“診治報賬難”之疾 再造報賬流程

●劉曉玲

“診治報賬難”之疾 再造報賬流程

●劉曉玲

伴隨著高校規(guī)模的擴(kuò)大，經(jīng)費(fèi)逐年增加，每年10月到次年2月財務(wù)處出現(xiàn)報賬擁擠排長隊的現(xiàn)象，給財務(wù)人員造成很大精神負(fù)擔(dān)，嚴(yán)重影響了財務(wù)工作效率，也增加了師生員工到財務(wù)報賬的時間成本。文章結(jié)合自身工作實(shí)際，指出目前高校報賬中存在的問題，探討高校報賬流程新思路，提高高校財務(wù)管理水平。

財務(wù)報賬流程 高校 分級分批

隨著國家經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，高校會計外部環(huán)境和內(nèi)部環(huán)境發(fā)生了較大變化，伴隨著高校規(guī)模的擴(kuò)大，經(jīng)費(fèi)逐年增加，財務(wù)報賬流程也應(yīng)該適應(yīng)新形勢下的新要求。目前高校會計制度實(shí)行大支出，大收入原則，高校實(shí)行資金統(tǒng)一管理，集中報賬。如果不在報賬流程上下功夫，師生員工報賬肯定排長隊，即使會計人員付出再多辛勤地勞動，也無法從根本上解決師生員工報賬難的問題。為了提高高校財務(wù)管理水平，為了適應(yīng)高校財務(wù)環(huán)境變化下的新要求，構(gòu)建高校報賬新流程是非常重要的。

一、高校財務(wù)流程應(yīng)用實(shí)踐存在的問題

所謂財務(wù)報賬指的是經(jīng)辦人員依據(jù)真實(shí)、合法的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動取得稅務(wù)部門或財務(wù)部門監(jiān)制的票據(jù)等據(jù)以填制規(guī)范的封面，并取得審批人簽字后，憑此到財務(wù)部門辦理報賬手續(xù)的行為。為什么師生員工覺得報賬難呢？有以下幾方面的原因：

（一）領(lǐng)導(dǎo)不重視財務(wù)報賬

領(lǐng)導(dǎo)不重視財務(wù)報賬，部分領(lǐng)導(dǎo)有報賬人員就是做個會計憑證、技術(shù)含量不高等思想，首先從人員設(shè)置上就在歧視報賬人員，報賬的人員配置是學(xué)歷最低、年齡最大的；其次是報賬人員頻繁換崗；再次是新分來的研究生、本科生不進(jìn)行會計基礎(chǔ)工作訓(xùn)練，直接進(jìn)入會計管理崗位。對核算一線人員缺乏有效激勵政策，不考慮每個核算人員個人發(fā)展空間、發(fā)展前途，一線人員評職稱要受到種種限制。領(lǐng)導(dǎo)脫離群眾，管理核算的領(lǐng)導(dǎo)和大家每年見兩三次面，大家的疾苦、思想動態(tài)他不了解。

報賬崗位設(shè)置越來越少，工作量越來越大（經(jīng)費(fèi)越來越多），一線報賬人員大腦長期處于高度集中、緊張的狀態(tài)之下，長期保持一種高強(qiáng)度的腦力勞動，使得報賬人員越來越感覺力不從心，身心疲憊，進(jìn)而影響工作。

（二）高校會計制度和高校管理模式的限制

《高等學(xué)校會計制度》規(guī)定，高校實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，集中管理”的財務(wù)體制和財務(wù)制度，這使得老師和學(xué)生每花一分錢都要到財務(wù)處來，對于規(guī)模在4～5萬人的高校來說，集中報賬顯然有些不適應(yīng)當(dāng)前經(jīng)濟(jì)發(fā)展需要，有限的報賬場地、有限的報賬人員、有限的報賬時間使來報賬人員排隊擁擠，使報賬業(yè)務(wù)繁忙，直接影響了報賬人員的情緒，間接影響了財務(wù)人員核算的質(zhì)量和效率，也影響了財務(wù)部門服務(wù)窗口的形象。

（三）高校年終用款余額注銷制度給國撥資金核算造成很大壓力

高等學(xué)校國撥資金有教育撥款、科研撥款、“985”項目、“211”工程撥款、修購專項、重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室建設(shè)資金撥款等。

首先，基建項目、“985”專項、“211”工程專項、修購專項實(shí)行政府采購、招標(biāo)驗(yàn)收，各部門嚴(yán)格把關(guān)，使大量的專項經(jīng)費(fèi)很難花完用完。其次，國撥基建項目、“985”“211”工程項目，重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室建設(shè)資金中有些自制設(shè)備需要較長時間研制，年終形成大量負(fù)債，沒有真正意義上的支出，致使國撥資金結(jié)余加大。年終用款余額注銷使國撥資金的經(jīng)費(fèi)存在突擊花錢的現(xiàn)象。由于年底賬戶余額要收回，財務(wù)處催促項目組花錢，這就存在項目進(jìn)程、項目完成質(zhì)量問題。從財務(wù)角度上看，發(fā)生了許多虛假不真實(shí)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，給國家資金造成很大浪費(fèi)。每年10月到次年2月財務(wù)處出現(xiàn)報賬擁擠排長隊的現(xiàn)象，給核算人員造成很大精神負(fù)擔(dān)，也增加了師生員工財務(wù)報賬的時間成本。

（四）現(xiàn)有的會計核算報賬流程根本上已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)前高校經(jīng)濟(jì)發(fā)展需要

大學(xué)性質(zhì)和大學(xué)財務(wù)工作的主要任務(wù)是要對教育撥款和科研撥款進(jìn)行核算，其次是對其他經(jīng)費(fèi)撥款進(jìn)行核算。日?，F(xiàn)金流和報賬憑證處理數(shù)量越來越大，再加上日常核算人員配置越來越少。

1.計報賬崗位設(shè)置較少，增加了師生員工財務(wù)報賬的時間成本。財務(wù)內(nèi)部部門設(shè)置過多，部門分工不均，部分科室長期工作閑置，面對整個學(xué)校范圍的資金核算報銷，就會產(chǎn)生等待問題，（有的老師為了節(jié)約時間，報賬要帶兩名學(xué)生，老師在排報銷隊，一名學(xué)生排復(fù)核隊，一名學(xué)生排取錢隊）雖然各崗位會計人員付出了辛勤勞動；雖然財務(wù)處對會計人員強(qiáng)調(diào)服務(wù)意識，甚至提倡微笑服務(wù)，但卻收效甚微，教職工因?yàn)榈却龝r間過長，抱怨較多；我們盡管實(shí)行了部分崗位打通報銷，取消核算柜臺不同人員分管不同部門的權(quán)限，將原來由不同會計人員管理不同學(xué)院單位或者不同經(jīng)費(fèi)的會計核算工作進(jìn)行整合、歸并，已形成同質(zhì)性單位，設(shè)置統(tǒng)一的會計核算報銷操作規(guī)程，利用信息共享平臺，使辦事人員在任何一個柜臺都可以辦理清款報賬事宜；雖然做了一系列報賬改革事項；雖然對會計人員提倡通才代替專才，實(shí)行一站式服務(wù)的改革，也沒從根本解決報賬擁擠現(xiàn)象。

報賬崗位設(shè)置越來越少，工作量越來越大（經(jīng)費(fèi)越來越多）；報賬環(huán)境及其惡劣，報賬屋內(nèi)擠滿了人，屋內(nèi)四面都是墻，人在屋內(nèi)焦急的等待著報銷、審核、領(lǐng)錢，一線報賬人員長期大腦處于高度集中、緊張的情緒之下，長期身心疲憊，進(jìn)而影響工作。

2.財務(wù)處對財務(wù)報賬規(guī)章制度宣傳力度不夠，使廣大師生對財務(wù)制度要求不清楚，進(jìn)而對財務(wù)人員的某項要求抱怨。高校在財務(wù)報銷中看以前是咋樣執(zhí)行的，現(xiàn)在還咋樣執(zhí)行，甚至是多年前某個領(lǐng)導(dǎo)的一個簽字，都可能作為一項制度來執(zhí)行，在報賬過程中復(fù)核說行就行，復(fù)核說不行就不行，或者復(fù)核問某個領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)說行就行，領(lǐng)導(dǎo)說不行就不行，每個會計執(zhí)行國家政策和學(xué)校制度的尺度不一，給報賬人員造成錯覺。我們的會計制度，今天發(fā)一張紙，明天發(fā)個名單，后天發(fā)個冊子，都可作為會計制度執(zhí)行，沒有一個系統(tǒng)嶄新可行的統(tǒng)一制度，使報賬人員不能夠系統(tǒng)了解報賬制度。

二、諸多因素使高校財務(wù)工作量加大

1.國家撥款、項目撥款不及時到位。特別是年底，報賬人很多，往往能聽到那個項目款已來就要報決算，還有些項目平時支出在一個項目，等國家撥款年底到后，要實(shí)行支出大搬家，無形中增加財務(wù)人員工作量。

2.科研課題預(yù)算不合理，科研項目不按預(yù)算用款。首先，大多數(shù)課題預(yù)算報完后就拋到九霄云外去了，課題負(fù)責(zé)人想怎么花錢就怎么花，三年過后要報決算啦，發(fā)現(xiàn)怎么材料費(fèi)超支那么多，那個裝修費(fèi)用怎么沒用呀，材料加工費(fèi)才花了這點(diǎn)呀，設(shè)備費(fèi)花的不夠呀，于是就把個人三年來其他課題所有的賬都搬出來，有沒有裝修費(fèi)呀、設(shè)備費(fèi)和材料加工費(fèi)等等進(jìn)行調(diào)賬。在課題結(jié)題前，課題人員會在報賬大廳排隊調(diào)賬，且不說調(diào)賬說明寫的是否規(guī)范，還要查明他們調(diào)賬內(nèi)容是否真實(shí)，有時還要幫著寫說明或指導(dǎo)說明怎樣寫，又要進(jìn)行支出搬入、搬出調(diào)整。其次是課題預(yù)算不合理，比如有些理工科老師200萬的課題項目，材料費(fèi)預(yù)算了6萬，等課題決算時材料用了50萬元；有些老師30萬的課題，國際交流費(fèi)就預(yù)算了10萬，等決算時一分沒用，這些顯然是預(yù)算不合理，又要進(jìn)行支出大轉(zhuǎn)移，如此無形中又大大增加了財務(wù)工作量。

3.辦班經(jīng)費(fèi)、代管經(jīng)費(fèi)逐年增加。辦班經(jīng)費(fèi)且不說收入一筆筆匯進(jìn)來，就是報銷，有的是包住宿的，要買被子、褥子等床上用品，有的還要買床，租房屋；更有甚者，有些辦班的經(jīng)費(fèi)，每隔一段時間報一次床上用品，問人家，說是上一個班的，這是另一個班的，嚴(yán)重缺少監(jiān)督機(jī)制，沒人檢查辦班成本支出是否合理、合同擬定是否對學(xué)校有益……沒人考察各個辦班盈利如何？效益如何？

各種獎學(xué)金、企業(yè)獎學(xué)金，辦班管理費(fèi)、會議費(fèi)還有些服務(wù)性收入等都列為代管經(jīng)費(fèi)，還有工會經(jīng)費(fèi)，這顯然不是財務(wù)處應(yīng)管理核銷的事情，都納入管理，使財務(wù)處身負(fù)沉重的包袱而擔(dān)不起這樣的重?fù)?dān)，財務(wù)處就像身患重疾長期不能醫(yī)治一樣。

三、診治高?！柏攧?wù)報賬難之疾”，再造新的報賬流程

財務(wù)報賬是高校財務(wù)管理的前提，關(guān)系會計信息質(zhì)量的準(zhǔn)確與否，影響著會計職能的發(fā)揮，對管理者的決策起著至關(guān)重要的作用。

財務(wù)報賬難已經(jīng)成為各高校的通病，報賬簽字難、排隊報賬難、集中性報賬多、報賬信息不對稱等，筆者對此提出以下建議：

1.擴(kuò)大報賬規(guī)模，增加報賬柜臺是診治報賬難的根本性問題。10年前筆者單位前臺報賬人員安排18人，10年后資金翻倍，而人員還是18人～20人，這怎么不排隊呢？怎么不報賬難呢？原來每人每天制作憑證50～60張，現(xiàn)在平均每人每天制單100～120張，還是報不完。有人假設(shè)現(xiàn)在前臺報賬雙倍人員，兩班倒上班（早班7點(diǎn)-2點(diǎn)；晚班2點(diǎn)-9點(diǎn)）就能根本性的解決報賬難的問題，可是人員怎樣解決呢？首先財務(wù)處編制年年缺編，財務(wù)處年年進(jìn)人，年年走人，除自然退休不算。財務(wù)處進(jìn)人按照人事部門要求“985”“211”學(xué)校畢業(yè)的本科生，其他院校要研究生，來后待遇低，沒有有效的激勵機(jī)制。近10年調(diào)進(jìn)30人，退休12人，調(diào)走11人，取消二級核算單位無編制4人，還收回工會所有賬務(wù)、基建所有賬務(wù)，算起來管理的資金翻倍，而我們在崗的財務(wù)人員幾乎持平，你說報賬咋能不難呢？其次是財務(wù)處內(nèi)部崗位設(shè)置不合理，核算管理增加人、增加崗位，但是一線報賬人員增加的少……前臺報賬是財務(wù)處的門面，時刻影響財務(wù)處的形象

2.在現(xiàn)有條件下，提供財務(wù)報賬預(yù)審，提倡轉(zhuǎn)賬制度，最終實(shí)行無現(xiàn)金化報賬程序，如圖1所示。此流程的優(yōu)點(diǎn)：（1）快速處理現(xiàn)場業(yè)務(wù)，報賬人不用在報賬現(xiàn)場長時間等候，節(jié)約報賬人的時間成本。（2）聘用年輕的數(shù)據(jù)錄入人員，錄入速度快。（3）轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)不受結(jié)賬時間限制，每天足可工作8小時。（4）這樣能提高工作效率，同時也提高了工作質(zhì)量。（5）數(shù)據(jù)錄入人員還可做調(diào)賬等柜臺下的業(yè)務(wù)，這里不提倡現(xiàn)金報賬，最好提倡公務(wù)卡制度或轉(zhuǎn)賬到工資卡的制度，利用短信平臺，使老師及時掌握款項到賬信息，減少現(xiàn)金付款金額、筆數(shù)，緩解報賬擁擠現(xiàn)象也是根治報賬難的流程之一。

3.啟用無等候報賬系統(tǒng)。無等候報賬的優(yōu)點(diǎn)：報賬人不需要在報賬大廳排隊等候，過3～5個工作日款項到賬。避免財務(wù)處報賬擁擠現(xiàn)象，節(jié)約財務(wù)工作人員的時間，提高工作效率。

缺點(diǎn)：是誰報賬就得給誰授權(quán)，一般，課題負(fù)責(zé)人不愿意隨便授權(quán)于他人，個人又不愿意在財務(wù)報賬事宜浪費(fèi)時間，財務(wù)操作不容易學(xué)會，推行起來非常緩慢。

除此之外，筆者呼吁各種課題經(jīng)費(fèi)按照課題組計劃有條不穩(wěn)的運(yùn)行，千萬不要催促花錢、突擊花錢，造成很大的浪費(fèi)不說，還可能滋生貪污腐敗。也給財務(wù)處報賬帶來不正常的秩序。

[1]梁霽寧等.基于體驗(yàn)的高校無等候報賬系統(tǒng)實(shí)踐.教育財會研究，2014（2）

[2]錢夢勇.以西安交大為對象的高校財務(wù)流程再造研究.天津大學(xué)碩士論文，2005

（作者單位：西安交通大學(xué)財務(wù)處 陜西西安 710049）

（責(zé)編：紀(jì)毅）

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1004-4914（2014）12-122-02