醫(yī)院信息系統(tǒng)及辦公自動(dòng)化管理用于試劑供應(yīng)服務(wù)的實(shí)效性

葉政德，陳林

（湖北省十堰市太和醫(yī)院·湖北醫(yī)藥學(xué)院附屬醫(yī)院，湖北十堰442000）

醫(yī)院信息系統(tǒng)及辦公自動(dòng)化管理用于試劑供應(yīng)服務(wù)的實(shí)效性

葉政德，陳林

（湖北省十堰市太和醫(yī)院·湖北醫(yī)藥學(xué)院附屬醫(yī)院，湖北十堰442000）

目的探討醫(yī)院信息系統(tǒng)（HIS）和辦公自動(dòng)化（OA）管理應(yīng)用于醫(yī)院試劑供應(yīng)服務(wù)的實(shí)效性及當(dāng)前醫(yī)療機(jī)構(gòu)試劑管理與服務(wù)展望。方法分析醫(yī)院2013年試劑管理與服務(wù)運(yùn)用HIS系統(tǒng)化管理及借助OA辦公自動(dòng)化平臺(tái)編輯試劑申購(gòu)程序，實(shí)施網(wǎng)上申購(gòu)、傳輸試劑購(gòu)進(jìn)計(jì)劃的實(shí)效性。結(jié)果試劑的庫(kù)存量和有效期、注冊(cè)批文等應(yīng)用HIS管理程序?qū)嵤﹦?dòng)態(tài)化監(jiān)督管理，有效防止了試劑過(guò)期、積壓、斷貨，試劑品損耗及無(wú)注冊(cè)批文試劑難監(jiān)管現(xiàn)象的發(fā)生；借助OA辦公自動(dòng)化服務(wù)平臺(tái)實(shí)行網(wǎng)上申請(qǐng)、審批、傳輸試劑購(gòu)進(jìn)計(jì)劃，有效促進(jìn)了全院試劑供應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)的覆蓋，醫(yī)院臨床檢驗(yàn)、科研試劑使用部門(mén)達(dá)96%以上，與試劑供應(yīng)商建立QQ信息聯(lián)絡(luò)服務(wù)達(dá)100%。節(jié)約了檢驗(yàn)人員的工作時(shí)間，簡(jiǎn)化了工作流程，提高了服務(wù)質(zhì)量。試劑申購(gòu)計(jì)劃信息零亂現(xiàn)象得到有效整合，極大地提高了檢驗(yàn)部門(mén)和試劑采購(gòu)的工作效率和服務(wù)質(zhì)量。結(jié)論HIS及OA等管理軟件應(yīng)用于試劑供應(yīng)服務(wù)，有效促進(jìn)了醫(yī)院試劑供應(yīng)服務(wù)信息網(wǎng)絡(luò)化和規(guī)范化管理，是當(dāng)前和今后醫(yī)療機(jī)構(gòu)試劑管理和服務(wù)的基本發(fā)展方向。

醫(yī)院；試劑供應(yīng)；試劑管理；信息網(wǎng)絡(luò)化；醫(yī)院信息系統(tǒng)；辦公自動(dòng)化

我院為加快醫(yī)院物資管理信息快速化發(fā)展和提高醫(yī)院管理質(zhì)量，根據(jù)臨床、科研部門(mén)試劑使用零散、專業(yè)科室多、分散等特點(diǎn)，保證醫(yī)院管理質(zhì)量和經(jīng)濟(jì)效益，自2006年試劑出入庫(kù)管理即應(yīng)用了電子軟件信息化管理，2013年啟用醫(yī)院信息系統(tǒng)（HIS）管理軟件至今，不僅操作方便，管理嚴(yán)謹(jǐn)，且工作效率高，尤其對(duì)試劑出入庫(kù)、效期管理、財(cái)務(wù)報(bào)表制作等工作得到很大改進(jìn)；借助辦公自動(dòng)化（OA）軟件編輯試劑申購(gòu)程序，建立試劑供應(yīng)商業(yè)化服務(wù)平臺(tái)的QQ群，實(shí)現(xiàn)了試劑計(jì)劃網(wǎng)上申請(qǐng)、審批和傳輸，促進(jìn)了試劑供應(yīng)與需求網(wǎng)絡(luò)信息一體化服務(wù)；極大節(jié)約臨床、科研工作人員的時(shí)間和勞動(dòng)強(qiáng)度；規(guī)范了醫(yī)院試劑供應(yīng)服務(wù)工作流程，提高了當(dāng)前醫(yī)療機(jī)構(gòu)試劑管理質(zhì)量和服務(wù)水平。

1　應(yīng)用HIS軟件規(guī)范試劑管理

1.1應(yīng)用“效期自動(dòng)提醒和規(guī)格維護(hù)”程序，提高試劑管理質(zhì)量采購(gòu)員在辦理入庫(kù)時(shí)，根據(jù)HIS軟件中規(guī)格維護(hù)程序功能，輸入應(yīng)維護(hù)的新購(gòu)試劑規(guī)格、單價(jià)，試劑注冊(cè)批文等基本信息。入庫(kù)時(shí)，在此規(guī)格條目下，錄入試劑品名、批號(hào)、有效期等信息，經(jīng)會(huì)計(jì)審核保存，即增加新批號(hào)、效期的試劑庫(kù)存量，HIS中效期庫(kù)存查詢程序就會(huì)自動(dòng)顯示事先設(shè)定的3～6個(gè)月的近效期庫(kù)存目錄，在使用近效期試劑時(shí)有效提醒了工作人員。信息網(wǎng)絡(luò)化管理程序有效防止了過(guò)期試劑盒使用現(xiàn)象和購(gòu)進(jìn)無(wú)注冊(cè)批文試劑情況，也實(shí)現(xiàn)藥品系統(tǒng)化管理［1］，促進(jìn)了藥品、試劑應(yīng)用HIS的系統(tǒng)化管理。有效運(yùn)用HIS可加強(qiáng)試劑出入庫(kù)數(shù)據(jù)化的管理，極大地提高了試劑的管理質(zhì)量。

1.2應(yīng)用“導(dǎo)出”程序，提高HIS系統(tǒng)程序管理的智能性

主要針對(duì)試劑入庫(kù)、出庫(kù)、效期、庫(kù)存等相關(guān)程序具有的導(dǎo)出功能。即在試劑HIS系統(tǒng)軟件管理模式下，單擊試劑管理程序工具欄中快捷按鈕“導(dǎo)出（D）”，即可快速將數(shù)據(jù)庫(kù)中所需要的試劑信息全部導(dǎo)入Excel軟件，其操作過(guò)程簡(jiǎn)單、快捷，運(yùn)用方便，彌補(bǔ)了HIS系統(tǒng)程序不能執(zhí)行的制表，數(shù)據(jù)核算、排序等功能。如通過(guò)HIS軟件自動(dòng)篩選和提醒作用，可實(shí)現(xiàn)試劑庫(kù)存量、有效期及滯銷(xiāo)產(chǎn)品信息自動(dòng)導(dǎo)出和編輯報(bào)表。對(duì)庫(kù)存3個(gè)月內(nèi)效期藥品、零庫(kù)存藥品、滯銷(xiāo)藥品信息實(shí)施效期循環(huán)化管理［2］；設(shè)定試劑效期、滯銷(xiāo)3～6個(gè)月報(bào)警時(shí)限，系統(tǒng)程序會(huì)自動(dòng)篩選此時(shí)間段近效期試劑品種。查詢后會(huì)自動(dòng)顯示、導(dǎo)出程序、彌補(bǔ)HIS程序不足，提高了運(yùn)用HIS軟件管理程序的靈活性與智能性。

1.3利用HIS軟件局域網(wǎng)絡(luò)服務(wù)功能，加強(qiáng)管理與操作規(guī)范

HIS系統(tǒng)程序管理是在醫(yī)療機(jī)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器下的一種管理和服務(wù)模式，其優(yōu)點(diǎn)是管理程序分為若干個(gè)分支模塊，能在任何辦公地點(diǎn)和電腦中建立管理程序。如試劑入庫(kù)驗(yàn)收信息錄入HIS系統(tǒng)入庫(kù)程序后，有財(cái)務(wù)成本核算會(huì)計(jì)進(jìn)入HIS入庫(kù)審核確認(rèn)窗口，審核入庫(kù)信息，無(wú)誤后，確認(rèn)（保存）試劑入庫(kù)信息，就會(huì)自動(dòng)增加庫(kù)存量。實(shí)現(xiàn)物資采購(gòu)自入庫(kù)、會(huì)計(jì)審核、出庫(kù)的規(guī)范化管理模式，改變傳統(tǒng)單一的物資工作模式，加強(qiáng)當(dāng)前醫(yī)院物資采購(gòu)管理與操作規(guī)范化。

2　利用OA和QQ軟件提高工作質(zhì)量和服務(wù)效率

2.1借助OA軟件編輯試劑申購(gòu)程序

實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上申請(qǐng)、傳輸試劑采購(gòu)計(jì)劃。臨床檢驗(yàn)和科研部門(mén)可根據(jù)OA工作平臺(tái)、工作流程中試劑申購(gòu)程序，直接填寫(xiě)試劑購(gòu)進(jìn)計(jì)劃信息，或者也可在OA網(wǎng)上試劑申購(gòu)程序“導(dǎo)入Excel模板”標(biāo)題，下載OA試劑計(jì)劃Excel固定空白模板。按模板填寫(xiě)試劑品名、規(guī)格、數(shù)量、產(chǎn)地等試劑購(gòu)進(jìn)信息后，利用外部文件導(dǎo)入方式上傳試劑采購(gòu)計(jì)劃，即自動(dòng)生成OA內(nèi)部網(wǎng)上試劑計(jì)劃申請(qǐng)單。經(jīng)網(wǎng)上審批后，實(shí)施采購(gòu)。代替了人工傳輸試劑購(gòu)進(jìn)計(jì)劃方式，有效提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。

2.2運(yùn)用QQ軟件建立電子商務(wù)辦公服務(wù)模式

根據(jù)OA傳輸?shù)脑噭┯?jì)劃和通過(guò)HIS程序?qū)С龉δ軐?dǎo)出的試劑采購(gòu)計(jì)劃信息，在QQ服務(wù)平臺(tái)向事先建立的試劑供應(yīng)商賬戶發(fā)送試劑采購(gòu)計(jì)劃；可通過(guò)電腦或智能手機(jī)QQ平臺(tái)發(fā)送計(jì)劃信息，以便需求方和供貨方隨時(shí)隨地接收和發(fā)送采購(gòu)計(jì)劃。借助OA和QQ服務(wù)平臺(tái)，改變傳統(tǒng)試劑供貨、臨床人工取和傳遞試劑采購(gòu)計(jì)劃的傳統(tǒng)工作方式。其操作簡(jiǎn)單，方便、快捷、實(shí)用，可節(jié)約工作人員時(shí)間，提高臨床檢驗(yàn)、科研部門(mén)的工作效率；減少更多中間環(huán)節(jié)，增加采購(gòu)的透明度，避免由暗箱操作所致的賄賂和回扣事件的滋生，降低采購(gòu)及綜合成本［3］；拓展了HIS軟件管理模式的信息網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，滿足試劑供應(yīng)信息化服務(wù)的需求。

3　展望與小結(jié)

3.1加快試劑品電子說(shuō)明書(shū)網(wǎng)絡(luò)信息化服務(wù)建設(shè)

根據(jù)現(xiàn)有HIS軟件的優(yōu)勢(shì)資源，在醫(yī)院HIS試劑管理模塊逐步實(shí)現(xiàn)以試劑管理職能部門(mén)，檢驗(yàn)室試劑消耗管理程序，增加試劑用途功能、注意事項(xiàng)等電子說(shuō)明顯示圖片，以指引工作人員更確切、更全面地解試劑應(yīng)用注意事項(xiàng)。減少浪費(fèi)，提高檢驗(yàn)診斷結(jié)果準(zhǔn)確性；保障患者用藥安全有效，提高醫(yī)療質(zhì)量［4］。改變和解決醫(yī)生、臨床技師、護(hù)士查詢檢驗(yàn)試劑說(shuō)明書(shū)時(shí)不方便、慢、效率不高等實(shí)質(zhì)性問(wèn)題。

3.2提高診斷試劑注冊(cè)批文電子管理和查詢功能

根據(jù)國(guó)家藥品監(jiān)督管理總局（CFDA）網(wǎng)上試劑注冊(cè)號(hào)數(shù)據(jù)查詢網(wǎng)絡(luò)資源，兼容醫(yī)院HIS試劑管理程序、同步實(shí)行查詢功能，實(shí)施全程監(jiān)控管理，控制無(wú)注冊(cè)批文診斷試劑使用現(xiàn)象。另外，對(duì)用于臨床檢驗(yàn)診斷的、尚無(wú)注冊(cè)批文的科研型試劑應(yīng)實(shí)施CFDA網(wǎng)絡(luò)申請(qǐng)、填報(bào)程序，作為未注冊(cè)批文試劑的進(jìn)入臨床診斷試驗(yàn)前的準(zhǔn)入管理機(jī)制，尤其可驗(yàn)證這類試劑檢驗(yàn)效果和納入注冊(cè)、批準(zhǔn)上市使用的有效依據(jù)，以此可加快和規(guī)范我國(guó)體外診斷試劑盒的發(fā)展水平和速度。

3.3完善試劑品出入庫(kù)電子化工作流程的管理

應(yīng)用電子設(shè)備，掃描儀、條形碼驗(yàn)收試劑入庫(kù)，利用供應(yīng)商配貨后現(xiàn)存條形碼與藥品發(fā)票的對(duì)應(yīng)關(guān)系，藥庫(kù)掃描條形碼后，驗(yàn)收藥品外觀質(zhì)量［5］。按藥品管理方式，嚴(yán)格控制假、劣、偽試劑及非渠道、非程序下試劑購(gòu)進(jìn)和使用，尤其可利用掃描設(shè)備將每批次試劑品規(guī)信息，包括試劑廠提供的電子試劑品說(shuō)明書(shū)信息，一并輸入、錄入HIS中試劑管理系統(tǒng)程序，以節(jié)約醫(yī)院試劑管理工作量，減少二次重復(fù)輸入試劑品規(guī)、價(jià)格、說(shuō)明書(shū)等信息工作強(qiáng)度。

3.4加快實(shí)施檢驗(yàn)室試劑品消耗管理程序的應(yīng)用

在HIS管理模式下，全面實(shí)行以HIS管理為中心，全部實(shí)行試劑出入庫(kù)、使用消耗信息網(wǎng)絡(luò)交易過(guò)程的批號(hào)、效期管理，即試劑使用消耗以批次管理為基本工作機(jī)制。取消人工修改試劑庫(kù)存信息權(quán)限，提高當(dāng)前試劑供應(yīng)信息網(wǎng)絡(luò)化操作和科學(xué)管理的理念，改變由試劑供應(yīng)商多、供應(yīng)分散及批次管理混亂而導(dǎo)致的人工操作、違規(guī)，以及給醫(yī)療管理和患者用藥安全帶來(lái)的不安全漏洞等問(wèn)題。

總之，試劑不同于醫(yī)療器械，也有別于藥品，其為一種特殊體外診斷物品，其信息網(wǎng)絡(luò)化供應(yīng)管理和服務(wù)模式在當(dāng)前醫(yī)院信息化管理和發(fā)展過(guò)程十分重要。管理者在不斷探索新的管理過(guò)程中，既要提高管理水平、控制成本，保障質(zhì)量，又要必須滿足臨床檢驗(yàn)和試驗(yàn)的需求，且應(yīng)突出實(shí)現(xiàn)管理的實(shí)效性，才能滿足管理的需求。HIS，OA，QQ等辦公軟件可加快試劑供應(yīng)服務(wù)信息化建設(shè)，同時(shí)，需要把現(xiàn)有分散的資源整合起來(lái)也可促使其高效利用［6］，促使信息資源在醫(yī)藥、試劑物資服務(wù)和管理過(guò)程實(shí)現(xiàn)最安全、有效，快捷、簡(jiǎn)潔，集約化的管理和服務(wù)，讓患者和管理者在被服務(wù)及服務(wù)過(guò)程中得到最滿意的需求。

［1］張春實(shí).門(mén)診藥房開(kāi)展網(wǎng)絡(luò)化管理與標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù)的體會(huì)［J］.現(xiàn)代醫(yī)藥衛(wèi)生，2008，24（24）：3 738.

［2］韓晉，吳榮榮.我院現(xiàn)代化藥房建設(shè)工作的嘗試［J］.中國(guó)藥房，2007，18（34）：2 669.

［3］李繼光.信息化藥房管理的完善和趨勢(shì)分析［J］.醫(yī)藥導(dǎo)報(bào)，2009，13（5）：193.

［4］鄭錦坤，賴水招，高凌俊，等.基本用藥說(shuō)明書(shū)數(shù)據(jù)庫(kù)的電子化與應(yīng)用［J］.今日藥學(xué)，2009，19（7）：63-65.

［5］沈烽，張健，張青，等.條形碼驗(yàn)收系統(tǒng)在醫(yī)院藥庫(kù)藥品驗(yàn)收中的應(yīng)用［J］.中國(guó)藥房，2007，18（34）：2 671.

［6］潘琪.藥品數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管系統(tǒng)的實(shí)施及其改進(jìn)措施［J］.醫(yī)藥導(dǎo)報(bào)，2010，29（4）：549-551.

Effectiveness of OA and HIS M anagement for Reagents Supply Service

Ye Zhengde Chen Lin
（Shiyan Taihe Hospital·Affiliated Hospital to Hubei University of Medcine，Shiyan，Hubei，China 442000）

Objective To investigate the effectiveness of OA and HIS management for reagents supply service and the prospect on current reagent management in medical institutions and services.M ethods The 2013 reagent management and service management by means of the systematic use of HIS and the OA office automation platform editor for the reagent purchase program were analyzed，to achieve the effectiveness of the implementation of online purchase and transfer agent of purchase program.Results Since the application HIS systematic management of the reagent supply service，the reagent inventory and expiration date，registration approvals and other applications had implemented dynamic management procedures by HIS supervision and management，and had prevented the reagents′expiring，backlogging，out of stock，reagent product loss and the situation of no registration of regulatory approval reagent；with the OA office automation services platform，the implementation of online application，approval，transfer reagent purchase program，it had promoted the reagent supply network covering the hospital clinical laboratory services，research reagents sector more than 96%，and the establishment of information liaison services via QQ with reagent supplier reaching 100%，thus saving the inspection staff time，simplifying work processes and improving the quality of service.The mess and chaos of the reagents purchase plan information phenomenon had been effectively integrated，greatly improving the inspection department and the efficiency and quality of services procurement agent.Conclusion The hospital reagent supply services can accelerate the promotion of information network and standardized management，it is the current and future direction of development and the basic reagent management of medical institutions and services.

hospital；reagent supply；reagent management；information network；HIS；OA

R952

A

1006-4931（2015）24-0174-02

葉政德（1975-），男，湖北鄖縣人，專業(yè)為藥學(xué)，技師，主要從事藥品物流管理工作，（電話）0719-8801207（電子信箱）1019865129@qq.com；陳林（1967-），男，湖北鄖縣人，博士研究生，主任藥師，教授，主要從事藥事管理及教學(xué)工作，本文通訊作者，（電話）0719-8801157（電子信箱）1919885757@qq.com.

2015-05-07）