市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案接收工作存在問題及對策

谷芳

1??引言

市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案是在市政基礎(chǔ)設(shè)施工程建設(shè)過程中形成的具有保存價(jià)值的圖紙、文字、圖表及聲像等多種載體的文件材料。在市政基礎(chǔ)設(shè)施工程施工過程中，檔案接收工作直接關(guān)系到后期的檔案管理效果。當(dāng)前工程檔案的接收工作還存在較多問題。

2??市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案接收工作中存在的主要問題

2.1??工程檔案前期文件的數(shù)字化工作成為歷史遺留的問題。完整的工程檔案是從工程的立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、開工、施工過程到最后竣工驗(yàn)收的全部文字資料和圖紙。而實(shí)際工作中，對工程檔案的歸檔往往是從工程的開工開始，特別是對于那些施工時(shí)間長、牽涉單位或部門多、年代久遠(yuǎn)的項(xiàng)目來說，缺少前期文件或原件資料丟失。因此前期資料的收集成為工程資料歸檔的一個(gè)“瓶頸”，工程檔案前期文件的數(shù)字化工作也就成為一個(gè)歷史遺留的問題。

2.2??缺乏對工程施工過程資料的前端控制。對工程檔案的管理工作并不是在工程竣工驗(yàn)收后才開始收集、歸檔，而是在工程建設(shè)前期，就應(yīng)將檔案編制工作一齊納入到工程建設(shè)之中，與工程施工同步進(jìn)行，監(jiān)督施工單位按照相關(guān)工程檔案編制要求真實(shí)地記錄施工情況，準(zhǔn)確地填寫數(shù)據(jù)，避免施工資料滯后性。

2.3??對聲像檔案的管理上存在薄弱環(huán)節(jié)。工程檔案的載體形式應(yīng)該是多樣化的，不僅有紙質(zhì)材料，影像、錄音、電子圖片、電子文檔等記錄工程建設(shè)活動的方式越來越重要。但實(shí)際的工作中，管理人未對聲像檔案進(jìn)行科學(xué)而合理的存檔、保管、利用。因此，主要資料存在了個(gè)人手中，導(dǎo)致資料的最后遺失。

3??防范市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案接收工作問題的對策

3.1??加強(qiáng)對市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案管理工作重要性的認(rèn)識。檔案是人類社會實(shí)踐活動的真實(shí)記錄。充分開發(fā)利用檔案信息資源，對實(shí)現(xiàn)知識的價(jià)值和推動知識經(jīng)濟(jì)的進(jìn)程有著重大意義。領(lǐng)導(dǎo)重視是檔案規(guī)范化管理的關(guān)鍵。要讓單位的領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)識到檔案是“單位知識資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分”，要將檔案工作納入單位的生產(chǎn)經(jīng)營活動的工作計(jì)劃中，擺上領(lǐng)導(dǎo)的重要議事日程，納入職工崗位責(zé)任考核的制度中，

對檔案工作做到有領(lǐng)導(dǎo)分管，有部署、有檢查、有總結(jié)、有獎懲，使這項(xiàng)工作得到持續(xù)健康發(fā)展。

3.2??做好市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案接收工作的前期策劃。首先，確定工程項(xiàng)目檔案歸檔前期策劃思路：檔案管理部門根據(jù)建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔范圍，結(jié)合項(xiàng)目具體情況，提前制定項(xiàng)目歸檔前期策劃，明確工程建設(shè)各階段、各類文件收集整理的責(zé)任人員、歸檔時(shí)間及整理標(biāo)準(zhǔn)，作為項(xiàng)目各參建單位項(xiàng)目檔案工作的依據(jù)和指導(dǎo)。其次，確定歸檔范圍。項(xiàng)目檔案是指電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目在立項(xiàng)、審批、采購（含招投標(biāo)）、勘測、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收及試運(yùn)行全過程中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字、圖表、聲像等不同形式和紙質(zhì)、光盤等不同載體的全部文件材料。最后，明確檔案形成進(jìn)度及要求。項(xiàng)目檔案管理工作要與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行。項(xiàng)目申請立項(xiàng)時(shí)，即開始項(xiàng)目文件的形成、積累和整理工作，要明確合同相關(guān)方提交項(xiàng)目檔案的套數(shù)、案卷質(zhì)量、移交范圍、移交時(shí)間及電子文件等具體責(zé)任要求。

3.3??嚴(yán)格按照檔案要求，做好接收工作。紙質(zhì)文件字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備，并且歸檔的文件材料應(yīng)為原件。錄音、錄像文件應(yīng)保證載體的有效性。歸檔文件應(yīng)編卷、冊、分冊，每卷應(yīng)有總目錄及分目錄。冊下可分為分冊，由立卷單位根據(jù)內(nèi)容多少劃分;卷內(nèi)材料尺寸應(yīng)統(tǒng)一;裝訂的案卷四邊應(yīng)齊整，裝訂要用棉線，不允許有金屬物。

3.4??檔案信息化管理中電子檔案接收與歸檔的方法。目前檔案信息化管理過程中，電子檔案的接收和歸檔工作主要采用兩種方法：①對上交的原始紙質(zhì)檔案文件進(jìn)行掃描，保存掃描的文件。②要求建設(shè)單位提交完整的原始電子文件。

4??結(jié)束語

從實(shí)際情況看來，要更好地實(shí)現(xiàn)市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案信息化管理，要求單位加大檔案管理的資金投入，增強(qiáng)科學(xué)技術(shù)力量，建立健全最終實(shí)現(xiàn)以用戶為中心、以數(shù)字化信息資源服務(wù)為目的的服務(wù)模式，通過加強(qiáng)市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案的接收工作，提高檔案接收質(zhì)量，提高建設(shè)市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案信息化管理水平。