當(dāng)前醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)宣傳檔案信息建設(shè)芻議

李尤佳

近年來，隨著醫(yī)療衛(wèi)生制度改革的逐步深入，醫(yī)療市場開放程度越來越高，在競爭日益激烈的醫(yī)療大環(huán)境格局下，醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的美譽(yù)度與知名度已成為其發(fā)展壯大的一個(gè)重要方面，因此，宣傳工作隨之成為醫(yī)療工作中的重要組成部分。由此產(chǎn)生的宣傳檔案信息管理工作已經(jīng)成為醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案信息管理中不可或缺的重要一環(huán)。大力加強(qiáng)醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)宣傳檔案信息建設(shè)，不僅為醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)學(xué)術(shù)及科研工作提供重要的基礎(chǔ)和條件，還可提升新形勢下醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的良好形象，增強(qiáng)大眾對醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的信任度，不斷推進(jìn)醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)現(xiàn)代化建設(shè)。

宣傳檔案信息涵蓋了醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)建設(shè)與發(fā)展主線的重要事件記錄，是醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)工作計(jì)劃和決策協(xié)調(diào)運(yùn)行的重要參考資料。實(shí)現(xiàn)宣傳檔案信息的科學(xué)化、精細(xì)化管理，可促進(jìn)醫(yī)療衛(wèi)生管理方式由粗放型向精細(xì)化的轉(zhuǎn)變，提高醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的整體科學(xué)管理水平;同時(shí)，通過引導(dǎo)正確的輿論導(dǎo)向，也建立并良好地維護(hù)醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的品牌形象與口碑，構(gòu)建和諧醫(yī)患關(guān)系。

1??醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)宣傳檔案信息建設(shè)亟須改善

目前，醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)在宣傳檔案信息的實(shí)際管理工作中，還存在著一些問題，諸如宣傳檔案管理部門的信息化程度仍然偏低，檔案資源中蘊(yùn)藏的豐富信息還沒有得到充分挖掘和利用等，影響著醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)宣傳檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)。

1.1??醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)重宣傳，輕宣傳檔案信息的管理與利用。宣傳檔案工作建檔是基礎(chǔ)，管理是關(guān)鍵，利用是目的。目前還存在著以下問題：一是醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)一般均較重視宣傳工作，但對宣傳的基礎(chǔ)與成果——宣傳檔案信息資料的管理與利用這一環(huán)節(jié)卻較為忽略。作為醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)，其中心工作是醫(yī)療，宣傳檔案工作并沒有被真正重視起來。在醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的管理工作中重視宣傳，而輕視宣傳檔案管理的觀念較為普遍。二是新形勢下宣傳媒介不斷發(fā)展變化，包括平面媒體、電視媒體、廣播媒體及網(wǎng)絡(luò)媒體，由此產(chǎn)生的形式多樣的各類宣傳檔案有很大的利用價(jià)值。但大部分醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)由于沒有檔案專業(yè)人員，宣傳檔案信息工作并無專人負(fù)責(zé)，多是兼職，也缺乏科學(xué)規(guī)范的工作制度。三是各醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)根據(jù)各自的實(shí)際情況進(jìn)行工作，多停留在把新聞、信息等宣傳出去，把內(nèi)容留底保存下來。對于宣傳檔案信息如何收集、如何分類、如何歸檔、如何利用等，并沒有一個(gè)較為規(guī)范的辦法，這是一個(gè)亟待規(guī)范的、易被忽略的工作環(huán)節(jié)。

1.2??宣傳檔案信息化管理方式落后。目前醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)宣傳檔案管理的信息化程度仍偏低，并沒有把如何有效利用宣傳檔案信息這個(gè)環(huán)節(jié)納入到整體工作中來，致使檔案資源中蘊(yùn)藏的豐富信息并沒有得到充分挖掘和利用。一是部分醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)僅采取了單一的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的歸檔管理方法。有的甚至并沒有建立卷宗總目錄，分類也比較模糊。僅少數(shù)醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)既有傳統(tǒng)歸檔檔案，又采取了電子歸檔法，方便之后的查詢與利用。二是在檔案信息儲(chǔ)存和處理的數(shù)字化、收集與傳遞的網(wǎng)絡(luò)化過程中，還有許多具體問題需要加以解決。三是一些醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)提升全員檔案意識(shí)和各科室配合檔案工作不夠，隨著辦公自動(dòng)化的快速發(fā)展、電子文件的產(chǎn)生和歸檔、信息共享與信息安全等問題出現(xiàn)，使醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)宣傳檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的任務(wù)更加繁重和緊迫。

1.3??宣傳檔案信息化管理人員隊(duì)伍素質(zhì)不高。一是從事醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)宣傳檔案信息化工作人員的專業(yè)性不強(qiáng)，對宣傳點(diǎn)的把握不夠，這就導(dǎo)致了宣傳工作缺乏內(nèi)涵和實(shí)質(zhì)，內(nèi)容空洞，不易引起受眾的認(rèn)同與重視。二是不少領(lǐng)導(dǎo)干部檔案意識(shí)淡薄，認(rèn)為宣傳檔案信息工作是檔案工作人員的事情，不重視宣傳檔案信息工作，甚至認(rèn)為可有可無，進(jìn)而對加強(qiáng)宣傳檔案信息工作有利的事情不支持、不贊同。三是在公立醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)中，部分醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的宣傳工作直接歸屬于黨辦，由于人手少，此項(xiàng)工作成為黨辦工作人員的兼職，無法全身心地投入;部分醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)雖有專門的部門，但依然面臨人員缺乏的問題，最大的短板在于和臨床一線科室關(guān)系保持得不夠緊密，一線的新聞，包括新技術(shù)、新成果、新聞事件等通常無法第一時(shí)間得到，這就導(dǎo)致了宣傳信息存在著滯后性。

1.4??宣傳檔案信息管理工作制度不健全。目前，多數(shù)醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)僅建立了宣傳工作制度，還沒有建立健全科學(xué)的宣傳檔案信息管理制度，缺乏有效的管理機(jī)制。一是形成的宣傳檔案信息資料不能及時(shí)集中統(tǒng)一管理，主要由各科室分散保管或個(gè)人保存，用完之后不是歸為己有就是下落不明，檔案資料流失現(xiàn)象嚴(yán)重。許多對醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)工作有價(jià)值的醫(yī)療活動(dòng)或有紀(jì)念意義的社會(huì)活動(dòng)，沒有留下真實(shí)、完整、系統(tǒng)的檔案資料。二是有的按照傳統(tǒng)的工作方式方法，如果人員更換就根據(jù)個(gè)人習(xí)慣對工作方法進(jìn)行調(diào)整，缺乏連續(xù)性。三是有的醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)宣傳檔案管理范圍不明，內(nèi)容界定不清，缺乏一套科學(xué)統(tǒng)一的管理制度標(biāo)準(zhǔn)。

2??加強(qiáng)醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)宣傳檔案信息建設(shè)的對策建議

適應(yīng)新時(shí)期醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革和發(fā)展的需要，建立科學(xué)、高效和實(shí)用的宣傳檔案信息管理體系是目前醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)宣傳檔案信息管理工作者面臨的新挑戰(zhàn)和新課題。結(jié)合國家檔案局及國家衛(wèi)生計(jì)生委頒發(fā)的《醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》等法律法規(guī)和醫(yī)療衛(wèi)生單位的特點(diǎn)，按照通用性原則，做好檔案資料的收集、整理和利用，由原來的邊緣化向著管理內(nèi)核靠近，為醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的廣大醫(yī)護(hù)人員、管理人員提供及時(shí)、準(zhǔn)確、有序的信息資源，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供有價(jià)值的資料是檔案信息建設(shè)工作的核心。

2.1??努力轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的服務(wù)方式。由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息建設(shè)、平面?zhèn)髅椒绞?、圖文宣傳手段全面向數(shù)字化、信息化檔案建設(shè)、立體數(shù)字傳媒方式、多媒體綜合性宣傳手段轉(zhuǎn)變，努力從服務(wù)質(zhì)量、技術(shù)進(jìn)步、管理手段、人才隊(duì)伍建設(shè)和利用效能等方面進(jìn)行嘗試、突破和創(chuàng)新，做到與醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的現(xiàn)代化服務(wù)無縫對接。同時(shí)，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)層的檔案意識(shí)。充分認(rèn)識(shí)到宣傳檔案信息建設(shè)工作是醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)管理工作基礎(chǔ)之一，是重要的信息資源。宣傳檔案信息建設(shè)工作的建設(shè)完善是一個(gè)單位管理水平和文明程度的體現(xiàn)，從而加強(qiáng)對宣傳檔案信息建設(shè)工作的投入與建設(shè)力度。

2.2??科學(xué)編制詳細(xì)的檔案分類方案。醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)宣傳檔案信息需要收集的材料涉及醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的各個(gè)方面，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息服務(wù)的飛速發(fā)展，原來的歸檔范圍已不能適應(yīng)新形勢發(fā)展的需要。應(yīng)根據(jù)檔案種類科學(xué)調(diào)整，制定出切實(shí)可行的歸檔范圍。為實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體分類、編號、排架、檢索的科學(xué)化和規(guī)范化，充分發(fā)揮檔案的作用，更好地為醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)各項(xiàng)工作服務(wù)，要詳細(xì)編制科學(xué)的檔案分類方案，主要包括：歸檔目的、歸檔原則、體系結(jié)構(gòu)、總目錄、分目錄的編排，分為一級類目的劃分與標(biāo)識(shí)、二級類目的設(shè)置和標(biāo)識(shí)等。而且，在有科學(xué)分類的傳統(tǒng)檔案的同時(shí)建立完善電子歸檔法，方便日后的查詢與利用。

2.3??積極進(jìn)行檔案信息資源的開發(fā)與利用工作。一是要積極擴(kuò)大現(xiàn)有宣傳檔案信息的藏量，豐富其資源，歸類建檔。做到種類上分類明確，內(nèi)容上全面豐富，載體上新舊配合。二是要加強(qiáng)對檔案信息的加工、整理和分析研究。把有限的宣傳檔案信息資源變成信息量更大的信息資源，突出信息資源的拓展應(yīng)用。三是加快宣傳檔案信息建設(shè)的網(wǎng)絡(luò)化、合作化、集成化發(fā)展。充分利用互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)優(yōu)勢，加強(qiáng)兄弟單位、兄弟科室、協(xié)作單位之間的聯(lián)網(wǎng)，激活資源存量，互通互補(bǔ)，擴(kuò)大信息資源的利用量，實(shí)現(xiàn)信息資源的集成、融合與共享。四是在醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)網(wǎng)站中建立相應(yīng)的欄目，將一些新聞報(bào)道、科普文章、圖片等宣傳檔案信息納入其中，形成宣傳信息中心，并在中心網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上編制一套自動(dòng)化軟件，即宣傳檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)，將會(huì)為這些宣傳檔案信息的利用共享起到積極的作用。五是在宣傳部門與各臨床一線之間也應(yīng)建立一套相對簡便易操作的信息傳輸系統(tǒng)，同時(shí)，各臨床科室應(yīng)配備一名經(jīng)過專門培訓(xùn)的信息員，制定制度，由專人負(fù)責(zé)，確保把臨床一線的信息及時(shí)地傳遞到宣傳部門，形成良性循環(huán)。

2.4??建立健全檔案信息檢索與管理系統(tǒng)。宣傳檔案信息管理工作作為醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)管理的一個(gè)重要組成部分，一是必須堅(jiān)持“以人為本”服務(wù)理念，走出創(chuàng)新之路，努力實(shí)現(xiàn)檔案工作網(wǎng)絡(luò)化管理。二是建立相對穩(wěn)定的宣傳檔案信息化管理體系，是醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)宣傳檔案信息建設(shè)的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，是檔案工作向信息化邁進(jìn)的必由之路，是檔案工作實(shí)現(xiàn)歷史與未來有機(jī)連接的戰(zhàn)略之舉。針對傳統(tǒng)信息檢索系統(tǒng)的缺陷和不足，建議選擇智能搜索引擎技術(shù)作為核心支撐技術(shù)，對檢索過程進(jìn)行科學(xué)謀劃和開發(fā)，使之成為完善和提升宣傳檔案信息檢索手段的重要途徑。三是必須高度關(guān)注計(jì)算機(jī)相關(guān)領(lǐng)域的最新發(fā)展動(dòng)態(tài)，積極地將其中的創(chuàng)新技術(shù)應(yīng)用于宣傳檔案信息檢索領(lǐng)域，建立健全信息的檢索與管理系統(tǒng)。并且要完善檔案管理系統(tǒng)和嚴(yán)密的流程化處理機(jī)制，引入科學(xué)實(shí)用的網(wǎng)絡(luò)安全應(yīng)對策略，加強(qiáng)監(jiān)控。

2.5??切實(shí)實(shí)行宣傳檔案信息一體化管理。對整個(gè)醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的信息管理來說，宣傳檔案信息管理系統(tǒng)就是一個(gè)信息資源子系統(tǒng)。需要切實(shí)做到：一是在保證數(shù)據(jù)安全保密前提下，整合宣傳檔案信息資源，實(shí)行統(tǒng)一管理、資源共享。二是將宣傳檔案信息管理這個(gè)子信息資源融入醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)整體信息化工作中，這樣就不但可以節(jié)約人力、物力和財(cái)力，而且還能夠提供更多的綜合信息，形成更具有綜合效益的資源庫。三是實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)查詢、遠(yuǎn)程查詢，變實(shí)物檔案室為虛擬電子檔案室。在整合信息資源的基礎(chǔ)上構(gòu)筑一個(gè)宣傳檔案信息查詢平臺(tái)，使檔案查詢更加便利，并且不受時(shí)間、空間限制。

2.6??建立一支高素質(zhì)的檔案信息管理人才隊(duì)伍。檔案信息化管理，人才是關(guān)鍵。一是要重視宣傳檔案信息管理工作人員的素質(zhì)培養(yǎng)，為其提供學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，加強(qiáng)繼續(xù)教育或者深造。二是要從職稱晉升等方面對檔案管理工作人員給予與醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)主系列專業(yè)人員同等的待遇和機(jī)會(huì)。三是要制定信息化建設(shè)的中長期規(guī)劃和短期目標(biāo)，吸引和培養(yǎng)專業(yè)型人才，打好宣傳檔案信息管理工作的基礎(chǔ)。宣傳檔案信息管理工作者也要強(qiáng)化技術(shù)能力和安全防范技能，更好地為醫(yī)療工作服務(wù)。

*課題名稱：河南省醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)宣傳檔案信息建設(shè)研究，榮獲河南省社科聯(lián)、河南省經(jīng)團(tuán)聯(lián)調(diào)研課題2013年度優(yōu)秀調(diào)研成果一等獎(jiǎng)。