企業(yè)科技檔案保管期限界定探討

胡代英

科技檔案是企業(yè)檔案的主體，2000年以來，國家相關部門出臺的有關檔案的規(guī)范、標準里就科技檔案的保管期限問題分別作了不同的要求，特別是國家檔案局10號令的貫徹實施，更讓檔案工作者對科技檔案的保管期限問題有點模糊不清。在筆者從事檔案業(yè)務工作中，也經常有同行探討這個問題，這引起了筆者的關注和思考。作者梳理了幾個有關科技檔案、企業(yè)檔案的標準，結合工作實際，從而探討出科技檔案保管期限的準確界定，在此提出，請各位專家和同行品鑒。

1??文書檔案保管期限改革后，科技檔案繼續(xù)保留老的期限劃分法

國家質量技術監(jiān)督局、國家標準化管理委員會于2000年12月11日批準、2001年5月1日實施的《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822-2000）第5.2.5條規(guī)定“保管期限應依據(jù)有關規(guī)定填寫組卷時劃定的保管期限”、第5.3條規(guī)定“保管期限可用色標區(qū)分;紅色代表永久，黃色代表長期，綠色代表短期”。從以上規(guī)定可以看出，2000版的科技檔案整理規(guī)范要求科技檔案保管期限分為永久、長期、短期三種。

此后，根據(jù)國家檔案局2006年9月19日批準、12月18日公布實施的《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局第8號令）要求，文書檔案的保管期限率先改革為永久、30年、10年三種，由于保管期限的標時制更利于到期檔案的鑒定處置，多數(shù)企業(yè)文書檔案保管期限也參照8號令執(zhí)行了。

國家質檢總局、國家標準化管理委員會于2008年11月13日聯(lián)合發(fā)布、2009年5月1日實施的《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822-2008）第6.2.5條規(guī)定“保管期限，應填寫組卷時依照有關規(guī)定劃定的保管期限”，由此看來，2008年版的科技檔案整理規(guī)范沒有對科技檔案保管期限提出新的要求，按照常規(guī)，還應按以往（同一規(guī)范的上一版本）的要求來整理，即科技檔案的保管期限仍按照永久、長期、短期來劃分。

2???企業(yè)檔案工作規(guī)范首次提出科技檔案新的期限劃分法

國家檔案局于2009年11月2日發(fā)布、2010年1月1日實施的《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T42—2009）第7.7.3條規(guī)定“檔案保管期限一般分為永久和定期兩種”、第7.7.5條規(guī)定“定期保管檔案的年限可根據(jù)其參考利用價值分為30年和10年”。從以上規(guī)定可以看出，該規(guī)范非常明確地把企業(yè)檔案的保管期限確定為永久、30年、10年三種。規(guī)范附錄A中，除規(guī)定有經營管理類、生產管理類、行政管理類、黨群管理類這些管理性文件（文書檔案）的保管期限外，還規(guī)定有產品生產類、科研開發(fā)類、項目建設類、設備儀器類這些科技性文件（科技檔案）的保管期限，不管是文書檔案，還是科技檔案，保管期限都是按永久、30年、10年來劃分的。筆者認為，這個規(guī)定首次明確提出了科技檔案保管期限劃分為永久、30年、10年的觀點，是對科技檔案保管期限的重大改革。

3??從國家檔案局第10號令條文推斷出科技檔案應按新的期限劃分法

國家檔案局于2012年12月17日發(fā)布、2013年2月1日起施行的第10號令《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》第二條規(guī)定“本規(guī)定所指的企業(yè)文件材料是指企業(yè)在研發(fā)、生產、服務、經營和管理等活動過程中形成的各種門類和載體的記錄”，根據(jù)條文所指，本規(guī)定應該包含企業(yè)科技檔案保管期限的范疇，第七條規(guī)定“企業(yè)檔案的保管期限定為永久、定期兩種，定期一般分為30年、10年”，第十二條規(guī)定“企業(yè)產品生產和服務業(yè)務、科研開發(fā)、基本建設、設備儀器、會計、干部與職工人事等文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限，按國家有關規(guī)定、標準，結合企業(yè)實際執(zhí)行”。從以上條款內容來看，似乎對科技檔案保管期限規(guī)定又有點模棱兩可，讓人們剛剛建立起來的科技檔案期限劃分的概念又有點模糊不清了，結尾也只是附了個《企業(yè)管理類檔案保管期限表》。

但在所附的表中規(guī)定“建設項目管理、設備管理、產品管理等管理性文件的保管期限有永久、30年、10年三種”，雖然明確說是指管理類文件材料的保管期限，但筆者認為，現(xiàn)在企業(yè)檔案的分類是按問題分類的，上述幾類的管理性文件按分類也應屬基本建設類、設備儀器類、產品類等科技檔案的范疇，因此，一個大類內既然管理性文件（一般分類到各個大類的綜合類二級類目里）的保管期限按永久、30年、10年劃分，那么這些大類里的其他技術類檔案，如圖紙、說明書等科技檔案也應按這三種來劃分保管期限，由此可以推斷科技檔案的保管期限應按新的劃分法。

如果按國家檔案局10號令貫徹實施問題解答中所解釋的“管理類外的幾個大類有現(xiàn)成歸檔范圍和保管期限表的可直接參照編制，如基本建設類可參照《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28—2002）”，那么在同一個大類里（如基本建設類）的保管期限就會出現(xiàn)永久、30年、10年和永久、長期、短期共存的情況，這樣會引起科技檔案保管期限編制的混亂和人為的復雜化。而且，從同為國家檔案局行業(yè)推薦標準的DA/T42—2009和DA/T28—2002的執(zhí)行效力來看，頒布時間較晚的DA/T42—2009即《企業(yè)檔案工作規(guī)范》似乎更應優(yōu)先執(zhí)行。況且永久、30年、10年這種標時制的期限劃分法更容易操作，更利于檔案整理工作的簡單化、規(guī)范化和檔案人員對規(guī)定的準確把握。

4???結語

綜上所述，筆者認為，雖然科技檔案保管期限近來沒有像文書檔案保管期限那樣進行及時的改革和明確的規(guī)定，但根據(jù)實際工作的經驗，以及各部門的相關規(guī)定，沒有必要過分強調文書檔案和科技檔案的界限，還是統(tǒng)一起來，科技檔案保管期限也按永久、30年、10年來劃分，這也正符合國家對保管期限改革和界定的初衷。無疑科技檔案相關規(guī)定的滯后，跟上上下下重文書、輕科技的檔案觀念不無關系。