新形勢下如何做好電子檔案管理

劉曉君

（中共東莞市委宣傳部，廣東 東莞 523000）

隨著社會步入電子信息時代，信息化在為企業(yè)創(chuàng)造巨大利益的同時，也給傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理工作帶來巨大挑戰(zhàn)。因此，如何在新形勢下做好電子檔案的管理工作，成為了相關工作者所要探討的問題?；诖?，本文就新形勢下如何做好電子檔案管理進行了探討，相信對有關方面的需要能有一定的幫助。

1 電子檔案的優(yōu)越性

與傳統(tǒng)紙制檔案相比，使用電子檔案進行記錄，具有以下幾個特點。第一，較強的時效性。作為一個經(jīng)濟大爆炸的時代，對于電子檔案而言，可以根據(jù)信息手段提供較快的歸檔管理，提升歸檔效率，降低查詢檔案的時間消耗，大大的提升了工作人員的工作效率。對文書進行管理，可以有效改變工作性質(zhì)，增強工作趣味性。第二，查缺補漏效率高。使用傳統(tǒng)的文書立卷辦法，當出現(xiàn)歸檔失敗或文件缺失的情況時，不能夠及時進行增補工作。使用互聯(lián)網(wǎng)絡管理，則能夠有效提升文檔增補工作的效率，對于補充缺漏文檔的效率也極為迅速。第三，質(zhì)量價值均有所保證。之所以要對檔案進行管理，是因為能夠幫助有需要查詢檔案的人對檔案進行查閱，供其利用。要想對檔案進行利用，需要文檔卷宗具有較高的質(zhì)量。傳統(tǒng)的文書由于是紙張制作，進行利用時需要依靠立卷人自行判斷，其標準尺度不容易把握，很容易導致案卷質(zhì)量下降，為今后的工作增加難度。除此之外，對案卷進行手動歸檔，加大檔案人員的工作時間和枯燥性，導致管理檔案的人員沒有時間進行編輯研究方面的研究，不能夠促進管理人員的自我能力的提升。傳統(tǒng)管理也是被動管理。相對的，使用信息化管理模式，釋放檔案管理人員的時間，利用更多的時間進行自我能力的提升，能夠更好的發(fā)揮自我價值。

2 推動檔案事業(yè)發(fā)展的基礎

提升檔案管理人員的政治素養(yǎng)是推動檔案事業(yè)發(fā)展的基礎，基本素質(zhì)包括對檔案管理相關工作的常規(guī)知識儲備、技能素養(yǎng)以及其他政治、道德以及基礎知識方面的基本能力等。由于檔案管理工作自身的嚴肅性以及政治色彩濃郁，要求對檔案進行管理的人員具有極高的道德修養(yǎng)和政治覺悟較高，能夠堅持四項基本原則，認真貫徹和落實國家頒發(fā)的各項規(guī)章制度，遵紀守法。其次，檔案管理工作存在一些機密案件，需要工作人員具有較高的專業(yè)素養(yǎng)，對要求保密的內(nèi)容守口如瓶，不隨意向他人公開。傳統(tǒng)的紙制卷宗管理時代已經(jīng)過去，要求管理檔案的人員能夠有效提升自我的科技水平，應對更多的科技方面的挑戰(zhàn)，順應時代潮流，建立有效人際關系，擁有更好的社會溝通能力，促進自我對環(huán)境的適應、通周圍人際的交往以及協(xié)調(diào)公關與溝通等方面的能力，從而更好的為檔案工作進行服務。

3 推動檔案事業(yè)發(fā)展的核心

拓寬檔案學專業(yè)知識的提高能夠更好的運用于電子檔案中，電子檔案涉及的內(nèi)容包括實體化檔案、電子化信息、數(shù)據(jù)庫結構化等多反面內(nèi)容。要想有效管理電子檔案信息，需要有效對所有信息進行歸類，也就是電子檔案的歸檔工作。保存電子文件時，要求不斷更新儲存設備，保證文件使用和保存的及時有效性，適應科技的發(fā)展步伐。管理檔案的人員能夠根據(jù)電子檔案自身的特點，更好的對電子檔案進行存儲，不斷地學習專業(yè)知識和有關科技方面的歸檔操作，更好的充實自我，提供更主動的服務。

3．1 加強業(yè)務學習

要積極學習掌握檔案相關的基本知識，包括：文書與檔案的管理、檔案文獻編纂與保護技術、中外檔案歷史和電子計算機技術，對國家規(guī)定的檔案管理方面的法律法規(guī)充分熟悉和了解，具備較高的文化素養(yǎng)，能夠熟練運用現(xiàn)代化電子設備管理手段對檔案進行管理，并熟練掌握檔案管理業(yè)務。檔案管理人員的能力素質(zhì)包括：第一，協(xié)調(diào)方面的能力，檔案管理方面的人員同其他部門間打交道的機會較多，因此需要發(fā)揮自我協(xié)調(diào)方面的能力，有效促進各個部門間的協(xié)調(diào)。第二，管理方面的能力。檔案管理方面的工作人員，不但要管理實體的檔案，還要對相關從事檔案方面的事業(yè)進行有效的管理，因此對工作人員的要求是能夠認真對管理學相關的理論進行研究，通過更新自我的現(xiàn)代管理方面的知識，并對管理技能進行有效掌握，包括能夠?qū)F(xiàn)代管理技術應用到檔案管理的具體工作中。隨著科技的進步，導致各個領域中對電子計算機技術的應用變得廣泛，如今，對于檔案相關工作而言，包括檔案收集、檔案鑒定、檔案整理以及檔案編排等，實體文件作為曾經(jīng)關注的寵兒，目前的地位也在逐漸被電子文檔代替，也就是說目前較為重要的檔案管理工作都是依靠計算機網(wǎng)絡進行的。信息通過網(wǎng)絡間的告訴傳送，能夠促進檔案館自身的發(fā)展，現(xiàn)代檔案館的管理，也就是改變傳統(tǒng)紙制管理為開放式網(wǎng)絡管理。從事檔案管理相關方面工作的人員，可以依靠電子檔案制度，提供自我更多時間充實自我，對相關檔案管理方面的知識進行學習和補充，做到學以致用，可以更好的為檔案管理工作進行服務。從事檔案管理相關方面工作的人員，利用電子計算機技術進行檔案管理，可以有效促進檔案管理的效率，以及體更更多的資源信息共享技術，從而將檔案信息的相關利用范圍進行逐步的擴大。要想做到以上這幾點，就需要從事檔案管理相關方面工作的人員自身職業(yè)素養(yǎng)較高，可以擁有較高的思想覺悟，能夠主動進行檔案管理方面知識的學習，加強自我督促與自我監(jiān)督，不斷進行自我能力的完善與提高，將學習作為終生的追求，不斷提升能力，可以更好的將提升的知識應用到新電子檔案的管理中，對檔案進行更加深刻的管理，有效指導新入從事檔案管理相關方面工作的員工，互相學習，改變傳統(tǒng)單一的管理模式，變?yōu)槎嘣嗲拦芾砺窂健?/p>

3．2 增強主觀能動性

檔案部門由于保存了不同種類重要程度不一的信息文件，可以說是一個較為重要的信息存儲庫。由于檔案的有效信息是各個地方各個單位都擁有的無形資產(chǎn)，需要更好的對相關檔案進行保護工作。要求從事檔案管理相關方面工作的人員在做好基礎的對檔案文件進行檔案收集、檔案整理和檔案借閱的基礎之上，進行更加實體化的檔案信息的公開化，有效將信息獲得渠道進行擴充，能夠?qū)n案文件管理的內(nèi)部信息進行有效的挖掘，從而促使信息資源的擴大化，有效挖掘檔案信息中的有效成分，促進信息語言的更好整合工作，從而形成一個成體系的信息系統(tǒng)，幫助信息進行有效的傳遞，使得信息能夠更加增值服務。如今每一個從事檔案管理相關方面工作的人員都迫切的希望這一目的能夠變?yōu)楝F(xiàn)實。只有更好的促進從事檔案管理相關方面工作的人員進行相關職業(yè)道德方面的教育，不斷提升自我服務的方法，加強提供服務的服務質(zhì)量，對自我服務意識進行不斷的補充，在日常的工作中，樹立良好的服務意識，能夠促進從事檔案管理相關方面工作的人員進行主觀能動的工作，變被動接受資料材料為主動對有用材料進行收集，遵照原則，按照章程辦事，又能夠活學活用，多方面主動熱情的提供周到全面的服務，從而對檔案使用者提供更好的優(yōu)質(zhì)服務。從事檔案管理相關方面工作的人員如果能夠根據(jù)檔案管理相關工作提供一些更好的方法思路與解決問題，可以促進傳統(tǒng)約束變?yōu)楝F(xiàn)代優(yōu)勢，促進檔案管理工作的推陳出新。目前，從事檔案管理相關方面工作的人員一項較為重要的工作就是對檔案信息資源進行有效的開發(fā)以及利用，這也是有效促進檔案管理深化的有效步驟。要求從事檔案管理相關方面工作的人員能夠積極使用現(xiàn)代化的設施進行管理，幫助檔案信息資源更加及時有效并高效的進行開發(fā)，從而提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案相關服務。

4 推動檔案事業(yè)穩(wěn)步發(fā)展的根本

注重對檔案管理人員的教育培訓工作是推動檔案事業(yè)穩(wěn)步發(fā)展的最根本動力和要求，隨著我國社會事業(yè)不斷飛速的發(fā)展，使得從事檔案管理相關方面工作的人員的工作壓力不斷加大，隨著管理難度的提升，需要各個地區(qū)和各個單位能夠更好的提升對從事檔案管理相關方面工作的人員的重視程度，提供更多方面的支持。具體要求做到以下幾個方面內(nèi)容。第一，利用更加專業(yè)的培訓，提升從事檔案管理相關方面工作的人員的職業(yè)素養(yǎng)。第二，利用多種渠道進行人才的招聘。幫助從事檔案管理相關方面工作的人員樹立一個終身接受學習教育的觀念，建立一個終身進行學習的制度，提供更多的知識教育課程。要求從事檔案管理相關方面工作的人員能夠積極主動的進行知識學習，擴充自我的知識儲備，更好的完善自我的服務能力，除了提高學歷文憑外，還要活學活用的提升電子計算機方面的信息技術，從而有效適應新時代的相關檔案管理工作的要求。利用不斷的教育與培訓課程，能夠更好的完善自我管理檔案方面的技術與能力水平。

5 推動檔案事業(yè)發(fā)展的關鍵

增強電子檔案的管理能力是推動大難事業(yè)發(fā)展的最關鍵因素，隨著科技的飛速發(fā)展，電子檔案已經(jīng)逐步將紙制檔案進行取代，也就是說電子檔案是目前以及未來對檔案進行管理的主要手段，因此需要從事檔案管理相關方面工作的人員能夠加強對電子檔案的監(jiān)管力度，并保證電子檔案具有較高的安全性以及真實性，要想真正的解決這兩個問題，需要同各個方面領域的內(nèi)容進行有效結合，具體步驟如下。

5．1 收集工作

現(xiàn)代化檔案管理的主流是電子檔案，也就是說能夠更加注重對電子檔案進行收集工作，有效的抓住電子檔案的相關歸檔與接收方面的工作，是目前需要關注的重點。越穩(wěn)妥、安全的科學化管理，越能夠促進檔案的有效利用，避免未來查找檔案時的繁雜工作量。自動化網(wǎng)絡辦公系統(tǒng)代表大量電子文件的產(chǎn)生，因此保存有價值的電子文件，是目前歸檔收集工作的重點。

5．2 做好數(shù)據(jù)庫的建庫工作

目前較為重要的組建信息化檔案的步驟是數(shù)據(jù)庫的建立，這一點也是網(wǎng)絡信息資源的一個重要組成。要想幫助現(xiàn)代化檔案實現(xiàn)更多的信息化，要求對檔案管理的數(shù)據(jù)庫進行有效的更新與加強，促進傳統(tǒng)檔案的更快的數(shù)字化傳遞。根據(jù)目前的條件，要想實施這一要求需要做到以下幾點內(nèi)容。第一，提升目錄數(shù)據(jù)庫的文件建設工作。第二，有效創(chuàng)造條件，為了建設更加高質(zhì)量與高水平的信息數(shù)據(jù)庫，要求能夠按照計劃有步驟的進行歸檔工作。第三，數(shù)字化藏館檔案，有效進行工作信息化。

5．3 做好維護工作

要想做到檔案工作的信息化，需要我們加強對信息在安全方面進行更加深入的保密研究。包括對網(wǎng)上公布信息時進行更加嚴格的審查工作，對于涉及保密信息的學校與個人，不能夠隨意進行發(fā)布，有效保護上網(wǎng)內(nèi)容；合理保護信息安全，通過多渠道進行保密措施的實施。利用各種端口保證信息安全。

6 結 語

綜上所述，在新形勢下，做好電子檔案管理，我們必須要順應信息化特征，針對管理工作中實際存在的問題，及時運用科學的管理模式與方法進行解決，以實現(xiàn)電子檔案管理工作與時代發(fā)展的同步，為電子檔案的發(fā)展提供幫助。

［1］姜濤．淺論新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策［J］．才智，2014（12）．

［2］張紅．新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策［J］．科學與財富，2015（2）．