醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的實(shí)踐與思考

施文大，徐紅培，周金萍，戴春陽，田明祥

揚(yáng)州市第一人民醫(yī)院，江蘇揚(yáng)州225000

醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的實(shí)踐與思考

施文大，徐紅培，周金萍，戴春陽，田明祥

揚(yáng)州市第一人民醫(yī)院，江蘇揚(yáng)州225000

隨著公立醫(yī)院改革的不斷深入，醫(yī)院信息化建設(shè)的持續(xù)推進(jìn)，醫(yī)院對檔案信息的需求也日漸增大。在新常態(tài)下，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案規(guī)范化管理是醫(yī)院檔案部門所要面對的新任務(wù)、新課題。本文通過我院檔案規(guī)范化管理的具體實(shí)踐，并就進(jìn)一步強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理工作提出思考。

檔案管理；規(guī)范化信息化

醫(yī)院檔案，簡而言之就是指醫(yī)院醫(yī)院在從事科研、醫(yī)療、預(yù)防保健、教學(xué)、衛(wèi)生行政管理、藥品管理等活動中形成的具有保存和保管價(jià)值的各種記錄，一般以圖表、聲像、文字或其他不同形式存在，是一種歷史記錄。醫(yī)院檔案是醫(yī)院在工作中制定計(jì)劃、采取決策的重要依據(jù)，也是指導(dǎo)并協(xié)助醫(yī)院各項(xiàng)工作正常、有序運(yùn)行的參考資料[1]。當(dāng)前，隨著公立醫(yī)院改革的不斷深入，醫(yī)院管理工作也面臨著前所未有的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，醫(yī)院檔案管理工作如何能更好地為醫(yī)院服務(wù)、為社會服務(wù)，成為了當(dāng)前需迫切研究和解決的重大問題。

1 該院檔案管理的實(shí)踐與成效

該院是一所有50多年歷史的綜合性三級甲等醫(yī)院，設(shè)有東西兩個院區(qū)，開放床位1600張，病區(qū)38個，有17個省、市級重點(diǎn)?？?，年門診量近142萬人次，年出院病人近6萬人次。醫(yī)院在不斷發(fā)展和壯大的過程中，逐步累積了一系列圖表、音像、文字等檔案，它們作為醫(yī)院檔案的重要組成部分，一直承擔(dān)著該院厚重歷史見證人的角色[2]。就當(dāng)前而言，如何科學(xué)地管理此類檔案，逐漸實(shí)現(xiàn)檔案管理方面的信息化、科學(xué)化、規(guī)范化，以便為該院今后的發(fā)展提供極具有價(jià)值的檔案資源就顯得尤為重要[3]。為此，近年來醫(yī)院圍繞醫(yī)院檔案管理開展了一系列工作，并取得了一定的成效。

1.1 2008年前該院檔案工作狀況

1.1.1 認(rèn)識不足，重視程度不夠絕多數(shù)人認(rèn)為醫(yī)院的管理重點(diǎn)是提高醫(yī)療技術(shù)水平，工作重點(diǎn)是提升醫(yī)療質(zhì)量，為病患者提供更優(yōu)質(zhì)和更有效的服務(wù)，而檔案管理工作投資成本較大，卻不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，因此他們認(rèn)為在檔案管理工作上，不必專門花費(fèi)精力和財(cái)力，只要簡單保管就可以。

1.1.2 管理制度不健全，檔案資料零散該院缺乏相應(yīng)的、完善的歸檔管理制度，一些檔案和資料都隨意散見于各科室；由于沒有建立對檔案資料的搜集、管理、統(tǒng)計(jì)和鑒定機(jī)制，導(dǎo)致檔案不能及時、有效地匯總，檔案不夠完整。

1.1.3 檔案管理人員缺乏管理技能，專業(yè)知識滯后醫(yī)院檔案管理者多數(shù)為兼職工作者，他們無法將全部精力用于對檔案的管理之上，并且大多數(shù)檔案管理人員，在上崗前都沒有經(jīng)過專門的檔案管理知識培訓(xùn)，缺乏檔案管理知識和管理經(jīng)驗(yàn)，還缺乏搜集、整理、統(tǒng)計(jì)和鑒定檔案資料的意識。并且，在實(shí)際工作中對檔案管理員的培訓(xùn)和教育也相對較少，由此造成檔案管理員檔案專業(yè)知識落后、管理技能較低。

1.1.4 檔案工作管理職責(zé)不明，缺乏監(jiān)督機(jī)制醫(yī)院雖然制定了人員崗位職責(zé)和健全、完善的人員管理制度，但在檔案管理的制度、考核的標(biāo)準(zhǔn)、管理人員的職責(zé)方面涉及得較少。檔案管理工作未能及時、有效地納入科室目標(biāo)管理中?？浦魅问强剖业谝回?zé)任人，而平時他們的工作重心大都在人才培養(yǎng)訓(xùn)練和科室經(jīng)營管理上，對檔案資料的收集和整理沒有相當(dāng)?shù)恼J(rèn)識，經(jīng)常呈現(xiàn)隨意性，每當(dāng)各崗位輪換交班時也沒有對檔案方面的交接，其他部門也無人進(jìn)行檢查和督促，由此導(dǎo)致很多極具價(jià)值的檔案不斷丟失。

1.1.5 硬件設(shè)備和設(shè)施投入不足由于該院西區(qū)醫(yī)院尚未建成、東區(qū)醫(yī)院醫(yī)療用房十分緊缺，所以醫(yī)院檔案用房既狹小又緊張，甚至辦公室、檔案庫房、閱覽室常?；旌嫌谝惶?；檔案室硬件設(shè)施古舊，無法做到防蚊蟲、防高溫、防潮濕等要求，不利于檔案資料的保存；各科室沒有專門的地點(diǎn)儲藏檔案資料，隨意地就地堆放，更別提分類歸納和整理了，隨著時間的推移，這些原本有用的檔案成為了一堆廢紙而失去了利用價(jià)值。

1.2 該院檔案規(guī)范化管理的具體實(shí)踐

1.2.1 建立管理網(wǎng)絡(luò)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，不斷增強(qiáng)檔案管理意識2009年醫(yī)院設(shè)立了綜合檔案科，建立了檔案管理網(wǎng)絡(luò)，由一名副院長任分管領(lǐng)導(dǎo)，辦公室副主任兼任綜合檔案科科長，配備專職檔案員2人，兼職檔案員23人，并明確了各級各類人員崗位職責(zé)。2009年12月，醫(yī)院院長組織召開醫(yī)院檔案管理專題工作會議，進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)了檔案工作的重要性，希望醫(yī)院檔案管理人員要結(jié)合實(shí)際，積極探索醫(yī)院檔案的組織體系管理模式和運(yùn)行機(jī)制，處理好醫(yī)院檔案管理“統(tǒng)”與“分”的關(guān)系，并對全院各職能部門負(fù)責(zé)人提出了具體的目標(biāo)和要求，全院檔案管理意識在逐漸增強(qiáng)。

1.2.2 建立健全制度,落實(shí)責(zé)任,促進(jìn)檔案規(guī)范管理為加強(qiáng)檔案管理，綜合檔案科制定并陸續(xù)修訂完善了12個檔案管理工作制度，通過檔案制度的執(zhí)行，使檔案工作朝著規(guī)范化管理方向發(fā)展。針對多年來醫(yī)院檔案各處室各自存放、分散保管、隨意使用等情況，醫(yī)院提出檔案需集中管理，要求綜合檔案科專門負(fù)責(zé)全院檔案的管理工作。因此，綜合檔案科結(jié)合醫(yī)院實(shí)際，編寫了《歸檔文件保管期限表》《文件材料歸檔范圍》《檔案實(shí)體分類大綱》等多種規(guī)范性文件，統(tǒng)一了標(biāo)準(zhǔn)，并通過院內(nèi)網(wǎng)絡(luò)發(fā)至各處室，要求各處室平時按歸檔范圍做好文件材料的收集、整理工作，在規(guī)定的時間內(nèi)移交至綜合檔案科，使檔案管理基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)工作得到了進(jìn)一步規(guī)范。

1.2.3 加強(qiáng)學(xué)習(xí)，嚴(yán)格要求，提升檔案管理水平面對綜合檔案管理工作內(nèi)容新、范圍廣、任務(wù)重、責(zé)任大等挑戰(zhàn)，醫(yī)院選派檔案管理員參加各級各類檔案管理培訓(xùn)班學(xué)習(xí)。專職檔案員深入各處室對兼職檔案員進(jìn)行一對一的培訓(xùn)，協(xié)助兼職檔案員對形成的文書檔案進(jìn)行全面的重新整理、歸檔，拾遺補(bǔ)缺。綜合檔案科以檔案管理達(dá)省級目標(biāo)為標(biāo)準(zhǔn)開展工作。專職檔案員對各處室移交的檔案嚴(yán)格把關(guān)，對不符合要求的一律退回并提出整改意見，確保檔案質(zhì)量。同時，在文件材料形成時，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，認(rèn)真檢查發(fā)文的擬稿、核稿、簽發(fā)手續(xù)是否齊全，不符合規(guī)范不予編號；在檢查發(fā)文書寫質(zhì)量時，發(fā)現(xiàn)鉛筆、圓珠筆、純藍(lán)墨水書寫或修改稿及時退回；保證裝盒前裝訂整齊，印章清晰，保管期限劃分準(zhǔn)確，分類科學(xué)，組卷合理。對案卷的外觀、排列等從嚴(yán)要求，一步到位。綜合檔案科共整理形成自2002年以來的檔案12424卷（件)，其中人事檔案1404卷，文書檔案3571件，會計(jì)檔案4572件，成果檔案133件，科研檔案：64件，基建檔案1064件，設(shè)備檔案108件，聲像實(shí)物檔案1511件。

1.2.4 注重投入，完善設(shè)施，為檔案科學(xué)管理提供保障早在新的西區(qū)醫(yī)院建設(shè)之初，醫(yī)院就對檔案室的設(shè)置進(jìn)行了科學(xué)規(guī)劃，專門選擇較為安全的樓層作為檔案庫房所在地。西區(qū)醫(yī)院啟用之后，為實(shí)現(xiàn)檔案的集中統(tǒng)一管理，專門設(shè)立檔案用房，安排三間辦公室作為醫(yī)院檔案室，面積達(dá)150多平方米，實(shí)現(xiàn)了檔案室辦公、閱檔、庫房“三分開”。不僅能存放現(xiàn)有檔案，而且有五年的余量。為改善檔案室條件，醫(yī)院投入大量資金添置設(shè)備，使檔案庫房達(dá)到“七防”要求，基本做到防盜、防火、防潮、防高溫、防塵、防光、防蟲，有效地避免檔案霉變、蟲蛀、破損、褪色等現(xiàn)象的發(fā)生[4]。并且配備了掃描儀、計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、激光打印機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、中央空調(diào)、溫濕度計(jì)等設(shè)備，確保檔案存放安全，方便查閱和利用。按照檔案管理的要求，醫(yī)院購置省檔案局統(tǒng)一編制的檔案管理專用軟件系統(tǒng)，極大地改善和提高了該院的檔案管理水平，促進(jìn)了檔案管理的信息化和規(guī)范化建設(shè)。

1.3 該院檔案規(guī)范化管理取得的成效

管理檔案的目的最終還在于利用。近幾年來，該院檔案管理人員本著“為醫(yī)院業(yè)務(wù)服務(wù)、為部門服務(wù)、為社會服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)”的指導(dǎo)思想和原則，著眼更好地促進(jìn)醫(yī)院檔案的開發(fā)與利用，編制了案卷目錄、歸檔文件目錄、統(tǒng)計(jì)臺賬等共21種55冊檢索工具，在檢索工具方面，完善了全宗介紹、案卷目錄等檢索工具，并將文書、會計(jì)、成果、科研、基建、儀器設(shè)備、聲像實(shí)物等檔案目錄輸入計(jì)算機(jī)，提高了檢索效率。在匯編方面，編寫了《基礎(chǔ)數(shù)字匯編》《干部任免》《發(fā)文匯集》《組織機(jī)構(gòu)沿革》《大事記》等8種編研材料。綜合檔案室年均提供查閱檔案百余人次，如醫(yī)院東區(qū)醫(yī)院在改、擴(kuò)建工程，通過檔案查找到過去的氣象、地質(zhì)勘察、水文等資料，有效避免了重復(fù)勘測，不僅節(jié)省了大量的資金和人力物力資源，也為改建、擴(kuò)建工作的進(jìn)度爭取了時間。

2011年9月，江蘇省三星級標(biāo)準(zhǔn)檔案認(rèn)定組專家對醫(yī)院檔案工作進(jìn)行認(rèn)定驗(yàn)收。認(rèn)定組專家們一致認(rèn)為該院檔案工作領(lǐng)導(dǎo)重視，制度完善，網(wǎng)絡(luò)健全，檔案分類大綱、歸檔范圍、保管期限表合理；檔案質(zhì)量符合規(guī)范要求；檔案保管保護(hù)措施基本到位；檢索工具較多，能利用計(jì)算機(jī)輔助檢索管理檔案，統(tǒng)計(jì)臺帳齊全，編研材料能為醫(yī)院各項(xiàng)工作的開展提供了積極有效的服務(wù)。認(rèn)定組為該院檔案工作打出了96.5的測評高分，宣布該院檔案工作獲得《江蘇省機(jī)關(guān)團(tuán)體企業(yè)事業(yè)單位檔案工作規(guī)范》三星級標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)定。該院由此成為揚(yáng)州市直醫(yī)院第一家通過省三星級檔案管理標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)定的單位。目前，該院正以此為契機(jī)，進(jìn)一步提高檔案管理現(xiàn)代化、規(guī)范化管理水平，致力打造檔案管理示范樣板，以便更好地為醫(yī)院工作服務(wù)，努力創(chuàng)建江蘇省四星級檔案室。

2 對醫(yī)院檔案規(guī)范化管理工作的思考

2.1 醫(yī)院檔案管理中現(xiàn)存的不足和問題

近年來，醫(yī)院檔案室經(jīng)歷了從無到有、從無序到有序、從封閉式到開放式的巨大轉(zhuǎn)變，檔案管理工作得到了醫(yī)院各部門及上級領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可及贊許，但仍存在著以下兩方面問題：

2.2.1 檔案管理工作條理性、系統(tǒng)性不夠檔案管理?xiàng)l塊分割、多頭管理，如：病歷檔案由病案室保管，而體檢檔案、醫(yī)技檢查檔案則由各相應(yīng)業(yè)務(wù)科室管理，檔案的分類、編號、排列方法各不相同。

2.1.2 檔案管理的數(shù)字化、信息化程度不高目前人工收集、檢索檔案仍占較大比重，尚未建立起良好的數(shù)字檔案管理接收平臺，高科技在檔案管理中的作用尚未體現(xiàn)，無法實(shí)行實(shí)時的數(shù)據(jù)交換，不利于檔案的收集、整理和利用。

2.2 進(jìn)一步加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的思考

只有沖破思想觀念障礙，突破利益固化藩籬，堅(jiān)持與時俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新，才能開創(chuàng)檔案管理工作的新局面，也只有通過檔案的完整的記錄，才能將醫(yī)院精神文化傳承下去，不斷總結(jié)、積累、沉淀，才能形成豐富多彩的醫(yī)院文化[5]。目前，該院正不斷擴(kuò)大綜合檔案科的職能與業(yè)務(wù)范圍，努力破除醫(yī)院檔案多頭管理的格局；同時將檔案信息管理納入醫(yī)院信息化建設(shè)總體規(guī)劃進(jìn)行統(tǒng)籌安排，積極探索實(shí)行檔案、信息一體化管理，以便更好、更好效地發(fā)揮檔案資源在醫(yī)院發(fā)展和改革中的重要作用。

①拓寬綜合檔案科的職能與業(yè)務(wù)范圍，讓檔案工作歸口管理，努力實(shí)現(xiàn)“一家管理，大家受益”的局面。對暫時不具備歸口條件的部門，要規(guī)范其檔案管理辦法，保證檔案管理工作的連貫性和整體性，并努力實(shí)現(xiàn)各部門間檔案的適度共享。要形成有效的檔案管理會議制度，以便快速、及時發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的缺點(diǎn)和問題并得以妥善解決。

②采用現(xiàn)代信息技術(shù)方法，對已有的紙質(zhì)檔案采取的方式是進(jìn)行電子歸類和整理，并將某些重要的檔案進(jìn)行掃描，以便于存檔，對其他收集和鑒定后的檔案，通過電子分類的形式對其一一進(jìn)行編碼，方便及時查找和定時更新。加強(qiáng)檔案信息化和規(guī)范化人才隊(duì)伍的培養(yǎng)和建設(shè)，致力培養(yǎng)符合現(xiàn)代化檔案管理工作要求的多方位型人才。建立檔案管理系統(tǒng)、檔案采集系統(tǒng)以及網(wǎng)上查閱系統(tǒng)，在確保文件無害和安全的基礎(chǔ)上，對檔案信息進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)和數(shù)字化管理，以此不斷促進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程。

[1]董新剛.醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題及對策[J].中國繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育，2015(1)：33-35.

[2][3]王嘉喜，王瑩.論醫(yī)院檔案管理存在的問題及對策[J].中國醫(yī)學(xué)創(chuàng)新，2011(17):109-111.

[4]金先婕.淺談企業(yè)設(shè)備檔案工作科學(xué)管理法.大觀周刊[J].201(37)：106.

[5]王敏.淺談醫(yī)院檔案管理工作與醫(yī)院文化建設(shè).華人時刊[J].2014(4): 16-18.

Practice and Thinking hospital standardized management of archives

SHI Wen-da，XU Hong-pei，ZHOU Jin-ping，DAI Chun-yang TIAN Ming-xiang
Yangzhou City People's Hospital，Jiangsu Yabgzhou，225000 China

With the deepening of the reform of public hospitals,continue to promote the construction of hospital information,the hospital is also demand for an increasing archival information.In the new normal,implement standardized management of hospital records is a new mission hospital records departments have to face a new topic.Through practice standardized management of our hospital archives,and by thinking on further strengthen the management of the hospital archives.

File managment；Standardzation infomation

R7

A

1672-5654（2015）04（b）-0073-02

2015-01-04）

施文大（1987.5-），男，江蘇鹽城人，研究實(shí)習(xí)員，2010畢業(yè)于南京醫(yī)科大學(xué)，衛(wèi)生管理專業(yè)。

田明祥（1960.5-），男，江蘇江都人，研究員職稱醫(yī)院管理碩士學(xué)位。