文化事業(yè)單位檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)探討

劉 群，郭娟娟

（濟(jì)南市圖書館，濟(jì)南 250001）

文化事業(yè)單位檔案管理網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的重大作用就在于信息服務(wù)機(jī)構(gòu)能夠運(yùn)用加工、處理、存貯、傳遞信息的專業(yè)技能和先進(jìn)技術(shù)手段使泛濫的信息系統(tǒng)化，使用戶迅速找到自己所需要的檔案信息。

1 文化事業(yè)單位檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的前提條件

1．1 應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)

現(xiàn)代信息技術(shù)的出現(xiàn)打破了信息時空限制，計算機(jī)的使用和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展使信息的收集方式與途徑、存貯載體、檢索方式與速度等方面都發(fā)生了重大變化，并為廣泛的信息交流提供了可能。文化事業(yè)單位綜合檔案館（室）在自身的建設(shè)與發(fā)展過程中，必須應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，在傳統(tǒng)閱覽設(shè)施的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備建設(shè)，建立電子閱覽室，利用網(wǎng)絡(luò)終端，讓多媒體、激光打印機(jī)等現(xiàn)代技術(shù)，使用戶享受到方便、快捷、直觀的服務(wù)。

1．2 建立文化事業(yè)單位檔案網(wǎng)絡(luò)

隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)的飛速發(fā)展，文化事業(yè)單位檔案館（室）應(yīng)把設(shè)置檔案管理主頁作為一項(xiàng)重要工作來抓。文化事業(yè)單位檔案管理主頁是檔案信息服務(wù)的指南，其作用如下：一是對網(wǎng)上用戶利用檔案信息資源起著重要的引導(dǎo)作用；二是為用戶查閱、檢索各種有用的檔案信息提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)；三是使文化事業(yè)單位檔案部門借助計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，擺脫自我封閉、走向社會，建立起文化事業(yè)單位檔案信息服務(wù)的新模式。

1．3 建立文化事業(yè)單位檔案信息數(shù)據(jù)庫

加強(qiáng)檔案工作數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的前提是建設(shè)資源配置合理、利用方便的檔案信息數(shù)據(jù)庫，即對檔案實(shí)物載體和各種形式的信息載體有序的整理。建立檔案信息數(shù)據(jù)庫應(yīng)包括以下幾個方面的內(nèi)容：一是將館藏的印刷型紙質(zhì)文檔及其它各類載體的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，根據(jù)需要建立不同類型的數(shù)據(jù)庫。二是通過對電子文件的收集，按照數(shù)字管理體系進(jìn)行歸檔、整理，建立相應(yīng)的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫。三是建立各類數(shù)字化檔案內(nèi)容專題數(shù)據(jù)庫。根據(jù)文化事業(yè)單位現(xiàn)代化管理主要內(nèi)容和發(fā)展方向，深入揭示某一系列專題檔案內(nèi)容，建立從目錄到檔案全文內(nèi)容的數(shù)據(jù)庫。如：歷年大事記數(shù)據(jù)庫、重要文件數(shù)據(jù)庫、歷年完成重要業(yè)務(wù)指標(biāo)數(shù)據(jù)庫等。

1．4 提高文化事業(yè)單位檔案工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案工作者的素質(zhì)是數(shù)字化建設(shè)的一個關(guān)鍵因素。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，隨著檔案形態(tài)的徹底變革，其工作重點(diǎn)將轉(zhuǎn)移到信息資源的開發(fā)和利用上來，工作內(nèi)容將由信息咨詢、信息服務(wù)等組成。而信息服務(wù)工作的對象將由以文獻(xiàn)單元為主深入到以知識單元為主。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案是高度發(fā)達(dá)的信息網(wǎng)絡(luò)上的一個重要節(jié)點(diǎn)，它必須根據(jù)外部環(huán)境的變化，重新審視自己在社會生活中的地位，調(diào)整自己的行為。同樣，檔案工作人員將成為名副其實(shí)的信息專家，其職能主要在信息資源的開發(fā)與利用、信息產(chǎn)品的生產(chǎn)以及為用戶提供使用信息的教育與培訓(xùn)。檔案工作者不僅要掌握傳統(tǒng)的檔案管理知識，而且要學(xué)習(xí)計算機(jī)知識、數(shù)據(jù)庫管理、數(shù)據(jù)錄入、網(wǎng)絡(luò)管理等知識，要具備電子文件的收集、存儲、組織、管理和提供利用網(wǎng)上信息資源的組織和篩選技能，要熟練地應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)、信息存儲技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)和多媒體技術(shù)，要具備網(wǎng)頁制作和維護(hù)能力。只有這樣，檔案工作者才能適應(yīng)檔案數(shù)字化建設(shè)和現(xiàn)代管理的需要。

2 文化事業(yè)單位檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的具體措施

2．1 建立文化事業(yè)單位檔案信息檢索系統(tǒng)，為用戶提供服務(wù)

開展網(wǎng)絡(luò)檔案信息檢索服務(wù)的重中之重就是要建立文化事業(yè)單位檔案信息檢索系統(tǒng)，因?yàn)槲幕聵I(yè)單位檔案檢索系統(tǒng)不僅能直接列出案卷目錄、文件目錄，而且還能提供用戶輸入檢索要素的搜索引擎；不僅可以按分類號查詢，還可以提供關(guān)鍵詞、作者、標(biāo)題、日期等檢索方式。只有建立了文化事業(yè)單位檔案信息檢索系統(tǒng)，在文化檔案網(wǎng)站上開辟檔案信息檢索系統(tǒng)客戶終端使用說明欄目，將檔案信息數(shù)據(jù)庫的資料范圍、檢索途徑、索取方式加以介紹，并通過電話聯(lián)系、網(wǎng)絡(luò)信息反饋等方式，與用戶進(jìn)行交流與溝通，及時解答用戶對檢索系統(tǒng)所提出的各種問題，以保證用戶順利地使用檔案信息檢索系統(tǒng)。

2．2 豐富檔案網(wǎng)站內(nèi)容，提供特色館藏檔案信息

文化事業(yè)單位檔案網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)的重要組成部分是對檔案信息資源按專題、類別進(jìn)行二次或三次的加工、提煉和深層開發(fā)，開發(fā)信息檢索、匯總分析、專題跟蹤等工作，如：大事記查詢；機(jī)構(gòu)變更、職工名錄查詢；提供現(xiàn)行文件在線閱覽和在線目錄檢索等。這些工作主要是通過用戶特定的專題需要進(jìn)行檔案信息資源的專供服務(wù)，因此，文化事業(yè)單位檔案館（室）應(yīng)設(shè)立?；蚣媛氈黜撝谱骱途S護(hù)人員，利用專業(yè)方法和技能，對館藏資源和網(wǎng)絡(luò)信息資源進(jìn)行分析鑒別，并按專題進(jìn)行信息的加工和創(chuàng)新，然后，在主頁上設(shè)置多級鏈接，將檔案信息由淺入深、逐一展示。

2．3 開展檔案數(shù)字信息咨詢服務(wù)

開展文化事業(yè)單位檔案數(shù)字信息咨詢服務(wù)，首先，要將數(shù)字咨詢服務(wù)的網(wǎng)頁與檔案室的主頁相相連，充分揭示該項(xiàng)服務(wù)的過程；其次，通過數(shù)字檔案管理開發(fā)系統(tǒng)快速建立FAQ數(shù)據(jù)庫，將檔案館（室）常見的問題與解答存放在FAQ數(shù)據(jù)庫中，方便讀者進(jìn)行查詢與瀏覽；第三，用戶在FAQ中找不到答案時，可以通過填寫表單進(jìn)行咨詢，檔案管理工作人員以E-mail的形式，在兩個工作日內(nèi)進(jìn)行回答；第四，檔案工作者通過系統(tǒng)提供的實(shí)時在線虛擬參考咨詢平臺，采用實(shí)時和互動的技術(shù)，與用戶進(jìn)行現(xiàn)場的對話和同步瀏覽。

2．4 開展電子檔案館（室）際互借服務(wù)

因特網(wǎng)在時間與空間上的無限延伸，為文化事業(yè)單位檔案館（室）際之間的資源共享提供了非常便利的條件。文化事業(yè)檔案館（室）應(yīng)該改變追求大而全的館藏建設(shè)思想，走共建共享的發(fā)展道路，建立起區(qū)域性的網(wǎng)上聯(lián)合檔案信息數(shù)據(jù)庫，為成員館（室）提供電子文獻(xiàn)傳遞和館際互借服務(wù)。