醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀與對(duì)策

汪露

阜陽(yáng)第二人民醫(yī)院，安徽阜陽(yáng)236015

醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀與對(duì)策

汪露

阜陽(yáng)第二人民醫(yī)院，安徽阜陽(yáng)236015

當(dāng)前，隨著數(shù)字化醫(yī)院的提出，無(wú)紙化辦公以及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院的應(yīng)用，對(duì)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)和安全管理提出了更高的要求。因此，要想提高醫(yī)院檔案信息化的管理水平，防止醫(yī)院內(nèi)部信息泄露和醫(yī)院建設(shè)發(fā)展過(guò)程中重要史料的丟失和損壞，必須加強(qiáng)對(duì)當(dāng)前醫(yī)院檔案信息化現(xiàn)狀的系統(tǒng)分析和科學(xué)價(jià)。

檔案；醫(yī)院；信息；策略

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在發(fā)展過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的一切文字、數(shù)據(jù)、圖表、聲像及其他各種形式的原始記錄,其內(nèi)容涵蓋黨政、醫(yī)療、科研、教學(xué)、人事、會(huì)計(jì)、設(shè)備、基本建設(shè)等,涉及醫(yī)院管理和醫(yī)療工作的方方面面,是醫(yī)院的寶貴財(cái)富[1]。對(duì)醫(yī)院檔案的信息化建設(shè)不僅關(guān)系到患者的診療信息是否能準(zhǔn)確快速被搜索出來(lái)，同時(shí)還關(guān)系到醫(yī)院檔案能否被安全保密的儲(chǔ)存。2006年,該院綜合檔案室通過(guò)國(guó)家二級(jí)科技事業(yè)檔案管理單位評(píng)審,該院參照衛(wèi)生部、國(guó)家檔案局頒發(fā)的《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》,結(jié)合該院檔案工作的實(shí)際,目前檔案分為:文書(shū)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、會(huì)計(jì)檔案、、科技檔案、特殊載體檔案八大類(lèi)。較好的達(dá)到了醫(yī)療相關(guān)信息共享的目的，降低了檔案的管理成本，提高了醫(yī)院信息資源的利用率。

1 概述

所謂檔案信息化建設(shè)，顧名思義就是利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將醫(yī)院原來(lái)的對(duì)檔案紙質(zhì)版的管理手段轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒蛿?shù)字化的形式，最終達(dá)到醫(yī)院檔案資源的共享化。加快醫(yī)院檔案信息的數(shù)字化以及自動(dòng)化的管理模式，重點(diǎn)內(nèi)容是加大醫(yī)院檔案信息化管理的所需要的基礎(chǔ)條件，所需要的系統(tǒng)安裝以及信息資源包含的范圍，相關(guān)規(guī)章制度的標(biāo)準(zhǔn)制定，醫(yī)院檔案信息的人才隊(duì)伍建設(shè)等[2]?？傊瑱n案信息建設(shè)的核心內(nèi)容是通過(guò)對(duì)醫(yī)院醫(yī)療相關(guān)信息的收集和匯總，建立完整的信息數(shù)據(jù)庫(kù)，同時(shí)對(duì)醫(yī)院的整體檔案信息資料進(jìn)行一體化管理，使醫(yī)院的每一位員工都可以共享相關(guān)資源。

2 現(xiàn)狀分析

2.1 醫(yī)院對(duì)電子文件的監(jiān)控較弱

相關(guān)學(xué)者研究表明[3-4]：在傳統(tǒng)觀念中，在一定程度上醫(yī)院的電子文件主要儲(chǔ)存于軟件內(nèi)，隨著電子產(chǎn)品種類(lèi)的不斷更新，電子文件的形式也會(huì)跟著儲(chǔ)存載體的變化而發(fā)生相應(yīng)的改變。醫(yī)院內(nèi)部的電子文件最常見(jiàn)的問(wèn)題是發(fā)生在復(fù)制粘貼以及對(duì)其存盤(pán)的過(guò)程中。因此，在實(shí)際工作中，如果操作者在操作的過(guò)程中，對(duì)電子文件采取人為的修改，造成電子文件數(shù)據(jù)的失真。另外，由于醫(yī)院對(duì)電子文件的監(jiān)控出現(xiàn)漏洞，當(dāng)操作者將電子文件打印成紙質(zhì)版后進(jìn)行簽名或者蓋章時(shí)，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文件內(nèi)容的真實(shí)性很難把握。

2.2 醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)還沒(méi)有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

目前，關(guān)于醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的種類(lèi)較為繁多，但是對(duì)于管理系統(tǒng)的軟件國(guó)內(nèi)還沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，由于缺乏規(guī)范化，就會(huì)出現(xiàn)當(dāng)前的各級(jí)醫(yī)院機(jī)構(gòu)往往是片面的依據(jù)自身科室的需求引入或者自行研發(fā)檔案管理系統(tǒng)，雖然這種做法在一定程度上滿足了醫(yī)療機(jī)構(gòu)的基本需要，但是由于系統(tǒng)的片面性，最終導(dǎo)致了檔案信息化管理由于沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)而缺乏客觀的評(píng)價(jià)[5]。與此同時(shí)，有的醫(yī)療機(jī)構(gòu)由于檔案信息管理系統(tǒng)引入時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，導(dǎo)致系統(tǒng)的檢索功能已不能滿足醫(yī)院發(fā)展的基本需求，甚至連最基本的信息查找或者整理都不能完成，對(duì)醫(yī)院相關(guān)信息的再利用的效率也不高。相關(guān)文獻(xiàn)報(bào)道，有的醫(yī)療機(jī)構(gòu)長(zhǎng)期對(duì)檔案信息化建設(shè)重視不夠，對(duì)信息化建設(shè)所需要的硬件以及場(chǎng)所設(shè)備的資金投入不足，管理水平較為落后，檔案信息化的優(yōu)勢(shì)很難真正的發(fā)揮出來(lái)。

2.3 對(duì)醫(yī)院檔案信息缺乏科學(xué)的管理

當(dāng)前，各級(jí)醫(yī)療機(jī)構(gòu)對(duì)檔案信息的管理者的出身往往是由醫(yī)院的其他科室和專(zhuān)業(yè)，而通過(guò)檔案信息系統(tǒng)培訓(xùn)過(guò)的人員較少。由于非專(zhuān)業(yè)檔案信息管理者在實(shí)際操作的過(guò)程中缺少嫻熟的計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)操作知識(shí)和技巧，當(dāng)計(jì)算機(jī)或者網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)出現(xiàn)故障時(shí)不能及時(shí)的采取有針對(duì)性的措施，就會(huì)導(dǎo)致檔案信息網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行不暢的情況[6]。同時(shí)，管理人員在檔案信息資料進(jìn)行管理的過(guò)程當(dāng)中，由于檔案室的硬件設(shè)備投入不足，軟件建設(shè)跟不上，沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)章制度，最終導(dǎo)致醫(yī)院檔案信息化只是停留在口頭上，而實(shí)際當(dāng)中進(jìn)行的工作較少。

2.4 缺乏對(duì)醫(yī)院檔案網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的維護(hù)

有學(xué)者指出[7]：在相當(dāng)大的程度上，醫(yī)院檔案的信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)具有復(fù)雜性和不確定性，網(wǎng)絡(luò)整體的兼容性并不強(qiáng)，極易受互聯(lián)網(wǎng)外界環(huán)境的干擾和攻擊。除此之外，目前各級(jí)醫(yī)院機(jī)構(gòu)中的網(wǎng)絡(luò)管理員的專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平參差不齊，有個(gè)別網(wǎng)絡(luò)管理人員對(duì)網(wǎng)絡(luò)的維護(hù)和保養(yǎng)缺乏專(zhuān)業(yè)的知識(shí)，當(dāng)外界病毒或黑客對(duì)醫(yī)院檔案網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行攻擊時(shí)不能及時(shí)的采取有針對(duì)性的措施，給醫(yī)院的檔案信息安全構(gòu)成很大的威脅。

2.5 人事檔案材料內(nèi)容質(zhì)量不高

由于多種原因,當(dāng)前醫(yī)院許多人的人事檔案質(zhì)量不高,缺乏利用價(jià)值,有的招聘人員的人事檔案材料空洞的和停留于形式的多,細(xì)致的、實(shí)際性的少。同時(shí)能較詳細(xì)的反映個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、工資、政治面貌等一般情況的多,但是真正反映個(gè)人道德品質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、技術(shù)專(zhuān)長(zhǎng)的少;反映過(guò)去情況的多,反映當(dāng)前情況的少。尤其是一些材料定性結(jié)論多,定量描述的少，或者只講優(yōu)點(diǎn),避免缺點(diǎn)，內(nèi)容空乏,個(gè)人總結(jié)和組織意見(jiàn)盡是套話,無(wú)法全面、公正的評(píng)價(jià)和反映一個(gè)人的情況。同時(shí)，在信息化的管理過(guò)程中，由于檔案的規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化的相對(duì)滯后，再加上信息網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用軟件的不一致，制約了人事信息管理系統(tǒng)整體水平的發(fā)展，導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案信息獲得和更新的相對(duì)滯后，造成人力、物力資源的浪費(fèi)。同時(shí)，由于人事檔案關(guān)系到人員的隱私，均屬于秘密級(jí)的材料，但在信息化管理的過(guò)程中，可能會(huì)由于網(wǎng)絡(luò)的漏洞而造成人事信息資料的泄露。

3 對(duì)策

3.1 加大對(duì)電子文件的監(jiān)管理力度

各級(jí)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的主要領(lǐng)導(dǎo)就加大對(duì)電子文件監(jiān)管的重視程度，避免因人為的改動(dòng)而造成醫(yī)院檔案信息不準(zhǔn)的現(xiàn)象發(fā)生。同時(shí)，作為醫(yī)療機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)工作做進(jìn)一步的了解，從而提高對(duì)信息化建設(shè)的重視程度。在實(shí)際的操作過(guò)程中，可以參考其他醫(yī)院在建設(shè)檔案信息化過(guò)程中的相成功經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)分析醫(yī)院檔案信息化建設(shè)對(duì)提高醫(yī)院綜合實(shí)力和提高醫(yī)院運(yùn)作效率的重要作用[8]。隨著信息技術(shù)在不斷發(fā)展，對(duì)電子文件的規(guī)范化管理也顯得尤為重要，因此，在醫(yī)院整體推進(jìn)檔案信息化的過(guò)程中，應(yīng)制定嚴(yán)格的電子文件管理規(guī)定，確保電子文件在可管可控的狀態(tài)下運(yùn)行，防止人為對(duì)數(shù)據(jù)資料的修改，造成數(shù)據(jù)失真的嚴(yán)重后果。

3.2 制定標(biāo)準(zhǔn)化的管理制度

在醫(yī)院檔案信息化的建設(shè)過(guò)程中，要想達(dá)到對(duì)有限的信息資源共享的目的，必須標(biāo)準(zhǔn)化的管理制定作為信息化運(yùn)行的前提條件，通過(guò)科學(xué)合理可行的管理制度，確保檔案信息建設(shè)能夠又好又快的發(fā)展。例如，醫(yī)院的檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)醫(yī)院的所有電子文件負(fù)總責(zé)，其他各臨床科室和功能科室應(yīng)互相協(xié)助與支持檔案管理部門(mén)的工作。通過(guò)檔案辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)的建立，在制度設(shè)定時(shí)，可以考慮各個(gè)科室在向檔案管理部門(mén)遞交電子文件資料時(shí)，可能通過(guò)自動(dòng)化管理系統(tǒng)和規(guī)章制度，從而確保對(duì)電子文件的處理能按照標(biāo)準(zhǔn)化的流程進(jìn)行[9]。同時(shí)，還應(yīng)制定相關(guān)的操作技術(shù)規(guī)范。對(duì)管理軟件的選擇，可以使用兼容性以及應(yīng)用性相對(duì)都比較好的軟件，而且還應(yīng)對(duì)軟件的相關(guān)技術(shù)參數(shù)以及標(biāo)準(zhǔn)做進(jìn)一步的規(guī)范。

3.3 提高醫(yī)院檔案管理者的綜合素質(zhì)

由于醫(yī)院檔案信息化建設(shè)對(duì)提高醫(yī)院的綜合實(shí)力方面發(fā)揮的作用日益變大，系統(tǒng)的運(yùn)行環(huán)境也越來(lái)越復(fù)雜，這就對(duì)檔案信息資料的管理人員的綜合素質(zhì)有了更高的要求。因此，各級(jí)醫(yī)療機(jī)構(gòu)應(yīng)該適應(yīng)發(fā)展趨勢(shì)，積極加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案管理人才的培養(yǎng)力度[10]。通過(guò)定期以及不定期的方式，對(duì)醫(yī)院的相關(guān)人員進(jìn)行系統(tǒng)的專(zhuān)業(yè)化的培訓(xùn)，使檔案信息系統(tǒng)的相關(guān)人員對(duì)檔案信息化建設(shè)過(guò)程中的部門(mén)分工、職責(zé)分工進(jìn)一步的明確等。而且還應(yīng)該加大管理管對(duì)醫(yī)院各部門(mén)的業(yè)務(wù)活動(dòng)做進(jìn)一步的掌握，在檔案管理的工作中才能根據(jù)各個(gè)科室的實(shí)際情況提供有針對(duì)性的檔案服務(wù)。

3.4 加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的維護(hù)

為了防止檔案信息網(wǎng)絡(luò)被病毒或黑客攻擊而造成重要資料的泄漏，醫(yī)院應(yīng)按照各類(lèi)資料的類(lèi)型及其保密級(jí)來(lái)對(duì)其進(jìn)行安全層次分類(lèi)，在分類(lèi)過(guò)程中可以參照資料的密級(jí)、來(lái)源以及資料的價(jià)值等方面綜合考慮，通過(guò)文件資料的層次分類(lèi)，最后再根據(jù)文件層次分類(lèi)的不同對(duì)用戶設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限。與此同時(shí)，檔案信息管理人員還應(yīng)對(duì)醫(yī)院的敏感信息進(jìn)行時(shí)時(shí)的監(jiān)控，定期對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)的安全性進(jìn)行仔細(xì)的檢測(cè)，發(fā)現(xiàn)有安全隱患時(shí)要及時(shí)采取有針對(duì)性的防控措施。同時(shí)，要想確保檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全，管理者還應(yīng)該通過(guò)一些物理隔離的方式來(lái)為其提供支持，在登陸系統(tǒng)時(shí)可以通過(guò)防火墻、身份認(rèn)證以及加密的方式來(lái)進(jìn)行。另外，通過(guò)采取限制內(nèi)部區(qū)域網(wǎng)用戶同外部互聯(lián)網(wǎng)連接的危險(xiǎn)點(diǎn)以及危險(xiǎn)服務(wù)，從而有效提高檔案信息網(wǎng)絡(luò)的安全性和可靠性。

3.5 加快醫(yī)院的人事和文書(shū)管理的信息化建設(shè)

隨著數(shù)字醫(yī)院的進(jìn)程加快，醫(yī)院信息化建設(shè)的需求也越來(lái)越大，醫(yī)院管理者要想能夠快速找到所需要的人、事、物；作為建設(shè)者應(yīng)該有全部人員的具體信息，身份證號(hào)、近期照片、畢業(yè)學(xué)校專(zhuān)業(yè)、興趣愛(ài)好、信仰、民族、工作經(jīng)歷、婚姻情況、子女情況、家庭住址、電話、QQ、微信、工作崗位、技術(shù)職稱(chēng)、職務(wù)、語(yǔ)言能力、計(jì)算機(jī)水平等等；再有就是招聘流程、工資標(biāo)準(zhǔn)、調(diào)動(dòng)流程、審批流程、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。通過(guò)人事和文書(shū)的信息化管理，逐步形成相對(duì)規(guī)范的各種業(yè)務(wù)處理流程、行政規(guī)章、管理制度、項(xiàng)目、人員信息，以及工作日志、文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。同時(shí)，還應(yīng)利用現(xiàn)成的檔案管理，嚴(yán)格按要求進(jìn)行文件定時(shí)定期歸檔處理。

[1]陳君.醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)的若干問(wèn)題探討[J].中國(guó)誤診學(xué)雜志,2011,11 (9):2153.

[2]張志聰.淺談信息化時(shí)代醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新[J].黑龍江史志,2014 (9):103-105.

[3]邱彤.中醫(yī)院檔案信息化管理現(xiàn)狀與對(duì)策[J].檔案管理,2014(3):83.

[4]邊榮云.基于數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)數(shù)據(jù)挖掘的醫(yī)院檔案信息化管理[J].現(xiàn)代儀器與醫(yī)療,2014(2):9-11.

[5]趙賢琳.信息化與醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化現(xiàn)狀分析[J].辦公室業(yè)務(wù),2014 (15):170.

[6]厲紅霞,張景華.關(guān)于醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考[J].西部中醫(yī)藥, 2012,25(5):43-44.

[7]邊俊士，張偉.醫(yī)院信息化與醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化現(xiàn)狀分析[J].中國(guó)當(dāng)代醫(yī)藥，2012,19(2):165-166.

[8]徐楠松.論信息化視域中的醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展[J].辦公室業(yè)務(wù), 2013(3):34-35.

[9]楊慧安.醫(yī)院檔案信息化建設(shè)面臨的問(wèn)題與對(duì)策芻議[J].計(jì)算機(jī)光盤(pán)軟件與應(yīng)用，2012(4):11-12.

[10]張敏，張晶.醫(yī)院檔案信息化管理與電子病歷管理信息系統(tǒng)概述[J].中國(guó)外資（上半月）,2013(11):275.

Present situation and Countermeasures of the construction of hospital archives information

WANG Lu
Fuyang Second People's Hospital，F(xiàn)uyang，Anhui Province，236015，China

At present,with the proposal of digital hospital,the paperless office and computer network technology in hospital application,put forward higher request to the hospital archives information construction and safety management.Therefore,in order to improve the hospital archives information management level,prevent the important historical hospital internal information leakage and the development of hospital construction in the process of loss and damage,must strengthen the system analysis and scientific assessment of the current status of informationization of hospital archives.

Archives;Hospital;Information;Strategy

R19

A

1672-5654（2015）01（a）-0103-02

2014-10-08）

汪露（1974-），女，安徽阜陽(yáng)人，本科，人事科副科長(zhǎng)，主要從事醫(yī)院檔案管理工作。