論我國高校學(xué)院辦公室的工作效能提升

于晶晶

摘 要：隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，教育改革的不斷深入，高校作為培養(yǎng)人才的主要根據(jù)地，發(fā)展也極其迅速，尤其是高校辦公室的發(fā)展更為迅速，而且在高校發(fā)展中占有的地位也極其重要。辦公室是高校的綜合管理部門和工作樞紐，是學(xué)校的“窗口”。針對當(dāng)前辦公室工作的特點(diǎn)及運(yùn)轉(zhuǎn)存在的問題，提出改進(jìn)辦公室管理工作的途徑，有利于高校辦公室工作效能的提升，使其更好地發(fā)揮職能作用，促進(jìn)學(xué)校事業(yè)健康協(xié)調(diào)發(fā)展。本文通過對學(xué)院辦公室所具備的職責(zé)以及鮮明的特點(diǎn)進(jìn)行簡單的論述，并針對如何提高高等院校辦公室的工作效能問題提出相關(guān)建議。

關(guān)鍵詞：學(xué)院辦公室；職能；特點(diǎn)；工作效能

辦公室是高校組織結(jié)構(gòu)中的樞紐，承擔(dān)著服務(wù)、協(xié)調(diào)、參謀、督辦的職能。隨著高等教育事業(yè)的發(fā)展和改革的深入，高校辦學(xué)規(guī)模日益擴(kuò)大，教學(xué)科研活動、內(nèi)外事務(wù)也不斷增多，辦公室的工作范圍不斷擴(kuò)大，任務(wù)更為繁重，辦公室管理工作的要求也越來越高。當(dāng)前，高校辦公室工作中存在一些問題和不足，如何尋求有效途徑改進(jìn)辦公室管理工作，提高管理效能，促進(jìn)高校事業(yè)發(fā)展，正是亟待解決的課題。

1 高校學(xué)院辦公室所具備的職能

在整個學(xué)校的日常運(yùn)作中學(xué)院辦公室所處的地位是舉足輕重的，它具有連接內(nèi)外、傳遞信息以及輔助決策的作用，同時也具備協(xié)調(diào)左右、承上啟下的職能，是組成高?；鶎芋w系的核心部分。高等院校辦公室的工作要求隨著社會的快速進(jìn)步以及我國對高等教育事業(yè)的大力投入而日益提高。所以，提高辦公室工作效能可以和諧工作氛圍，最大限度的對資源進(jìn)行利用，提高工作人員的工作熱情，有效的推動高校教學(xué)事業(yè)以及科研的發(fā)展。

2 高校學(xué)院辦公室目前所具有的特點(diǎn)

2.1 時間性較強(qiáng)

隨著社會的不斷進(jìn)步，人們越來越注重工作的時效性，各部門在下達(dá)任務(wù)的同時也會對完成任務(wù)的時間進(jìn)行強(qiáng)調(diào)。當(dāng)多個職能部門同時下達(dá)任務(wù)且所規(guī)定的期限較短時，就會提高學(xué)院辦公室的工作人員解決問題時的難度，對工作效果產(chǎn)生了不利的影響。

2.2 任務(wù)量較大

在目前的高校管理體系中，學(xué)生、科研、教學(xué)等諸多方面的工作都是通過學(xué)院辦公室來進(jìn)行傳達(dá)以及落實(shí)的。與此同時，學(xué)校在科學(xué)發(fā)展過程中所遇到的各種困難，也是最終需要通過學(xué)院辦公室進(jìn)行協(xié)商辦理的，所以，在高等院校的發(fā)展建設(shè)中，學(xué)院辦公室具有“承上啟下”的地位，同時也具有較大的工作量。

2.3 工作要求較高

在整個的高校發(fā)展過程中，學(xué)院辦公室的工作效能起到了巨大的影響作用。學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)總是對其懷著高度的重視，同時希望學(xué)院辦公室工作人員在辦公過程中可以充分展現(xiàn)出過人的業(yè)務(wù)能力以及職業(yè)素養(yǎng)，可以從根本上推動學(xué)校教育事業(yè)的發(fā)展。

2.4 突發(fā)事件較多

辦公室與其他相對獨(dú)立的工作部門不同，在其工作過程中存在較多的突發(fā)事件，被動性較強(qiáng)。學(xué)院辦公室在處理事務(wù)時既要滿足相關(guān)的指標(biāo)精神，又要符合領(lǐng)導(dǎo)的要求，處理事項(xiàng)的方式以及程序都無法擅自做主，較強(qiáng)的被動性給辦公室工作人員在工作的開展過程中帶來了不小的難度。

2.5 學(xué)院辦公室工作人員管理技能專業(yè)化有待提高

在高等院校的日常工作中，一直存在著對學(xué)院辦公室工作人員大力使用卻疏于再教育的現(xiàn)象，使得學(xué)院辦公室人員往往只是對日常工作中的毫末小事進(jìn)行處理，這嚴(yán)重制約了學(xué)院辦公室工作效能的發(fā)揮。學(xué)院辦公室工作人員缺乏系統(tǒng)的教育學(xué)、現(xiàn)代管理以及心理學(xué)等方面的專業(yè)培訓(xùn)，直接導(dǎo)致了辦公室工作人員缺乏對服務(wù)職能的認(rèn)識，無法跟上形勢發(fā)展的腳步。

3 針對如何提高高校學(xué)院辦公室工作效能問題提出的相關(guān)建議

3.1變被動為主動，提高服務(wù)意識

首先，辦公室工作人員要從思想上提高認(rèn)識，從內(nèi)心深處明確自身工作的價值，明確自身工作的重要性，不斷增強(qiáng)服務(wù)意識，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，主動承擔(dān)起自己的參謀助手職能，認(rèn)真調(diào)查、收集、篩選、分析對學(xué)院發(fā)展有價值的信息，供領(lǐng)導(dǎo)研究，為領(lǐng)導(dǎo)獻(xiàn)計獻(xiàn)策。其次，也要主動地為全體老師和學(xué)生服務(wù)。最后，還要不斷進(jìn)行總結(jié)，不斷的學(xué)習(xí)，不斷提高服務(wù)師生的本領(lǐng)，辦公室的工作涉及面廣、工作量大，如何在繁雜的工作中做到有條不紊，讓師生滿意，這就要求管理人員必須十分清楚所負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)，掌握相應(yīng)的服務(wù)技巧，優(yōu)化服務(wù)程序，使服務(wù)工作既及時周到又不出差錯。

3.2 加大創(chuàng)新力度，摸索新的工作思路

創(chuàng)新是一個民族的靈魂，創(chuàng)新是推動社會發(fā)展的動力，創(chuàng)新是提高工作效率的關(guān)鍵。

對于高校辦公室工作，針對當(dāng)前工作，如何精簡工作步驟，化繁為簡，提高辦事效率，是辦公室管理人員重點(diǎn)思索的問題，在辦公室可以設(shè)置調(diào)查問卷，讓來辦事的單位同時進(jìn)行匿名填寫，提出寶貴意見，加快辦公室管理制度的創(chuàng)新，并鼓勵職工多提意見，作為辦公室工作人員也應(yīng)該打破常規(guī)，放開手腳去干。所以可以把提合理化建議的制度運(yùn)用到辦公室的管理中，建議一經(jīng)采納，就進(jìn)行適當(dāng)獎勵。實(shí)現(xiàn)辦公現(xiàn)代化，這也是高等教育改革與發(fā)展的需要，它直接推進(jìn)了辦公室工作的科學(xué)化，也提高了辦公室的工作效率，可為學(xué)校節(jié)省大量人力和物力。

3.3 努力提高管理人員的綜合素質(zhì)

決定工作效率的因素有很多，其中員工個人的工作效率是最關(guān)鍵因素，作為高校辦公室管理者，要想順利高效完成各項(xiàng)工作，就應(yīng)該具備以下各項(xiàng)素質(zhì)：政治覺悟高，良好的表達(dá)能力和溝通協(xié)調(diào)能力，具備辦公自動化軟件應(yīng)用能力，具有深厚的文字功底，能寫各類文秘材料，具有完整的知識體系。事實(shí)上，很多高校辦公室管理人員都是半路出家，本專業(yè)管理人員很少，缺乏高等教育理論、行政管理或計算機(jī)專業(yè)知識，需要對這部分工作人員加強(qiáng)培訓(xùn)。此外，還應(yīng)該完善高校辦公室管理崗位制度，管理人員的行政級別要通過綜合的評比進(jìn)行量化，尤其是注重個人資力和實(shí)際工作能力的評比。分類管理不同級別不同崗位的工作人員，對不同崗位工作人員制定不同的培訓(xùn)政策，有針對性的提高員工的綜合素質(zhì)。人員素質(zhì)提高了以后還要不斷提高監(jiān)督與自我監(jiān)督意識，靈活督察方式，規(guī)章制度通過有效的監(jiān)督將它執(zhí)行到位，辦公室負(fù)責(zé)人要把頒布的學(xué)院管理文件落實(shí)到位，用制度來約束人，這樣可以起到明顯效果。

長久以來，在高校學(xué)院辦公室管理中一直是剛性管理占據(jù)著主要地位。但是所謂的剛性管理本質(zhì)上是指根據(jù)已成型的規(guī)章條例，借助各部門職權(quán)進(jìn)行程式化的業(yè)務(wù)工作管理，其主要的依靠就是職責(zé)權(quán)利以及組織制度。但是隨著我國社會的不斷進(jìn)步，人們的創(chuàng)新意識以及自主意識得到了加強(qiáng)，因此，剛性管理作為傳統(tǒng)的管理形式在新形勢下已不再適應(yīng)工作的發(fā)展。這時柔性管理將逐漸的取代傳統(tǒng)的剛性管理。首先，需要對觀念進(jìn)行創(chuàng)新，對工作思路進(jìn)行拓展。唯有對行政管理觀念進(jìn)行革新才能高效的引導(dǎo)各項(xiàng)創(chuàng)新工作的有序開展。因此，高校學(xué)院辦公室工作人員應(yīng)該解放思想，破除傳統(tǒng)的思維模式，勇敢向前，通過實(shí)踐尋找創(chuàng)新的成果。其次，對工作的方法進(jìn)行創(chuàng)新。借鑒合理的創(chuàng)新思維，對新的內(nèi)在規(guī)律進(jìn)行探究，積極歸納總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，合理且科學(xué)的創(chuàng)造出靈活多樣、豐富多彩的工作方法，提高學(xué)院辦公室工作的活力和生機(jī)。針對高等院校辦公室的日常工作而言，創(chuàng)新就是指借用合理的思想觀念，勇于標(biāo)新立異，從本學(xué)校的實(shí)際出發(fā)，敢于研究，勇于探索。這樣才能為我國高校學(xué)院辦公室工作開創(chuàng)一個充滿生機(jī)、活力的局面。

4 結(jié)語

隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的快速進(jìn)步與高速發(fā)展以及高等教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展，加大了高等院校辦公室的工作責(zé)任，豐富了辦公室工作實(shí)質(zhì)，拓寬了辦公室工作領(lǐng)域，加快了辦公室人員工作節(jié)奏，同時也提高了辦公室人員的工作標(biāo)準(zhǔn)。因此在這個形勢下，高校學(xué)院辦公室只能不斷對工作效能進(jìn)行提高，對自己進(jìn)行嚴(yán)格的要求，才可以與快速發(fā)展的教育事業(yè)相適應(yīng)。

參考文獻(xiàn)

[1]江瑞芳.克服職業(yè)倦怠 保持工作熱情———關(guān)于高校學(xué)院辦公室工作人員職業(yè)倦怠現(xiàn)象的探析[J].中國高等醫(yī)學(xué)教育，2010，01：47-48.

[2]宋志剛.如何提高高校學(xué)院辦公室管理的科學(xué)化程度[J].現(xiàn)代交際，2010，10：202.

[3]王慧珍.淺談如何提高獨(dú)立學(xué)院辦公室工作的質(zhì)量與效率[J].當(dāng)代教育論壇（管理研究），2011，05：36-37.

[4]鄭琦.高等學(xué)校學(xué)院辦公室工作及考核評價體系研究[J].南昌教育學(xué)院學(xué)報，2012，06：92-93.

[5]陳虹.關(guān)于提高新形勢下高校二級學(xué)院辦公室工作水平的思考[J].國際醫(yī)藥衛(wèi)生導(dǎo)報，2005，13：55-56.