南水北調(diào)中線干線自動化調(diào)度系統(tǒng)工程檔案管理工作淺析

馬艷軍，郭 芳 ，馬守英

(1.南水北調(diào)中線干線工程建設(shè)管理局，100038，北京;2.黃河檔案館，450003，鄭州)

南水北調(diào)中線干線工程貫通長江、淮河、黃河、海河四大流域，涉及北京、天津、河北、河南、湖北三省二市，全長約1432 km，采用全線自流方式輸水，沿途無在線調(diào)蓄水庫，調(diào)度工作則需利用渠道自身的調(diào)節(jié)能力，通過對300余座控制性建筑物中1000余座閘門的自動化精確控制來實(shí)現(xiàn)。規(guī)模如此龐大的調(diào)水工程，如何確保輸水安全，并準(zhǔn)確進(jìn)行水量調(diào)度，建設(shè)一套完備的自動化調(diào)度系統(tǒng)顯得尤為重要，其產(chǎn)生的工程檔案是自動化調(diào)度系統(tǒng)工程建設(shè)過程中的真實(shí)記錄，在工程建設(shè)的質(zhì)量評定、責(zé)任認(rèn)定、索賠與反索賠、階段與竣工驗(yàn)收及建成后的運(yùn)行管理、維修養(yǎng)護(hù)中，發(fā)揮著不可或缺的重要作用。對這些檔案進(jìn)行完整收集、規(guī)范整理、做好驗(yàn)收、有效利用、安全保管等是自動化調(diào)度系統(tǒng)工程檔案管理工作的主要內(nèi)容，也是其系統(tǒng)建設(shè)及運(yùn)行工作可持續(xù)發(fā)展的重要保障。

一、自動化調(diào)度系統(tǒng)的特點(diǎn)

南水北調(diào)中線系統(tǒng)按照“統(tǒng)一調(diào)度、集中控制、分級管理”的總體思路進(jìn)行設(shè)計(jì)和建設(shè)，由通信系統(tǒng)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)存儲與管理系統(tǒng)、應(yīng)用支撐平臺、應(yīng)用系統(tǒng)、系統(tǒng)運(yùn)行實(shí)體環(huán)境六部分組成，具有“站點(diǎn)多、戰(zhàn)線長、涉及專業(yè)面廣”等特點(diǎn)，建設(shè)范圍覆蓋全線1432 km和300余個站點(diǎn)，建設(shè)內(nèi)容涉及弱電、通信、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、自動控制、視頻安防、工程安全監(jiān)測、水環(huán)境工程、水文水資源、軟件工程等多行業(yè)、多專業(yè)，各系統(tǒng)以及各專業(yè)之間軟硬件接口多而復(fù)雜。

二、自動化調(diào)度系統(tǒng)工程檔案的形成內(nèi)容及特點(diǎn)

自動化調(diào)度系統(tǒng)工程檔案是自動化調(diào)度系統(tǒng)項(xiàng)目在規(guī)劃、設(shè)計(jì)、招(投)標(biāo)、施工、驗(yàn)收、試運(yùn)行階段及工程建設(shè)管理、科學(xué)研究等過程中形成的、具有保存價值的各種形式和載體的歷史記錄，是真實(shí)、準(zhǔn)確、全面、系統(tǒng)地反映自動化調(diào)度系統(tǒng)建設(shè)全過程的重要成果。

1.自動化調(diào)度系統(tǒng)工程檔案的形成內(nèi)容

自動化調(diào)度系統(tǒng)工程檔案主要包括項(xiàng)目建設(shè)前期文件、工程實(shí)施階段文件及驗(yàn)收文件等，其中工程實(shí)施階段文件包括項(xiàng)目建設(shè)綜合管理文件、監(jiān)理文件、工程施工及系統(tǒng)集成文件、設(shè)備采購及安裝文件、系統(tǒng)軟件開發(fā)及設(shè)計(jì)文件。

2.自動化調(diào)度系統(tǒng)工程檔案的形成特點(diǎn)

①時間跨度大。自動化調(diào)度系統(tǒng)自啟動初步設(shè)計(jì)工作至今已歷時8年有余，目前尚未完成驗(yàn)收，如此長時間跨度過程檔案的收集、整理、保存對參建各方都是一個挑戰(zhàn)，后續(xù)從檔案的收集、整理、驗(yàn)收、移交尚需要較長的一段時間才能完成。

②收集戰(zhàn)線長。南水北調(diào)中線干線自動化調(diào)度系統(tǒng)工程全線長度1432 km，橫跨湖北、河南、河北、天津、北京三省兩直轄市，自動化調(diào)度系統(tǒng)工程檔案也必將在沿線各個施工站點(diǎn)產(chǎn)生，親臨施工現(xiàn)場收集第一手檔案資料的難度加大。

③內(nèi)容涉及面廣。自動化調(diào)度系統(tǒng)工程檔案涉及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)存儲、視頻、閘控、水質(zhì)、安全監(jiān)測、防洪、通信等眾多領(lǐng)域，覆蓋面廣，專業(yè)性強(qiáng)，需要了解相關(guān)的技術(shù)知識，才能做好檔案的收集、整理工作。

④產(chǎn)生檔案單位多。自動化調(diào)度系統(tǒng)工程涉及建管、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工、采購及軟件開發(fā)等60余家參建單位，各單位檔案管理水平參差不齊，檔案存放分散，給自動化調(diào)度系統(tǒng)工程檔案的規(guī)范管理帶來挑戰(zhàn)。

⑤檔案載體多樣。自動化調(diào)度系統(tǒng)工程規(guī)模龐大、結(jié)構(gòu)復(fù)雜、功能眾多，不但產(chǎn)生項(xiàng)目建設(shè)前期、工程實(shí)施階段及驗(yàn)收階段等的紙質(zhì)和電子檔案，而且產(chǎn)生開工儀式、重要人物視察、重要會議召開、重要工序及部位施工、工程質(zhì)量檢測及各階段驗(yàn)收等聲像檔案，檔案載體形式多樣，亟須實(shí)行全面、同步管理。

三、自動化調(diào)度系統(tǒng)工程檔案管理的原則

自動化調(diào)度系統(tǒng)工程檔案的形成有其特殊性，那么檔案的收集、整理與其他建設(shè)項(xiàng)目相比，也形成了不同的管理方式和原則。

1.堅(jiān)持原地處理的原則

南水北調(diào)中線干線自動化調(diào)度系統(tǒng)工程施工范圍涵蓋工程全線，各個施工站點(diǎn)的工程技術(shù)人員是第一手檔案資料的收集者，需要在施工現(xiàn)場把零散的、不系統(tǒng)的、缺少程序的檔案資料進(jìn)行分類整理，補(bǔ)充完整，把遺失、錯漏消除在萌芽狀態(tài)，然后交由工程檔案管理人員進(jìn)行組卷、編目。

2.堅(jiān)持分段整理的原則

由于自動化調(diào)度系統(tǒng)工程建設(shè)時間跨度較大，不僅工程建設(shè)進(jìn)度受制于供電系統(tǒng)保障、通信光纜與設(shè)備保護(hù)、工程管理權(quán)屬問題及土建工程等因素，而且檔案管理的工作進(jìn)度也受到這些因素不同程度的影響，這就要求自動化調(diào)度系統(tǒng)工程各參建單位不能等到工程完工以后才開始檔案的集中整理組卷工作，而是按工程施工進(jìn)度，分階段及時進(jìn)行組卷整理。

3.堅(jiān)持一方歸檔的原則

整個自動化調(diào)度系統(tǒng)工程檔案涉及多個專業(yè)領(lǐng)域，且互相交叉，互相滲透。在檔案工作檢查時發(fā)現(xiàn)，各個參建單位工程檔案相同文件重復(fù)較多，甚至出現(xiàn)一份文件在建管、監(jiān)理及施工單位同時歸檔的情況。根據(jù)各參建單位工作職責(zé)，需統(tǒng)一劃清歸檔文件的整理范圍，理順歸檔責(zé)任，盡量堅(jiān)持一方歸檔，不重復(fù)歸檔。

4.堅(jiān)持齊全完整的原則

在平時的工程施工過程中，自動化調(diào)度系統(tǒng)的很多承包單位往往只重視紙質(zhì)檔案的收集，不重視聲像檔案與電子檔案的收集，一些重要的照片、錄像及電子文件散存在工作人員個人手中，這就需要在合同條款及檔案管理規(guī)范中對項(xiàng)目檔案介質(zhì)和種類、提交范圍、提交時間等作出具體要求，要求不同載體的檔案及時收集，加強(qiáng)管理，防止重要資料的保管不當(dāng)與丟失，確保檔案齊全完整。

四、自動化調(diào)度系統(tǒng)工程檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)

進(jìn)一步做好自動化調(diào)度系統(tǒng)工程檔案管理工作，圓滿完成各階段的檔案驗(yàn)收任務(wù)，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、高效，為南水北調(diào)中線干線建設(shè)與發(fā)展服務(wù)，是自動化調(diào)度系統(tǒng)工程檔案管理工作的終極目標(biāo)，要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，必須做好以下工作。

1.明確檔案管理職責(zé)

明確自動化調(diào)度系統(tǒng)項(xiàng)目各參建單位檔案管理工作職責(zé)，是做好工程檔案管理工作的根本保障。自動化調(diào)度系統(tǒng)工程檔案涉及多個參建單位，項(xiàng)目建設(shè)管理單位必須按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，在項(xiàng)目建設(shè)初期通過簽訂合同條款及制定一系列檔案管理辦法和業(yè)務(wù)規(guī)范等方式，對監(jiān)理及施工單位檔案的收集、整理、驗(yàn)收工作提出明確要求，并結(jié)合項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)程，對項(xiàng)目承包單位的檔案管理進(jìn)行培訓(xùn)、監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)與驗(yàn)收;監(jiān)理單位對施工單位檔案的整理與內(nèi)在質(zhì)量進(jìn)行審核;各施工單位技術(shù)負(fù)責(zé)人對其提供的檔案內(nèi)容及質(zhì)量負(fù)責(zé)，形成自上而下的檔案規(guī)范管理網(wǎng)絡(luò)。

2.抓好檔案收集工作

檔案資料齊全完整是決定自動化調(diào)度系統(tǒng)工程檔案圓滿通過驗(yàn)收的前提條件。因此，抓好工程檔案的收集環(huán)節(jié)尤為重要，這就要求檔案管理人員首先了解項(xiàng)目建設(shè)全過程，檔案資料產(chǎn)生的時間、地點(diǎn)、單位、階段和主要環(huán)節(jié)，按照建管單位印發(fā)的歸檔范圍和檔案類別對項(xiàng)目建設(shè)前期文件、工程實(shí)施階段文件及驗(yàn)收文件按要求進(jìn)行系統(tǒng)的、有甄別的、不重復(fù)的收集。

3.做好檔案技術(shù)指導(dǎo)

鑒于自動化調(diào)度系統(tǒng)工程檔案有其自身的特殊性，要重視并認(rèn)真做好各承包單位檔案管理人員的技術(shù)指導(dǎo)，著力提升檔案人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，是做好工程檔案管理工作的關(guān)鍵。在項(xiàng)目建設(shè)初期，建管單位應(yīng)統(tǒng)一組織各參建單位檔案管理人員進(jìn)行檔案管理相關(guān)知識培訓(xùn)，給予系統(tǒng)的規(guī)范化指導(dǎo);在日常管理工作中，采用現(xiàn)場指導(dǎo)、電話咨詢等方式，對承包單位檔案管理工作進(jìn)行答疑釋惑;在檔案督導(dǎo)檢查過程中，采取拉網(wǎng)式排查指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，直至符合檔案驗(yàn)收要求。

4.嚴(yán)控檔案整編質(zhì)量

自動化調(diào)度系統(tǒng)工程檔案涉及專業(yè)面廣、參建單位多，在施工過程中形成了紙質(zhì)材料、聲像資料、電子文檔、實(shí)物等大量檔案資料，為保證檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，使其具有保存價值和利用價值，嚴(yán)控檔案的規(guī)范整編尤為重要。這就要求各參建單位切實(shí)按照建管單位印發(fā)的歸檔、整理細(xì)則，根據(jù)各自工程特點(diǎn)，結(jié)合工程項(xiàng)目劃分，遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系和案卷的成套性進(jìn)行組卷編目，要早動手、高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求做好工程檔案整編工作，保證檔案整編質(zhì)量，圓滿通過各階段驗(yàn)收，更好地服務(wù)南水北調(diào)工程建設(shè)與運(yùn)行管理。

5.把好檔案驗(yàn)收關(guān)口

自動化調(diào)度系統(tǒng)工程檔案各階段驗(yàn)收是自動化調(diào)度系統(tǒng)項(xiàng)目設(shè)計(jì)單元竣工驗(yàn)收的前提條件及重要組成部分。凡工程檔案未通過驗(yàn)收的項(xiàng)目，不得進(jìn)行項(xiàng)目合同、設(shè)計(jì)單元項(xiàng)目法人及竣工驗(yàn)收，這充分說明工程檔案驗(yàn)收工作的重要性。因此，要想把好自動化調(diào)度系統(tǒng)工程檔案驗(yàn)收關(guān)口，必須嚴(yán)格執(zhí)行工程檔案驗(yàn)收各項(xiàng)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和程序，確保檔案驗(yàn)收工作的嚴(yán)肅性和規(guī)范性。各參建單位一定要高度重視檔案驗(yàn)收工作，切實(shí)負(fù)起責(zé)任，做足準(zhǔn)備工作，扎實(shí)完成工程檔案自檢及整改，把自動化調(diào)度系統(tǒng)工程檔案驗(yàn)收工作抓緊、抓實(shí)、抓好。

6.確保檔案安全管理

自動化調(diào)度系統(tǒng)工程檔案是國家投入了大量的財(cái)力、人力產(chǎn)生的真實(shí)記錄，是南水北調(diào)項(xiàng)目建設(shè)與管理產(chǎn)生的一筆寶貴財(cái)富，因此加強(qiáng)工程檔案的安全管理尤為重要。各承包單位在工程實(shí)施過程中，由于工程建設(shè)的時間跨度較大，檔案的移交時間拉長，檔案的保管條件、保管用具極其簡陋，這就要時刻樹立檔案“安全問題人人有責(zé)”的意識，杜絕麻痹懈怠思想，嚴(yán)格落實(shí)安全保管的各項(xiàng)措施，確保自動化調(diào)度系統(tǒng)工程檔案萬無一失。

五、結(jié) 語

南水北調(diào)中線工程是國家的重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目，作為中線工程神經(jīng)中樞的自動化調(diào)度系統(tǒng)是其重要組成部分，自動化調(diào)度系統(tǒng)工程檔案的歸檔質(zhì)量直接影響后續(xù)的運(yùn)行維護(hù)管理工作，應(yīng)充分重視。因類似可參考項(xiàng)目較少，相關(guān)規(guī)范大多針對土建工程編寫，如何做好長距離調(diào)水工程自動化調(diào)度系統(tǒng)的工程檔案管理工作值得深入研究。本文結(jié)合檔案管理工作實(shí)際，對做好自動化調(diào)度系統(tǒng)檔案管理工作進(jìn)行了分析和探討，尚有不足之處，需不斷研究以利于規(guī)范形成，以期能夠?yàn)轭愃乒こ添?xiàng)目提供借鑒。

［1］胡興華，門迎浩，等.南水北調(diào)中線干線工程檔案工作手冊［M］.北京:中國水利水電出版社，2012.