基于平衡計(jì)分卡理論的高校政府采購績效評價(jià)研究

鄧智文

（長沙理工大學(xué)經(jīng)濟(jì)與管理學(xué)院 湖南 長沙 410076）

一、平衡計(jì)分卡符合高校政府采購績效評價(jià)的內(nèi)在要求

2003 年1 月中文版《哈佛商業(yè)評論》將平衡計(jì)分卡稱為“過去80 年中最具影響力的十大管理思想之一”。從20 世紀(jì)初期至90 年代，財(cái)務(wù)指標(biāo)在組織的業(yè)績評價(jià)當(dāng)中一直占據(jù)著主導(dǎo)地位，隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，越來越多的高管已經(jīng)認(rèn)識到即使是最好的財(cái)務(wù)指標(biāo)也無法涵蓋所有績效的動(dòng)態(tài)特點(diǎn)，因而對只依靠財(cái)務(wù)指標(biāo)的考核制度進(jìn)行了質(zhì)疑，在這個(gè)背景之下，哈佛商學(xué)院教授羅伯特S卡普蘭和復(fù)興全球戰(zhàn)略集團(tuán)總裁大衛(wèi)P 諾頓，總結(jié)了十幾家擁有優(yōu)秀績效管理成績的公司的經(jīng)驗(yàn)，提出了平衡計(jì)分卡這一管理理論并向全世界進(jìn)行了推廣。從戰(zhàn)略管理角度來說，平衡計(jì)分卡是在戰(zhàn)略執(zhí)行中為平衡多位層面而需解決棘手難題的一套方法論，一種描述戰(zhàn)略在組織各個(gè)層面具體體現(xiàn)的一種方法，它用戰(zhàn)略圖和計(jì)分卡這樣一套簡單的能被普遍接受的工具來描述戰(zhàn)略的框架，使得組織的戰(zhàn)略轉(zhuǎn)化為一系列的評價(jià)指標(biāo)，也就是說它是一套能將戰(zhàn)略化為行動(dòng)的方法論。

高校作為一個(gè)培養(yǎng)人才、進(jìn)行科研活動(dòng)的教育組織，為實(shí)現(xiàn)其職能，每個(gè)發(fā)展時(shí)期每個(gè)高校都有其根據(jù)自身實(shí)際情況提出的發(fā)展目標(biāo)，若上升到戰(zhàn)略發(fā)展的高度，這一發(fā)展目標(biāo)就是其戰(zhàn)略目標(biāo)。高校采購部門是高校的一個(gè)下屬部門，擔(dān)負(fù)著為全校教學(xué)科研采購設(shè)備物資的重任，其戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)關(guān)系著高校的戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，而作為高校的一個(gè)職能部門，其戰(zhàn)略目標(biāo)的發(fā)展一定要為高校戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)而服務(wù)。

高校政府采購具有一定的特殊性，具體表現(xiàn)為：（1）采購物資規(guī)模大種類繁多?，F(xiàn)在我國的高校數(shù)量總和已超過兩千所，為滿足高校的教學(xué)、科學(xué)研究、學(xué)生的生活服務(wù)等需求，高校采購的種類繁多，且采購資金規(guī)模上千萬不足為奇，有的高校甚至上億。（2）相關(guān)利益者多。從采購活動(dòng)的服務(wù)對象、采購人員、供應(yīng)商以及政府監(jiān)管部門都是高校政府采購的相關(guān)利益群體，高校采購業(yè)務(wù)的進(jìn)行與這些群體密切相關(guān)，也是高校政府采購績效評價(jià)要考慮的重要因素之一。（3）專業(yè)性和時(shí)效性要求高。高校類型和每個(gè)高校專業(yè)設(shè)置都具有多樣化特征，因而高校采購對專業(yè)采購的要求也越來越高，許多高校的采購活動(dòng)需隨實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目、科研進(jìn)展情況來開展，對設(shè)備具有急需即用的特點(diǎn)，采購的時(shí)效性很強(qiáng)。（4）采購人員素質(zhì)參差不齊。高校采購人員要擁有較高的專業(yè)素質(zhì)和專業(yè)勝任能力，這樣才能使得整個(gè)組織具有人力資源優(yōu)勢并可持續(xù)發(fā)展，采購人員的素質(zhì)不過關(guān)必然影響著整個(gè)組織的績效水平。

高校政府采購的特點(diǎn)從根本上要求高校采購部門制定出綜合的、可行的業(yè)務(wù)層面的戰(zhàn)略目標(biāo)，也決定了高校政府采購績效評價(jià)是一個(gè)要能覆蓋相關(guān)利益群體、多層次的、可行的績效評價(jià)體系。平衡計(jì)分卡不僅是一個(gè)戰(zhàn)略管理的工具，而且是一個(gè)績效評價(jià)的工具，它能將組織的戰(zhàn)略目標(biāo)從財(cái)務(wù)、顧客、內(nèi)部運(yùn)營和學(xué)習(xí)與發(fā)展四方面轉(zhuǎn)化為一系列可執(zhí)行的可量化的指標(biāo)，根據(jù)實(shí)際情況科學(xué)慎重的選取恰當(dāng)?shù)脑u價(jià)指標(biāo)使得高校政府采購績效評價(jià)能形成一個(gè)全方位的多層次的具有實(shí)際操作性的評價(jià)體系，符合高校政府采購的績效評價(jià)的內(nèi)在要求。

二、高校政府采購績效評價(jià)的戰(zhàn)略地圖和平衡計(jì)分卡指標(biāo)體系

（一）高校政府采購績效評價(jià)的戰(zhàn)略地圖

根據(jù)高校的發(fā)展戰(zhàn)略和高校采購部門的業(yè)務(wù)戰(zhàn)略，其戰(zhàn)略地圖可以從平衡計(jì)分卡的財(cái)務(wù)、客戶、內(nèi)部業(yè)務(wù)流程和學(xué)習(xí)與發(fā)展這四個(gè)層面來構(gòu)建。具體可見圖1。

財(cái)務(wù)層面。從財(cái)務(wù)層面來看，分為兩個(gè)目標(biāo)：提高資金效率和提高人員效率。資金效率的衡量要結(jié)合采購資金預(yù)算的編制，人員效率從兩個(gè)方面進(jìn)行考量：人均的采購成本和人均采購額。

客戶層面。高校政府采購的服務(wù)對象是校內(nèi)的設(shè)備需求部門，政府采購的設(shè)備來源是校外的各個(gè)設(shè)備供應(yīng)商。從客戶層面來看，分為校內(nèi)和校外兩部分：提高校內(nèi)設(shè)備需求部門滿意度和提高校外設(shè)備供應(yīng)商的積極性。

內(nèi)部業(yè)務(wù)層面。內(nèi)部業(yè)務(wù)層面的活動(dòng)是貫穿整個(gè)采購業(yè)務(wù)的操作的，是聯(lián)接其他各層次的，也是提高其他各個(gè)層面的基礎(chǔ)。其基本目標(biāo)分為兩部分：優(yōu)化業(yè)務(wù)操作流程、創(chuàng)新采購模式。

學(xué)習(xí)與發(fā)展層面。學(xué)習(xí)與發(fā)展層面講究的是從可持續(xù)發(fā)展角度來提升政府采購績效的。其目標(biāo)分為兩部分：人員隊(duì)伍建設(shè)、優(yōu)化和發(fā)展，主要應(yīng)當(dāng)注重人力資源能力的提高和信息化建設(shè)以提升可持續(xù)發(fā)展能力。

圖1

（二）高校政府采購績效評價(jià)的平衡計(jì)分卡

結(jié)合上文當(dāng)中高校政府采購績效評價(jià)的戰(zhàn)略圖和平衡計(jì)分卡理論，根據(jù)高校自身的實(shí)際情況，對平衡計(jì)分卡的每一個(gè)層面的目標(biāo)分解，逐一分解出能反映目標(biāo)實(shí)現(xiàn)程度的具體的指標(biāo)，即這些指標(biāo)要具有代表性，另外選取的指標(biāo)也必須具有可行性，數(shù)據(jù)的搜集和計(jì)算必須具有可操作性，能符合成本效益原則。具體設(shè)計(jì)見表1。

本文的平衡計(jì)分卡的設(shè)計(jì)基于可行性、系統(tǒng)性和先進(jìn)性原則，結(jié)合了最新的研究動(dòng)態(tài)系統(tǒng)的對平衡計(jì)分卡指標(biāo)設(shè)計(jì)，選取的指標(biāo)其計(jì)算的可行性較高。且平衡計(jì)分卡理論自身的優(yōu)點(diǎn)就是突破了以財(cái)務(wù)指標(biāo)作為唯一衡量組織績效的局限性，在財(cái)務(wù)與非財(cái)務(wù)指標(biāo)、長期與短期指標(biāo)、內(nèi)部與外部指標(biāo)等之間進(jìn)行了很好的平衡，使得整個(gè)平衡計(jì)分卡能較全面的衡量組織的績效。本文的平衡計(jì)分卡是從高校政府采購的財(cái)務(wù)、顧客、內(nèi)部運(yùn)營及學(xué)習(xí)與發(fā)展四個(gè)互為關(guān)聯(lián)的維度來平衡定位和考核組織各個(gè)層次的績效水平，用計(jì)分卡中各個(gè)評價(jià)指標(biāo)來衡量這一維度的績效水平，并從整體上對四個(gè)維度的因果關(guān)系進(jìn)行了平衡。

在評價(jià)測算中，首先要根據(jù)單位實(shí)際狀況，制定出各層次對應(yīng)指標(biāo)的最優(yōu)目標(biāo)值，然后將實(shí)際測算的指標(biāo)與最優(yōu)指標(biāo)對照，從而逐項(xiàng)評價(jià)本單位的政府采購績效。也可以結(jié)合層次分析法和專家打分法，對各個(gè)維度上的指標(biāo)進(jìn)行權(quán)重分配，再根據(jù)高校實(shí)際的數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算，得出高校的政府采購的績效分?jǐn)?shù)，可以將某個(gè)高校的前后幾年進(jìn)行縱向比較，得出改進(jìn)的地方和待改進(jìn)的地方，也可以和相近的學(xué)校進(jìn)行橫向比較，總結(jié)出可以借鑒的做法，以提高高校政府采購的水平。

表1

三、高校運(yùn)用平衡計(jì)分卡進(jìn)行政府采購績效評價(jià)時(shí)應(yīng)注意的問題

（一）定期檢測平衡計(jì)分卡的有效性

平衡計(jì)分卡不是一個(gè)僵化的成功模式，而是一個(gè)嶄新的不斷變化的發(fā)展模式。若平衡計(jì)分卡是一成不變的，一直在運(yùn)用同樣的評價(jià)模型和評價(jià)指標(biāo)進(jìn)行績效評價(jià)，這就說明績效評價(jià)的意義沒有達(dá)到，組織架構(gòu)一直是僵化的，并沒有因?yàn)檫\(yùn)用平衡計(jì)分卡進(jìn)行績效評價(jià)而找出問題并作出適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，因此在運(yùn)用平衡計(jì)分卡對高校政府采購進(jìn)行績效評價(jià)時(shí)，若外部環(huán)境、相關(guān)的數(shù)據(jù)、有關(guān)各方面平衡的信息出現(xiàn)變化，應(yīng)當(dāng)引起組織管理層的關(guān)注，并做出相應(yīng)的反應(yīng)，對平衡計(jì)分卡的有效性進(jìn)行適當(dāng)關(guān)注，并結(jié)合實(shí)際的情況，定期檢測平衡計(jì)分卡的實(shí)際的執(zhí)行情況，及時(shí)修正平衡計(jì)分卡評價(jià)指標(biāo)甚至是戰(zhàn)略圖，提高平衡計(jì)分卡反映高校政府采購的真實(shí)情況的有效性，并幫助其逐步循環(huán)的實(shí)現(xiàn)采購管理水平的提高。

（二）成立專門的績效評價(jià)組織

高校采購物資規(guī)模大、種類繁多、專業(yè)性強(qiáng)、涉及到的投資主體多、資金核算比較復(fù)雜，涉及的部門機(jī)構(gòu)、人員數(shù)量多，導(dǎo)致對高校政府采購進(jìn)行全面系統(tǒng)的、客觀實(shí)在的績效評價(jià)也變成了一個(gè)復(fù)雜的工作，而且績效評價(jià)的結(jié)果與相關(guān)的采購人員有莫大的關(guān)系，相關(guān)的績效評價(jià)的工作應(yīng)當(dāng)由采購人員以外的人員來承擔(dān)，因而針對高校采購績效評價(jià)成立一個(gè)獨(dú)立的專門的績效評價(jià)組織是有必要的。獨(dú)立專門的績效評價(jià)組織對于統(tǒng)籌各方的資源、平衡各個(gè)利益主體的關(guān)系，與相關(guān)人員進(jìn)行溝通等很多方面都具有很大的優(yōu)越性，且運(yùn)用平衡計(jì)分卡進(jìn)行績效評價(jià)的實(shí)際操作人員要對平衡計(jì)分卡理論有一定的研究，并能根據(jù)采購的實(shí)際情況對平衡計(jì)分卡的有效性進(jìn)行定期檢測，并及時(shí)進(jìn)行修正，因此，績效評價(jià)對專業(yè)勝任能力的較高要求需要獨(dú)立的專門的組織來負(fù)責(zé)績效評價(jià)工作，這樣就能讓績效評價(jià)評價(jià)人員專心致力于提高其專業(yè)勝任能力，并幫助整個(gè)采購組織成長。

（三）加強(qiáng)績效評價(jià)的信息溝通機(jī)制的建設(shè)

只有利用各種信息交流的方式，使采購活動(dòng)各方清楚的知道采購活動(dòng)以及績效評價(jià)的信息，才能使績效評價(jià)全面客觀的進(jìn)行。我國的高校政府采購績效評價(jià)也應(yīng)當(dāng)利用各種信息溝通的方式，建設(shè)流暢信息溝通渠道和完善的信息溝通機(jī)制。（1）建立多方位、多層次的信息溝通機(jī)制。以前績效評價(jià)工作的信息搜集大多是依靠傳統(tǒng)的方式，隨著信息技術(shù)的發(fā)展和普及，績效評價(jià)也應(yīng)當(dāng)結(jié)合現(xiàn)代電子信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立電子化信息化的績效評價(jià)平臺，以對高校政府采購作出全面的快速的透明的績效評價(jià)的反饋，這樣不僅能克服傳統(tǒng)方式下搜集信息費(fèi)時(shí)片面的缺點(diǎn)，而且能讓整個(gè)相關(guān)的群體對績效評價(jià)的過程一目了然，保證績效評價(jià)的公開透明性。對于政府監(jiān)管部門來說，應(yīng)用電子信息績效評價(jià)系統(tǒng)，使其監(jiān)管職能的發(fā)揮更加方便快捷，其監(jiān)管的及時(shí)性得到了保障。（2）建立良性的信息公開機(jī)制。無論是對績效評價(jià)的方法、內(nèi)容，還是對績效評價(jià)最后得出的評價(jià)結(jié)果，應(yīng)當(dāng)適時(shí)的進(jìn)行信息公布，這樣不僅能讓相關(guān)人員心中有底，而且能夠促進(jìn)績效評價(jià)雙方的互動(dòng)和交流，雙方能就觀點(diǎn)不一致的問題進(jìn)行協(xié)商，并提出相關(guān)的意見和建議，這樣也就能進(jìn)一步完善績效評價(jià)雙方的信息反饋監(jiān)督機(jī)制以促進(jìn)整個(gè)績效評價(jià)有序良好的運(yùn)行。

（四）重視績效評價(jià)結(jié)果的運(yùn)用

衡量一件事物就是為了改善，平衡計(jì)分卡的功能不只是為了給組織做體檢，更重要的作用是幫助組織指出問題并尋找解決的辦法。應(yīng)用平衡計(jì)分卡進(jìn)行績效評價(jià)的最終目的不是為了獲得績效評價(jià)結(jié)果的數(shù)據(jù)，而是要從這個(gè)評價(jià)結(jié)果當(dāng)中發(fā)現(xiàn)有用的信息，并指導(dǎo)將來的采購工作。例如，提高設(shè)備需求部門的滿意度對提高高校政府采購績效有直接關(guān)系，而影響設(shè)備需求部門滿意度的因果關(guān)系之一是到貨及時(shí)，若組織績效下降了，采購部門管理層就應(yīng)當(dāng)循著平衡計(jì)分卡設(shè)計(jì)路線往下探尋原因，若正是設(shè)備需求部門的滿意度下降了，就要按照這個(gè)思路一致追蹤下去，看是否是到貨及時(shí)率下降了還是其他原因，直到找出導(dǎo)致這個(gè)結(jié)果出現(xiàn)的原因?yàn)橹?。因此，在?yīng)用平衡計(jì)分卡衡量高校政府采購績效時(shí)，要重視績效評價(jià)結(jié)果的運(yùn)用，將平衡計(jì)分卡定位為一個(gè)管理工具，而不只是一個(gè)衡量績效的工具，它的功能不僅是衡量績效，指出問題，更重要的是它能讓管理層根據(jù)績效評價(jià)結(jié)果往下追蹤，直到問題解決為止。

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