加快構(gòu)建中國石化電子文件管理體系

□ 云 霄

電子文件具有高時(shí)效性和集文字、圖像、聲音、視頻于一體的多媒體優(yōu)勢，以及特殊的時(shí)空存儲(chǔ)特征。加強(qiáng)電子文件管理是提高企業(yè)現(xiàn)代管理水平、提高工作效率的重要手段。

近年來，國家高度重視電子文件管理工作，并于2010年將電子文件管理上升到國家戰(zhàn)略層面。中國石化因信息化建設(shè)和應(yīng)用基礎(chǔ)較好，管理較規(guī)范，2012年被國家選為全國電子文件試點(diǎn)僅有的兩家央企之一，已于2014年12月中旬通過驗(yàn)收。當(dāng)前，中國石化有必要學(xué)習(xí)借鑒發(fā)達(dá)國家特別是西方先進(jìn)跨國公司的做法，把電子文件管理提高到企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略層面，充分發(fā)揮電子文件在生產(chǎn)經(jīng)營改革發(fā)展中的作用。

管理現(xiàn)狀及主要問題

2001年以來，中國石化就以“國際標(biāo)準(zhǔn)、中國國情、石化特色”為理念，研究、規(guī)劃和實(shí)施了各類信息管理系統(tǒng)，中國石化電子文件管理工作也在信息化建設(shè)的有力推動(dòng)下取得了較好成績。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)方面，根據(jù)自身辦公管理實(shí)際需要，推動(dòng)了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)和全生命周期的電子文件管理工作；生產(chǎn)經(jīng)營及其他信息系統(tǒng)方面，研究探索重要數(shù)據(jù)在線歸檔，開發(fā)出與生產(chǎn)經(jīng)營系統(tǒng)相關(guān)的歸檔接口，將重要數(shù)據(jù)資料從系統(tǒng)中抽取出來，自動(dòng)導(dǎo)入檔案系統(tǒng)按閱讀方式形成歸檔文件格式保存，實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)經(jīng)營系統(tǒng)各模塊數(shù)據(jù)的在線采集與歸檔，確保生產(chǎn)經(jīng)營信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)采集準(zhǔn)，歸檔文件存得住、用得好；聲像電子文件方面，為適應(yīng)照片、視頻、錄音電子化的新情況，開發(fā)數(shù)碼照片管理模板，實(shí)現(xiàn)圖片與背景信息合一的表單管理，解決了圖片與背景信息管理分離的難題，并建立聲像檔案庫；網(wǎng)站及電子郵件方面，統(tǒng)一全系統(tǒng)郵件，企業(yè)網(wǎng)站重要信息數(shù)據(jù)由業(yè)務(wù)部門下載歸檔，統(tǒng)一管理。

但同時(shí)在電子文件管理方面，也存在相對(duì)關(guān)注電子公務(wù)文書歸檔較多，接收和管理數(shù)據(jù)庫、電子郵件、多媒體文件、網(wǎng)站文件等方面關(guān)注較少，以及非憑證類電子文件管理不足、尚未集中統(tǒng)一管理、歸檔范圍狹窄、風(fēng)險(xiǎn)控制不足等問題。建立相關(guān)信息系統(tǒng)后，系統(tǒng)中憑證類的電子文件依然要求打印后歸檔，但對(duì)于系統(tǒng)內(nèi)其他重要文件數(shù)據(jù)資料如何管理、如何歸檔保存，在系統(tǒng)建設(shè)規(guī)劃時(shí)未予考慮。電子文件的真實(shí)、可靠、完整、可用和安全等方面的工作尚有差距。

構(gòu)建電子文件管理體系的主要內(nèi)容

歸檔涵蓋全部領(lǐng)域。凡是產(chǎn)生電子文件的領(lǐng)域，都要按照歸檔要求進(jìn)行歸檔。根據(jù)電子文件管理實(shí)際，新建立的中國石化電子文件管理體系在保持做好電子公務(wù)文書歸檔的同時(shí)，要同步開展接收和管理公司全部生成和應(yīng)用電子文件領(lǐng)域的數(shù)據(jù)庫、電子郵件、多媒體文件、網(wǎng)站文件等，避免出現(xiàn)電子文件管理的空白和死角。

集中統(tǒng)一管理。電子文件管理歸口辦公廳（可根據(jù)論證結(jié)果設(shè)在其他部門，如信息系統(tǒng)管理、企業(yè)改革管理部等），有關(guān)部門配合。辦公廳負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)研究、建立、使用管理，各類電子文件的接收、保管、開發(fā)利用工作，以及檔案信息系統(tǒng)建設(shè)，各類電子文件歸檔、保管、利用工作的指導(dǎo)。保密保衛(wèi)部門負(fù)責(zé)全過程電子文件的保密審核把關(guān)。信息部門負(fù)責(zé)技術(shù)、規(guī)劃、資金和項(xiàng)目建設(shè)，提供技術(shù)支撐。其他部門負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)領(lǐng)域信息系統(tǒng)的研究、建立、使用管理，負(fù)責(zé)將本部門生成的電子文件按照要求歸檔和移交。

建立完善規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)及管理制度。要避免各業(yè)務(wù)系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)不一的現(xiàn)象。已建立的系統(tǒng)，要力爭將中國石化標(biāo)準(zhǔn)上升到國際標(biāo)準(zhǔn)、國家標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。新建立的系統(tǒng)，應(yīng)從一開始就引用國際標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，要對(duì)照國際和國家電子文件管理有關(guān)規(guī)范，對(duì)已有制度進(jìn)行修改完善，不斷建立健全制度。

前端控制做到“三個(gè)結(jié)合”?？茖W(xué)有力的前端控制是保證電子文件有效歸檔和應(yīng)用的基礎(chǔ)，應(yīng)做到電子文件系統(tǒng)設(shè)計(jì)要與電子文件標(biāo)準(zhǔn)相結(jié)合，電子文件生成程序要與電子文件獲取程序相結(jié)合，電子文件移交時(shí)間要與電子文件歸檔要求相結(jié)合，保證電子文件生成利用與管理的規(guī)范化、有效性。

實(shí)時(shí)在線歸檔。明確有關(guān)信息系統(tǒng)形成的重要數(shù)據(jù)包含的具體內(nèi)容，系統(tǒng)內(nèi)形成電子文件的原元數(shù)據(jù)，歸檔數(shù)據(jù)、技術(shù)要求、實(shí)現(xiàn)手段等，實(shí)現(xiàn)電子文件在線管理、在線歸檔，保證電子文件生成利用的系統(tǒng)性、安全性。

建立電子文件查詢利用平臺(tái)。由目前電子文件生成后第二年即移交檔案管理部門歸檔的形式，變?yōu)殡娮游募珊蟮诙暌平粰n案部門集中放在新增加的電子文件應(yīng)用平臺(tái)，在向有關(guān)部門提供便利查詢利用5～10年后，再由檔案部門歸檔。

實(shí)施步驟與保障措施

構(gòu)建具有中國石化特色的電子文件管理體系，應(yīng)先從少數(shù)部門（業(yè)務(wù)領(lǐng)域）試點(diǎn)，及時(shí)查找不足，不斷完善電子文件管理體系。在少數(shù)部門（業(yè)務(wù)領(lǐng)域）試點(diǎn)基礎(chǔ)上，擴(kuò)大試點(diǎn)范圍，進(jìn)行多部門、多業(yè)務(wù)領(lǐng)域、多業(yè)務(wù)系統(tǒng)的試點(diǎn)。最后擇機(jī)在全系統(tǒng)全業(yè)務(wù)領(lǐng)域推廣實(shí)施。同時(shí)，要及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，結(jié)合實(shí)際對(duì)中國石化電子文件管理體系進(jìn)行修改完善。

為使中國石化電子文件管理工作順利開展，應(yīng)從以下幾個(gè)方面落實(shí)保障措施。一是統(tǒng)一思想。要讓大家認(rèn)識(shí)到電子文件管理實(shí)施的重要性和復(fù)雜性，同時(shí)做好意見建議的收集歸納整理。二是學(xué)習(xí)先進(jìn)技術(shù)。中國石化對(duì)先進(jìn)適用的電子文件管理系統(tǒng)的技術(shù)，要不斷引進(jìn)、消化吸收和再創(chuàng)新。三是科學(xué)制訂實(shí)施方案。要與試點(diǎn)、擴(kuò)大試點(diǎn)的部門充分溝通，具體實(shí)施方案中要有實(shí)施時(shí)間節(jié)點(diǎn)、目標(biāo)、內(nèi)容、要求、檢查落實(shí)等。四是建立監(jiān)督考核機(jī)制，確保工作落到實(shí)處，長期有效地推進(jìn)和完善。五是加快人才培養(yǎng)。中國石化應(yīng)采取多種方式培養(yǎng)既懂文件檔案管理又懂計(jì)算機(jī)技術(shù)的人才。一方面可以在各企業(yè)中選擇人員進(jìn)行電子文件管理相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)，組織必要的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，在短期內(nèi)提升具體從事電子文件管理人員的工作水平。另一方面，要著眼長遠(yuǎn)，做好人才儲(chǔ)備。