網(wǎng)絡(luò)視域下檔案、圖書一體化管理模式研究

楊彩云 王振良

摘要：隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化在我國社會的各項事業(yè)中得到推廣。在這種情況下，傳統(tǒng)的圖書情報檔案管理系統(tǒng)早已不能滿足社會發(fā)展的需要，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，有待進(jìn)一步實現(xiàn)檔案、圖書的一體化管理。本文通過對國內(nèi)、國外圖書、檔案一體化管理研究現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢進(jìn)行分析，同時提出相應(yīng)的政策建議，進(jìn)而為檔案、圖書一體化管理提供參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞：一體化管理圖書檔案管理管理模式

檔案、圖書同屬文獻(xiàn)信息資源范疇，在許多方面具有共同之處，不僅具有很強(qiáng)的互補(bǔ)性，在一定條件下可以互相轉(zhuǎn)化，二者之間相互聯(lián)系緊密。伴隨信息化、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，圖書、檔案部門各自為政的管理方式已經(jīng)不能滿足人們對信息利用方面日益增長的需求，實現(xiàn)一體化管理是檔案、圖書事業(yè)發(fā)展的大勢所趨。筆者認(rèn)為，圖書、檔案一體化整合模式的實現(xiàn)具有豐富的理論與實踐基礎(chǔ)，也是我國文化事業(yè)發(fā)展的大勢所趨。檔案館和圖書館的快速發(fā)展建設(shè)，網(wǎng)絡(luò)、計算機(jī)及信息技術(shù)的普遍應(yīng)用、行業(yè)部門之間的廣泛聯(lián)盟和交流以及國內(nèi)外的許多成功案例都為我國檔案、圖書事業(yè)的一體化管理發(fā)展提供了現(xiàn)實依據(jù)和可靠的保障。

1國內(nèi)、國外圖書、檔案一體化管理研究現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢

1.1國外研究現(xiàn)狀

國外開始對檔案、圖書一體化建設(shè)研究比較早，二十世紀(jì)五十年代已經(jīng)開始進(jìn)行這方面的相關(guān)研究，至此已經(jīng)有六十年左右的歷史，也產(chǎn)生了很多有價值的理論成果，如李群的《信息時代圖書、檔案、情報一體化管理在歐美的新趨勢》、張衛(wèi)東的《歐美圖書檔案數(shù)字化融合服務(wù)實踐及啟示》、李農(nóng)的《歐美圖書館、博物館、檔案館館際合作趨勢》等。

1.2國內(nèi)研究現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢

二十世紀(jì)八十年代，我國開始了關(guān)于檔案、圖書一體化建設(shè)的研究，至今已經(jīng)有四十多年的歷史。在此期間產(chǎn)生了豐富的理論成果。從70年代末到二十世紀(jì)末，這段時期不論是從研究成果的數(shù)量還是研究成果的水平來看，檔案、圖書一體化建設(shè)研究仍處于艱難摸索前進(jìn)的過程中，屬于起步階段。在此期間產(chǎn)生了很多理論成果，其中代表性的有黃宗忠的《試論圖書情報檔案一體化的發(fā)展趨勢》、萬青的《試論圖書情報檔案一體化》、陸漢榮和秦健民的《關(guān)于圖書、情報、檔案一體化的思考》等等。進(jìn)入21世紀(jì)后，隨著計算機(jī)的普及和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案館、圖書館的許多信息資源都被數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，電子檔案館、網(wǎng)絡(luò)圖書館等相繼出現(xiàn)，檔案、圖書一體化建設(shè)的研究也進(jìn)入快速發(fā)展階段，在檔案、圖書領(lǐng)域掀起了一股新的學(xué)術(shù)熱潮，產(chǎn)生了很多有價值的理論成果，如辛楊的《我國圖書、情報、檔案一體化管理研究》、徐翠艷的《網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下圖書、情報、檔案一體化建設(shè)研究》等。

2圖書、檔案一體化管理模式的可行性分析

2.1根源的一致性

根源的一致性是二者實現(xiàn)一體化的內(nèi)在條件，為一體化管理模式提供了可行性保證。圖書、檔案同屬于知識信息，并通過一定的物質(zhì)載體存儲和傳遞知識信息，二者存在著天然的聯(lián)系。在古代，圖書、檔案同源一體，古代人在生活和交往中，用結(jié)繩刻契的方法，標(biāo)記社會實踐活動和各種信息，起到保存、借鑒、傳播的作用，這就成為人類最原始的圖書檔案。遠(yuǎn)古的圖書、檔案的收藏、利用是一體的。檔案管理機(jī)構(gòu)圖書、修史與檔案三位一體，難以分開。如古代集圖書、情報、檔案于一體最典型的機(jī)構(gòu)是具有國家圖書館（或檔案館）性質(zhì)的藏書閣。隨著生產(chǎn)力的不斷提高，人類需求不斷發(fā)展擴(kuò)大，對圖書、檔案也產(chǎn)生出了多種不同需求。因此，原始的一體化結(jié)構(gòu)開始分化：圖書在檔案的基礎(chǔ)上發(fā)展并超越了檔案的界限、范圍和內(nèi)容，成為可以廣泛傳播文獻(xiàn)。

2.2管理的同一性

圖書、檔案管理工作雖然各自擁有自己的工作體系，其組成主要包括：工作子系統(tǒng)、業(yè)務(wù)建設(shè)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)子系統(tǒng)、檢索利用子系統(tǒng)以及教育和研究等子系統(tǒng)等。在每個子系統(tǒng)的諸多要素、工作流程方面，二者具有較強(qiáng)的相似性，通常情況下，需要對有關(guān)的文獻(xiàn)資料進(jìn)行收集、加工和整理，進(jìn)而在一定程度上進(jìn)行開發(fā)與傳遞，同時向社會提供服務(wù)。另外，在信息的輸入、加工、存儲、輸出等方面，需要進(jìn)行分類、存貯、統(tǒng)計、保管等同一性處理。

2.3網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展為圖書、檔案一體化提供了技術(shù)支撐，推進(jìn)了一體化管理的進(jìn)程。如清華同方開發(fā)的RFID圖書、檔案管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)分為五部分：①數(shù)據(jù)中心，其組成主要包括：中心數(shù)據(jù)服務(wù)器和管理終端，該部分的功能是集中對圖書、檔案管理信息等進(jìn)行儲存和處理；②內(nèi)務(wù)管理系統(tǒng)，其組成主要包括：管理終端和標(biāo)簽發(fā)行、打印終端，該部分的功能是統(tǒng)一制作圖書、檔案信息RFID標(biāo)簽，以及對新建圖書、檔案等裝入RFID標(biāo)簽；③流通管理系統(tǒng)，該部分的功能是檢驗圖書、檔案，并驗證RFID標(biāo)簽內(nèi)信息；④查詢系統(tǒng)，通過管理終端、手持機(jī)等對圖書、檔案的位置進(jìn)行查詢；⑤管理系統(tǒng)，設(shè)置系統(tǒng)的功能和權(quán)限，同時對賬號進(jìn)行管理等，以自動化、信息化技術(shù)為依托，使得該系統(tǒng)可大大提高管理效率，信息技術(shù)保障了一體化的進(jìn)程。

2.4專業(yè)教育的培養(yǎng)

通過組織開展圖書、檔案專業(yè)教育，進(jìn)一步為圖書、檔案一體化管理提供人力資源保障。美國著名的社會學(xué)家加納德先生曾說：“物的現(xiàn)代化是表層的，人的現(xiàn)代化才是深層的。現(xiàn)代化要先化人，后化物?！眻D書、檔案一體化管理離不開人的因素，人才的培養(yǎng)必須以教育為依托。近年來，教育事業(yè)蓬勃發(fā)展，在?？粕?、本科生、研究生和博士生四個不同的教育體系中，已經(jīng)納入了圖書、檔案專業(yè)教育，每年向社會輸送大量的專業(yè)人才，進(jìn)而在一定程度上為圖書、檔案一體化管理提供人力資源。

2.5國家政策法規(guī)的保障

在宏觀管理方面，國家需要履行自己的職能，實行信息化建設(shè)的“統(tǒng)籌規(guī)劃、國家主導(dǎo)、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、聯(lián)合建設(shè)、互通互聯(lián)、資源共享”一體化管理模式。1987年10月，由原國家科委牽頭，成立了部際圖書情報工作協(xié)調(diào)會，原國家科委、文化部、國家教委、中國社科院郵電部等15個部委參加了該協(xié)會，它是全國文獻(xiàn)資源系統(tǒng)的最高協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)。在標(biāo)準(zhǔn)化方面，國家也為圖書、檔案一體化提供寬松的政治環(huán)境，1985年國家標(biāo)準(zhǔn)局就發(fā)布適用于圖書、檔案、情報各部門的《情報與文獻(xiàn)工作詞匯基本術(shù)語》，通過立法手段，加快了一體化的進(jìn)程。

3構(gòu)建整合檔案、圖書一體化管理模式新思路

中國人民大學(xué)教授吳寶康1956年指出，檔案界要開展文書、檔案工作一體化研究和圖書、檔案一體化管理研究。從20世紀(jì)70年代開始，我國也逐漸認(rèn)識到了圖書、檔案信息資源整合的重要性，理論開始轉(zhuǎn)向?qū)嵺`。

3.1加強(qiáng)圖書館、檔案館信息化建設(shè)方面的相互借鑒

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，數(shù)字化時代逐漸到來，計算機(jī)為人們的生產(chǎn)生活帶來便利，同時，人們可以利用計算機(jī)加工處理信息。目前，從高校圖書館的發(fā)展來看，各項工作呈現(xiàn)出信息化、數(shù)字化的發(fā)展趨勢，對于分散的、規(guī)模較大的電子信息資源，很多用戶能夠進(jìn)行綜合性利用，進(jìn)而在一定程度上形成虛擬的館藏。借助計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和各種通信手段，讀者可以利用這些電子信息資源，向網(wǎng)絡(luò)節(jié)點下的任何文獻(xiàn)銷售或生產(chǎn)部門通過多渠道、多載體的形式對所需文獻(xiàn)信息進(jìn)行預(yù)訂。

3.2加強(qiáng)信息化軟件的開發(fā)和研究，構(gòu)建一體化模式

關(guān)于如何構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)視域下檔案、圖書一體化管理模式，很多專家學(xué)者都有深入的研究，仁者見仁，智者見智。筆者認(rèn)為：可以通過兩種方式構(gòu)建整合檔案、圖書一體化的管理模式：一是建立一個完整的檔案、圖書統(tǒng)一管理體系，這種體系既是檔案館，又是圖書館，借助這種體系對檔案、圖書等進(jìn)行收藏；二是宏觀上實現(xiàn)檔案、圖書一體化管理，微觀上保持各自的體制，二者在橫向上展開聯(lián)系與協(xié)作，進(jìn)一步組成統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)。

3.3執(zhí)行有效的協(xié)調(diào)、組織、管理模式，保障兩館統(tǒng)一建設(shè)

一要協(xié)調(diào)好利益，在一體化過程中，兩館工作人員存在利益沖突，在這種情況下，作為負(fù)責(zé)人需要秉公辦事、顧全大局；二要對兩館原有設(shè)備資源進(jìn)行優(yōu)化整合，合理利用，通過優(yōu)勢重組，充分發(fā)揮物質(zhì)資源的效用；三要實行有效的管理，積極促進(jìn)圖書檔案館的可持續(xù)發(fā)展。

3.4培養(yǎng)高層次的適應(yīng)一體化需要的人才隊伍

在網(wǎng)絡(luò)視域下，要想順利的進(jìn)行檔案、圖書一體化建設(shè)，必須要有一支這方面的專業(yè)的、高素質(zhì)的技術(shù)型人才隊伍。為此，高校在培養(yǎng)圖書、檔案人才時，在學(xué)科設(shè)置、課程設(shè)置、教學(xué)方式上探索人才培養(yǎng)的模式，進(jìn)一步滿足社會的需要。

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檔案科技項目：2014年度河北省檔案科技項目《網(wǎng)絡(luò)視域下檔案、圖書一體化管理模式研究》（項目編號：2014-X-08）研究成果之一。