高職院?？萍紮n案管理探究

摘要：本文首先結(jié)合實(shí)際工作分析了目前高職院?？萍紮n案管理中存在的問題，然后提出了相應(yīng)的管理措施，最后闡述了如何加強(qiáng)科技檔案的開發(fā)利用，更好地為學(xué)院科研教學(xué)的發(fā)展服務(wù)。

關(guān)鍵詞：高職院?？萍紮n案開發(fā)利用

0引言

重建絲綢之路，加快西北戰(zhàn)略通道建設(shè)，具有戰(zhàn)略性的意義，對(duì)職業(yè)人才的培養(yǎng)提出了新的要求。當(dāng)前，隨著高職院校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，教學(xué)設(shè)施不斷完善，實(shí)訓(xùn)條件不斷加強(qiáng)，各專業(yè)科技活動(dòng)的領(lǐng)域越來越廣泛，如何在民族地區(qū)利用科技檔案的開發(fā)，適應(yīng)我區(qū)經(jīng)濟(jì)工作發(fā)展的人才培養(yǎng)重要性日益凸顯。

1高職院校科技檔案管理中存在的問題

寧夏職業(yè)技術(shù)學(xué)院肩負(fù)著我區(qū)培養(yǎng)面向生產(chǎn)、建設(shè)、服務(wù)和管理第一線需要的高素質(zhì)技能人才的重要使命。加強(qiáng)高職科技檔案的整理、編研、綜合管理，能夠科學(xué)設(shè)定專業(yè)人才培養(yǎng)的方向，調(diào)整高職院校與企業(yè)的合作模式，為地方經(jīng)濟(jì)、社會(huì)發(fā)展提供人才支撐。但目前，我?？萍紮n案管理中還存在很多不完善的地方，比如科技檔案管理意識(shí)薄弱、科技檔案管理內(nèi)涵缺失等。

1.1科技檔案管理意識(shí)薄弱。科技檔案是科學(xué)技術(shù)研究和實(shí)踐的直接記錄，是文化活動(dòng)的客觀反映。隨著生產(chǎn)力水平的不斷發(fā)展，有的民族工藝技術(shù)和產(chǎn)品必將逐步退出歷史的舞臺(tái)，建立相應(yīng)的科技檔案，用最新的科技手段進(jìn)行記錄發(fā)掘，建檔留存，是傳承和保護(hù)民族文化遺產(chǎn)最有力的措施，但是科技檔案管理意識(shí)薄弱阻礙了這一事件的實(shí)現(xiàn)?？萍紮n案管理意識(shí)薄弱主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：一是學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)層檔案意識(shí)淡薄。很多學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為高職院校的主要任務(wù)和工作是教學(xué)和學(xué)生就業(yè)兩大方面，而對(duì)科研的投入和關(guān)注較少。二是科技檔案管理部門對(duì)法律法規(guī)學(xué)習(xí)和宣傳力度也不夠。三是科研人員自身對(duì)科研檔案管理不重視，僅僅把科技檔案工作當(dāng)成是一項(xiàng)繁瑣的行政事務(wù)，沒有意識(shí)到建立科研檔案是科技人員完成科技工作必不可少的一項(xiàng)工作。

1.2科技檔案整理內(nèi)涵缺失?？萍紮n案中儲(chǔ)藏著無數(shù)的科學(xué)技術(shù)成果、技術(shù)秘密、原始數(shù)據(jù)、工藝方法和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。很多尖端技術(shù)、新興科研領(lǐng)域、重大技術(shù)項(xiàng)目的成果，科技檔案最完備地儲(chǔ)備了當(dāng)代最新的科學(xué)技術(shù)，必須保證科技檔案的完整性。但是現(xiàn)階段很多高職院校都存在科技檔案內(nèi)涵缺失嚴(yán)重的現(xiàn)象，主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：一是缺乏對(duì)科研檔案內(nèi)涵的認(rèn)識(shí)；二是歸檔的材料中一般性材料多，能反映和評(píng)定一項(xiàng)科研成果水平的關(guān)鍵性技術(shù)材料少，能體現(xiàn)科研人員在科研過程中解決技術(shù)難題的新思想、新概念和新方法等技術(shù)創(chuàng)新的核心材料更少；三是收集整理材料形式單一。

1.3科技檔案機(jī)構(gòu)和制度不健全?？萍紮n案機(jī)構(gòu)不健全主要體現(xiàn)在：現(xiàn)階段高職院校中科研檔案工作辦公室一般是2人編制，卻承擔(dān)著400～700人的教職工科研檔案資料的收集、整理、編研和歸檔。并且除了檔案管理人員的編制不足以外，還存在檔案管理人員一般不是學(xué)檔案專業(yè)的，而是其他專業(yè)轉(zhuǎn)行的。

科技檔案制度不健全主要體現(xiàn)在：對(duì)科研檔案的認(rèn)識(shí)淡薄，致使多數(shù)院校沒有健全的科研檔案管理制度，在科研檔案歸檔管理方面缺少行之有效的制約手段。

2科技檔案管理的應(yīng)對(duì)措施

高職院校科技檔案是在長期辦學(xué)實(shí)踐中形成的，承載著不同專業(yè)的實(shí)踐教學(xué)歷程，是一本無聲的教具。高職院校科技檔案涉及到教學(xué)、管理、技能、服務(wù)等各個(gè)環(huán)節(jié)，能否有效提高高職學(xué)生的職業(yè)能力和職業(yè)素質(zhì)，結(jié)合我區(qū)的經(jīng)濟(jì)環(huán)境，緊密依照我區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展規(guī)劃，打造絲路經(jīng)濟(jì)帶，加快中阿自由貿(mào)易區(qū)建設(shè)，直接關(guān)系到我區(qū)高職學(xué)院人才培養(yǎng)的質(zhì)量和院校自身的生存與發(fā)展。因此做好高職院?？萍紮n案管理工作是很有必要的，具體應(yīng)做到以下幾個(gè)方面：

2.1明確高職院?？萍紮n案的管理范圍?？萍紮n案是人們從事科技活動(dòng)的歷史記錄，是知識(shí)形態(tài)的歷史記錄，是具有保存價(jià)值的歷史記錄。就高職院校而言，科技檔案管理對(duì)象是指學(xué)校在開展科學(xué)研究管理實(shí)踐活動(dòng)中，直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像等各種載體的材料，是學(xué)?？蒲谢顒?dòng)的真實(shí)記錄和歷史憑證，是重要的信息資源和科技財(cái)富，并具有職業(yè)教育的特點(diǎn)。

2.2強(qiáng)化高職院校科技檔案管理意識(shí)。高職科技檔案是科研及教學(xué)工作的重要組成部分，是科研教學(xué)活動(dòng)的重要環(huán)節(jié)，高職院校全體人員，都應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)學(xué)?？蒲袡n案管理工作的作用和意義，認(rèn)識(shí)到科研檔案在科研活動(dòng)中的憑證作用和情報(bào)價(jià)值，認(rèn)識(shí)到科研檔案管理是指導(dǎo)、督促和保證學(xué)校各類科研工作有序、正常開展，以及提高科研管理工作效率的重要意義。

2.3注重科研檔案收集的完整性、真實(shí)性。只有內(nèi)容完整、準(zhǔn)確及成套的科研活動(dòng)檔案才能準(zhǔn)確記錄科研的全過程，才能為開發(fā)利用提供可靠的檔案資料。職業(yè)教育的特點(diǎn)就是要求學(xué)生對(duì)所學(xué)專業(yè)有一個(gè)全面的認(rèn)識(shí)，對(duì)工藝流程有充分的了解，具有發(fā)現(xiàn)問題，分析問題、解決問題的能力。因此，注重科研檔案收集的完整性、真實(shí)性，具有現(xiàn)實(shí)的意義。

2.4合理設(shè)置科技檔案管理機(jī)構(gòu)。高職科技檔案具有專業(yè)性、多學(xué)科性、分散性和更新性等特點(diǎn)，必須安排專人去收集整理和立卷歸檔，設(shè)立專門的組織機(jī)構(gòu)和專職的檔案人員，科技檔案管理機(jī)構(gòu)是搞好科研檔案工作的組織保證。高職院校應(yīng)將科研檔案作為學(xué)校全部檔案的一個(gè)重要組成部分，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，統(tǒng)一提供利用。

2.5建立健全科技檔案管理制度并規(guī)范管理工作?？萍紮n案質(zhì)量的一個(gè)重要指標(biāo)就是成套性。只有內(nèi)容完整、準(zhǔn)確及成套的科研活動(dòng)檔案才能為開發(fā)利用提供可靠的檔案資料。因此，高職院校需建立一套規(guī)章制度，確保科技檔案在保管、借閱、利用過程中做到層層負(fù)責(zé)，有條不紊。科技檔案的保管工作需切實(shí)做到安全、不遺失、不泄密，定期進(jìn)行安全檢查?？萍紮n案的借閱、利用需嚴(yán)格履行簽批登記手續(xù)，歸還時(shí)需按規(guī)定步驟仔細(xì)查驗(yàn)是否有遺缺、損毀現(xiàn)象，確?？蒲薪虒W(xué)服務(wù)機(jī)制的運(yùn)行。

3科技檔案的開發(fā)與轉(zhuǎn)化

高校科技檔案中的顯性知識(shí)和隱性知識(shí)包含著很多重要的信息資源，科技檔案信息在科學(xué)研究領(lǐng)域通向生產(chǎn)領(lǐng)域的過程中，起著將現(xiàn)有科技成果轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)效益、轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力的巨大作用。所以，不僅要把檔案資料收集整理好，也要把科技檔案中有實(shí)用價(jià)值的技術(shù)信息開發(fā)出來。

3.1提高科技檔案信息的利用率。根據(jù)我區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的趨勢和現(xiàn)狀，改革服務(wù)方式，更新服務(wù)觀念，檔案部門不能僅停留在對(duì)檔案的實(shí)體管理，也不能只是安于現(xiàn)狀，必須改變單一的查找借閱利用方式，創(chuàng)新科技檔案信息的借閱方式，推動(dòng)檔案信息的開發(fā)利用。另外，相關(guān)工作人員應(yīng)該努力提高自身的知識(shí)水平和管理能力，樹立一種創(chuàng)新的、主動(dòng)提供服務(wù)的新觀念。

3.2提高科技檔案檢索的查全率、查準(zhǔn)率。高職檔案部門要逐步建立各類檔案資料目錄數(shù)據(jù)庫著錄工作的工作方式，逐步適應(yīng)采用計(jì)算機(jī)代替人工編制目錄，這樣才能極大程度地提高檢索的查全率、查準(zhǔn)率，幫助查閱者方便快捷找到所需資料。因此，積極推行檔案現(xiàn)代化管理是搞好高職院?？萍紮n案信息資源開發(fā)利用的有效手段。

3.3加強(qiáng)科技檔案科技平臺(tái)建設(shè)。要想實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的快速共享，必須加強(qiáng)科技檔案科技平臺(tái)建設(shè)，推進(jìn)高校檔案信息管理的系統(tǒng)化。一是運(yùn)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，特別是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，加快檔案資料的傳輸效率，建立一套完整的自動(dòng)化檔案檢索系統(tǒng)，真正實(shí)現(xiàn)文檔一體化和資源共享。二是要確保檔案的安全性、保密性，構(gòu)建高校檔案管理安全系統(tǒng)，對(duì)信息內(nèi)容進(jìn)行加密處理。

4結(jié)語

在信息公開背景下，高職院校的檔案服務(wù)不能永遠(yuǎn)停留在傳統(tǒng)的思想和工作方式上，必須與時(shí)俱進(jìn)，如何開闊檔案工作者的視野，拓展檔案服務(wù)方式和途徑，以更好地滿足需求者的利用需求，提高檔案工作服務(wù)質(zhì)量和效率，是擺在高職院校檔案工作者面前的一個(gè)課題，同時(shí)也是高職院校管理工作提高的途徑。

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作者簡介：馬景（1956-），男，寧夏人，本科，館員，寧夏職業(yè)技術(shù)學(xué)院科技開發(fā)處，研究方向：檔案管理。