醫(yī)院后勤物資信息化管理的應(yīng)用與體會(huì)

蔣俊

（泰興市中醫(yī)院，江蘇泰興 225400）

醫(yī)院后勤物資信息化管理的應(yīng)用與體會(huì)

蔣俊

（泰興市中醫(yī)院，江蘇泰興 225400）

醫(yī)院物資品種多數(shù)量大，對(duì)于后勤物資的管理是醫(yī)院開展醫(yī)療活動(dòng)的基礎(chǔ)保障，如何優(yōu)化物資管理流程，提高內(nèi)部服務(wù)質(zhì)量，降低損失和消耗，減少浪費(fèi)，是醫(yī)院信息化管理的一個(gè)重要課題。通過(guò)引入信息化管理技術(shù)，規(guī)范了物資管理流程，降低了物資消耗成本，保障了物資供應(yīng)質(zhì)量與效率，實(shí)現(xiàn)了管理出效益的根本目標(biāo)。

后勤物資；信息化；制度；管理

0 引言

近年來(lái)，醫(yī)學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步，國(guó)家對(duì)醫(yī)保工程的投入不斷加大，人民對(duì)醫(yī)療水平、治療效果的要求也越來(lái)越高，更多的醫(yī)用耗材、高科技材料被引進(jìn)使用，并逐步得到了廣大患者的認(rèn)可。隨著使用的品種、范圍和金額不斷增加，如何對(duì)這些物資耗材進(jìn)行有效管理，避免流失浪費(fèi)等現(xiàn)象，已成為管理熱點(diǎn)。

數(shù)字化醫(yī)院的建設(shè)為后期物資管理指明了方向，將信息化技術(shù)應(yīng)用于后期物資的管理，可優(yōu)化物資管理流程，實(shí)現(xiàn)物資管理的自動(dòng)化、規(guī)范化和系統(tǒng)化，從而提高物資管理效率，提高內(nèi)部服務(wù)質(zhì)量，降低管理成本。因此，無(wú)論是從加強(qiáng)醫(yī)院管理還是成本核算角度分析，后勤物資信息化管理都是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院數(shù)字化管理的一個(gè)重要組成部分。

1 實(shí)施背景

我院是一所集醫(yī)療康復(fù)、預(yù)防保健、教學(xué)科研于一體的二級(jí)甲等中醫(yī)醫(yī)院，門診設(shè)有30個(gè)診室，9個(gè)專家門診診室，年門診量15萬(wàn)余人次，醫(yī)院設(shè)有8個(gè)病區(qū)，開放床位400張，年出入院9000余人次，人均費(fèi)用8000元左右，其中耗材約占10%，手術(shù)病區(qū)耗材費(fèi)用約占總費(fèi)用的25%左右。在引入信息化管理系統(tǒng)之前，我院一直采取純手工管理模式，存在制度不完善、流程不規(guī)范等諸如問(wèn)題，具體如下：

（1）入出庫(kù)制度不完善，賬物不符。由于很多供貨單位采用付款入庫(kù)的方式進(jìn)行核算，貨票不一的情況時(shí)有發(fā)生，導(dǎo)致賬面數(shù)目和實(shí)際庫(kù)存不一致。另外，出庫(kù)手續(xù)不完善且多數(shù)流于形式，甚至?xí)霈F(xiàn)供貨商直接交貨給申領(lǐng)人的情況，極易導(dǎo)致出庫(kù)賬目缺失，甚至滋生腐敗。

（2）采購(gòu)管理松散，盤點(diǎn)流于形式。物資采購(gòu)無(wú)計(jì)劃，導(dǎo)致相當(dāng)一部分物資庫(kù)存過(guò)高。月度盤點(diǎn)本應(yīng)為下月采購(gòu)提供參考依據(jù)，但由于盤點(diǎn)缺乏嚴(yán)格的操作流程，盤盈盤虧無(wú)從核實(shí)。

（3）人員分工無(wú)牽制，易滋生腐敗。由于人員分工不明確，一人身兼采購(gòu)、入出庫(kù)、盤點(diǎn)等數(shù)職，容易出現(xiàn)未經(jīng)授權(quán)的采購(gòu)和領(lǐng)用，造成集體資源流失。

針對(duì)以上問(wèn)題，醫(yī)院以HIS系統(tǒng)為平臺(tái)，探索后勤物資管理改革新思路，引入信息化管理理念和技術(shù)，建設(shè)物資信息化管理系統(tǒng)，對(duì)醫(yī)院物資的采購(gòu)、管理、核算等實(shí)行全方位監(jiān)控。

2 物資信息化管理系統(tǒng)功能介紹

2.1 庫(kù)存管理

科室或病區(qū)通過(guò)系統(tǒng)生成申購(gòu)單，倉(cāng)庫(kù)管理人員對(duì)申購(gòu)單進(jìn)行審核，結(jié)合科室或病區(qū)最近的消耗情況，根據(jù)系統(tǒng)庫(kù)存參數(shù)閥值，自動(dòng)生成采購(gòu)計(jì)劃；采購(gòu)員根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃選擇供應(yīng)商進(jìn)行供貨，物資入庫(kù)采取有票和無(wú)票兩種方式；物資入庫(kù)后，由科室或病區(qū)進(jìn)行物資申領(lǐng)，倉(cāng)管人員負(fù)責(zé)對(duì)申領(lǐng)單的審核和批準(zhǔn)，并生成出庫(kù)單；物資配送人員根據(jù)出庫(kù)單進(jìn)行物資配送，出庫(kù)單由接收人簽字后存檔。

2.2 財(cái)務(wù)管理

系統(tǒng)提供相應(yīng)的財(cái)務(wù)管理功能，如、報(bào)損、對(duì)賬、月結(jié)、盤盈盤虧等。財(cái)務(wù)管理部門可隨時(shí)調(diào)閱物資的出入庫(kù)情況以及各種匯總報(bào)表（如物資消耗報(bào)表、預(yù)算與支出對(duì)比表等），方便進(jìn)行全成本核算。

2.3 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理

應(yīng)用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)字典管理功能，可對(duì)系統(tǒng)使用的所有基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，如物資類別設(shè)置、庫(kù)房級(jí)別設(shè)置、供貨單位管理、三證管理、庫(kù)存警戒線設(shè)置等。

2.4 HIS接口

后勤物資中除去科室常用辦公物資外，大部分是用于患者治療和護(hù)理的消耗衛(wèi)生材料，因此建立物資管理系統(tǒng)與HIS的接口，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)庫(kù)存管理，將會(huì)大大節(jié)約管理時(shí)間，提高管理效率。具體操作流程為：建立HIS收費(fèi)項(xiàng)目字典與物資材料的對(duì)應(yīng)；根據(jù)HIS收費(fèi)信息，物資系統(tǒng)進(jìn)行庫(kù)存數(shù)量的調(diào)整（收費(fèi)則減庫(kù)存，退費(fèi)則增庫(kù)存）。

3 實(shí)施效果及應(yīng)用體會(huì)

3.1 規(guī)范了物資管理流程

經(jīng)優(yōu)化后的物資管理流程可概括為：物資申購(gòu)生成采購(gòu)計(jì)劃→根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行物資采購(gòu)→物資到貨生成入庫(kù)單→領(lǐng)用人根據(jù)申領(lǐng)單進(jìn)行物資申領(lǐng)→物資出庫(kù)生成出庫(kù)單→物資派送人員根據(jù)出庫(kù)單進(jìn)行物資派發(fā)，簽字回執(zhí)存檔。從流程可看出，管理過(guò)程中的每一個(gè)環(huán)節(jié)都有據(jù)可查，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)全程跟蹤，從根本上杜絕了弄虛作假、損公肥私的現(xiàn)象。

3.2 降低了物資消耗成本

后勤物資實(shí)現(xiàn)信息化管理后，通過(guò)報(bào)表系統(tǒng)可提供豐富的查詢報(bào)表，各病區(qū)科室可隨時(shí)通過(guò)局域網(wǎng)查詢本科室物資的領(lǐng)用情況。各病區(qū)科室領(lǐng)用的物資全部進(jìn)入科室成本核算，增強(qiáng)了科室的成本意識(shí)和節(jié)約意識(shí)，避免了物資的積壓和浪費(fèi)，降低了醫(yī)院整體物資消耗，實(shí)現(xiàn)了管理出效益的根本目標(biāo)。

3.3 保障了物資供應(yīng)質(zhì)量與效率

后勤物資管理信息系統(tǒng)優(yōu)化了采購(gòu)流程，讓采購(gòu)入庫(kù)等制度得到了強(qiáng)制落實(shí)，從采購(gòu)、入庫(kù)、驗(yàn)收到出庫(kù)配送，都可通過(guò)信息系統(tǒng)進(jìn)行查詢，從源頭上杜絕三證不全的物資進(jìn)入醫(yī)院，保證了醫(yī)用耗材的安全性；物資管理系統(tǒng)可根據(jù)設(shè)定的警戒線和失效日期線，及時(shí)發(fā)現(xiàn)近期失效或庫(kù)存不錯(cuò)的物品，提醒管理人員及時(shí)與科室或供應(yīng)商進(jìn)行溝通，減少損失和浪費(fèi)。

10.3969/j.issn.1673-0194.2015.19.052

R197.32

A

1673-0194（2015）19-0096-02

2015-05-13