做好檔案管理工作促進(jìn)企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)

白 穎

做好檔案管理工作促進(jìn)企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)

白 穎

隨著經(jīng)濟(jì)全球化的不斷發(fā)展，各行各業(yè)都面臨新的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，也迎來(lái)了新的發(fā)展機(jī)遇。航天科技工業(yè)也不例外，企業(yè)要想在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中屹立不倒，并取得快速發(fā)展，就必須在獲取更多外部信息的同時(shí)，更好地保護(hù)自身利益。

因此，在新時(shí)期，加強(qiáng)知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)是每個(gè)航天企業(yè)面臨的重要課題與實(shí)踐要求，而作為航天科技工業(yè)管理技術(shù)知識(shí)載體的檔案管理部門(mén)，切實(shí)做好文件材料的歸檔、檔案的管理，充分發(fā)揮檔案工作在航天科技工業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)推進(jìn)工程中的作用，是新時(shí)期檔案管理部門(mén)為建設(shè)國(guó)際一流大型航天企業(yè)集團(tuán)，推動(dòng)航天強(qiáng)國(guó)建設(shè)，提供有力支撐和高效服務(wù)的重要內(nèi)容。

知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)與檔案工作的關(guān)系

知識(shí)產(chǎn)權(quán)是指公民或法人對(duì)其在科學(xué)、技術(shù)、文化、藝術(shù)等領(lǐng)域的發(fā)明、成果和作品依法享有的專(zhuān)有權(quán)，也就是人們對(duì)自己通過(guò)腦力活動(dòng)創(chuàng)造出來(lái)的智力成果所依法享有的權(quán)利，包括專(zhuān)利權(quán)、商標(biāo)權(quán)、著作權(quán)、商業(yè)秘密、集成電路布圖設(shè)計(jì)權(quán)等。

知識(shí)產(chǎn)權(quán)是企業(yè)重要的無(wú)形資產(chǎn)，是依附于一定載體而存在的智力成果。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，知識(shí)產(chǎn)權(quán)直接反映了一個(gè)企業(yè)的科技創(chuàng)新能力和持續(xù)創(chuàng)新能力。

檔案是記載智力成果的一種形式。航天科技工業(yè)發(fā)展過(guò)程中產(chǎn)生的技術(shù)決竅、工藝方法、試驗(yàn)和飛行參數(shù)與數(shù)據(jù)、產(chǎn)品配方等均反映、記載在項(xiàng)目的檔案中。因此，檔案是企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的有效載體，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)科研生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中形成的文件材料的歸檔及檔案管理，確保企業(yè)核心技術(shù)文件的歸檔，是企業(yè)實(shí)施知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)工作的重要內(nèi)容和關(guān)鍵途徑，是企業(yè)創(chuàng)新管理的重要舉措。

航天企業(yè)開(kāi)展技術(shù)文件保護(hù)工作回顧

航天技術(shù)是涉及多個(gè)學(xué)科領(lǐng)域的綜合技術(shù)，集當(dāng)代科學(xué)技術(shù)之大成，航天技術(shù)發(fā)展水平是國(guó)家綜合國(guó)力水平的重要體現(xiàn)。

在我國(guó)航天事業(yè)近60年的發(fā)展歷程中，不僅取得了舉世矚目的成就，而且產(chǎn)生了許多重要的科技成果、專(zhuān)利產(chǎn)品和非專(zhuān)利性的關(guān)鍵技術(shù)，這些成果、技術(shù)往往是相關(guān)領(lǐng)域的高科技尖端技術(shù)，是航天科技工業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)，不僅是我國(guó)航天事業(yè)生存和發(fā)展的基礎(chǔ)、國(guó)家的寶貴財(cái)富，也是維系國(guó)家安全、民族強(qiáng)盛的關(guān)鍵。

但是，由于航天技術(shù)的特點(diǎn)及保密性，有的技術(shù)、成果并不適合申請(qǐng)專(zhuān)利，在實(shí)際工作中，充分利用知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的法律條款和規(guī)則，通過(guò)對(duì)這部分技術(shù)、成果檔案采取密級(jí)管理和技術(shù)保護(hù)等措施來(lái)對(duì)其進(jìn)行保護(hù)、控制，是航天科技工業(yè)開(kāi)展知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的一條重要途徑。

航天企業(yè)開(kāi)展技術(shù)秘密保護(hù)工作起步較早，在航天工業(yè)部時(shí)期，就對(duì)航天產(chǎn)品研制過(guò)程中產(chǎn)生的文件資料、檔案進(jìn)行了嚴(yán)格的密級(jí)管理，制訂了《技術(shù)文件保密管理制度》，對(duì)航天產(chǎn)品技術(shù)文件、檔案的管理提出了要求。

隨著航天科技工業(yè)的發(fā)展，航天產(chǎn)品技術(shù)文件的管理更加嚴(yán)格，制定了一系列有關(guān)航天產(chǎn)品研制、生產(chǎn)過(guò)程中現(xiàn)行文件材料和檔案的管理規(guī)定。

航空航天部時(shí)期，《民用產(chǎn)品檔案管理規(guī)定》、《專(zhuān)利文件管理規(guī)定》等文件明確規(guī)定了民用產(chǎn)品開(kāi)發(fā)、研制過(guò)程中文件材料的管理、歸檔、檔案的管理，以及專(zhuān)利文件的管理、歸檔等方面的要求。

近幾年，隨著航天工業(yè)的國(guó)際化發(fā)展和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，中國(guó)航天科技集團(tuán)公司知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)體系逐步建立，技術(shù)秘密管理工作取得了很大成效，正逐步趨向完善，制定了《技術(shù)秘密檔案管理辦法》，加強(qiáng)了相關(guān)文件的收集、歸檔和檔案的管理，避免了航天關(guān)鍵技術(shù)的流失。許多關(guān)鍵技術(shù)、科研成果得以保存下來(lái)，為維護(hù)航天企業(yè)利益、促進(jìn)航天企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展發(fā)揮了重要作用。

但是，在實(shí)際技術(shù)秘密管理過(guò)程中也存在著一定的問(wèn)題，必須在思想意識(shí)、規(guī)章制度、組織管理、貫徹實(shí)施，以及對(duì)技術(shù)秘密檔案內(nèi)容的開(kāi)發(fā)與應(yīng)用等方面進(jìn)一步下功夫，不斷改進(jìn)與提高航天檔案管理工作水平。

做好知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理工作的措施

一、加大檔案管理和保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)意義及作用的宣傳力度

加大宣傳力度，使航天科技工業(yè)領(lǐng)域各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和全體職工更加深入地了解新形勢(shì)下做好檔案工作與知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的重要性及相互關(guān)系，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案意識(shí)，使檔案管理工作更加深入人心，使做好文件材料的形成、積累、歸檔成為每個(gè)職工的自我意識(shí)和自覺(jué)行動(dòng)，為知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)工作奠定基礎(chǔ)。

二、建立健全檔案管理與技術(shù)秘密管理相關(guān)制度

建立健全技術(shù)秘密檔案管理相關(guān)制度，明確規(guī)定技術(shù)文件保護(hù)的范圍、權(quán)利歸屬、管理與保護(hù)，以及獎(jiǎng)懲等內(nèi)容；明確在產(chǎn)品研究、設(shè)計(jì)、試制、生產(chǎn)、試驗(yàn)過(guò)程中，課題負(fù)責(zé)人和研制人員必須按規(guī)定要求將全部文件、聲像資料和計(jì)算機(jī)軟件等技術(shù)資料收集齊全，整理成套交單位檔案部門(mén)歸檔等規(guī)定。通過(guò)這些措施，把知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)工作納入科研生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理的各項(xiàng)工作中。

建立并進(jìn)一步完善技術(shù)秘密管理相關(guān)規(guī)章制度，使技術(shù)文件保護(hù)工作有據(jù)可依，避免單位職工與流動(dòng)人員離職后利用本單位的技術(shù)與單位開(kāi)展競(jìng)爭(zhēng)，確保單位利益和國(guó)家利益不受侵害。

三、加強(qiáng)文件材料的歸檔控制，實(shí)行檔案集中統(tǒng)一管理

加強(qiáng)文件材料的收集工作，實(shí)行檔案集中統(tǒng)一管理是做好技術(shù)文件保護(hù)工作的重要基礎(chǔ)。航天產(chǎn)品從立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、研制到最后產(chǎn)品出廠(chǎng)，周期較長(zhǎng)，在研制過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生大量極有價(jià)值的文件資料，而民用產(chǎn)品的研制也往往借鑒了許多成熟的航天軍用技術(shù)。如果不把這些文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、有效地收集上來(lái)，并加以科學(xué)、嚴(yán)格的管理，也就談不上對(duì)技術(shù)文件的保護(hù)。在以前的知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)工作中，就曾出現(xiàn)技術(shù)文件歸檔不完整，在發(fā)生糾紛時(shí)拿不出有利證據(jù)而敗訴，最終使單位蒙受經(jīng)濟(jì)損失的案例。

因此，在實(shí)際檔案管理工作中，企業(yè)應(yīng)堅(jiān)持各門(mén)類(lèi)檔案實(shí)行集中、統(tǒng)一管理，積極開(kāi)展文件材料的預(yù)立卷工作和檔案工作的“三納入”、“四參加”、“四同步”管理，每個(gè)部門(mén)、每個(gè)課題組均應(yīng)設(shè)立一名兼職檔案人員，負(fù)責(zé)本部門(mén)、本課題組文件的積累及預(yù)立卷工作，部門(mén)負(fù)責(zé)人、課題組組長(zhǎng)應(yīng)對(duì)課題項(xiàng)目歸檔文件材料的完整性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，型號(hào)總師對(duì)型號(hào)技術(shù)文件的完整性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，并把對(duì)文件材料積累與歸檔工作的要求納入到單位各類(lèi)人員的崗位職責(zé)當(dāng)中，定期對(duì)其歸檔情況進(jìn)行考核，且個(gè)人歸檔情況考核與部門(mén)、課題組獎(jiǎng)金分配掛鉤，以保證各類(lèi)文件材料能夠及時(shí)歸檔。

檔案工作必須實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一管理，避免因檔案的分散管理，造成關(guān)鍵技術(shù)流失。做好技術(shù)文件的歸檔工作，保證歸檔文件的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、有效，既可為技術(shù)文件保護(hù)奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，也可為維護(hù)企業(yè)利益起到切實(shí)作用。

在工作中曾發(fā)生過(guò)這樣一個(gè)案例。航天某單位自主研發(fā)的產(chǎn)品可替代同類(lèi)進(jìn)口產(chǎn)品，成為該單位的民用拳頭項(xiàng)目，并已開(kāi)發(fā)出系列產(chǎn)品。所內(nèi)一名退休人員曾多年參與該項(xiàng)目的研制及生產(chǎn)工作，熟悉市場(chǎng)，退休后他利用所掌握的技術(shù)，自組公司，生產(chǎn)同一產(chǎn)品，并向該單位的用戶(hù)供貨，給單位造成了巨大的經(jīng)濟(jì)損失。單位曾多次對(duì)其進(jìn)行說(shuō)服、教育和規(guī)勸，但該職工認(rèn)為他未使用原單位技術(shù)，辯稱(chēng)此技術(shù)是早已公開(kāi)的一般性技術(shù)。在審理此案時(shí)，針對(duì)這一說(shuō)法，該單位檔案部門(mén)及時(shí)提供了從用戶(hù)委托書(shū)、所組織技術(shù)攻關(guān)的計(jì)劃安排、難點(diǎn)突破記錄，到首件產(chǎn)品檢測(cè)結(jié)論、技術(shù)報(bào)告、供貨批文、成果鑒定，以及秘密資料的保管、技術(shù)保護(hù)規(guī)定等完整、全面的檔案資料，有力地反駁了侵權(quán)者的觀(guān)點(diǎn)，最終該職工承認(rèn)侵權(quán)，停止侵權(quán)行為，并賠償了相關(guān)的經(jīng)濟(jì)損失。由此事例不難看出，完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、有效的檔案資料在知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)工作中起著十分重要的作用。

四、實(shí)施技術(shù)文件保護(hù)單制度，加強(qiáng)檔案資料的借閱管理

在實(shí)際工作中，無(wú)論是軍品研制，還是民品開(kāi)發(fā)，各單位都應(yīng)該按照有關(guān)規(guī)定要求，對(duì)文件的產(chǎn)生、復(fù)制、分發(fā)、歸檔及利用等重要環(huán)節(jié)履行嚴(yán)格的審批手續(xù)，文件材料歸檔時(shí)，屬于技術(shù)保護(hù)范圍的項(xiàng)目，由形成部門(mén)或個(gè)人提出要求，經(jīng)有關(guān)人員鑒定后，填寫(xiě)“技術(shù)文件保護(hù)單”，說(shuō)明技術(shù)保護(hù)的原因和要求，同時(shí)，根據(jù)該項(xiàng)目技術(shù)保持領(lǐng)先的水平等來(lái)確定技術(shù)保護(hù)年限及查閱范圍，并在文件封面上加蓋“技術(shù)保護(hù)”章，檔案部門(mén)檢查接收后，專(zhuān)人專(zhuān)柜保管。在需要查閱和使用該類(lèi)文件時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照借閱規(guī)定和技術(shù)保護(hù)單上要求的借閱范圍執(zhí)行。

在檔案資料利用方面，各級(jí)檔案部門(mén)均制定了檔案、資料借閱規(guī)定，除對(duì)需進(jìn)行技術(shù)保護(hù)的嚴(yán)格管理外，對(duì)于有密級(jí)的文件、檔案在借閱時(shí)，也應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)。在科研或產(chǎn)品生產(chǎn)需要外協(xié)時(shí)，對(duì)文件材料的分發(fā)、調(diào)撥也作出了明確的規(guī)定，以有效防止技術(shù)泄露，切實(shí)保護(hù)單位的利益。

五、實(shí)行文件材料的閉環(huán)管理，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，從文件（圖紙）的形成抓起，保護(hù)本單位的知識(shí)產(chǎn)權(quán)

針對(duì)過(guò)去個(gè)別人不顧國(guó)家和集體的利益，為了個(gè)人私欲，將設(shè)計(jì)、加工過(guò)程中的關(guān)鍵技術(shù)隱藏在個(gè)人手中，不是拒不歸檔，就是形成虛假的內(nèi)容欺騙單位，以此作為實(shí)現(xiàn)個(gè)人利益的籌碼，使單位的利益受到威脅等情況，航天檔案管理在強(qiáng)化文件材料的收集，實(shí)行檔案集中統(tǒng)一管理的基礎(chǔ)上，對(duì)航天產(chǎn)品、民用產(chǎn)品研制、生產(chǎn)過(guò)程中產(chǎn)生的技術(shù)文件采用從編寫(xiě)、校對(duì)、審核、標(biāo)檢、分發(fā)、歸檔到利用等各個(gè)工作環(huán)節(jié)實(shí)施閉環(huán)管理，取得了較好的效果。

另外，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展和應(yīng)用，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)從文件形成的源頭抓起，做到出口唯一，基本上杜絕了關(guān)鍵技術(shù)文件歸不了檔的情況，也從根本上限制了設(shè)計(jì)圖紙和設(shè)計(jì)文件的外流，實(shí)現(xiàn)了技術(shù)文件和圖紙的閉環(huán)管理，保護(hù)了航天企業(yè)的利益。

保護(hù)是為了更好地發(fā)展，加強(qiáng)文件材料的檔案管理工作是航天每位職工的責(zé)任與使命，要處理好個(gè)人利益和集體利益、國(guó)家利益，以及短期利益和長(zhǎng)遠(yuǎn)利益之間的關(guān)系，在工作中自覺(jué)地開(kāi)展知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)工作，維護(hù)航天企業(yè)的利益，維護(hù)國(guó)家利益，促進(jìn)航天科技工業(yè)持續(xù)、健康、快速發(fā)展。