論中小企業(yè)會(huì)計(jì)電算化賬務(wù)處理的規(guī)范性問(wèn)題

李建軍

（四川財(cái)經(jīng)職業(yè)學(xué)院，四川 成都 610000）

“會(huì)計(jì)電算化”一詞于l981年8月財(cái)政部和中國(guó)會(huì)計(jì)學(xué)會(huì)在長(zhǎng)春市召開(kāi)的“財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)、成本應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)專題討論會(huì)”上正式提出，是“電子計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在會(huì)計(jì)中的應(yīng)用”的簡(jiǎn)稱。企業(yè)實(shí)現(xiàn)電算化提高會(huì)計(jì)核算的準(zhǔn)確性和工作效率、促進(jìn)會(huì)計(jì)核算工作的規(guī)范化、提高會(huì)計(jì)核算工作質(zhì)量、提高會(huì)計(jì)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。會(huì)計(jì)電算化在我國(guó)發(fā)展30 多年來(lái)，會(huì)計(jì)電算化的內(nèi)涵是否發(fā)生變化、企業(yè)電算化現(xiàn)狀如何、企業(yè)運(yùn)行電算化過(guò)程中存在的主要問(wèn)題等等。基于這樣的問(wèn)題，四川財(cái)經(jīng)職業(yè)學(xué)院牽頭全國(guó)8 所院校利用全國(guó)會(huì)計(jì)電算化專業(yè)“三個(gè)標(biāo)準(zhǔn)”建設(shè)機(jī)會(huì)，歷經(jīng)3 個(gè)多月時(shí)間進(jìn)行了大量的企業(yè)調(diào)研形成詳盡調(diào)查報(bào)告，對(duì)企業(yè)電算化現(xiàn)狀有了充分的了解，有力地促進(jìn)了會(huì)計(jì)電算化專業(yè)建設(shè)水平?，F(xiàn)主要就中小企業(yè)會(huì)計(jì)電算化賬務(wù)處理的規(guī)范性問(wèn)題進(jìn)行研討。

一、中小企業(yè)實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化現(xiàn)狀

目前企業(yè)實(shí)現(xiàn)電算化現(xiàn)狀如下：一是其中60%企業(yè)已實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息化、40%企業(yè)擬進(jìn)行企業(yè)信息化、20%企業(yè)擬進(jìn)行企業(yè)信息化升級(jí)；二是大中型企業(yè)通常使用ERP 系統(tǒng)（含財(cái)務(wù)核算、供應(yīng)鏈、資金管理、成本管理等模塊）；小微企業(yè)通過(guò)應(yīng)用小型信息系統(tǒng)（主要含財(cái)務(wù)核算、供應(yīng)鏈）；三是電算化在核算層次上基本達(dá)到了目標(biāo)，隨著企業(yè)現(xiàn)代化程度的提高，企業(yè)各環(huán)節(jié)使用計(jì)算機(jī)管理的使用，各種數(shù)據(jù)在管理系統(tǒng)中流動(dòng)，作為核算的核心模塊（賬務(wù)模塊）的作用更加突出在財(cái)務(wù)管理和決策高層次的應(yīng)用方面受著人才能力的制約；四是大中型企業(yè)電算化人員配備完整，分工較為明細(xì)；而小微企業(yè)基于傳統(tǒng)手工崗位應(yīng)用電算化，分工較為粗略；五是大中型企業(yè)制度建設(shè)內(nèi)控管理質(zhì)量高；小微企業(yè)電算化制度建設(shè)基本仍停留在手工下內(nèi)控管理。

二、中小企業(yè)電算化賬務(wù)處理典型不規(guī)范問(wèn)題

由于中小企業(yè)電算化水平受企業(yè)管理者水平限制對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)質(zhì)量要求不高，同時(shí)財(cái)務(wù)人員主要以傳統(tǒng)會(huì)計(jì)人員為主，知識(shí)結(jié)構(gòu)局限性導(dǎo)致認(rèn)知不足，所以在電算化賬務(wù)處理中出現(xiàn)以下典型的不規(guī)范問(wèn)題：

（一）制度建設(shè)上的缺失

大多數(shù)中小企業(yè)盡管脫離了手工賬，但對(duì)電算化環(huán)境下的內(nèi)控管理、制度建設(shè)缺失嚴(yán)重，規(guī)章制度建設(shè)依舊停留在手工管理狀態(tài)。

（二）數(shù)據(jù)輸入規(guī)范性不夠

會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)以達(dá)到核算需求為主，對(duì)于會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)一步挖掘、大數(shù)據(jù)管理缺乏研究，科目體系的設(shè)置依舊按照手工核算理念在操作，憑證錄入只強(qiáng)調(diào)了正確性、平衡性，對(duì)于數(shù)據(jù)完整性。

（三）崗位分工簡(jiǎn)化人員內(nèi)控不足

崗位設(shè)置按照傳統(tǒng)主管、會(huì)計(jì)、出納等設(shè)置，對(duì)于系統(tǒng)中電算化崗位相融關(guān)系不理解，至于權(quán)限控制的三層屬性更是無(wú)所聽(tīng)聞。崗位間出現(xiàn)密碼通用、權(quán)限共有現(xiàn)象，內(nèi)控管理靠操作人員高度自覺(jué)的情況。

（四）信息化孤島現(xiàn)象明顯

各部門(mén)在操作上能較熟練應(yīng)用所涉功能模塊，而部門(mén)之間、模塊之間協(xié)同處理上出現(xiàn)不深入理解業(yè)務(wù)流程、數(shù)據(jù)流程，更無(wú)法解決流程再造解決協(xié)同問(wèn)題，導(dǎo)致信息孤島現(xiàn)象嚴(yán)重。

（五）電算化數(shù)據(jù)檔案管理不規(guī)范

對(duì)于電算化檔案中紙質(zhì)檔案管理同手工賬時(shí)保持一致性，而電算化檔案的認(rèn)知僅局限于紙質(zhì)數(shù)據(jù)與賬套數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)備份、打印管理較隨心所欲。

（六）嚴(yán)重缺失數(shù)據(jù)安全性意識(shí)

大多數(shù)中小企業(yè)財(cái)務(wù)人員無(wú)數(shù)據(jù)安全意識(shí)，認(rèn)知停留在“數(shù)據(jù)能備份、賬套可存儲(chǔ)”的層次，而對(duì)于網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)泄密處于較空白水平。

三、加強(qiáng)中小企業(yè)賬務(wù)處理規(guī)范性的對(duì)策

會(huì)計(jì)信息已經(jīng)成為一種重要的管理資源，信息技術(shù)手段能夠?qū)崟r(shí)便捷地獲取、加工、傳遞、存儲(chǔ)和應(yīng)用會(huì)計(jì)信息，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理、控制決策和經(jīng)濟(jì)運(yùn)行提供充足、實(shí)時(shí)全方位的信息。中小企業(yè)應(yīng)全方位加強(qiáng)電算化規(guī)范性利用平臺(tái)提升企業(yè)管理水平與數(shù)據(jù)處理質(zhì)量。

（一）加強(qiáng)制度建設(shè)推進(jìn)內(nèi)部控制

制度建設(shè)是保證企業(yè)電算化可持續(xù)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的基石，電算化內(nèi)部控制是指建立健全的微觀管理制度保障電算化工作的順利進(jìn)行，主要內(nèi)容包括：建立會(huì)計(jì)電算化崗位責(zé)任制、日常操作管理制度、軟件和硬件系統(tǒng)維護(hù)管理制度、會(huì)計(jì)檔案管理制度。

（二）控制各數(shù)據(jù)入口的正確性、平衡性、完整性

數(shù)據(jù)處理通常分為數(shù)據(jù)輸入、加工處理、數(shù)據(jù)輸出三個(gè)基本環(huán)節(jié)，其中加工處理環(huán)節(jié)由系統(tǒng)軟件控制處理，對(duì)于普通用戶而言是不可知的“黑匣子”。國(guó)家對(duì)商品化電算化軟件的通用性、適用性、功能性、保密方面進(jìn)行了嚴(yán)格控制，加工處理不同出現(xiàn)錯(cuò)誤，所以控制各模塊的數(shù)據(jù)輸入是得到正確結(jié)果的最重要手段。電算化的數(shù)據(jù)入口控制主要有以下方面：

1.進(jìn)行系統(tǒng)的數(shù)據(jù)初始化。初始化是日常數(shù)據(jù)處理的起點(diǎn)，包括整理各賬戶余額、往來(lái)賬戶和銀行賬戶，重點(diǎn)難點(diǎn)是建立會(huì)計(jì)賬戶體系并確定編碼。會(huì)計(jì)科目設(shè)置要充分考慮財(cái)政部和有關(guān)管理部門(mén)的規(guī)定、本單位會(huì)計(jì)核算與管理的要求、會(huì)計(jì)報(bào)表的要求、與核算模塊的銜接。

2.嚴(yán)控記賬憑證數(shù)據(jù)的正確性、平衡性與完整性。記賬憑證是形成賬、表的數(shù)據(jù)源，所以有經(jīng)驗(yàn)的財(cái)務(wù)總管一定是嚴(yán)控操作人員憑證填制的質(zhì)量。軟件系統(tǒng)對(duì)憑證號(hào)的重復(fù)性、會(huì)計(jì)科目的明細(xì)、數(shù)據(jù)平衡性進(jìn)行了基本控制，但對(duì)憑證的完整性無(wú)法控制。憑證其他要素的完整必須嚴(yán)控：摘要必須全面準(zhǔn)確地描述所記錄的交易事項(xiàng)，要詳實(shí)全面、嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范；涉及輔助核算賬戶要準(zhǔn)確完整，如有往來(lái)關(guān)系的單位名稱要盡量使用全稱，不得使用地名代替當(dāng)?shù)氐淖庸?、代理商、供?yīng)商或者客戶，凡是涉及債權(quán)債務(wù)確認(rèn)的，都必須使用對(duì)方的全稱或全名，以免多個(gè)類似名稱出現(xiàn)時(shí)，混淆不清。在錄入會(huì)計(jì)憑證時(shí)不允許多借多貸會(huì)計(jì)分錄。操作人員圖一時(shí)之便、加快憑證錄入速度，會(huì)采取憑證里面多借多貸的方法做賬，而多借多貸憑證會(huì)導(dǎo)致查詢明細(xì)賬的時(shí)候“對(duì)方科目”混亂，不利于正確地使用明細(xì)賬。

3.按規(guī)范進(jìn)行憑證修改。在手工記賬中，由于記賬憑證出錯(cuò)而導(dǎo)致賬簿記錄發(fā)生差錯(cuò)時(shí)有發(fā)生，通常采用兩種方式進(jìn)行相應(yīng)的修改：一是紅字沖銷法，二是補(bǔ)充更正法。要求對(duì)出錯(cuò)之處必需留有修改的痕跡。在電算會(huì)計(jì)中，記賬錯(cuò)誤和記賬憑證填制錯(cuò)誤仍然在所難免，為了方便改正錯(cuò)誤，系統(tǒng)設(shè)置了“反記賬”功能，會(huì)計(jì)電算化的“反記賬”是將一批原先已經(jīng)登錄到賬簿上的發(fā)生額從各該賬戶再予以扣減，使各該賬簿恢復(fù)至該批憑證登賬之前賬簿的發(fā)生額和余額狀態(tài)，在實(shí)際工作中應(yīng)盡量減少應(yīng)用反記賬功能。

（三）加強(qiáng)電算化人員的內(nèi)部管理

電算會(huì)計(jì)工作崗位主要包括：系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)操作員、數(shù)據(jù)審核員、數(shù)據(jù)分析員，系統(tǒng)維護(hù)崗、檔案管理。為了減少錯(cuò)誤與舞弊，必須加強(qiáng)人員分工、權(quán)限設(shè)置。中小企業(yè)實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后的電算化會(huì)計(jì)崗位設(shè)置，應(yīng)該注意滿足不相容職務(wù)相分離的要求，會(huì)計(jì)電算化崗位中，軟件操作崗位與審核記賬、電算審查崗位、電算維護(hù)崗為不相容崗位。系統(tǒng)里對(duì)人員權(quán)限設(shè)置分為模塊級(jí)、子功能級(jí)、數(shù)據(jù)控制級(jí)。大多數(shù)企業(yè)僅僅做到了模塊級(jí)的人員權(quán)限設(shè)置，還應(yīng)深化子功能級(jí)、數(shù)據(jù)控制級(jí)的權(quán)限設(shè)置。

（四）推進(jìn)電算化系統(tǒng)協(xié)同性，提升系統(tǒng)應(yīng)用水平

電算化系統(tǒng)中賬務(wù)處理模塊是核心模塊，以記賬憑證為接口與其他功能模塊有機(jī)地連接在一起，構(gòu)成完整的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)。操作中要規(guī)范模塊間的機(jī)制憑證的生成與修改，強(qiáng)調(diào)數(shù)據(jù)來(lái)源的唯一性，理解數(shù)據(jù)接口的關(guān)聯(lián)性，達(dá)到系統(tǒng)整體協(xié)同。

（五）數(shù)據(jù)檔案規(guī)范管理

會(huì)計(jì)電算化檔案不僅包含存儲(chǔ)中機(jī)器中的電子數(shù)據(jù)、打印紙質(zhì)檔案，而且包括電算化實(shí)施、維護(hù)、軟件、手冊(cè)等各種文檔。工具與載體的變化必然帶來(lái)數(shù)據(jù)管理的革新。中小企業(yè)應(yīng)制定與實(shí)施會(huì)計(jì)電算化檔案管理制度，加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化檔案安全和保密措施，資料要求立卷成冊(cè)，借閱歸還有記錄。管理與技術(shù)上做到防磁（定期檢查、定期復(fù)制）、防火、防潮、防塵、防盜、防蟲(chóng)等，備雙份并存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn)，最好在兩個(gè)不同建筑物內(nèi)。

（六）加強(qiáng)電算化數(shù)據(jù)安全性管理

隨著社會(huì)信息化程度的不斷提高,會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題將會(huì)日益突出，威脅計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全的因素來(lái)自各個(gè)方面，而且多種多樣，主要是人為因素和自然因素。具體包括：系統(tǒng)故障風(fēng)險(xiǎn)、內(nèi)部人員道德風(fēng)險(xiǎn)、系統(tǒng)關(guān)聯(lián)方道德風(fēng)險(xiǎn)、社會(huì)道德風(fēng)險(xiǎn)、計(jì)算機(jī)病毒。針對(duì)這些安全問(wèn)題,對(duì)社會(huì)來(lái)說(shuō),需要不斷加強(qiáng)和完善法律,不斷創(chuàng)新安全技術(shù)產(chǎn)品；對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō),則需要不斷提高管理和控制的有效性，需要單位自身加強(qiáng)財(cái)務(wù)安全意識(shí)，加強(qiáng)人員安全培訓(xùn)形成安全意識(shí)。企業(yè)應(yīng)實(shí)行用戶權(quán)限分級(jí)授權(quán)管理，建立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的會(huì)計(jì)信息崗位責(zé)任，實(shí)行紙質(zhì)檔案和新型載體檔案雙套保管。對(duì)員工進(jìn)行防火墻技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)防毒、信息加密存儲(chǔ)通訊、身份認(rèn)證、授權(quán)等知識(shí)培訓(xùn)，減少短板。

四、結(jié)語(yǔ)

當(dāng)前我國(guó)的經(jīng)濟(jì)著力經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)調(diào)整，經(jīng)濟(jì)發(fā)展的前景將更為看好，經(jīng)濟(jì)越發(fā)展越需要向社會(huì)提供真實(shí)、準(zhǔn)確的經(jīng)濟(jì)信息，因此中小企業(yè)解決電算化賬務(wù)處理的規(guī)范性問(wèn)題，提升數(shù)據(jù)管理效率才能促進(jìn)企業(yè)本身競(jìng)爭(zhēng)力與電算化應(yīng)用水平。

[1]姚漢江.關(guān)于行政事業(yè)單位的電算化進(jìn)程的思考.《現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息》.2013年24期.

[2]曾楊.發(fā)展我國(guó)會(huì)計(jì)電算化的若干對(duì)策思考.《集團(tuán)經(jīng)濟(jì)研究》.2007年12期.

[3]曹麗.行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)電算化工作的探討.《商品與質(zhì)量》.2012年11期.