǎo)的指示，落實領(lǐng)導(dǎo)的任務(wù)工作，比如該院院長接到某一上級部門下達(dá)的要求與任務(wù)，要求院長將其完成，院長接收到該任務(wù)時首先要對其進行規(guī)劃，規(guī)劃具體工作以后將指示下達(dá)到醫(yī)院辦公室，辦公室工作人員按照院長下達(dá)的指令開展相關(guān)工作，工作具體分工后通知醫(yī)院的相關(guān)人員或者其他部門安排落實。醫(yī)院辦公室工作的重要作用之一就是將上級領(lǐng)導(dǎo)的指示具體化，然后對相關(guān)的工作進行具體化的安排。另外，醫(yī)院辦公室還要收集其他部門的建議或意見，包括醫(yī)院其他部門對于醫(yī)院整體運作和管理的意見、對于醫(yī)院某一項目的意見和意見，也包括患者或者醫(yī)院工作者對于醫(yī)院的投訴與建議等，醫(yī)院辦公室要把這些意見進行收集歸納，反饋給領(lǐng)導(dǎo)，由領(lǐng)導(dǎo)進行決策。

3.5 協(xié)調(diào)作用

醫(yī)院辦公室還有一項重大的職能是協(xié)調(diào)，工作內(nèi)容包括:協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)和醫(yī)院基層員工之間的關(guān)系、協(xié)調(diào)醫(yī)患之間的關(guān)系、協(xié)調(diào)醫(yī)院內(nèi)部各部門之間的關(guān)系等，協(xié)調(diào)工作在醫(yī)院的運營及發(fā)展中起著至關(guān)重要的作用。在接收到領(lǐng)導(dǎo)的工作指示時要合理安排，若安排的不合理，易引起執(zhí)行部門或者其他部門的不滿，若不同的部門合作的同一項目出現(xiàn)工作摩擦?xí)r，醫(yī)院辦公室也要積極做好調(diào)解協(xié)調(diào)工作。另外，除了需要協(xié)調(diào)醫(yī)院內(nèi)部之間的關(guān)系，還要協(xié)調(diào)好醫(yī)患之間的關(guān)系。有很多醫(yī)院因為沒有正確合理地處理醫(yī)患之間的關(guān)系，受到社會大眾的譴責(zé)。因此，醫(yī)院辦公室應(yīng)積極主動收集患者及家屬的意見與建議，在醫(yī)院多處設(shè)立意見收集箱，患者對于醫(yī)院的不滿之處或者對服務(wù)態(tài)度不好的醫(yī)務(wù)工作人員都可以進行投訴。醫(yī)院辦公室工作者定時將意見箱的意見進行總結(jié)歸納，期間存在的問題盡量改進，協(xié)調(diào)好醫(yī)患之間的關(guān)系。

4 結(jié)語

隨著醫(yī)療改革的推進，醫(yī)院的發(fā)展理念需要不斷的創(chuàng)新和改變，醫(yī)院的管理需要更加完善并且順應(yīng)時代的發(fā)展。醫(yī)院辦公室作為醫(yī)院管理中重要的樞紐部門之一，在醫(yī)院的運營和發(fā)展中起著至關(guān)重要的作用，不僅要承擔(dān)溝通上下、聯(lián)系內(nèi)外的重要職責(zé)，更要做好協(xié)調(diào)左右、輔助參謀等工作，醫(yī)院辦公室工作質(zhì)量與效率的高低直接影響著醫(yī)院的整體水平。因此，醫(yī)院辦公室工作要密切圍繞醫(yī)院的整體利益和中心任務(wù)，辦公室工作人員要積極參與政務(wù)、落實并處理好事務(wù)、為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策、提高效率加快節(jié)奏，同時協(xié)調(diào)好各部門之間的關(guān)系，確保醫(yī)院穩(wěn)步快速發(fā)展。

[1]方寧文.淺談醫(yī)院辦公室工作在醫(yī)院管理中的作用[J].中國實用醫(yī)刊，2014，11（9）：13-15.

[2]王春梅.論醫(yī)院辦公室工作在醫(yī)院管理中的作用[J].中國實用醫(yī)刊，2015，1（23）：98-99.

[3]謝春梅.淺談醫(yī)院辦公室工作在醫(yī)院管理中的職能與作用[J].中醫(yī)臨床研究，2014，12（23）：18-19.

[4]魏瓊.淺談如何采用精細(xì)化管理提高醫(yī)院辦公室工作效率[J].今日健康,2014,13(5):354.

[5]陳潔.思想政治工作在醫(yī)院管理中的作用[J].環(huán)球市場信息導(dǎo)報（理論），2013（9）：54.

The Function of Hospital Office Work in Hospital Management

JIANG Wen-juan
The Third People's Hospital of Wujin District,Changzhou,Jiangshu Province,213000 China

The hospital office is extremely important in hospital management departments,undertake important responsibilities, work efficiency and quality of hospital office directly affects the overall level of hospital.This article starts from the comprehensive, policy,service,passive introduced in aspects of characteristics of the hospital office,and then introduced the intelligent hospital office,finally from the information provided,assistant,staff,bridge,coordinate the five aspects of the careful analysis of the function of hospital office work in hospital management,hospital office in hospital management provides reference.

Hospital office；Work；Hospital management

R197.32

A

1672-5654（2015）04（b）-0101-02

2015-01-15）