淺析綜合性醫(yī)院檔案管理運行機制

【摘要】檔案管理作為醫(yī)院管理中重要內(nèi)容，它在醫(yī)院管理中占據(jù)著重要的位置?，F(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理工作中存在管理人才不足、管理體系陳舊、缺乏創(chuàng)新意識、管理流程效率低等問題，本文旨在通過對綜合性醫(yī)院檔案管理運行機制的探析，以此來為醫(yī)院檔案管理工作提供一定的參考，希望能夠提升醫(yī)院檔案管理水平。

doi:10.3969/j.issn.1674-9316.2015.01.009

作者單位：450100 河南省滎陽市人民醫(yī)院人事科

The Operation Mechanism of Archives Management in General Hospital

LI Yuhong　The personnel department of people's Hospital of Henan Province，Xingyang 450100，China

【Abstract】

As an important content of management of hospital archives management，it occupies an important position in the hospital management. The existence of management talent shortage，management system，the lack of awareness of innovation，the management of old low process efficiency problems of the management of hospital archives at the present stage，the aim of this paper is to through the analysis of the operation mechanism of archives management in comprehensive hospital，in order to work for the management of hospital archives provide a reference，hope to be able to enhance the level of hospital archives management.

【Key words】Comprehensive，Hospital，F(xiàn)ile management

檔案是一種對歷史面貌真實反映的原始文獻，它是人們還原歷史的主要參考資料，因此，檔案高效管理、長期保存具有重要的現(xiàn)實意義。醫(yī)院檔案是由醫(yī)院日常工作、活動中具有重要價值的文件資料、圖片、表格、聲像等組成，它是一筆寶貴的無形資產(chǎn)。我院結(jié)合多年工作經(jīng)驗，對檔案管理運行機制進行了適當(dāng)?shù)貏?chuàng)新，顯著提升了醫(yī)院檔案管理水平，強化了服務(wù)能力。

1　綜合性醫(yī)院檔案管理運行機制存在的問題

1.1　管理體系陳舊

醫(yī)院在編制檔案管理體系時，缺少長遠目光和和戰(zhàn)略意識，管理體系陳舊、落后，無法開展動態(tài)管理，在具體的檔案管理工作中缺少連續(xù)性，無法保障綜合性醫(yī)院檔案管理工作的有序進行 ［1］。

1.2　運行機制不完整

大部分醫(yī)院中雖然制定了管理制度，但是卻缺少相應(yīng)的管理運行機制，管理流程模糊化，無法開展醫(yī)院檔案的動態(tài)管理，也不能有序改進服務(wù)流程，無法及時發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題，更不能有效解決和反饋，進而影響了醫(yī)院的整體管理水平。

1.3　開發(fā)利用率不高

由于醫(yī)院在檔案管理工作的硬件設(shè)施中投入資金和精力有限，各個醫(yī)院中普遍存在信息化程度不高的問題，無法有效結(jié)合原有管理平臺和新型信息管理平臺，導(dǎo)致檔案管理工作效率不高，在很大程度上制約了醫(yī)院檔案的開發(fā)利用程度，無法增強服務(wù)能力，減小了檔案的利用率。

2　綜合性醫(yī)院檔案管理運行機制的構(gòu)建

2.1　新型檔案管理運行機制

2.1.1　加強檔案管理基礎(chǔ)工作　在新型檔案管理運行機制中，有效發(fā)揮基層管理人員的價值，有機整合各種資源，通過各個科室中的兼職檔案管理人員，將其列入各科室日常管理工作中，及時、有效收集檔案材料，部門或者分院檔案管理人員整理、建檔不同科室的檔案資料，最大限度地發(fā)揮各自優(yōu)勢，逐層管理，保證檔案收集、管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

2.1.2　注重檔案的開發(fā)利用　有效結(jié)合信息管理平臺和傳統(tǒng)的紙質(zhì)查詢平臺，這能夠顯著提高檔案利用率，促進了醫(yī)院檔案保管和開發(fā)利用的統(tǒng)一發(fā)展 ［2］。檔案的開發(fā)利用是檔案管理中的重點，在新型檔案管理運行機制中，應(yīng)關(guān)注信息反饋，最大限度地利用檔案資源，實現(xiàn)檔案價值的最大化，為醫(yī)院創(chuàng)造更多的社會和經(jīng)濟效益，促進醫(yī)院的穩(wěn)步、健康發(fā)展。

2.1.3　重視檔案管理人才的培養(yǎng)　在新型檔案管理運行機制中，重視檔案管理人才的培養(yǎng)。綜合利用醫(yī)院檔案管理全職人員和各個科室中的兼職人員，定期組織兼職人員進行專業(yè)培訓(xùn)，豐富其專業(yè)知識，提高業(yè)務(wù)水平，掌握基本管理技巧，并充分利用自身優(yōu)勢，更高效地管理各個科室中的檔案資料，并將其有序組織起來，這不僅能夠減輕全職檔案管理人員的工作壓力，還為醫(yī)院培養(yǎng)了大量的檔案管理人才，有效利用了各科室的優(yōu)勢，切實保障了檔案資料的準(zhǔn)確、可靠。

2.2　構(gòu)建新型的檔案管理運行機制的措施

2.2.1　構(gòu)建有效的運行機制　加強檔案管理制度建設(shè)，構(gòu)建有效的運行機制，創(chuàng)設(shè)一種積極創(chuàng)新、注重人才培養(yǎng)利用、強化服務(wù)能力的良好氛圍。不斷創(chuàng)新工作手段，明確各個崗位職責(zé)，構(gòu)建有效的獎懲、考核制度，進而保證檔案管理運行機制的高效運營，促進各項檔案管理工作的有序開展。

2.2.2　有機整合管理體系和運行機制　管理體系作為檔案管理工作的制度保障，能夠規(guī)范各項檔案管理工作，而新型運行機制增添了檔案管理工作的人性化氣息，使得檔案工作更加全面化，它強調(diào)管理和服務(wù)的同等重要，也更加注重檔案的開發(fā)利用，它堅持動態(tài)管理和穩(wěn)步持續(xù)推進，管理體系和運行機制的整合可顯著提升檔案管理水平，最大限度地發(fā)揮檔案材料在醫(yī)院發(fā)展建設(shè)中的作用 ［3］。

2.2.3　培養(yǎng)綜合素質(zhì)較高的檔案管理人才　在新型檔案管理運行機制中，強調(diào)管理人才的培養(yǎng)。現(xiàn)階段，各個醫(yī)院中的檔案管理人才普遍不足，有效的檔案管理運行機制，有助于人才的培養(yǎng)利用，可充分利用人才。伴隨著醫(yī)療衛(wèi)生改革的全面深入，檔案管理工作作出了一定的調(diào)整，技術(shù)更加先進、內(nèi)容日益多樣、分工趨于明確，這也對檔案管理人員提出了新的要求和更高的挑戰(zhàn)，要求既要培養(yǎng)管理人員的專業(yè)技能，還應(yīng)全面掌握最新科學(xué)技術(shù)和現(xiàn)代化的管理手段。

3　結(jié)語

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在長期活動中積累的一筆寶貴的財富，為使其更好地服務(wù)于醫(yī)院發(fā)展，應(yīng)構(gòu)建有效的檔案管理運行機制，不斷變革，這有利于保證醫(yī)院各項管理工作有序進行。然而在變革和創(chuàng)新的過程中，應(yīng)制定明確的目標(biāo)，有計劃、有組織地進行變革，并將這些變革與日常管理工作緊密結(jié)合，進而從整體層面上提升醫(yī)院管理水平，真正實現(xiàn)檔案價值的最大化。