淺析基層事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的問題及對策

孫偉

山東省濱州市中心血站，山東濱州 256600

人事檔案管理工作是各基層事業(yè)單位做好人力資源管理工作的基本前提和基本保障。干部人事檔案記載了干部思想、品德、能力、經(jīng)歷、業(yè)績等各方面的原始信息，能夠如實地反映職工本人的德、能、勤、績、廉等各方面的表現(xiàn)，不僅是組織發(fā)現(xiàn)、使用和管理人才的重要依據(jù)，也是個人在職期間、離職或退休后享受各種待遇的最可靠依據(jù)。因此，干部人事檔案管理工作做得好與壞，直接影響到各事業(yè)單位干部人事管理工作的效率和質(zhì)量，同時也會關(guān)系到每一個干部職工個人的切身利益，從而影響本單位事業(yè)的穩(wěn)定及健康發(fā)展。結(jié)合近幾年筆者在干部人事檔案管理方面的工作體會，就目前基層事業(yè)單位中干部人事檔案管理中存在的問題及解決的思路與對策，提出自己的一些看法。

1目前基層單位人事檔案管理工作存在的問題

就目前干部人事檔案管理工作來看，多數(shù)基層單位都能夠嚴格按照相關(guān)要求，扎實推動干部人事檔案日常管理維護，在服務(wù)干部管理、使用、培養(yǎng)等方面發(fā)揮了積極作用。盡管如此，在實際的工作中也還不同程度地存在著一些問題，亟待改善與提高。

1.1管理制度不規(guī)范

一是規(guī)章制度不健全。部分基層單位干部人事檔案管理工作缺少相應(yīng)的規(guī)劃，各種管理規(guī)章制度只是照搬中組部下發(fā)的《干部檔案工作條例》和《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》等，沒有結(jié)合本單位業(yè)務(wù)工作和人員實際情況，形成符合本單位實際的實施細則和制度。二是相關(guān)的管理制度落實不到位。多數(shù)基層事業(yè)單位雖然都制定了干部人事檔案從保密、安全、收集、歸檔、保管、查閱到傳遞等各項管理制度，但在實際執(zhí)行過程中也存在收集、歸檔、審核不嚴謹?shù)默F(xiàn)象，不按照規(guī)定擅自進行涂改、圈劃、抽取、銷毀或撤換個人檔案材料，人員調(diào)動時檔案不按規(guī)定傳遞而由其本人自帶，接收檔案時不及時清查材料是否齊全，沒收到回執(zhí)也不及時催要等情況，從而造成個別人事檔案失真或丟失的嚴重后果。

1.2管理人員不專業(yè)

《檔案法》明確規(guī)定，檔案管理人員需持證上崗，以保證管理人員具備較高的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。但是，在實際工作中，有些單位領(lǐng)導(dǎo)認為人事檔案管理工作是比較簡單的工作，也沒啥專業(yè)性，誰都能干，很多基層事業(yè)單位的干部人事檔案管理工作都是由辦公室或人事科非專職人員兼管。管理人員不專業(yè)，業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)無法得到保證，很多檔案管理人員只能充當(dāng)檔案“保管員”的角色，使得檔案管理工作流于形式。同時，檔案管理人員的頻繁更換，也使得檔案管理工作缺乏連續(xù)性，導(dǎo)致檔案管理混亂，檔案信息的失真。

1.3管理手段相對滯后

目前，檔案管理部門的管理手段還是較為原始粗放，以手工操作為主，重復(fù)性勞動較多，致使人事檔案材料不能及時歸檔整理，存在人事檔案資料不完整的情況。即使有的單位已經(jīng)開發(fā)推行了人事檔案管理軟件來進行檔案管理，也僅限于將名字與檔案號輸入、輸出與檢索的管理，同時由于這些軟件往往缺乏統(tǒng)一的標準，且操作復(fù)雜，從而導(dǎo)致與上級業(yè)務(wù)主管部門、各相關(guān)單位之間的人事檔案信息無法實現(xiàn)有效便捷的共享，計算機現(xiàn)代化管理的潛力完全不能發(fā)揮出來，影響了人事檔案管理工作的效率問題。

2做好人事檔案管理工作的思路及對策

2.1加強宣傳，提高思想認識

當(dāng)前人事檔案管理工作存在很多問題，這些問題既有主觀層面的，也有客觀層面的。但是，無論是制度上、硬件上、人才上存在的問題，歸根結(jié)底仍是源于思想上的不重視。要使這種現(xiàn)狀得到改觀，需要做好以下幾方面的工作：一是檔案主管部門領(lǐng)導(dǎo)要充分重視工作的重要性，結(jié)合本單位中心工作，充分發(fā)揮人事檔案的作用，提高人事檔案在工作中的地位。二是對檔案管理工作的開展要給予合理的人力、物力、財力分配，加大工作宣傳力度，營造出一種良好的檔案工作氛圍。三是專門從事檔案管理工作的人員要充分認清檔案工作的重要性，切實增強使命感、責(zé)任感，確保人事檔案管理工作順利開展。

2.2健全制度，規(guī)范檔案管理

一是要完善檔案管理各項制度，并在落實上下功夫。要按照《干部檔案工作條例》要求，明確人事檔案管理職責(zé)，補充完善單位的各種規(guī)章制度，對檔案工作人員職責(zé)以及人事檔案的收集歸檔、鑒別整理、保管保密、利用轉(zhuǎn)遞、查閱借用、銷毀等內(nèi)容和程序進行詳細規(guī)定，入鏡上墻。個人工作實踐證明，只有不斷地完善檔案工作規(guī)章制度，完善人事檔案管理辦法，才能提高工作效率，減少工作失誤，提高檔案管理工作水平的必要保障。二是要加強檔案的全面收集工作，完善檔案內(nèi)容。隨著我國政治經(jīng)濟體制改革和人事制度改革的不斷深化，干部職工的崗位聘用合同及錄用、解聘、辭聘過程中形成的材料、年度考核、學(xué)歷教育、獎懲、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)晉升、調(diào)動、調(diào)資等需要存入個人檔案的材料越來越多，給人事檔案材料的收集帶來了新的要求。因此，在具體工作中，要嚴格按照“真實、全面、準確”的檔案整理工作原則，及時收集反映干部職工全面表現(xiàn)的各種材料，不斷充實人事檔案內(nèi)容。與此同時，還要不斷地完善干部人事檔案案卷和目錄的整理工作，認真做好各種材料的鑒別分類工作，使干部人事檔案整理歸檔工作更加科學(xué)、全面和完整，為考察使用干部和兌現(xiàn)相關(guān)待遇提供真實、準確的個人信息資料。

2.3以人為本，提升人員素質(zhì)

人事檔案管理是一項頭緒多，瑣碎繁雜且連續(xù)性較強的工作，不但要有人專管、長管，還要配備足夠的人事檔案管理人員，同時要不斷提高人事檔案工作人員的自身素質(zhì)。一是把好入口關(guān)，在選配人事檔案管理人員時，要認真堅持德才兼?zhèn)涞臉藴?，特別是在道德品質(zhì)方面，要挑選那些遵紀守法、公道正派、保密觀念強的同志從事人事檔案管理工作。二是要加強人事檔案管理工作水平的提升，組織人事檔案管理人員通過學(xué)習(xí)上級文件、外出參加培訓(xùn)、請組織人事部門專家前來授課等方式，使單位的人事檔案管理人員努力掌握干部人事檔案管理的原則和方法，切實提高工作效率，從而提高檔案質(zhì)量。三是各單位領(lǐng)導(dǎo)要不斷關(guān)心單位人事檔案管理人員學(xué)習(xí)和成長，加大對人事檔案工作人員的監(jiān)督指導(dǎo)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度，為單位的人事檔案工作規(guī)范化建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)。

2.4創(chuàng)新管理，提高工作效率

隨著社會的不斷進步和科技的發(fā)展，干部人事檔案管理工作也要與時俱進，實現(xiàn)科學(xué)發(fā)展，因此各級事業(yè)單位的干部人事檔案管理部門要不斷地學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代檔案管理理論，逐步加強計算機技術(shù)在干部人事檔案管理工作中的應(yīng)用，開發(fā)研制有效的、便捷的人事檔案管理軟件，幫助解決具體管理工作存在的問題，對人事檔案實行動態(tài)化管理和維護，建立數(shù)字檔案和多媒體檔案，通過現(xiàn)代化手段建立事業(yè)單位人才信息收集、反饋和跟蹤查詢系統(tǒng)，大大提高干部人事檔案的管理效率和管理水平。同時要不斷鼓勵人事檔案管理工作人員在創(chuàng)新工作方式上下功夫，鼓勵人事檔案管理工作人員在立卷制度上進行合理的更新，在工作手段上進行合理的改進。人事檔案管理工作者也要在日常工作中勤于思考，多動腦筋，針對工作中發(fā)現(xiàn)的管理和實際操作等問題，搞一些小創(chuàng)造、小革新，起到事半功倍之效。

2.5加大投入，改善工作條件

各級基層事業(yè)單位要不斷加大干部人事檔案管理硬件的投入力度，努力提高人事檔案管理硬件設(shè)備，適當(dāng)擴大檔案存放庫房，安裝必要的防盜設(shè)施，配備專業(yè)檔案櫥、滅火器、溫濕度表、空調(diào)、防蟲、防鼠劑，嚴格落實“六防”要求，還要設(shè)置計算機、網(wǎng)絡(luò)、復(fù)印機、掃描儀、切紙打孔機、去濕機、照相機等設(shè)備，設(shè)置防火、防盜等自動監(jiān)控系統(tǒng)，從而不斷滿足人事檔案管理工作發(fā)展的新要求。

各級領(lǐng)導(dǎo)要認真貫徹落實國家有關(guān)檔案法律法規(guī)，重視支持各級基層事業(yè)單位人事檔案管理工作，切實加強對人事檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，不斷提高檔案管理工作質(zhì)量和水平，使干部人事檔案的管理更精確、到位、規(guī)范、科學(xué)。廣大人事檔案管理人員要進一步增強責(zé)任感和使命感，不斷提升能力和技術(shù)水平，以飽滿的工作熱情和嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，圍繞事業(yè)單位工作中心，服務(wù)大局，不斷開創(chuàng)事業(yè)單位人事檔案工作新局面，力爭在較短時間內(nèi)達到干部人事檔案管理的較高水平，使人事檔案更好地為本單位做好人才需要服務(wù)，為我國“十三五”末基本實現(xiàn)小康社會的奮斗目標作出應(yīng)有的貢獻。

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