適應(yīng)新醫(yī)改形勢下的醫(yī)院檔案管理改進(jìn)方案探討

王志超

山東省菏澤市第三人民醫(yī)院醫(yī)保辦，山東菏澤 274000

近年來新醫(yī)改針對醫(yī)療衛(wèi)生體制所存在的問題提出了相應(yīng)的改革意見。改革的根本目的在于解決群眾在接受醫(yī)療過程中所遇到的普遍問題，從眼前入手，努力解決群眾“看病難”的問題，并希望醫(yī)改的長期實(shí)行最終能夠?yàn)槿罕娞峁┌踩?、有效、方便、價(jià)廉的醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)[1]。為人民群眾服務(wù)責(zé)任重大，責(zé)任驅(qū)使，醫(yī)療機(jī)構(gòu)需要從多種方面入手，發(fā)現(xiàn)并解決醫(yī)院存在的及潛在的管理隱患。

作為醫(yī)療水平發(fā)展過程及醫(yī)療過程的記錄載體，回顧總結(jié)醫(yī)療過程提高醫(yī)療水平的寶貴財(cái)富，醫(yī)院檔案管理制度改進(jìn)方法的制定與實(shí)施是對醫(yī)學(xué)科學(xué)的負(fù)責(zé)，使醫(yī)療水平在總結(jié)與思考中提高，更是對患者的負(fù)責(zé)[2]。面對基礎(chǔ)的檔案管理工作幾乎被忽略的現(xiàn)狀，從管理制度、管理團(tuán)隊(duì)、懲罰標(biāo)準(zhǔn)、管理方法的改革等方面入手，將現(xiàn)有的物質(zhì)、人力資源充分利用，融入電子管理系統(tǒng)、新的醫(yī)療理念等因素，對醫(yī)院檔案管理制度的改進(jìn)進(jìn)行了探討。新元素的融入，新路徑的探索為檔案管理的嚴(yán)謹(jǐn)性、完整性及系統(tǒng)性的提高提供了條件。

1 醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀存在的分析

1.1 意識薄弱，態(tài)度不積極

不能夠準(zhǔn)確定位醫(yī)院檔案管理工作的意義，給予的重視程度不足是目前檔案管理工作停滯不前的主要原因[3]。究其原因，醫(yī)院檔案管理工作與醫(yī)院的治療工作不同，前者不能夠?yàn)獒t(yī)院帶來直接的利益、名譽(yù)等，更多的是在幕后充當(dāng)著促進(jìn)醫(yī)院醫(yī)療水平的發(fā)展、記錄醫(yī)院日常情況的工具。相對于將更多的注意力放到長期才能見效的檔案管理的發(fā)展中，將物質(zhì)及資源直接應(yīng)用到臨床技能的培訓(xùn)與應(yīng)用中似乎能得到更多人的呼應(yīng)。

1.2 懈怠管理，制度不完整

由于對醫(yī)院檔案管理的重視程度普遍較低，醫(yī)院不能夠定期修正管理制度，甚至沒有一個完整的管理制度。不完善的制度為日常的檔案管理工作帶來了多方面的阻礙，如材料收集不完全，檔案整理不及時，經(jīng)驗(yàn)總結(jié)不出來，心得、意見無法交流等。對醫(yī)療工作的定期總結(jié)，醫(yī)療水平的階段性提高造成了影響。出現(xiàn)信息收集率和利用度降低的現(xiàn)象，使檔案管理的意義不能夠充分發(fā)揮，浪費(fèi)了信息資源[4]。長期的管理與整理過程脫節(jié)，使工作重點(diǎn)與時代的發(fā)展也逐漸脫節(jié)，得不到更新的醫(yī)療觀念與群眾需求之間的差距也將逐漸拉大，由此帶來的結(jié)果將與新醫(yī)改意見背道而馳。

1.3 管理人員素質(zhì)各異，專業(yè)度不高

管理人員工作能力的強(qiáng)弱不等，素質(zhì)高低不一也與對檔案管理的認(rèn)識不足密切相關(guān)。多數(shù)人員為非專業(yè)人員，專業(yè)人員的工作積極性會受到一定影響，身兼數(shù)職的非專職人員的工作效率也將受到影響[5]。這樣的人員結(jié)構(gòu)應(yīng)用于檔案管理中實(shí)在是難以保證高效率的工作。人員對檔案管理相關(guān)法規(guī)的不熟悉、對檔案管理根本職責(zé)的未透徹理解，使檔案管理工作難以保證其合理性甚至合法性。

1.4 設(shè)備不良，管理模式落后

由于管理團(tuán)隊(duì)專業(yè)性的缺乏，一些管理人員由于工作任務(wù)重而不能夠?qū)⒆銐虻木械綑n案管理工作中導(dǎo)致，檔案管理模式難以得到突破。常規(guī)的檔案保存受到時間和空間的限制，為檔案的查找和存放工作帶來了困難。因存放空間不足而不能夠繼續(xù)存放的資料，其所包含的信息財(cái)富也將永久地被移除。定期整理時，由于過多的檔案量，對人力資源的要求也極高，且存在一定的失誤發(fā)生率。不能夠?qū)⑦M(jìn)步的科學(xué)技術(shù)應(yīng)用于檔案的管理中也是需要給予關(guān)注的問題之一。

2 針對問題做出的改進(jìn)措施

2.1 努力完善管理制度，強(qiáng)化管理模式

改善醫(yī)院檔案的管理，首先需要對新醫(yī)改的中心思想進(jìn)行學(xué)習(xí)和了解。將檔案管理制度的制定原則與新醫(yī)改的指導(dǎo)思想、基本原則和總體目標(biāo)保持同步。發(fā)揚(yáng)以人為本的原則，將人民的利益放在第一位，結(jié)合我國國情及醫(yī)療行業(yè)行情，努力發(fā)展中國特色的醫(yī)療衛(wèi)生體制[6]。綜合新醫(yī)改的要求，檔案管理制度的改革也應(yīng)以發(fā)現(xiàn)問題，探討方案，解決問題的步驟給予全程的計(jì)劃。首先組成具有足夠?qū)I(yè)性的檔案管理團(tuán)隊(duì)，各團(tuán)隊(duì)人員在工作中各司其職，分配的工作任務(wù)應(yīng)涵蓋檔案管理工作中的方方面面。工作內(nèi)容則通過討論得到總結(jié)，從檔案收集到分類、儲存、整理到學(xué)習(xí)總結(jié)，制定一個流程作為規(guī)范。任何事情的成功都需要一個目標(biāo)，驅(qū)使人們向著這個目標(biāo)而努力?？梢詾檎w制定工作目標(biāo)，如成功維修醫(yī)療儀器的概率，也可以依據(jù)各人工作能力的差異，為每個人制定不同的工作目標(biāo)。將檔案管理的主動權(quán)掌握回檔案管理小組的手中，而不是各個流程的負(fù)責(zé)部門都分隔開。用統(tǒng)一的規(guī)范，統(tǒng)一的管理原則，促進(jìn)檔案管理工作向規(guī)范的方向發(fā)展，提高檔案管理工作進(jìn)行的效率。

2.2 加強(qiáng)管理人員培訓(xùn)，提高管理專業(yè)性

想要擁有一個高工作效率的工作團(tuán)隊(duì)，就要保證這個團(tuán)隊(duì)的專業(yè)性。故對檔案管理小組人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)是檔案管理改進(jìn)道路上不可或缺的一部分。組織小組人員學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理的基本規(guī)章制度，一定階段的學(xué)習(xí)后可以通過階段性的考核來檢驗(yàn)受試者是否具備成為專業(yè)檔案管理人員的資格。嚴(yán)格的學(xué)習(xí)與考核制度，使醫(yī)院檔案管理小組成員的整體專業(yè)水平提高，有利于團(tuán)隊(duì)內(nèi)部的協(xié)調(diào)與合作。團(tuán)隊(duì)的默契配合能夠不斷產(chǎn)生新穎的想法，從本質(zhì)工作效率的提高到后續(xù)影響到醫(yī)院整體醫(yī)療水平的提高、醫(yī)院的醫(yī)療環(huán)境建設(shè)及醫(yī)療特色的發(fā)揮均能夠起到積極的作用。

2.3 設(shè)定獎懲制度，調(diào)動工作積極性

除了完善的管理制度和高效的工作團(tuán)隊(duì)，高漲的工作積極性在工作的順利進(jìn)行中必不可少。根據(jù)個人目標(biāo)的到達(dá)與否，團(tuán)隊(duì)目標(biāo)的達(dá)到與否給予適當(dāng)?shù)莫剟詈蛻土P，能夠調(diào)動團(tuán)隊(duì)工作的積極性，對團(tuán)隊(duì)的協(xié)作能力培養(yǎng)也能夠起到積極的作用。團(tuán)隊(duì)意識的增強(qiáng)有利于信息的流通，有助于每位成員對工作現(xiàn)狀的了解。

2.4 加強(qiáng)檔案規(guī)范性，將現(xiàn)代因素融入檔案管理

制定統(tǒng)一的書寫格式，并嚴(yán)格進(jìn)行檢查，如有不符合要求的必須改正。這對檔案的納入和查找能否高效進(jìn)行起著關(guān)鍵性的作用，是對患者的負(fù)責(zé)也是對醫(yī)院的負(fù)責(zé)。此外，現(xiàn)代科技迅速發(fā)展，電子檔案也逐漸融入到了醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)的日常工作當(dāng)中[7]。在電子檔案的使用過程中，需要通過系統(tǒng)安全保障保證系統(tǒng)的保密性，不得使資料落入濫用之人手中。定期進(jìn)行備份也是需要注意的工作，電子檔案在應(yīng)用方面的簡便性、多樣性使檔案的整理工作輕松了不少。但需注意納入時的準(zhǔn)確性并隨時關(guān)注軟件的更新情況，做到真正的與時俱進(jìn)。

2.5 提高檔案的利用率

檔案整理的最終目的在于發(fā)揮其信息中所包含的內(nèi)容。故在整理檔案的過程中，工作人員需要盡可能以便于利用的原則對檔案進(jìn)行分類整理[8]。定期的檔案匯總，按照科室或研究領(lǐng)域進(jìn)行簡單的匯總，將最新發(fā)現(xiàn)的具有實(shí)用價(jià)值的內(nèi)容呈現(xiàn)給一線醫(yī)療工作人員，為使用者提供更多的信息。另外要善于從整理結(jié)果中發(fā)現(xiàn)問題，并解決問題。

3 結(jié)語

綜上，醫(yī)院檔案的管理對醫(yī)院各方面水平的提高均能夠起到積極的作用，作為醫(yī)療工作人員，應(yīng)發(fā)現(xiàn)其潛在的作用。以科學(xué)、創(chuàng)新的管理原則發(fā)現(xiàn)并努力解決出現(xiàn)于醫(yī)院檔案管理中的問題。

[1]曾永輝.新形勢下醫(yī)院檔案管理工作的新思路探究[J].中國當(dāng)代醫(yī)藥，2013,20（11）:143-144.

[2]楊慧莉.新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)方法探究[J].當(dāng)代醫(yī)學(xué)，2013,19（10）：26-27.

[3]糜瑛.淺析醫(yī)院檔案管理[J].中國現(xiàn)代醫(yī)生，2011,49（20）：136-137.

[4]黃桂敏.新醫(yī)改時期醫(yī)院綜合檔案管理工作的思考[J].中國醫(yī)藥指南，2013,11（16）：781.

[5]何姝婧.新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理中存在的問題及改進(jìn)策略[J].中國醫(yī)藥科學(xué)，2012,2（15）：163-164.

[6]劉良鳳.簡析醫(yī)院檔案管理中存在的問題與對策[J].中醫(yī)藥管理雜志，2013,21（2）：203.

[7]王莉紅.淺談醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題及對策[J].基層醫(yī)學(xué)論壇，2011（15）：560-561.

[8]胡慶宏.基層醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀分析與對策[J].中國當(dāng)代醫(yī)藥，2012,19（13）：153-154.