公立醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀研究

楊輝

摘 要：關(guān)于人事的檔案管理其實(shí)就是對(duì)人才資源進(jìn)行整合，其對(duì)人才的流動(dòng)和培養(yǎng)具有十分顯著的作用和影響，人事檔案所記錄的個(gè)人檔案，是企業(yè)單位在招聘時(shí)做出抉擇的重要條件。確保檔案信息真實(shí)可靠，以便在查找和利用人事檔案的時(shí)候提供切實(shí)可靠的憑證且不隨意外泄。我國(guó)人事檔案管理工作歷史久遠(yuǎn)，但目前隨著社會(huì)的快速發(fā)展，無(wú)論是從政策還是人們的生活需求都在呈快速發(fā)展?fàn)顟B(tài)，但是我國(guó)的人事檔案管理工作并沒(méi)有緊跟社會(huì)進(jìn)步的步伐，人才流動(dòng)也是火熱狀態(tài)。檔案管理工作與社會(huì)發(fā)展的不同步意味著我國(guó)的人事檔案管理工作正處于“水深火熱”之中。如何適應(yīng)新的社會(huì)發(fā)展速度成了每一位檔案研究者值得思考的問(wèn)題。這邊文章就目前人事檔案管理工作改革的問(wèn)題進(jìn)行思考，主要以醫(yī)院人事檔案管理和高校人事檔案管理為例進(jìn)行漏洞和策略的提出。

關(guān)鍵詞：人事檔案;檔案管理;社會(huì)發(fā)展

前言

檔案工作在我們的日常生活中擔(dān)任著十分重要的角色，檔案以實(shí)質(zhì)載體的形式用來(lái)記錄和永久保存的信息資源，檔案不僅可以成為我們?nèi)粘９ぷ髦行枰膽{證和依據(jù)，在某種意義上來(lái)說(shuō)，這也是造福我們的子孫后代，在若干年后可以成為他們學(xué)習(xí)歷史或者有依可尋的重要保障。無(wú)論是從機(jī)制、政策黑暗是設(shè)備，其結(jié)果都導(dǎo)致社會(huì)對(duì)檔案工作的需求與實(shí)際檔案工作能力相悖。針對(duì)目前我國(guó)的社會(huì)發(fā)展和新的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的形勢(shì)下所產(chǎn)生的與檔案管理工作相矛盾的地方，我們需要具體問(wèn)題具體分析。簡(jiǎn)言之就是，就目前不斷增加和形成的檔案而言，我們需要加強(qiáng)收集力度，提高檔案收集管理工作的效率。而對(duì)于正在損毀的檔案資源，我們則需要加大保護(hù)力度。

一、公立醫(yī)院事檔案管理現(xiàn)狀

公立醫(yī)院的人事檔案管理工作是一項(xiàng)十分復(fù)雜且繁瑣的工作，但是作為一名檔案管理工作者必須對(duì)于每一個(gè)環(huán)節(jié)都認(rèn)真對(duì)待，為了將人事檔案的作用發(fā)揮的淋漓盡致。例如檔案內(nèi)容要精簡(jiǎn)，檔案歸檔要規(guī)范，在檔案資料的前期收集和整理工作就需要付出大量的努力。

作為公立醫(yī)院的人事檔案，大部分是記載醫(yī)生護(hù)士所獲榮譽(yù)以及學(xué)術(shù)技能認(rèn)證、政治思想和醫(yī)德醫(yī)貌等。例如在醫(yī)護(hù)人員的職業(yè)生涯中若想要評(píng)定職稱(chēng)或者申請(qǐng)后期培訓(xùn)或者是轉(zhuǎn)正時(shí)都是作為重要的憑證，人事檔案決定了醫(yī)護(hù)人員能否在職業(yè)生涯中有所依據(jù)，在醫(yī)院這樣的環(huán)境下更為明顯。

①專(zhuān)業(yè)性是醫(yī)院人事檔案管理工作的特點(diǎn)。醫(yī)院的檔案工作人員必須嚴(yán)格按照國(guó)家檔案局發(fā)布的有關(guān)如何進(jìn)行檔案管理的文件中的相關(guān)規(guī)定對(duì)醫(yī)護(hù)人員的檔案進(jìn)行合法合規(guī)的收集和整理。檔案工作要考慮到后期單位對(duì)個(gè)人檔案的查閱的作用，管理人員不僅要擁有牢固的檔案管理的理論知識(shí)，更需要一直以專(zhuān)業(yè)的心態(tài)認(rèn)真仔細(xì)的對(duì)醫(yī)護(hù)人員的檔案進(jìn)行妥善的收集和保管工作[1]。②服務(wù)性也是醫(yī)院人事檔案管理工作的特點(diǎn)。由于醫(yī)院的人事檔案信息是貫穿于醫(yī)護(hù)人員的整個(gè)職業(yè)生涯中的，所以醫(yī)院的人事檔案收集范圍十分廣泛，檔案收集不僅僅是收集醫(yī)護(hù)人員的基本信息，還要包括醫(yī)護(hù)人員的主要工作經(jīng)歷、政治面貌、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)還有所獲得的榮譽(yù)等等，這為醫(yī)護(hù)人員以后無(wú)論是對(duì)職業(yè)的需求還是生活的需要都會(huì)起到重要的憑證作用。③人事檔案管理工作的及時(shí)與否跟人事檔案管理工作的效率緊密相關(guān)。檔案管理工作者所收集的資料屬于原始資料，在進(jìn)行鑒別、整理、歸檔后，由于每個(gè)人的工作經(jīng)歷和個(gè)人信息等都會(huì)有所變動(dòng)，所以對(duì)于檔案工作者而言，及時(shí)更新檔案信息，做好新舊檔案的交替，防止檔案信息的陳舊和遺漏是非常重要的，必須保證人事檔案信息和個(gè)人現(xiàn)實(shí)狀態(tài)是一致的。

二、公立醫(yī)院人事檔案管理工作所面臨的挑戰(zhàn)和問(wèn)題

人們對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)普遍是停留于檔案是什么這一層概念上，這就導(dǎo)致檔案管理工作者的工作在開(kāi)展過(guò)程中不會(huì)得到人們的主動(dòng)的支持，檔案工作者的管理方式都比較陳舊，就會(huì)出現(xiàn)幾個(gè)問(wèn)題：①管理滯后。社會(huì)大眾對(duì)醫(yī)療設(shè)備和醫(yī)療能力的要求越來(lái)越高，所以醫(yī)院無(wú)論是在設(shè)備的短板還是醫(yī)生的能力上都在不斷改善和提高，許多醫(yī)院在醫(yī)療設(shè)備和醫(yī)療技術(shù)上目前都獲得了較好的口碑，卻忽略了人事檔案?，F(xiàn)在許多醫(yī)院的人事檔案管理仍然使用的是以紙質(zhì)文檔存檔為主，當(dāng)對(duì)所需要的檔案進(jìn)行檢索和查閱的時(shí)候，耗費(fèi)的時(shí)力物力較多，并且效率不高。再者，由于紙質(zhì)的檔案資料，自經(jīng)過(guò)多次查找翻閱之后便會(huì)有所損壞，且不利用長(zhǎng)久保存，管理方式的滯后是人事檔案管理工作停滯不前的重要因素;②人們對(duì)檔案管理工作的人事較為淺顯，認(rèn)識(shí)力度不足。由于檔案工作相對(duì)于其他一線工作而言屬于幕后工作，由于不能帶來(lái)明顯的經(jīng)濟(jì)效益，所以在日常生活中并不為人們所熟知。很少有人會(huì)知道人事檔案管理工作的重要性和艱難性，使得管理只流于表面，而導(dǎo)致目前人事檔案所能提供的服務(wù)遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于人們對(duì)人事檔案的需求。醫(yī)療機(jī)構(gòu)的目前的檔案材料主要有：學(xué)歷學(xué)位證明、專(zhuān)業(yè)技術(shù)證明、衛(wèi)生科技成果等等，因此醫(yī)院的人事檔案管理工作是極為重要的，不容輕視。

三、優(yōu)化公立醫(yī)院的人事檔案管理的基本策略

戴南人民醫(yī)院于2008年建立，是南京醫(yī)科大學(xué)第二附屬醫(yī)院的分院。當(dāng)我問(wèn)及醫(yī)院的醫(yī)護(hù)人員他們是否提交過(guò)自己的檔案資料時(shí)，他們都會(huì)給我否定的回答，結(jié)果就是該醫(yī)院并沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，所謂的“檔案工作人員”其實(shí)就是醫(yī)院的醫(yī)護(hù)人員一個(gè)職稱(chēng)擔(dān)任多種職位。針對(duì)這一現(xiàn)象，我覺(jué)得應(yīng)該采取的措施如下：①加強(qiáng)上層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的支持。檔案的管理工作首先是要得到醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的看重，應(yīng)該提倡工作人員學(xué)習(xí)有關(guān)《檔案法》的工作內(nèi)容。倡導(dǎo)大家對(duì)檔案進(jìn)行學(xué)習(xí)和宣傳，加大社會(huì)大眾對(duì)檔案的了解程度。

結(jié)論

經(jīng)過(guò)不斷地實(shí)地調(diào)查和查閱資料，將整合的信息資源進(jìn)行整理分析，我們可以看出，目前我國(guó)的人事檔案管理工作整體來(lái)說(shuō)主要存在的問(wèn)題有：①領(lǐng)導(dǎo)不重視;②未成立完美的檔案管理機(jī)制;③缺乏有經(jīng)驗(yàn)有意識(shí)的檔案管理團(tuán)隊(duì);④檔案管理缺乏一定的科學(xué)原理;⑤檔案管理硬件設(shè)備不完善。不僅是醫(yī)院和高校，膽敢在我們的日常生活中無(wú)處不在，只要有人的地方就會(huì)有檔案，最重要的是，我們?nèi)巳硕急仨氉龅叫闹杏袡n案，積極配合檔案管理工作，在提交檔案時(shí)要抱有如實(shí)及時(shí)的態(tài)度。希望我們所有人從即刻起將檔案視為我們生活中的一部分，為了促進(jìn)檔案管理事業(yè)的發(fā)展而共同努力，將檔案信息資源發(fā)揮應(yīng)有的作用，這對(duì)社會(huì)發(fā)展和人才管理具有極其重要的作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]張炎敏，淺談醫(yī)院人事檔案管理工作的特點(diǎn)和改進(jìn)措施[M].辦公室業(yè)務(wù)，2015（9）.

[2]胡魁海，高校人事檔案的管理是辦好學(xué)校的基礎(chǔ)之一[M].行政論壇，1996（6）：19-20.