機(jī)關(guān)檔案管理適應(yīng)信息化建設(shè)新要求

衛(wèi)巧麗

當(dāng)今，辦公自動(dòng)化、無(wú)紙作業(yè)等技術(shù)已然進(jìn)入大家生活、學(xué)習(xí)和工作中，檔案的處理方法也伴隨著這些技術(shù)進(jìn)步發(fā)生了大轉(zhuǎn)變，主要表現(xiàn)在檔案工作人員面臨的是越來(lái)越多以光盤為主要儲(chǔ)存?zhèn)鞑ッ浇榈挠?jì)算機(jī)讀取方式。伴隨著互聯(lián)網(wǎng)信息化的進(jìn)步，檔案管理現(xiàn)代化已經(jīng)成為檔案管理的必要?jiǎng)酉颉n案管理的信息化是全面、長(zhǎng)時(shí)間的工作，要求檔案管理人員主動(dòng)參與其中，檔案管理人士的管理水平及意識(shí)、管理的軟硬件設(shè)施等都對(duì)檔案管理的信息化有著十分重要的作用。在互聯(lián)網(wǎng)迅猛發(fā)展的時(shí)代，檔案管理進(jìn)入電子信息管理是這個(gè)時(shí)期所賦予我們的使命，也對(duì)機(jī)關(guān)的檔案管理工作提出了新要求。

1??機(jī)關(guān)檔案管理現(xiàn)存的欠缺與不足

1.1??社會(huì)效益不能充分發(fā)揮。機(jī)關(guān)檔案工作是機(jī)關(guān)工作的組成部分，機(jī)關(guān)檔案室是機(jī)關(guān)的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)。相關(guān)制度規(guī)定機(jī)關(guān)檔案工作的任務(wù)中強(qiáng)調(diào)機(jī)關(guān)檔案要為機(jī)關(guān)工作服務(wù)，強(qiáng)調(diào)機(jī)關(guān)檔案工作要做好保密工作，確保檔案和檔案機(jī)密的安全。這使得機(jī)關(guān)開展檔案工作時(shí)僅關(guān)注到了機(jī)關(guān)本身的利用，而忽略了來(lái)自社會(huì)的利用需求。只強(qiáng)調(diào)到了檔案的保密，而沒(méi)有強(qiáng)調(diào)檔案的開放。雖然在《檔案法》相關(guān)法規(guī)中，說(shuō)明機(jī)關(guān)的現(xiàn)行文件在經(jīng)過(guò)同級(jí)或上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)后，可以對(duì)外提供利用，但因?yàn)槭掷m(xù)的繁雜和保密觀念的根深蒂固，對(duì)外提供利用往往不能實(shí)現(xiàn)。從機(jī)關(guān)檔案室作為機(jī)關(guān)的內(nèi)部機(jī)構(gòu)角度來(lái)看，機(jī)關(guān)檔案室必然站在機(jī)關(guān)立場(chǎng)上，因而對(duì)保管的檔案信息理所當(dāng)然采取保密狀態(tài)，本能地限制甚至排斥對(duì)外提供利用。

1.2??提高檔案管理水平的自我動(dòng)力不足。檔案管理工作的目的是為本機(jī)關(guān)和上級(jí)機(jī)關(guān)服務(wù)，可以說(shuō)，機(jī)關(guān)開發(fā)檔案工作的動(dòng)力源于檔案工作對(duì)機(jī)關(guān)參考、咨詢、決策及保存機(jī)構(gòu)記憶所起的作用。如果機(jī)關(guān)僅從為自身服務(wù)這一動(dòng)力出發(fā)，完成相應(yīng)的檔案管理工作，并不需要進(jìn)行太大的投入就能做到。很多機(jī)關(guān)對(duì)檔案管理工作不積極的原因之一，是機(jī)關(guān)對(duì)檔案管理水平?jīng)]有過(guò)高的要求。機(jī)關(guān)檔案工作是我國(guó)檔案事業(yè)有機(jī)組成部分，機(jī)關(guān)檔案工作肩負(fù)著為國(guó)家積累檔案史料的任務(wù)，就這一點(diǎn)來(lái)說(shuō)，機(jī)關(guān)檔案管理工作屬于公共事業(yè)管理的范疇。作為我國(guó)檔案事業(yè)的基礎(chǔ)，顯然，機(jī)關(guān)檔案工作的質(zhì)量高低影響著整個(gè)檔案事業(yè)管理水平的高低。

1.3??檔案在整體工作中的地位不高。機(jī)關(guān)檔案室作為機(jī)關(guān)的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)，其經(jīng)費(fèi)來(lái)源于機(jī)關(guān)內(nèi)部資源的分配，而各機(jī)關(guān)因職權(quán)的不同，可支配的財(cái)力也有差異。機(jī)關(guān)檔案工作相對(duì)前沿的業(yè)務(wù)工作而言，并不直接與機(jī)關(guān)的職能、職權(quán)相關(guān)，是機(jī)關(guān)幕后的服務(wù)工作。機(jī)關(guān)檔案工作需要依靠機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視才能有效開展，但是，一般說(shuō)來(lái)，領(lǐng)導(dǎo)重視程度欠缺，是機(jī)關(guān)檔案工作長(zhǎng)期面臨的不爭(zhēng)事實(shí)。機(jī)關(guān)檔案室作為機(jī)關(guān)部門機(jī)構(gòu)的附屬性，是制約機(jī)關(guān)檔案提供社會(huì)利用，制約檔案管理水平提高的根本原因?？梢姡绻桓淖儥C(jī)關(guān)檔案工作對(duì)機(jī)關(guān)的附屬性，要開展機(jī)關(guān)檔案提供社會(huì)利用，提高管理水平，單依靠制度和監(jiān)督的完善是難以做到的。

2??信息時(shí)代機(jī)關(guān)檔案管理工作面臨的新挑戰(zhàn)

傳統(tǒng)的檔案管理，僅能實(shí)現(xiàn)單一數(shù)據(jù)的管理，存取不便，不利于管理與利用，不能適應(yīng)科技發(fā)展的需要，以及方便快捷提供有效的信息。隨著時(shí)代與科技信息的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理終將被網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理所取代。系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理，一方面可以節(jié)省更多的資金與勞動(dòng)力成本，另一方面可以提高檔案信息的利用率，從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，具有不可估量的積極意義。所以，對(duì)于每一位管理人員而言，轉(zhuǎn)變觀念，樹立現(xiàn)代化的檔案管理理念，是一項(xiàng)迫切的任務(wù)。

2.1??對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作觀念的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案管理“重藏輕用”。信息化社會(huì)對(duì)知識(shí)的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)是知識(shí)對(duì)經(jīng)濟(jì)的推動(dòng)力，檔案工作者只有將所掌握的檔案知識(shí)和資源轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，才能得到社會(huì)的認(rèn)可。因此，要改變“重藏輕用”的觀念，積極主動(dòng)開發(fā)信息資源，使“死檔案”變成“活信息”，轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念，大力開發(fā)檔案信息資源為社會(huì)和發(fā)展經(jīng)濟(jì)服務(wù)。

2.2??對(duì)傳統(tǒng)檔案管理手段和方式的挑戰(zhàn)。當(dāng)前，我們大部分的檔案工作仍然沿用傳統(tǒng)的檔案管理手段與方式。雖然有些單位使用了計(jì)算機(jī)，部分也實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化，但是網(wǎng)絡(luò)上并沒(méi)有多少可以傳輸?shù)臋n案信息，難以達(dá)到傳輸?shù)母呷萘亢途W(wǎng)絡(luò)化，難以形成新的知識(shí)生長(zhǎng)點(diǎn)，也難以為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)和供社會(huì)共享。檔案管理部門要充分認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性，健全檔案管理制度，進(jìn)一步提高規(guī)范化管理水平。從自身實(shí)際出發(fā)制定一套完整的檔案管理制度;引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件，借助先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，實(shí)行電子文件與電子檔案一體化管理，逐步建立和完善檔案管理機(jī)制，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。

2.3??對(duì)檔案工作者自身素質(zhì)提出的挑戰(zhàn)。新時(shí)期的檔案管理人員要樹立檔案管理信息化意識(shí)，熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)。建立高素質(zhì)的專業(yè)人才隊(duì)伍，既要組織檔案管理人員掌握基本檔案管理理論，又要熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，靈活運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)軟件，提高業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)。因此，運(yùn)用檔案來(lái)傳播知識(shí)，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，使檔案中的知識(shí)轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)的生產(chǎn)力，成為新的經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)點(diǎn)是檔案工作者義不容辭的責(zé)任和義務(wù)。

3??如何建立適應(yīng)信息化時(shí)代檔案管理的新思路和新方法

在過(guò)去很長(zhǎng)一段時(shí)間里，由于長(zhǎng)期傳統(tǒng)環(huán)境下工作所形成的思路和方法上的定式，檔案工作者在思想觀念上難以將現(xiàn)代化管理引入到檔案工作中。近幾年，信息技術(shù)的迅速發(fā)展和對(duì)社會(huì)生活的巨大影響，已經(jīng)讓檔案工作者認(rèn)識(shí)到計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等已成為檔案管理工作不可缺少的技術(shù)工具之一。只有不斷解放思想，更新觀念，實(shí)現(xiàn)檔案管理思想的現(xiàn)代化，才能抓住機(jī)遇，開拓進(jìn)取，以開發(fā)的視角，積極尋求檔案工作的生長(zhǎng)點(diǎn)，在較高層面上來(lái)籌劃?rùn)n案管理的現(xiàn)代化建設(shè)方略。

一要主動(dòng)創(chuàng)新服務(wù)社會(huì)。長(zhǎng)期以來(lái)，檔案部門塑造的是一個(gè)封閉、被動(dòng)保守的服務(wù)形象。隨著新技術(shù)的應(yīng)用，現(xiàn)代管理方式也發(fā)生了變革，管理理念由傳統(tǒng)的“人浮于事”向“人精于事”轉(zhuǎn)變。整個(gè)社會(huì)對(duì)“以人為本”及社會(huì)創(chuàng)新意識(shí)的提倡，也影響著檔案部門。同時(shí)，社會(huì)的需求與承認(rèn)也會(huì)大大促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下充分利用檔案信息資源變得愈來(lái)愈重要。這就要求我們檔案工作者積極探索行之有效的規(guī)范化的科學(xué)管理模式，改變封閉的現(xiàn)行管理方式為向外的“開放型”管理方式，使檔案服務(wù)由內(nèi)向型轉(zhuǎn)為外向型，直接面向經(jīng)濟(jì)，面向公眾和社會(huì)的需求。

二要積極引入新方法和新手段。檔案管理工作現(xiàn)代化，不能簡(jiǎn)單地理解為買計(jì)算機(jī)，編程或買一份軟件，輸入微機(jī)“三部曲”。檔案管理工作現(xiàn)代化是一個(gè)系統(tǒng)工程，它包括檔案的整理、著錄標(biāo)引、數(shù)據(jù)輸入和為它們服務(wù)的分類法等檔案管理工作現(xiàn)代化的基礎(chǔ)工作。檔案原件是信息資源，是資源就有一個(gè)開發(fā)過(guò)程，計(jì)算機(jī)管理檔案不能只停留在目錄檢索那種初步的不充分的信息開發(fā)階段，而應(yīng)更深入地發(fā)掘檔案信息資源，變被動(dòng)等待檢索利用為主動(dòng)提供各類信息服務(wù)，這就提高了開發(fā)檔案的檔次。

三要積極拓展檔案資源的新資源。檔案資源的現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)，數(shù)據(jù)庫(kù)的建立則是檔案資源現(xiàn)代化的標(biāo)志。因此，檔案部門要把數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)作為信息建設(shè)的基礎(chǔ)工程和核心任務(wù)來(lái)抓?，F(xiàn)行檔案多以紙質(zhì)、音像、聲像材料為主要載體。電子文件和數(shù)字信息非常少，勢(shì)必影響到數(shù)字檔案信息的傳輸和信息的提供利用，造成經(jīng)驗(yàn)停滯和利用需求的阻斷。因此，加快檔案原始信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)換進(jìn)程和電子文件的積累，保證可傳輸數(shù)字信息的數(shù)量，并不斷補(bǔ)充、更新和完善是檔案工作滿足社會(huì)需求、保持旺盛生命力的必不可少的一環(huán)。

四要實(shí)現(xiàn)信息共享，提高勞動(dòng)效率與工作質(zhì)量。檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)提供了管理過(guò)程中所需要的全方位的信息，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)可以使信息共享，避免各部門重復(fù)錄入相同的信息，減少重復(fù)勞動(dòng)。另外，在日常的管理工作中，隨時(shí)可能產(chǎn)生一些新的信息，各部門可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)隨時(shí)更新本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的信息，向需要信息的領(lǐng)導(dǎo)和部門提供最新的第一手資源。各部門也可以走出本部門業(yè)務(wù)范圍，跳出自己業(yè)務(wù)局限性，在信息共享的基礎(chǔ)上提高對(duì)全局工作認(rèn)識(shí)的深度和廣度?？梢詫?shí)現(xiàn)部門之間信函、文件的電子傳遞，減少手工勞動(dòng)，提高工作效率與工作質(zhì)量。

4??大力推進(jìn)檔案管理的信息化和數(shù)字化進(jìn)程

源于對(duì)檔案管理信息平臺(tái)的重視不夠，以及資金與人力資源的投入相對(duì)較少，大多數(shù)檔案管理信息平臺(tái)都是從軟件公司直接購(gòu)買的，雖然會(huì)根據(jù)單位業(yè)務(wù)的特點(diǎn)進(jìn)行調(diào)整，但是在具體的操作中還是會(huì)遇到很多問(wèn)題。所以，網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理是需要一定的軟硬件設(shè)施作為配套的，需要加大網(wǎng)絡(luò)化檔案管理的投入力度，增加相應(yīng)的硬件設(shè)備，根據(jù)單位業(yè)務(wù)的實(shí)際情況，設(shè)計(jì)適合自身實(shí)際的檔案管理信息平臺(tái)。

一是建立“需求—開發(fā)—利用”的科學(xué)開發(fā)機(jī)制。首先，要立足自身資源，增加傳統(tǒng)的編研力度，建立特色數(shù)據(jù)庫(kù)，開展定向?qū)ｎ}信息服務(wù)。其次，信息資源開發(fā)應(yīng)充分分析并滿足用戶需求，檔案信息資源開發(fā)反映出檔案信息由保管向利用的一種高層次轉(zhuǎn)化，這將是一項(xiàng)以實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值為目的的信息服務(wù)工作，因此，必須處理好“需求”、“開發(fā)”“利用”三者之間的關(guān)系。

二是以電子文件歸檔為管理重點(diǎn)。當(dāng)前，檔案數(shù)字化相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)尚不完善，在此情況下大量開展數(shù)字化工作存在風(fēng)險(xiǎn)，有可能影響到今后的數(shù)字信息資源整合與共享。另外，盡早開展電子文件歸檔管理工作，有利于檔案工作與電子政務(wù)盡早接軌，為機(jī)關(guān)單位提供有效服務(wù)的同時(shí)，又能抓住機(jī)遇依托電子政務(wù)平臺(tái)推進(jìn)檔案信息化的進(jìn)程。