探究檔案管理對圖書館事業(yè)發(fā)展的作用與意義

黎健

摘 要：近年來伴隨著我國經(jīng)濟的飛速發(fā)展，人民的物質生活水平得到提高，精神生活的需求逐漸受到重視，會有更多的人加入讀書的行列。李克強總理連續(xù)兩年將全民閱讀列入政府工作報告之中，鼓勵人民多讀書，讀好書?；谶@樣的背景，我國的圖書館業(yè)不斷的發(fā)展壯大。隨著團書館業(yè)的不斷壯大，作為能為圖書館的發(fā)展提供參考，能為圖書館各部門工作提供有力支持的檔案管理工作顯得尤為重要。本文就檔案管理對圖書館事業(yè)發(fā)展中的作用與意義進行了總結和分析。

關鍵詞：檔案管理；圖書館；發(fā)展；作用；意義

圖書館檔案管理工作，是記錄圖書館各項工作活動原始文件和資料的載體，它是指有一定參考利用價值的各種資料的整理與保存。從圖書館檔案的涵義可以看出：它是往活動的記錄，它對于人們借鑒以往活動的成功經(jīng)驗、吸取以往的經(jīng)驗教訓，是重要的參考資料，圖書館也可以根據(jù)以往工作的經(jīng)驗教訓和目前的實際情況，開拓創(chuàng)新，為人民提供更優(yōu)質服務，從而對圖書館事業(yè)的快速、健康發(fā)展奠定基礎。

1 檔案管理的重要作用

1、工作的好壞決定是否能為決策提供必要參考

在構建學習型政府的背景下，李克強總理連續(xù)兩年將全民閱讀寫入政府工作報告，閱讀已漸漸融入人們的生活當中，閱讀豐富著人們的精神生活，城市提倡閱讀，閱讀改變城市，圖書館事業(yè)推動了社會主義精神文明建設。在制定發(fā)展規(guī)劃時，圖書館檔案管理的科學化與規(guī)范化，有利于為決策提供參考。在人事管理方面，檔案的參考作用更為明顯。圖書館領導可以根據(jù)檔案中的人事檔案充分了解每個圖書館工作人員的基本情況，比如學歷、性格特點、興趣愛好、優(yōu)缺點及以前的一些工作經(jīng)歷等，圖書館領導可以根據(jù)這些信息進行合理的人員分配，把適合的人分到適合的崗位上，讓其能充分發(fā)揮應有的作用，比如將待人熱情、服務意識強的人員安排到服務崗位；將性格細膩、思維清晰的人員安排到圖書統(tǒng)計的崗位；將眼界開闊、思維活躍、有創(chuàng)新意識的人員安排到活動策劃部；將性格外向，溝通能力強的人員安置到采購部門。如此以來，就可以做到專人專用，使每個員工都能發(fā)揮其優(yōu)點和特點，保證圖書館工作能夠有序、健康地運行。

2、各個部門開展工作的指導原則

檔案管理工作所具有的特點可以概括為兩個字：雜和亂。檔案管理工作涉及了圖書館的所有事，囊括了圖書館的方方面面，包括會議內容，以往活動的流程、經(jīng)驗教訓，領導的批示、采購的物品，與外界的書信往來等等。所有的工作崗位都要以檔案工作為指導，比如活動策劃部，策劃某一活動時，可以去檔案館查閱以往相關活動的記錄，從以往的活動的借鑒經(jīng)驗、吸取教訓，然后再根據(jù)現(xiàn)在的實際情況做本次活動的計劃，吸取精華去其糟粕；再比如采購部門，可以根據(jù)圖書的借閱情況，判斷讀者的興趣愛好，看哪類書籍容易受到讀者的青睞，根據(jù)讀者的喜好購買圖書。各項活動都以檔案資料作為參考，保證圖書館的發(fā)展方向不會偏離為人民服務這一宗旨，同時，也可以使圖書館開創(chuàng)新的發(fā)展局面。

3、是圖書館業(yè)務統(tǒng)計工作的基礎和前提

圖書館檔案保存著各類書籍、報刊、資料、會議紀要等，這決定了其肯定與業(yè)務統(tǒng)計工作有關聯(lián)的因素。我們應該清楚的認識到，圖書館所謂的業(yè)務統(tǒng)計并不單純只是對一些數(shù)字、圖像等的簡單地匯總，而是指運用科學的方法對這些資料分析和精密的分類匯總，再與以往的材料比較，找到現(xiàn)在工作的優(yōu)勢、創(chuàng)新和不足。并且分析不足的原因，在此基礎上改進工作方法，改變工作思路，使圖書館事業(yè)能夠得到更好地發(fā)展。比如我們可以從圖書的借閱情況，分析出哪類書籍受到人們的青睞，有方向的采購書籍；從活動舉辦的時間、類型和參加的人數(shù)，我們可以分析出什么時間舉辦該舉辦什么樣的活動更能夠吸引更多的人參加我們的讀書活動。要想使圖書館事業(yè)取得長足的發(fā)展，必須保持統(tǒng)計工作的連續(xù)性，為圖書館事業(yè)發(fā)展提供參考資料，確定圖書館事業(yè)的發(fā)展方向。

4、有利于圖書館深化服務，從而為市民提供便利

檔案是歷史的載體，包含有非常豐富的有價值資源。同樣，圖書館檔案如實記錄了以往服務活動的過程，對以后的工作具有指導性作用。目前，人們對圖書館的服務工作有了更高地要求，必須改變以往的服務理念、服務方式和服務內容，滿足人們的服務需求，使人們能夠在休息的時間放松心情，輕松愉快的進行閱讀，使人們在休息的同時能夠學到知識、陶冶情操。這就要求其不斷地總結經(jīng)驗教訓，創(chuàng)新服務的方式方法，改變以往的理念，加強對圖書館的檔案管理，為今后服務工作提供依據(jù)，并為圖書館的發(fā)展打下堅實的基礎并提供有利條件。

2 重要的推動意義

1、檔案管理能夠促進圖書館文化與教育的發(fā)展

圖書館因為收藏了大量的書籍，它集大批的文化資源于一身，所以它成為我國文化教育事業(yè)的中心。它為閱讀者提供實實在在的服務，從而達到其需求。檔案中記錄了許多與文化教育有關的事情，成為了文化聚集地，由此看來，它使得圖書館的文化資源得到補充。圖書館的檔案記錄可以幫助讀者更快的找到索取要的書籍，現(xiàn)在的圖書館基本上都有圖書搜索系統(tǒng)，只要人們在電腦搜索系統(tǒng)上輸入關鍵字，就可以清楚的了解到館內是否有其借閱的書籍，以及被放置在館內的哪個位置等，為圖書的拿取提供了便利。從這可以看出，檔案管理工作具有非常重要的意義。因為做好檔案管理工作有助于文化教育的發(fā)展，所以要求我們檔案管理的工作人員要更加的仔細認真，使檔案管理工作對圖書館文化教育的發(fā)展起到更大的推動作用。

2、有助于推動自身的發(fā)展

文章的來頭已經(jīng)做過敘述，檔案中保存了圖書館開展的各項活動和工作過程，非常有參考意義。各種書籍、電子設備、圖書館工作人員資料以及其自身的發(fā)展史等這些資源都被保存在圖書館的檔案里，這些檔案為其自身的發(fā)展提供了支持。通過在其自身發(fā)展的過程中，隨時將有價值的信息記錄在案，為以后的工作提供參考。相關部門可以根據(jù)檔案資料來確定發(fā)展方向及制定相應的發(fā)展規(guī)劃。所以說，圖書館自身的發(fā)展少不了檔案管理工作，它是否科學有效直接關系到自身事業(yè)的發(fā)展。因此，我們一定要加強對檔案的管理工作的重視，并且要努力將其做到最好。

3 結束語

檔案管理工作在圖書館事業(yè)的發(fā)展中具有重要的作用和意義。它有利于圖書館各項工作的開展，為領導的決策提供依據(jù)，有利于滿足讀者越來越高的服務需求，它還能夠推動我國圖書館文化教育的發(fā)展。所以說，做好檔案管理工作是非常必要的。但是在當前的工作管理中還存在一些不足和問題：檔案管理人員的工作意識比較薄弱，工作制度還不完善，工作人員的能力和素質還較低等這些情況還都存在。因此要想發(fā)揮檔案管理的巨大作用，我們還需要提高工作人員的工作意識，提高他們的素質和管理能力，從而建立合理的檔案管理制度與體系。相信，在不久的將來，通過我們的努力，圖書館檔案管理工作會變得越來越規(guī)范、科學，從而使得我們國家的圖書館事業(yè)取得長足發(fā)展。

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