基于OA系統(tǒng)集成平臺的醫(yī)用材料管理流程優(yōu)化研究

鄧 力 郭 赤 胡承穆 張 冀

基于OA系統(tǒng)集成平臺的醫(yī)用材料管理流程優(yōu)化研究

鄧 力①郭 赤②*胡承穆③張 冀②

目的：隨著醫(yī)用材料產(chǎn)業(yè)的迅速發(fā)展，如何對醫(yī)用材料進行有序管理是醫(yī)院職能部門和使用科室迫切需要解決的問題。方法：通過將辦公自動化(OA)系統(tǒng)與醫(yī)院信息系統(tǒng)和醫(yī)院物資供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)集成，發(fā)揮各自優(yōu)勢，取長補短，理順關(guān)聯(lián)關(guān)系，優(yōu)化醫(yī)用材料管理流程。結(jié)果：該平臺可為醫(yī)院提供完整的醫(yī)用材料追溯解決方案，增加工作效率，增強透明度，提高管理水平。結(jié)論：所提出的集成平臺管理方案為醫(yī)用材料管理流程優(yōu)化研究提供一種新的思路，提升了醫(yī)用材料的管理水平。

辦公自動化系統(tǒng)；醫(yī)院信息系統(tǒng)；醫(yī)用材料；管理流程

[First-author’s address] Medical Equipment Department, Wuhan University Zhongnan Hospital, Wuhan 430071, China.

近年來，隨著醫(yī)用材料產(chǎn)業(yè)的迅速發(fā)展，各類新型材料不斷涌現(xiàn)并應(yīng)用臨床，推動了醫(yī)院技術(shù)進步[1-2]。然而，由于醫(yī)用材料品種及規(guī)格型號繁雜、專業(yè)性強、使用面廣，高值耗材中的備貨及跟臺植入性材料使用存在監(jiān)管漏洞，傳統(tǒng)管理方法已無法滿足醫(yī)用材料的管理要求[3-4]。因此，如何對醫(yī)用材料進行有效管理是醫(yī)院職能部門迫切需要解決的現(xiàn)實問題。

1 醫(yī)用材料管理流程優(yōu)化方案

醫(yī)用材料的管理整體優(yōu)化應(yīng)圍繞一個核心，即全過程實現(xiàn)信息化管理。所有進入醫(yī)院的材料應(yīng)達到從財務(wù)預(yù)算、計劃編制、采購實施、出入庫管理、臨床二級庫和科室材料使用管理以及醫(yī)囑核銷管理等，均依托信息技術(shù)實現(xiàn)[5]。為提高醫(yī)院管理水平，降低成本增加效益，保證產(chǎn)品質(zhì)量安全，實現(xiàn)對醫(yī)用材料全過程、專業(yè)化及信息化的管理，本研究將辦公自動化(office automation，OA)系統(tǒng)與醫(yī)院信息系統(tǒng)(hospital information system，HIS)和物資供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)進行了集成，通過3個系統(tǒng)的優(yōu)勢集合，優(yōu)化管理流程，提高供應(yīng)效率[6-8]。

優(yōu)化方案設(shè)計流程為：[OA系統(tǒng)]申購審批→審查證件→議價或招標→OA系統(tǒng)終結(jié)→[HIS]基本信息維護→醫(yī)用材料與醫(yī)保對應(yīng)→簽訂耗材合同和廉政責(zé)任書→檔案管理→[醫(yī)院物資供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)]臨床使用計劃(提交備貨)]→中心庫房管理(采購人員確認需求，并向供應(yīng)商提交采購訂單；供應(yīng)商備貨、準備條形碼，并配送到醫(yī)院)→二級庫房管理(庫管人員驗收，入庫到臨床科室二級庫房，臨床接收確認)→使用(手術(shù)使用登記、收費記帳，自動沖減庫存并生成備貨需求)→會計做帳→付款→安全事件監(jiān)測和上報→銷毀。

2 辦公自動化系統(tǒng)

(1)申購審批依據(jù)。同類醫(yī)用材料原則上不多于4個品牌，進口、國產(chǎn)兼顧，高、中、低檔次搭配。

(2)審查證件。供貨廠商需提供：生產(chǎn)廠家產(chǎn)品授權(quán)書(原件、效期)，生產(chǎn)廠家的證件(營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)企業(yè)許可證、組織機構(gòu)代碼證和稅務(wù)登記證)，代理商的證件(營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營企業(yè)許可證、組織機構(gòu)代碼證和稅務(wù)登記證)和醫(yī)療器械注冊證。

(3)議價或招標。在主管院領(lǐng)導(dǎo)主持下，設(shè)備處與監(jiān)察審計人員對醫(yī)用材料進行議價或招標。新品種醫(yī)用材料進入醫(yī)院需進行招標，同類產(chǎn)品原則為3家以上公司；其他情況采取議價形式。醫(yī)用材料若有衛(wèi)生部招標價格，將其價格定為上限價進行議價。醫(yī)用材料若有省市招標價格，將此作為議價上限價。

(4)OA系統(tǒng)終結(jié)。將醫(yī)用材料議價或招標結(jié)果輸入OA系統(tǒng)，到此OA系統(tǒng)執(zhí)行完畢，態(tài)顯示已結(jié)束。

3 HIS信息維護

3.1 醫(yī)用材料基本信息維護

生產(chǎn)廠家資料維護包括：營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)企業(yè)許可證、組織機構(gòu)代碼證和稅務(wù)登記證的輸入。代理商的資料維護包括：營業(yè)執(zhí)照、企業(yè)經(jīng)營許可證、組織機構(gòu)代碼證和稅務(wù)登記證。再做物資分類與字典維護，物資醫(yī)用材料按植入材料、高值耗材和常規(guī)耗材進行分類，其中醫(yī)用植入材料指進入人體材料(如骨科材料，心內(nèi)、心外科介入，神經(jīng)內(nèi)科、外科和放射科的外周血管介入材料，眼科晶體和消化內(nèi)科ERCP等)；高值耗材指單價≥1000元，常規(guī)耗材指單價＜1000元；字典維護包括：物品名稱、規(guī)格型號、最小單位、開票價、收費價、生產(chǎn)廠家、供貨公司和產(chǎn)品注冊信息；醫(yī)用材料價格加成原則：按政府物價指導(dǎo)規(guī)定加價，醫(yī)用材料1000元以內(nèi)，按8%加成，1000～5000元內(nèi)，按5%加成，5000元以上，按3%加成。

3.2 醫(yī)用材料與醫(yī)保對應(yīng)

按武漢市醫(yī)療服務(wù)價格手冊目錄，分別找出按項目或?qū)?yīng)的收費編碼。醫(yī)保四項對應(yīng)分別是：武漢市勞動和社會保障信息系統(tǒng)(V2006)；新型農(nóng)村合作醫(yī)療省級轉(zhuǎn)診系統(tǒng)；新型農(nóng)村合作醫(yī)療系統(tǒng)(2008版1＋8城市圈)；異地就醫(yī)結(jié)算系統(tǒng)。

3.3 簽訂耗材合同與廉政責(zé)任書

根據(jù)醫(yī)院監(jiān)察審計的要求，為規(guī)范醫(yī)院和各供貨方商務(wù)行為，要求共同簽訂耗材合同和廉政責(zé)任書。3.4 醫(yī)用材料檔案管理

建立完善醫(yī)用材料管理檔案，內(nèi)容包括：生產(chǎn)廠家產(chǎn)品授權(quán)書、生產(chǎn)廠家的證件(營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)企業(yè)許可證、組織機構(gòu)代碼證和稅務(wù)登記證)、代理商的證件(營業(yè)執(zhí)照、企業(yè)經(jīng)營許可證、組織機構(gòu)代碼證和稅務(wù)登記證)、醫(yī)療器械注冊證、醫(yī)院醫(yī)用耗材申購表、耗材合同和廉政責(zé)任書。

4 醫(yī)院物資供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)

(1)可收費材料供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)流程。可收費材料主要包括植入材料及高值耗材，其供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)流程為：臨床科室報計劃→中心庫房(科室訂單、材料采購)→二級庫房(手術(shù)室、介入室)→科室使用(患者使用登記、條碼溯源、使用出庫收費)→監(jiān)測指標(消耗數(shù)量、使用數(shù)量、收費金額和次數(shù))。

常規(guī)耗材供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)流程為：臨床科室報計劃→中心庫房(科室訂單、材料配送、驗收、打出庫單)→二級庫房(供應(yīng)室)→科室使用(使用總量控制、收支比)→監(jiān)測指標(科室材料領(lǐng)用、收入、消耗金額、庫存金額和定額控制比例)[11-12]。

(2)不可收費材料供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)流程為：臨床科室報計劃→中心庫房(零庫存化學(xué)試劑采購申請、材料配送、驗收、打出庫單)→二級庫房(檢驗科)→科室使用(使用總量控制、收支比)→監(jiān)測指標(科室試劑消耗量、收入、每人份試劑成本)。

(3)會計做帳及付款。會計做貸方科目為銀行存款的付款記賬憑證，包括購入明細表和發(fā)票。根據(jù)醫(yī)院的簽字程序，審簽后進行付款。流程為：設(shè)備處保管→會計→采購→處長→主管院領(lǐng)導(dǎo)→主管財務(wù)院長→醫(yī)院財務(wù)處相關(guān)人員審核→開支票或匯款。

(4)安全事件監(jiān)測和上報。規(guī)范醫(yī)療材料安全事件監(jiān)測，納入常規(guī)工作，發(fā)生不良事件及時通過國家信息系統(tǒng)完成上報。

(5)銷毀。根據(jù)國家對醫(yī)用材料的相關(guān)規(guī)定，進行登記回收銷毀。

5 結(jié)語

隨著醫(yī)學(xué)技術(shù)的不斷創(chuàng)新發(fā)展，醫(yī)用材料類別品種與日俱增，而且其流量大，供應(yīng)流程復(fù)雜，涉及設(shè)備、后勤及信息科等多個管理部門及臨床科室，各部門必須統(tǒng)一協(xié)同配合，否則易出現(xiàn)管理漏洞[11-12]。醫(yī)院使用OA系統(tǒng)可以將工作人員從繁瑣復(fù)雜、無序及低端的工作環(huán)境中解脫出來，剩余更多的時間處理更有價值的事情[9，13]。同時，HIS的建設(shè)在醫(yī)院的管理尤其是醫(yī)用耗材出入庫的管理中也發(fā)揮著顯著作用[14-15]。將OA系統(tǒng)、HIS系統(tǒng)與醫(yī)院物資供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)集成，相互關(guān)聯(lián)，取長補短，實現(xiàn)了醫(yī)用材料從進院到使用在患者身上全程跟蹤，即可產(chǎn)品溯源到廠家或代理商，又便于對患者隨訪追蹤，明顯降低了醫(yī)用材料使用的風(fēng)險。通過實踐，為醫(yī)院優(yōu)化管理流程，改善服務(wù)質(zhì)量，降低醫(yī)療成本，提高工作效率，提供一種新的模式[16]。

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Optimization research on medical material management flow based on integrated platform of OA system

DENG Li, GUO Chi, HU Cheng-mu, et al// China Medical Equipment, 2015,12(1):128-130.

Objective: The industry of medical material develops rapidly, so how to manage the medical material efficiently is the key to resolve for the management department of hospital device. Methods: The office Automation system was integrated with the Hospital Information System and the management system of hospital material supply chain, which gathered the superiority of the three systems and make up their deficiencies. Also, the system optimized the management flow of medical material and straightened out the relationship of medical material. Results: This could provide the perfect trace way for hospital, and increase the efficiency and transparency of management, and improve the management level in hospital. Conclusion: The proposed integrated platform management plan could provide a new idea for the optimization research on medical material management flow, which would greatly improve the management development of medical material.

Office automation system; Hospital information system; Medical materials; Management flow

鄧力,男,(1967- ),本科學(xué)歷，副主任技師。武漢大學(xué)中南醫(yī)院設(shè)備處，研究方向：醫(yī)用耗材采購與管理。

1672-8270(2015)01-0128-03

R197.324

A

10.3969/J.ISSN.1672-8270.2015.01.042

2014-07-24

①武漢大學(xué)中南醫(yī)院設(shè)備處 湖北 武漢 430071

②廣州軍區(qū)武漢總醫(yī)院醫(yī)學(xué)工程科 湖北 武漢 430070

③北京航天總醫(yī)院設(shè)備科 北京 100076

*通訊作者：guored1000@sina.com