高校收費(fèi)精細(xì)化管理模式探討

●涂淑娟 黃厚生 周 鳴

高校收費(fèi)精細(xì)化管理模式探討

●涂淑娟 黃厚生 周 鳴

高校收費(fèi)是在教育成本分擔(dān)理論指導(dǎo)下，按照《高等教育法》有關(guān)規(guī)定實(shí)施的籌集教育資金的經(jīng)濟(jì)行為。當(dāng)前，我國高校辦學(xué)資金來源越來越多樣化，但對(duì)于大多數(shù)高校來講，還是以財(cái)政撥款和學(xué)費(fèi)收入為主。因此，收費(fèi)工作是高校財(cái)務(wù)部門的一項(xiàng)基礎(chǔ)性但卻極其重要的日常工作，也是財(cái)務(wù)部門的一個(gè)重要風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)。同時(shí)，收費(fèi)平臺(tái)也是服務(wù)學(xué)生的一個(gè)重要窗口，需要規(guī)范、高效、周到。文章從幾個(gè)高校收費(fèi)案例中梳理出管理漏洞，分析原因并據(jù)此建立一套收費(fèi)精細(xì)化管理的模式。

高校 收費(fèi) 精細(xì)化管理模式 流程設(shè)計(jì)

一、案例分析

某高校學(xué)雜費(fèi)收取采用銀行代扣和銀行刷卡兩種方式。該校在處理日常收費(fèi)情況時(shí)，發(fā)生以下幾個(gè)情況：

1.一畢業(yè)生返校反映他已交清所有學(xué)雜費(fèi)，但卻因欠費(fèi)不能領(lǐng)取畢業(yè)證，通過回憶確定當(dāng)時(shí)是通過刷卡交費(fèi)，并提供了當(dāng)時(shí)的銀行流水。經(jīng)核查當(dāng)時(shí)的收費(fèi)單，證實(shí)該生確實(shí)已交費(fèi)，但當(dāng)時(shí)收費(fèi)員在輸入收費(fèi)單時(shí)，將交費(fèi)學(xué)生的學(xué)號(hào)輸錯(cuò)了一個(gè)數(shù)字，交費(fèi)的學(xué)生也未認(rèn)真核對(duì)就離開了。

2.一學(xué)生到收費(fèi)中心反映，他已經(jīng)通過銀行代扣交了學(xué)費(fèi)，但系統(tǒng)中還反映他欠費(fèi)，經(jīng)核查，他的扣款信息導(dǎo)入收費(fèi)系統(tǒng)后產(chǎn)生錯(cuò)誤，將收費(fèi)信息匹配到另外一個(gè)學(xué)生信息上。

3.該校某日實(shí)施銀行批量代扣，結(jié)果代扣了往屆畢業(yè)生的教材費(fèi)，經(jīng)核實(shí)，該校所有畢業(yè)生在畢業(yè)時(shí)均已結(jié)清教材費(fèi)，但學(xué)校收費(fèi)系統(tǒng)卻未及時(shí)更新，核銷應(yīng)收款。

從該校的收費(fèi)實(shí)務(wù)中，可以看出在收費(fèi)精細(xì)化管理方面還存在一定的問題，主要表現(xiàn)在：

1.內(nèi)部控制不嚴(yán)。該校在日常收費(fèi)的整個(gè)過程只有一個(gè)收費(fèi)人員參與，錄入、審核、當(dāng)日結(jié)賬均由一個(gè)人完成，結(jié)賬時(shí)只要求做到當(dāng)天的收費(fèi)總額與銀行收入總額一致，缺乏審核人員對(duì)每一筆收費(fèi)信息的核對(duì)，造成了收費(fèi)信息的錯(cuò)誤未及時(shí)發(fā)現(xiàn)。

2.操作規(guī)范性不強(qiáng)。收費(fèi)人員在收費(fèi)錄入時(shí)只錄入了學(xué)生學(xué)號(hào)，未向?qū)W生核對(duì)姓名、班級(jí)信息，造成了人為的輸入錯(cuò)誤，在給學(xué)生學(xué)費(fèi)收據(jù)時(shí)也未提醒學(xué)生核對(duì)票據(jù)信息；在實(shí)施批量代扣時(shí)，導(dǎo)入批量收費(fèi)信息系統(tǒng)生成收費(fèi)單后，未將收費(fèi)單與導(dǎo)入數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)比核對(duì)；在每年生成新年度收費(fèi)信息時(shí)未對(duì)歷史收費(fèi)信息進(jìn)行清理，造成了歷史信息的沉淀，也使得應(yīng)收費(fèi)信息不準(zhǔn)確。

3.服務(wù)精細(xì)化不夠。從以上案例中可以看出，學(xué)生的繳費(fèi)信息公示服務(wù)做得不夠精細(xì)，未及時(shí)公示收費(fèi)信息，以方便學(xué)生核對(duì)，對(duì)欠費(fèi)學(xué)生也未做到及時(shí)催繳，造成收費(fèi)錯(cuò)誤不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)。

二、收費(fèi)精細(xì)化管理

高校收費(fèi)精細(xì)化管理是指樹立精益求精的理念，以規(guī)范化為前提，系統(tǒng)化為保證，數(shù)據(jù)化為標(biāo)準(zhǔn)，信息化為手段，將高校收費(fèi)管理責(zé)任具體化，對(duì)收費(fèi)活動(dòng)的每一內(nèi)容、每一崗位、每一環(huán)節(jié)，建立具體、明晰的工作流程和業(yè)務(wù)規(guī)范，努力使收費(fèi)管理和服務(wù)達(dá)到精確、高效、規(guī)范，實(shí)現(xiàn)管理高效、服務(wù)優(yōu)質(zhì)、學(xué)生滿意、形象良好的要求和“精，準(zhǔn)，細(xì)，嚴(yán)”的收費(fèi)目標(biāo)。

要做到收費(fèi)管理精細(xì)化，需要對(duì)高校目前的收費(fèi)行為進(jìn)行梳理分析，對(duì)收費(fèi)各個(gè)階段的工作進(jìn)行流程再造，突出細(xì)節(jié)處理。在建立收費(fèi)精細(xì)化管理的模式過程中需要遵守以下原則：

1.內(nèi)部控制原則。高校收費(fèi)精細(xì)化模式的建立首先要遵守的原則就是內(nèi)部控制原則，這是保證收費(fèi)安全，防范資金風(fēng)險(xiǎn)的關(guān)鍵。要做好內(nèi)部控制，需做好兩項(xiàng)工作：一方面，按照不相容職務(wù)分離的原則設(shè)置崗位，做到授權(quán)審批與業(yè)務(wù)經(jīng)辦、業(yè)務(wù)經(jīng)辦與會(huì)計(jì)記錄、業(yè)務(wù)經(jīng)辦與稽核檢查、授權(quán)批準(zhǔn)與監(jiān)督檢查互相分離。根據(jù)這個(gè)原則，按照收費(fèi)流程，收費(fèi)管理崗位一般應(yīng)設(shè)置系統(tǒng)管理崗、信息操作崗、收費(fèi)崗、審核崗、票據(jù)管理崗、會(huì)計(jì)核算崗分別對(duì)收費(fèi)的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行復(fù)核與控制。另一方面就是要做好內(nèi)部管理制度建設(shè)，建立并完善稽核審核制度、備查登記制度、票據(jù)核銷制度、收費(fèi)公示制度。通過制度的建立，明確工作職責(zé)，提高工作效率，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

2.操作規(guī)范原則?？茖W(xué)管理之父泰勒通過對(duì)工人操作動(dòng)作的研究和分析，消除不必要的動(dòng)作，改正錯(cuò)誤的動(dòng)作，確定合理的操作方法，選定合適的工具總結(jié)出來了一套合理的操作方法，大大提高了工作效能，這種方式可以作為規(guī)范操作的典范。當(dāng)前，精細(xì)化理論已深入到各行各業(yè)，規(guī)范操作也成為了提高效率，規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的重要手段。因此，高校財(cái)務(wù)人員的收費(fèi)行為也必須統(tǒng)一規(guī)范，注重細(xì)節(jié)，做到全過程精細(xì)化操作。

3.高效服務(wù)原則。高校財(cái)務(wù)處的一個(gè)基本職能就是服務(wù)，達(dá)到快捷、方便、公開、透明的要求。要做到這點(diǎn)就要做到在日常工作中樹立服務(wù)理念，在基本操作時(shí)做到準(zhǔn)確無誤，在事后反饋時(shí)做到及時(shí)溝通。收費(fèi)信息要保持與各收費(fèi)相關(guān)部門，比如教務(wù)處、招就處、學(xué)工處及各學(xué)院的無縫對(duì)接，保證收費(fèi)信息的準(zhǔn)確無誤。在收費(fèi)業(yè)務(wù)處理過程中要保持與學(xué)生溝通，并提供查詢平臺(tái)及時(shí)反饋收費(fèi)情況，便于學(xué)生核對(duì)。

4.信息化原則。精細(xì)化管理的方法就是要把復(fù)雜的事情簡單化，簡單的事情流程化，流程化的事情定量化，定量的事情信息化。信息化數(shù)字化是實(shí)現(xiàn)收費(fèi)精細(xì)管理的重要手段，是信息共享的需要，是公開透明的需要，也是減少收費(fèi)風(fēng)險(xiǎn)的需要。

三、收費(fèi)精細(xì)化管理流程設(shè)計(jì)

1.精準(zhǔn)確定應(yīng)收款信息。應(yīng)收款的生成是學(xué)生收費(fèi)工作中一個(gè)最為關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，準(zhǔn)確無誤的應(yīng)收項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)，直接關(guān)系到收費(fèi)工作的正確與否。因此，高校應(yīng)制定收費(fèi)基礎(chǔ)信息與收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)導(dǎo)入的稽核制度，確保應(yīng)收款信息準(zhǔn)確無誤后才能進(jìn)行下一步的收費(fèi)操作。應(yīng)收款的生成主要分以下兩種情況：（1）學(xué)生信息初始化。學(xué)生應(yīng)收款信息包括了學(xué)生基本信息、住宿信息、代收款信息等。從學(xué)生學(xué)籍管理部門獲得學(xué)生基本信息，從學(xué)工部門獲得住宿信息，從教材管理部門或其他部門獲得代收款信息。在這過程中包括了對(duì)學(xué)籍（學(xué)分）標(biāo)準(zhǔn)、住宿標(biāo)準(zhǔn)、代辦費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)等綜合后形成收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)信息流。所有信息必須提供有部門蓋章簽字的紙制稿和與紙制稿一致的電子稿。信息操作員將信息對(duì)比后導(dǎo)入學(xué)費(fèi)管理系統(tǒng)生成應(yīng)收款。審核員對(duì)照有關(guān)部門提供的原件核對(duì)系統(tǒng)生成信息，準(zhǔn)確無誤后再審批通過。由于高校會(huì)計(jì)制度還是收付實(shí)現(xiàn)制，在實(shí)際財(cái)務(wù)賬中不登記學(xué)費(fèi)應(yīng)收款信息。為了進(jìn)一步核算學(xué)費(fèi)情況，會(huì)計(jì)核算崗應(yīng)根據(jù)原始數(shù)據(jù)建立學(xué)雜費(fèi)收繳備查賬。在這個(gè)過程中實(shí)施了從基礎(chǔ)信息的獲取，到學(xué)生收費(fèi)信息的加工，到轉(zhuǎn)入收費(fèi)系統(tǒng)的核對(duì)，再到會(huì)計(jì)核算的建賬，最后收費(fèi)員的收費(fèi)實(shí)施，這是應(yīng)收款信息生成的主要流程。這個(gè)流程做到了信息導(dǎo)入、信息復(fù)核、結(jié)算稽核的過程控制，保證了應(yīng)收款的準(zhǔn)確性。（2）收費(fèi)信息的變動(dòng)調(diào)整。應(yīng)收款信息生成后，還會(huì)存在以上信息的變動(dòng)調(diào)整，主要包括專業(yè)分流、轉(zhuǎn)專業(yè)、降級(jí)、轉(zhuǎn)學(xué)、復(fù)學(xué)、出國、畢業(yè)等學(xué)籍異動(dòng)情況，學(xué)生減免費(fèi)情況，還有就是按國家規(guī)定的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的變動(dòng)、代收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的變動(dòng)等。出現(xiàn)這種情況財(cái)務(wù)部門必須依據(jù)這些原始憑證進(jìn)行增減、調(diào)整、變動(dòng)，而且信息的變更應(yīng)當(dāng)及時(shí)準(zhǔn)確。同樣，這一系列的調(diào)整過程不能全部落實(shí)在一個(gè)人的職責(zé)之內(nèi)，還必須按照學(xué)生信息初始化的工作流程進(jìn)行，操作、復(fù)核、稽核的內(nèi)部流程一個(gè)都不能少。

2.強(qiáng)化收費(fèi)日常管理。日常收費(fèi)業(yè)務(wù)是收費(fèi)管理的基礎(chǔ)性工作，相對(duì)于收費(fèi)的其他各流程環(huán)節(jié)，日常收費(fèi)工作相對(duì)簡單，但重復(fù)又繁雜，需要更多的耐心與細(xì)心。具體的收費(fèi)操作包括銀行代扣和銀行刷卡繳費(fèi)，根據(jù)繳費(fèi)方式的不同，具體流程如下：（1）銀行代扣。學(xué)校實(shí)施銀行代扣之前，需要與學(xué)生簽訂委托扣款協(xié)議或者通過公示告知學(xué)生銀行代扣學(xué)費(fèi)的事宜，讓學(xué)生享有充分的知情權(quán)。銀行代扣一般有系統(tǒng)自助和人工導(dǎo)入的方式，無論是哪種方式，首先由收費(fèi)員向銀行申請(qǐng)扣款，將學(xué)生應(yīng)收信息通過某種媒介傳送給委托銀行，委托銀行根據(jù)學(xué)生姓名（學(xué)號(hào)）、卡號(hào)，核對(duì)相符后進(jìn)行扣款?？劭詈髮⒖劭钚畔⒎祷亟o學(xué)校，學(xué)校生成繳費(fèi)單。為保證銀行扣款情況與學(xué)費(fèi)收繳情況一致，收費(fèi)員需將雙方數(shù)據(jù)導(dǎo)出，用excel等軟件將兩方數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)比，保證數(shù)據(jù)的一致性。這項(xiàng)工作雖然繁瑣但卻非常必要，能幫助收費(fèi)人員及時(shí)了解收費(fèi)情況，發(fā)現(xiàn)問題并及時(shí)解決問題。復(fù)核人員需按照收費(fèi)員的操作重新操作一遍，再次驗(yàn)證收費(fèi)信息的正確性。（2）銀行刷卡。這種收費(fèi)方式也是學(xué)生現(xiàn)場繳費(fèi)方式，學(xué)生向收費(fèi)人員提供需繳費(fèi)人員信息、學(xué)號(hào)或姓名；收費(fèi)員錄入繳費(fèi)人員信息，并就學(xué)生學(xué)號(hào)、姓名、學(xué)院、班級(jí)、欠費(fèi)金額等基本信息向?qū)W生核對(duì)，這一步相當(dāng)重要，是防止手工輸入錯(cuò)誤或同名同姓錯(cuò)誤的關(guān)鍵；信息核對(duì)一致后，詢問本次繳費(fèi)金額；接收學(xué)生提供的銀行卡，并詢問是否為繳費(fèi)人員本人銀行卡，這一步驟是為了確保本人繳費(fèi)的真實(shí)性，如果非本人銀行卡一定要在POS機(jī)收費(fèi)小票上由繳費(fèi)人員注明XXX代XXX繳費(fèi)的字樣；繳費(fèi)收據(jù)打印后，收據(jù)聯(lián)與銀行小票交學(xué)生，并請(qǐng)他再次確認(rèn)所有的收費(fèi)信息。復(fù)核人員復(fù)核時(shí)，需將銀行刷卡小票與收費(fèi)單逐一核對(duì)，再將收費(fèi)報(bào)表的總額與POS機(jī)的收費(fèi)匯總數(shù)核對(duì)，保證單項(xiàng)和總額的正確無誤。

3.完善結(jié)算公示與檔案管理工作。收費(fèi)結(jié)算、公示與檔案整理工作在日常收費(fèi)中是一項(xiàng)最容易被忽略的工作，但這項(xiàng)工作卻是最能體現(xiàn)精細(xì)管理和服務(wù)水平的工作，也是內(nèi)部控制的最后一個(gè)關(guān)口。為了進(jìn)一步體現(xiàn)內(nèi)部控制要求，這項(xiàng)工作一般應(yīng)由收費(fèi)中心之外的科室承擔(dān)。工作的主要內(nèi)容有：首先，處理退費(fèi)問題。學(xué)生退費(fèi)應(yīng)實(shí)行“收支兩條線”管理，退費(fèi)應(yīng)遵守學(xué)校制度規(guī)定，按照一定的審批流程審批后，由會(huì)計(jì)人員按“報(bào)賬”程序處理；其次，收費(fèi)信息的會(huì)計(jì)處理。收費(fèi)人員將復(fù)核過后的原始單據(jù)交會(huì)計(jì)人員進(jìn)行結(jié)算，同時(shí)登記收費(fèi)備查賬，做到日清月結(jié)；再次，收費(fèi)的及時(shí)公示。由信息管理員利用校園網(wǎng)絡(luò)資源，通過學(xué)生收費(fèi)系統(tǒng)向?qū)W校分管領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)生工作部門、院系分管領(lǐng)導(dǎo)、班主任及其學(xué)生個(gè)人提供信息共享平臺(tái)，讓他們及時(shí)掌握繳費(fèi)、欠費(fèi)信息，以及時(shí)核對(duì)、催繳學(xué)費(fèi)；最后，收費(fèi)檔案的整理。在收費(fèi)管理過程中，信息記載和傳遞形成的檔案和資料除了電子的還有紙質(zhì)的。從來源上看有外部獲取的，有財(cái)務(wù)內(nèi)部制作的。從制作到使用，再到保管，有一定的規(guī)范要求。收費(fèi)檔案的整理的主要對(duì)象有相關(guān)部門的收費(fèi)基礎(chǔ)信息、銀行代扣數(shù)據(jù)、POS機(jī)收費(fèi)小票、收費(fèi)報(bào)表及收費(fèi)單存根等。這些收費(fèi)檔案要按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法進(jìn)行裝訂歸檔備查。

[1]鄭濤，陳凌.高校收費(fèi)內(nèi)控制度的研究.教育財(cái)會(huì)研究，2011，22（1）：43－45

[2]陳海平.高校學(xué)費(fèi)收費(fèi)問題探討.經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊，2014（6）：259-260

[3]馬祥蘭.高校收費(fèi)工作創(chuàng)新研究.會(huì)計(jì)之友，2013（26）：97-99

（作者單位：江西中醫(yī)藥大學(xué) 江西南昌 330014；第一作者簡介：涂淑娟，江西中醫(yī)藥大學(xué)計(jì)劃財(cái)務(wù)處副處長，會(huì)計(jì)師，研究方向：財(cái)務(wù)管理）

（責(zé)編：玉山）

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A

1004-4914（2014）12-193-02