中散公司信息化提升的新思路

中散公司信息化提升的新思路

湯科

(中海散貨運輸有限公司， 廣州 510230)

摘要:通過分析中海散貨運輸有限公司當(dāng)前在信息化方面取得的成績和存在的問題，提出了信息化建設(shè)的新思路。闡述了企業(yè)信息化與精細化管理的相互推動作用，提出提高企業(yè)信息化水平成就精細化管理企業(yè)的必然趨勢。

關(guān)鍵詞:散貨運輸； 信息化； 精細化管理

收稿日期：2014-07-04

作者簡介：湯科(1978—)，男，湖南衡陽人，工程師，主要從事信息化規(guī)劃、建設(shè)，數(shù)據(jù)庫設(shè)計、優(yōu)化等工作。

文章編號：1674-5949(2015)02-052-03

中圖分類號：F49； F270.7文獻標(biāo)志碼：B

New Approach of Informatization in China Shipping Bulk Carrier Company

TangKe

(China Shipping Bulk Carrier Co., Ltd， Guangzhou 510230， China)

Abstract:Current achievements of China Shipping Bulk Carrier Company in informatization and existing problems are analyzed, and some new ideas are presented. The interdependence between informatization and the development of meticulous management is studied in detail, which concludes that an enterprise has to develop informatization if it is to implement meticulous management well.

Key words: bulk transport； informatization； meticulous management

0引言

21世紀(jì)是信息化的時代，誰先掌握最新的信息，誰就掌握主動權(quán)。精細化管理必須以信息化為支撐，精細化是信息化的目標(biāo)，信息化是精細化的手段,兩者相輔相成，精細化必須以信息化為依托。隨著企業(yè)不斷發(fā)展，對精細化管理的要求不斷提高，也對信息化建設(shè)提出了更高的要求，下面就中海散貨運輸有限公司(以下簡稱公司)的信息化建設(shè)現(xiàn)狀和發(fā)展方向進行簡單探討。

1公司信息化整體情況

多年來，中海散貨運輸信息化建設(shè)逐步形成了“自主開發(fā)、穩(wěn)步推進，整合平臺、船岸同步，優(yōu)化流程、資源共享” 的信息化工作思路，先后完成了航運管理信息系統(tǒng)(航運MIS)、辦公自動化系統(tǒng)(OA)、公司網(wǎng)站、信息溝通平臺(GKE)、SAP接口系統(tǒng)、報帳系統(tǒng)、船員工資管理系統(tǒng)、郵件系統(tǒng)、傳真系統(tǒng)等的開發(fā)及推廣應(yīng)用工作。

1) 公司因開發(fā)出船舶維修保養(yǎng)系統(tǒng)PMS/CWBT而于2004年2月獲得中國船級社“船舶機械計劃保養(yǎng)管理系統(tǒng)(軟件)型式認可證書”，是獲得該證書的第一家航運企業(yè)。

2) 通過自主研發(fā)，以衛(wèi)星或CDMA為通信載體，成功實現(xiàn)了船岸數(shù)據(jù)跨平臺交換、遠程維護船舶應(yīng)用系統(tǒng)、自動完成船舶應(yīng)用的升級。

3) 2010年達到了國資委制定的央企信息化B 級登高目標(biāo)。

近年，公司先后完成了三期航運管理信息系統(tǒng)和SAP系統(tǒng)接口的開發(fā)，順利實現(xiàn)了公司航運管理信息系統(tǒng)與國際領(lǐng)先信息系統(tǒng)SAP的數(shù)據(jù)對接，使業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與財務(wù)數(shù)據(jù)得以從以往的相對分離變?yōu)槟壳暗挠行蛉诤希关攧?wù)核算得以從依賴滯后的紙張憑證轉(zhuǎn)為依隨高效的數(shù)據(jù)信息，實現(xiàn)由事后核算型向控制決策型轉(zhuǎn)變。

2當(dāng)前存在的主要問題

雖然公司的信息化已達到央企信息化B 級水平，但隨著精細化管理的要求不斷提高，B級水平還遠遠不夠，接下來還要向A級水平邁進。總公司要求各分公司力爭2015年實現(xiàn)A 級目標(biāo)，通過查找與信息化A 級相關(guān)要求的差距，發(fā)現(xiàn)目前主要存在以下幾方面的問題。

1) 公司的信息化建設(shè)以滿足經(jīng)營管理急需為主，缺少整體規(guī)劃，沒有形成信息化專項預(yù)算制度。公司信息化規(guī)劃應(yīng)包括的主要內(nèi)容有：信息化戰(zhàn)略、信息化總體架構(gòu)、信息化管理模式、信息化預(yù)算、信息化應(yīng)用、信息化績效和信息化標(biāo)準(zhǔn)。從這些內(nèi)容可以了解到，僅少量涉及到專業(yè)技術(shù)，規(guī)劃報告整體上需要管理層進行把握和決策。

2) 數(shù)據(jù)采集規(guī)范程度不夠。 由于歷史原因，目前船舶的某些數(shù)據(jù)項重復(fù)采集現(xiàn)象比較嚴重，1個數(shù)據(jù)經(jīng)多次、多人采集，可能造成數(shù)據(jù)前后不一致，出現(xiàn)自相矛盾的現(xiàn)象。

3) 公司的信息化版圖中尚缺少決策支持系統(tǒng)，包含管理駕駛艙、數(shù)據(jù)挖掘(商業(yè)智能)系統(tǒng)等綜合智能分析系統(tǒng)、資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)等拼圖。

4) 系統(tǒng)間的共享性、聯(lián)動性還不夠。

公司目前主要有航運管理系統(tǒng)、人事系統(tǒng)、OA系統(tǒng)等，但這些系統(tǒng)之間的用戶都是獨立管理的，容易造成數(shù)據(jù)不一致，增加維護工作量。

3精細化管理要求

3.1通過信息化手段規(guī)范、固化公司的業(yè)務(wù)流程

企業(yè)信息化(特別是企業(yè)管理信息化)一般從核心業(yè)務(wù)開始，只有抓住瓶頸環(huán)節(jié)、提升管理效率，才能使信息化體現(xiàn)出其效力。因此，業(yè)務(wù)流程的規(guī)范性程度直接影響著企業(yè)信息化的過程以及最終的信息化效果。

公司目前的大部分業(yè)務(wù)操作都已在航運系統(tǒng)中實現(xiàn)，但開發(fā)較早，并沒有完全引入流程管理的模式，導(dǎo)致還有很多業(yè)務(wù)流程是在系統(tǒng)外完成的，系統(tǒng)只記錄結(jié)果。這樣就會造成業(yè)務(wù)流程混亂，隨意性太強，且因人而異。業(yè)務(wù)流程不規(guī)范會導(dǎo)致很多信息沒有記錄、收集、整理與保存，使得系統(tǒng)缺乏必要的數(shù)據(jù)。這反映了企業(yè)的整體管理現(xiàn)狀和執(zhí)行力薄弱，加大企業(yè)實施信息化的難度，對最終信息化績效造成很大影響，同時也難以滿足精細化管理的要求。

集團目前正在開發(fā)航運標(biāo)準(zhǔn)化平臺，該平臺以公司的航運管理系統(tǒng)為系統(tǒng)原型進行設(shè)計，引入了流程管理。可以借助集團新的平臺來規(guī)范和固化本公司的業(yè)務(wù)流程。建議成立業(yè)務(wù)流程梳理規(guī)范化工作小組，把公司涉及到的所有業(yè)務(wù)流程像實施OA前一樣，畫出完整的流程圖，必要時可以優(yōu)化現(xiàn)有的流程，實現(xiàn)流程再造，以達到規(guī)范化管理和內(nèi)控的要求。只有規(guī)范業(yè)務(wù)流程，才能讓所有的業(yè)務(wù)操作有據(jù)可查，為以后的經(jīng)營分析提供可靠的數(shù)據(jù)源，使分析結(jié)果更加精細化。

3.2數(shù)據(jù)共享，提供全面的數(shù)據(jù)支持

雖然航運系統(tǒng)已和SAP建立接口，財務(wù)核算的大部分數(shù)據(jù)源都是從航運系統(tǒng)中取得，但是航運系統(tǒng)中的大部分數(shù)據(jù)都還是靠人工錄入的，未能實現(xiàn)上下游數(shù)據(jù)共享。公司目前的大部分供應(yīng)商都是集團內(nèi)供應(yīng)商，其需要在系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息，然后把票據(jù)寄給我公司后再人為地錄入航運系統(tǒng)。目前已和中海船代商定信息系統(tǒng)對接方案：我公司將船舶的動態(tài)數(shù)據(jù)輸入后，直接通過數(shù)據(jù)庫將數(shù)據(jù)同步到中海船代的服務(wù)器，方便其查詢船舶的最新動態(tài)；中海船代將發(fā)生的港口使費數(shù)據(jù)輸入后,直接通過數(shù)據(jù)庫將數(shù)據(jù)同步到我公司的服務(wù)器，方便我公司查詢港口使用費的明細數(shù)據(jù)。以后港口使費審核人員拿到單據(jù)后，無需再輸入數(shù)據(jù)，只需要檢驗我公司的系統(tǒng)計算出來的港口使用費與船代的系統(tǒng)計算出來的港口使費金額是否一致即可，當(dāng)某項費用不一致時再查找原因。這樣大大減少了港口使用費審核人員的工作量。

外部數(shù)據(jù)的獲取目前主要靠人工，這會造成數(shù)據(jù)收集不完整，輸入不及時，甚至因人為因素而使個別數(shù)據(jù)輸入錯誤。錯誤的數(shù)據(jù)還會導(dǎo)致分析結(jié)果出現(xiàn)偏差，給公司的決策造成重大影響。目前信息服務(wù)已較成熟，有一些專門的機構(gòu)能夠提供我公司所需要的部分數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)通過公司的服務(wù)器自動從服務(wù)商的服務(wù)器上調(diào)取，完全不存在數(shù)據(jù)延時和數(shù)據(jù)錯誤的情況，如臺風(fēng)信息、BDI指數(shù)、運價信息、油價信息等。

3.3簡化船舶輸入，提供真實的數(shù)據(jù)支持

船舶是公司的生產(chǎn)工具，在公司需要采集的數(shù)據(jù)中占很大一部分，其提供數(shù)據(jù)的質(zhì)量和顆粒度很大程度影響著對生產(chǎn)經(jīng)營、船舶狀況等的分析結(jié)果。目前船舶的數(shù)據(jù)通常根據(jù)管理部門的要求提供，由于是多頭管理、缺乏統(tǒng)一的歸口部門，往往會出現(xiàn)某些數(shù)據(jù)的重復(fù)采集，造成船舶工作量增加，同時也會造成數(shù)據(jù)前后不一致的情況。建議公司梳理目前船舶需要填報的數(shù)據(jù)，形成統(tǒng)一的數(shù)據(jù)報送模板和規(guī)范。例如：燃油消耗數(shù)據(jù)，在抵、離港報里會輸入庫存數(shù)據(jù)，航次結(jié)束后匯報該航次的消耗數(shù)據(jù)，月底船舶還需要填報“船舶月度采購、消耗情況”報表。同一數(shù)據(jù)多次輸入，容易影響數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

目前本公司為大部分船舶安裝了機艙遠程監(jiān)控系統(tǒng)，通過接口將機艙遠程監(jiān)控系統(tǒng)的數(shù)據(jù)導(dǎo)入到航運系統(tǒng)的輪機日志參數(shù)里，大大減少了船舶的輸入量，增加了數(shù)據(jù)的及時性、準(zhǔn)確性。主管可以第一時間了解船舶的最新狀況，為船舶精細化管理提供了可靠的數(shù)據(jù)支持。由于目前條形碼技術(shù)已經(jīng)很成熟，且?guī)缀醪挥迷黾映杀?，建議下一步在集團新的標(biāo)準(zhǔn)化平臺里增加對備件、物料等的二維碼識別。未來，船員可以像在超市里一樣對備件、物料進行入庫、消耗等操作。

3.4適時開展電子商務(wù)平臺建設(shè)，促進采購管理精細化

目前公司采購只記錄采購結(jié)果，未記錄采購過程。如果建立了電子商務(wù)平臺，就可以跟蹤整個采購過程，做到貨比三家，提高采購質(zhì)量，降低采購成本，使采購更加透明化，把風(fēng)險控制提前。

3.5做到成本的預(yù)控、預(yù)算和預(yù)警，促進成本管理精細化

目前航運系統(tǒng)部分成本數(shù)據(jù)只有拿到發(fā)票后才能清楚，無法在實際發(fā)生后的第一時間就取得預(yù)估的數(shù)據(jù)。集團已在新的平臺里增加應(yīng)付款(在途發(fā)票)功能。例如：備件采購后系統(tǒng)就已記錄采購單價和數(shù)量，此時可以預(yù)估大概的費用，在3項成本里就能體現(xiàn)出發(fā)票未到的數(shù)據(jù)，為成本控制提供更加全面的數(shù)據(jù)支持。

3.6開發(fā)輔助決策支持系統(tǒng)，為管理層提供決策依據(jù)

達到信息化A級，其中一條就是要求公司有為管理層提供決策的輔助決策支持系統(tǒng)。目前已經(jīng)完成輔助決策支持系統(tǒng)的一期模型，下一步將繼續(xù)深化和完善，力爭開發(fā)出更符合實際需要的輔助決策支持系統(tǒng)。

3.7主動推送信息，更好地為員工、客戶服務(wù)

推動信息化本來就是為了減輕員工的事務(wù)性工作，為員工提供更多精確的管理信息，既做到數(shù)據(jù)源單一準(zhǔn)確，又能輸出符合各崗位要求的報表。未來每位員工都能定制自己的系統(tǒng)頁面，收集自己需要的信息。例如：機務(wù)主管最關(guān)心的是自己管理的船舶，如果能把所管理船舶的基本情況(燃油、潤滑油、備件、物料、成本、載貨情況、船位等)一目了然地展示，并可根據(jù)預(yù)設(shè)好的一些規(guī)則做到提示或報警，這樣勢必能夠大大簡化主管的工作，提高管理效率，從事后處理轉(zhuǎn)為事前預(yù)防。

用信息化的手段來加強客戶的精細化管理和服務(wù)。例如：可以在船舶到達目的地點前，通過系統(tǒng)自動把相關(guān)貨主的貨物信息、船舶預(yù)抵時間等信息以短信、郵件等方式通知貨主，加強與客戶的及時溝通。