醫(yī)院檔案管理與檔案升級(jí)工作策略探析

趙莉娟

臨滄市人民醫(yī)院，云南臨滄 677000

醫(yī)院的檔案管理及升級(jí)對(duì)于醫(yī)院的運(yùn)行和發(fā)展至關(guān)重要，它指的是院方所有活動(dòng)過(guò)程中積累起來(lái)的具體材料，其中包括人事檔案、醫(yī)療技術(shù)、行政管理、財(cái)務(wù)收支、設(shè)備引進(jìn)等各項(xiàng)復(fù)雜工作的記錄。其運(yùn)行和發(fā)展的狀況直接影響著醫(yī)院的規(guī)范化管理，對(duì)形成重要文獻(xiàn)和研究資料具有重大價(jià)值。隨著我國(guó)醫(yī)院檔案管理要求的不斷提升，管理模式與升級(jí)速度也越來(lái)越受到上級(jí)的重視[1]。但就目前形勢(shì)而言，許多醫(yī)院甚至三甲級(jí)醫(yī)院都存在許多檔案管理升級(jí)不當(dāng)?shù)默F(xiàn)象，使之無(wú)法適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展需求。因此，提高醫(yī)院整體的檔案管理水平，適時(shí)進(jìn)行改進(jìn)升級(jí)，有利于院方管理工作的順利展開(kāi)，也有利于各部門工作的優(yōu)化與完善。

1 醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀

雖然醫(yī)院對(duì)于檔案管理和升級(jí)工作都給予高度重視，但管理的綜合水平卻參差不齊，有些地區(qū)更顯得比較落后。這主要是由于檔案管理工作的一些問(wèn)題尚未妥善處理，將這些問(wèn)題集中起來(lái)，不難發(fā)現(xiàn)，大致包括以下3個(gè)方面。

1.1 醫(yī)院檔案管理體系不健全

目前，我國(guó)檔案管理體系是與其他信息分開(kāi)管理的模式，醫(yī)院檔案通常歸綜合檔案室管理，并對(duì)其進(jìn)行必要的監(jiān)督和檢驗(yàn)。而信息科只負(fù)責(zé)院方書(shū)籍、設(shè)備和計(jì)算機(jī)的管理，二者并沒(méi)有進(jìn)行統(tǒng)一管理，而是獨(dú)立行使各自職權(quán)，這種不協(xié)調(diào)的工作模式為醫(yī)院檔案的收集、整理和保管帶來(lái)了較大難度，在一定程度上造成了人物力資源的浪費(fèi)和消耗，嚴(yán)重制約著醫(yī)院檔案管理的水平和升級(jí)的進(jìn)程[2]。此外，許多醫(yī)院檔案管理過(guò)程中，現(xiàn)代化管理手段的運(yùn)用較少。檔案收集基本上都是通過(guò)手工檢索的方式，不僅效率低浪費(fèi)時(shí)間，而且信息量小，對(duì)檔案的收集和開(kāi)發(fā)都造成了一定程度的阻礙。因此，積極探索醫(yī)院檔案管理的體系顯得尤為重要，以徹底杜絕無(wú)人監(jiān)管、沒(méi)有考核、不受制約的情況發(fā)生。

1.2 檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不合格

近年來(lái)，醫(yī)院檔案管理的重視程度和事業(yè)規(guī)模不斷提升，不僅管理內(nèi)容日漸豐富，數(shù)量和載體也變得多樣化、復(fù)雜化，因此對(duì)醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)提出了較高要求。在醫(yī)院的人才建設(shè)和培養(yǎng)過(guò)程中，往往對(duì)醫(yī)務(wù)水平和技術(shù)的重視程度較高，而對(duì)檔案管理人員并沒(méi)有提出嚴(yán)格的計(jì)劃和要求，檔案管理是一項(xiàng)較為枯燥的工作，許多工作人員認(rèn)為在此崗位上并沒(méi)有多大的發(fā)展前景和晉升機(jī)會(huì)，所以負(fù)責(zé)管理檔案的通常都是一些實(shí)習(xí)生或者是臨時(shí)工，在編的職員并不愿意留在這個(gè)崗位。從這些人員的專業(yè)技能、工作經(jīng)驗(yàn)方面差別很大，由此可見(jiàn)，要提高檔案管理效率，要從檔案管理工作隊(duì)伍抓起，并進(jìn)行有針對(duì)性的培訓(xùn)[3]。就目前形勢(shì)而言，大多數(shù)檔案管理人員的業(yè)務(wù)僅停留在傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)的階段，無(wú)論在管理水平還是思想觀念上都已被時(shí)代淘汰，缺少創(chuàng)新意識(shí)和進(jìn)步動(dòng)力。

1.3 檔案沒(méi)有充分發(fā)揮其應(yīng)用價(jià)值的空間

醫(yī)院檔案能夠真實(shí)地反映和記錄各項(xiàng)信息，尤其在醫(yī)院建設(shè)和學(xué)術(shù)進(jìn)步方面發(fā)揮重大作用，需要編研工作人員向使用者提供多層次、全方面的信息。但事實(shí)上，檔案管理工作往往形同虛設(shè)，很少會(huì)有人通過(guò)查閱檔案來(lái)獲取可靠信息資源，因此，檔案未被進(jìn)一步的開(kāi)發(fā)和利用，許多有價(jià)值的寶貴資源被浪費(fèi)了。

2 提高醫(yī)院檔案管理工作水平的具體策略

2.1 健全醫(yī)院檔案管理制度，實(shí)行規(guī)范化管理模式

第一，院方領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)起到表率作用，提高對(duì)檔案管理與升級(jí)的重視程度，將其列入領(lǐng)導(dǎo)的工作議事日程中來(lái)，建議安排一位領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)理檔案管理方面的業(yè)務(wù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問(wèn)題。第二，不斷提高綜合檔案室硬件設(shè)施建設(shè)，為其配備必要設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、防磁柜、干燥機(jī)、密集架等，確保檔案管理的有序進(jìn)行。第三，健全檔案管理模式，確保檔案升級(jí)的規(guī)范化。要建立高質(zhì)量管理模式，使升級(jí)質(zhì)量顯著提高，從而提高檔案升級(jí)含金量。從檔案收集到分類，從整理到排序，每一個(gè)細(xì)節(jié)都有嚴(yán)格把關(guān)，全面維護(hù)檔案的完整與安全，以便其為醫(yī)院的各部門進(jìn)行全面服務(wù)。有些醫(yī)院建立了云檔案管理體系，其中包括人事休假管理、醫(yī)療流程系統(tǒng)、資產(chǎn)管理、考勤報(bào)表、處方單等內(nèi)容，并用條形碼代替了原來(lái)的檔案號(hào)，既方便又快捷，對(duì)檔案的整理、運(yùn)用、鑒定和保管起到積極作用。同時(shí)，要對(duì)歸檔嚴(yán)格控制，若是不符合歸檔要求，堅(jiān)決不予歸檔并及時(shí)整改，著重做好收集、檢索和編研工作，以便所需之時(shí)提供完整的材料信息。還要在此基礎(chǔ)上，檢查歸檔文件有無(wú)破損缺頁(yè)等情況，采用相關(guān)管理軟件進(jìn)行系統(tǒng)的錄入、打印和案卷工作等[4]。此外，檔案管理要以系統(tǒng)化發(fā)展為平臺(tái)，創(chuàng)新檔案管理工作模式。檔案的真實(shí)性直接影響了醫(yī)院的聲譽(yù)和形象，檔案的內(nèi)容關(guān)系到其利用的價(jià)值和效果，因此，醫(yī)院需要投入財(cái)力和物力重新審視檔案管理模式，以系統(tǒng)化為目標(biāo)，設(shè)立專門的機(jī)構(gòu)，為其配備由專職及兼職人員組成的檔案隊(duì)伍，從根本上克服檔案分散管理的弊端，使各項(xiàng)信息在檔案中得到有效覆蓋。

2.2 加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)

檔案管理人員的素質(zhì)對(duì)工作效率和醫(yī)務(wù)事業(yè)的發(fā)展都起著決定性作用。隨著我國(guó)對(duì)信息關(guān)注度的顯著提升，檔案作為信息的載體，其重要地位更加突出。因此，管理人員要積極轉(zhuǎn)變工作思想和角色的定位，使醫(yī)院檔案充分發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。首先，檔案管理者要具備良好的職業(yè)道德，其工作性質(zhì)屬于服務(wù)性，要求工作人員無(wú)私奉獻(xiàn)，可能因各種因素的制約并不能受到很多人的重視和關(guān)注，因此，工作人員要有較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)，淡泊名利，恪守職責(zé)。檔案管理又起到連接資料和使用者的紐帶作用，這就需要工作人員具有高度的責(zé)任感和使命感，全身心的投入到醫(yī)院檔案管理工作中來(lái)。院方要積極展開(kāi)對(duì)檔案管理人員的思想政治培訓(xùn)，使其愛(ài)崗敬業(yè)，遵紀(jì)守法，也可以定期展開(kāi)檔案管理學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，讓廣大員工意識(shí)到檔案管理的重要性并進(jìn)一步了解其發(fā)展趨勢(shì)。其次，檔案管理人員要具備創(chuàng)新精神。只有從傳統(tǒng)的管理模式中解放出來(lái)，才能突破對(duì)原有規(guī)則和思維的局限，使醫(yī)院自身在發(fā)展中獲得更多的競(jìng)爭(zhēng)力。新的形勢(shì)要求檔案管理者全面掌握檔案管理的綜合技能，不僅要將自己培養(yǎng)成一專多能的復(fù)合型人才，還要時(shí)常更新自己的知識(shí)庫(kù)，達(dá)到知識(shí)與環(huán)境的動(dòng)態(tài)適應(yīng)。作為醫(yī)務(wù)建設(shè)的輔助部門，檔案管理人員也要時(shí)刻樹(shù)立信息創(chuàng)造價(jià)值的思想觀念，憑借自身的經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)儲(chǔ)備指導(dǎo)實(shí)踐工作，從而應(yīng)對(duì)新問(wèn)題，抓住新機(jī)遇。在專業(yè)技能的培養(yǎng)中，要針對(duì)檔案的收集、整理、數(shù)據(jù)編輯等進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，并深入拓展相關(guān)的知識(shí)領(lǐng)域，如自然科學(xué)和社會(huì)科學(xué)，使其在檔案檢索和統(tǒng)計(jì)方面進(jìn)展的游刃有余。院方加強(qiáng)現(xiàn)有職工的在職教育和培訓(xùn)十分必要，值得注意的是，培訓(xùn)要有針對(duì)性和高效性，根據(jù)他們的資歷和經(jīng)驗(yàn)，為其提供便捷化的再教育工作。

3 提高醫(yī)院檔案升級(jí)工作的具體策略

在長(zhǎng)期的學(xué)習(xí)和宣傳過(guò)程中，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和員工能夠清晰了解檔案管理工作的重要性，也能認(rèn)清檔案管理與自身發(fā)展的密切關(guān)系，這對(duì)檔案升級(jí)工作起到了良好的推動(dòng)作用，也為今后可持續(xù)開(kāi)展升級(jí)工作奠定了基礎(chǔ)。下面，就以下3點(diǎn)為提高醫(yī)院檔案升級(jí)工作提出建議。

3.1 醫(yī)院檔案升級(jí)要有求真務(wù)實(shí)精神

檔案升級(jí)不能只顧眼前利益和短期利益，忽視升級(jí)質(zhì)量，從而影響升級(jí)效果。在此過(guò)程中應(yīng)穩(wěn)扎穩(wěn)打，夯實(shí)每一個(gè)腳步，踏實(shí)完成每一步工作。這要求工作人員要有較高的職業(yè)道德和專業(yè)素質(zhì)，保障各類檔案的科學(xué)整理和升級(jí)，從而更好地服務(wù)于整體工作。此外，嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度也是必不可少的。要想整體提高檔案質(zhì)量，就務(wù)必嚴(yán)把歸檔關(guān)口，確保各類檔案科學(xué)整理和安全保管。

3.2 醫(yī)院檔案升級(jí)要有正確方法

醫(yī)院檔案升級(jí)要本著“各負(fù)其責(zé)，分工合作”的原則，根據(jù)個(gè)人專業(yè)領(lǐng)域的不同把各類檔案材料的日常管理仔細(xì)劃分，將責(zé)任具體落實(shí)到每一位工作人員身上，實(shí)行責(zé)任制。檔案工作務(wù)必量化到日常工作的細(xì)則中，確保質(zhì)量和效率。同時(shí)，要注重制度在具體工作中的落實(shí)情況，使檔案工作有章可循，有法可依。為了提高檔案升級(jí)的自覺(jué)性，院方可將其歸入職能科室目標(biāo)考核系統(tǒng)，定期檢查升級(jí)目標(biāo)的完成情況，與每月的績(jī)效掛鉤，可以從根本上提高檔案的歸檔率、完整率和準(zhǔn)確率。此外，醫(yī)院要加大資金投入力度，保障數(shù)據(jù)化檔案存儲(chǔ)所需的硬件設(shè)施的完善和質(zhì)量，可以通過(guò)科研立項(xiàng)的方式，不斷提升工作人員自身的信息素養(yǎng)。還有的醫(yī)院建立了檔案人事管理平臺(tái)，其中包括人事流程體系、資產(chǎn)管理體系、考勤體系等，這對(duì)提升檔案管理和升級(jí)的質(zhì)量和效率具有劃時(shí)代的意義。

3.3 醫(yī)院檔案升級(jí)要加快現(xiàn)代化建設(shè)步伐

首先，檔案工作者要熟練掌握計(jì)算機(jī)應(yīng)用基本技能。隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，檔案管理的現(xiàn)代化趨勢(shì)已勢(shì)不可擋，因此，引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備輔助檔案升級(jí)勢(shì)在必行。這要求工作人員與時(shí)俱進(jìn)，對(duì)計(jì)算機(jī)的軟件應(yīng)用、基本操作技能熟練掌握，以便順利進(jìn)行檔案檢索、分類、編號(hào)和統(tǒng)計(jì)工作等，做到升級(jí)工作的準(zhǔn)確、快捷、便利。還要掌握數(shù)據(jù)分析技能，能夠及時(shí)提供他人所需的檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案與醫(yī)院管理的良性互動(dòng)。其次，要加強(qiáng)醫(yī)院檔案的信息化管理。為了適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需求，各大醫(yī)院紛紛開(kāi)啟了檔案數(shù)字化升級(jí)工作，將綜合檔案室藏有的檔案按條目輸入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，便于原文檢索，這一方法也成為現(xiàn)今醫(yī)院管理信息化的有力支撐。

4 檔案管理和升級(jí)工作在醫(yī)院中的重要意義

作為一種重要的信息資源，醫(yī)院檔案是各種文字、圖表及其材料的載體和歷史記錄，它不僅關(guān)系到與醫(yī)療相關(guān)的科研、診治、實(shí)踐等記錄，還涉及學(xué)術(shù)研究和技術(shù)進(jìn)步，對(duì)推動(dòng)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展具有重要參考價(jià)值。但我國(guó)目前多數(shù)醫(yī)院都沿用傳統(tǒng)管理模式，其工作思路、體系、模式較為落后，已影響到整體工作的開(kāi)展。由此可見(jiàn)，醫(yī)院檔案管理升級(jí)工作也要與時(shí)俱進(jìn)，用全新的觀念和思想完善本職工作。只有這樣，才能促進(jìn)醫(yī)療事業(yè)的順利發(fā)展。下面，就以下幾點(diǎn)探討檔案管理和升級(jí)工作在醫(yī)院中重要意義。

4.1 有利于保護(hù)珍貴的檔案原件

采用合理的檔案管理模式，能夠?qū)n案材料信息化處理，不僅能有效保護(hù)檔案原件，還能防止因過(guò)多借用、使用造成的原件損壞，大大降低了材料丟失和破壞的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，信息化的管理模式改善了工作條件，系統(tǒng)的升級(jí)也能及時(shí)提高工作效率。

4.2 有利于提高醫(yī)院工作效率

采用電子歸檔的檔案管理模式，能夠?yàn)槭褂谜咛峁┛旖荼憷男畔⒉牧蠙z索服務(wù)，適用于各個(gè)部門和醫(yī)療室的瀏覽使用，使材料更加直觀的呈現(xiàn)，從而大大提高工作效率。此外，還能節(jié)省大量的存儲(chǔ)空間，在保證檔案?jìng)浞莸耐瑫r(shí)，做到有備無(wú)患。

4.3 有利于為科研和治療提供參考價(jià)值

作為醫(yī)院信息資源的載體，檔案具有多種形式，包括紙質(zhì)檔案、實(shí)物檔案和電子檔案，都是當(dāng)今檔案存儲(chǔ)的媒介。由于醫(yī)院的工作性質(zhì)比較特殊，直接關(guān)系到人民的生命安全和健康，因此那些與醫(yī)療相關(guān)的科研與實(shí)踐在醫(yī)院發(fā)展中顯得尤為重要。涉及人事調(diào)動(dòng)、醫(yī)療實(shí)踐和基礎(chǔ)建設(shè)的檔案與醫(yī)院發(fā)展息息相關(guān)，這些都是醫(yī)院學(xué)術(shù)和技術(shù)進(jìn)步的重要經(jīng)驗(yàn)，對(duì)推動(dòng)醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展起到一定的推動(dòng)作用。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，醫(yī)院檔案管理在整個(gè)醫(yī)院的運(yùn)行體系中占有重要地位，其管理和升級(jí)工作的進(jìn)展直接影響到醫(yī)院的工作效率和事業(yè)發(fā)展，因此院方應(yīng)積極采取有效措施提高檔案管理和升級(jí)的有效性，改變陳舊的管理模式，培養(yǎng)現(xiàn)代化檔案管理人才，本著求真務(wù)實(shí)的精神，腳踏實(shí)地地做好檔案管理和升級(jí)工作。

[1]黃鋒，陳劍銘．醫(yī)院病案管理工作現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢(shì)探討[J]．中華醫(yī)院管理雜志，2013（3）：192-194.

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[3]鄒湘蓉．醫(yī)院病案管理中三級(jí)質(zhì)量控制的應(yīng)用[J]．中國(guó)美容醫(yī)學(xué)，2012，21（12）：888.

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