試論對社保檔案中的信息資源的開發(fā)與利用

池莉蓉

（秀山縣人力社保局中平鄉(xiāng)社保中心，重慶 409906）

試論對社保檔案中的信息資源的開發(fā)與利用

池莉蓉

（秀山縣人力社保局中平鄉(xiāng)社保中心，重慶 409906）

社保檔案資源建設(shè)逐漸發(fā)展完善，服務(wù)人民的檔案利用體系也日趨進(jìn)步、走向成熟。為了更好的貫徹落實(shí)黨和政府關(guān)注社保、改善民生的政策措施，切實(shí)貫徹落實(shí)全面、協(xié)調(diào).、可持續(xù)的發(fā)展觀，努力構(gòu)建社會主義和諧社會的繁榮發(fā)展，各級政府部門都積極將社保問題擺在首位,切實(shí)抓好民生工作。

社會檔案資源；檔案建設(shè)；管理利用服務(wù)

1 社保檔案信息資源的利用與開發(fā)的意義

社保檔案工作如普通的檔案工作一樣，是由檔案信息的收集、整理、鑒定、保管、編目與檢索、編輯與研究、利用服務(wù)和統(tǒng)計(jì)環(huán)節(jié)組成，只是由于社保檔案的特殊性，編研工作和統(tǒng)計(jì)工作會相對的弱化，但是利用服務(wù)工作仍然是重中之重，它是社保檔案信息與社會發(fā)生聯(lián)系的主要通道，是直接面對利用者的工作，一系列的環(huán)節(jié)都是為了更好地做好社保檔案的利用而開展的，是社保檔案利用服務(wù)的基礎(chǔ)。社保檔案的利用者不會去直接接觸其他環(huán)節(jié)的工作，即使其他環(huán)節(jié)的工作做得再好，沒有利用服務(wù)環(huán)節(jié)或者利用服務(wù)環(huán)節(jié)做得不夠好，利用者就無法體會到其他環(huán)節(jié)中工作人員的辛苦和優(yōu)秀。

社保檔案利用服務(wù)工作是衡量社保檔案工作質(zhì)量的重要標(biāo)志，它除了可以檢測其他環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量之外，社保檔案信息資源的利用服務(wù)的優(yōu)化勢必給其他環(huán)節(jié)提出更高的要求。通過利用服務(wù)環(huán)節(jié)，社保檔案工作人員會了解到社保檔案的利用規(guī)律，不同種類的檔案會在什么時(shí)間段被集中利用，何種檔案會逐漸地受到關(guān)注等等，通過這種規(guī)律，檔案人員就會利用這種規(guī)律有目的、有針對性地去做好收集和整理，甚至編目和檢索的工作，以便利用者對于檔案的利用更具時(shí)效性。社保檔案的利用服務(wù)水平得到提升，相關(guān)的基礎(chǔ)工作也要配合，例如相關(guān)文件的及時(shí)歸檔、數(shù)據(jù)庫的更新、檢索方式的優(yōu)化，硬件設(shè)施的完善等等。

2 加強(qiáng)我國社保檔案信息資源建設(shè)

2.1 加強(qiáng)對社保檔案理論的研究，為社保檔案建設(shè)提供支持

根據(jù)實(shí)際需求探索建立針對社保檔案整理實(shí)踐的相關(guān)理論。一方面，對已經(jīng)進(jìn)入綜合檔案館的社保檔案合理規(guī)整，并在整理的過程中不斷發(fā)現(xiàn)新問題，進(jìn)而在解決問題的過程中豐富社保檔案的實(shí)踐理論。另一方面，可以針對群眾在利用社保檔案時(shí)往往集中于其中幾個(gè)甚至多個(gè)特定種類的現(xiàn)實(shí)情況，探求建立新的社保檔案管理模式，社保檔案信息管理模式可以探索將與每個(gè)社會個(gè)體相關(guān)的社會檔案信息進(jìn)行整理，并且借助計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)進(jìn)行檔案信息的保管，為社會檔案信息利用提供方便。通過這種整理模式的創(chuàng)新，能夠在實(shí)現(xiàn)社會檔案實(shí)體管理的同時(shí)，借助社會信息管理模式為社保檔案信息資源的利用提供有力支持，加強(qiáng)整個(gè)檔案管理的系統(tǒng)性。同時(shí)，還要積極將這種實(shí)踐探索上升到理論高度，豐富社保檔案的應(yīng)用理論，從而進(jìn)一步指導(dǎo)綜合檔案館社保檔案信息資源的建設(shè)，解決人民群眾方便快捷利用檔案的需求與社保檔案依照保管造成的分散性之間的矛盾，以達(dá)到服務(wù)社會大眾的需求，提高社保檔案的利用率。2.2統(tǒng)一社保檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)

綜合檔案館需要在加強(qiáng)本館社保檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的同時(shí)，引導(dǎo)其他涉民單位建設(shè)社保檔案數(shù)據(jù)庫共享平臺。一方面，綜合檔案館要立足于本館實(shí)際，積極推進(jìn)社保檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。通過整理館藏社保檔案，開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化與電子文件規(guī)范化工作，豐富社保檔案數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容，建立以全宗為單位的檔案目錄數(shù)據(jù)庫和檔案全文數(shù)據(jù)庫，注重對館內(nèi)不同種類的社保檔案分類建庫，對于綜合檔案館來說，積極組織建立流動人口社保檔案數(shù)據(jù)庫共享平臺，發(fā)揮自身優(yōu)勢，成為檔案館提高社會地位，發(fā)揮檔案作用的好機(jī)會。重視社保檔案數(shù)字化的質(zhì)量，著重保證社保檔案信息的真實(shí)性和有效性，同時(shí)突出社保檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的制定，為社保檔案的有效利用提供支持。

3 社保檔案信息資源的利用服務(wù)實(shí)踐

社會保障檔案建設(shè)和管理的最終目的是提供利用、為民服務(wù)。能夠?yàn)樯绫９ぷ魈峁n案信息資源，為科學(xué)決策提供依據(jù)；解決百姓的實(shí)際需求和切實(shí)關(guān)心的社會保障問題。社會保障檔案工作部門應(yīng)加強(qiáng)重視，積極采取多項(xiàng)措施保證社會保障檔案的利用服務(wù)工作順利開展。首先，社會保障工作展幵利用與保密范圍，對社會保障檔案的利用權(quán)限做出明確規(guī)定，各區(qū)（市）保存的檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。檔案管理部門或檔案工作人員應(yīng)當(dāng)配合本單位做好政府信息公開工作，保證住房保障檔案的安全、合理、有效利用。其次，充分挖掘檔案信息資源，進(jìn)行社會保障檔案的深度開發(fā)。為社會提供開放式咨詢服務(wù)，幫助利用者查閱有關(guān)文件或檔案資。要建立合理有償服務(wù)的機(jī)制，在政策和條件許可并確保社會效益的前提下，創(chuàng)造應(yīng)有的經(jīng)濟(jì)效益，實(shí)現(xiàn)社會保障檔案管理和建設(shè)的良性發(fā)展與自我完善，發(fā)揮社會保障檔案的最大價(jià)值。

此外，掌握社會保障檔案的利用效果，根據(jù)記錄和實(shí)際利用情況適時(shí)適度調(diào)整和完善社會保障檔案的管理與利用服務(wù)工作。再次，要建立社會保障檔案管理信息系統(tǒng)，全面實(shí)行數(shù)字化管理。就需要利用信息技術(shù)開展社會保障檔案的信息采集、歸檔、保管和利用，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，從而滿足社保檔案信息資源的建設(shè)、發(fā)展、管理的需要。

4 總結(jié)

社保檔案部門應(yīng)依據(jù)檔案管理的相關(guān)規(guī)定建立全面系統(tǒng)的社會保障電子檔案，并根據(jù)社會保障實(shí)踐工作的變動情況，及時(shí)更新檔案的信息內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)社會保障檔案的動態(tài)管理。為了滿足社會保障檔案的現(xiàn)代化要求，需利用信息技術(shù)將檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理和高效便捷的利用服務(wù)。

10.3969/j.issn.1673-0194.2015.19.116

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A

1673-0194（2015）19-0204-01

2015-06-09