新形勢下企業(yè)檔案發(fā)揮的作用

孫雁

摘 要：隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，企業(yè)改革也不斷深入，企業(yè)檔案管理作為企業(yè)基礎(chǔ)管理的重要內(nèi)容，正面臨著巨大的挑戰(zhàn)。如何在新形勢下進行科學(xué)合理的企業(yè)檔案管理，使企業(yè)檔案管理能夠更為充分地發(fā)揮其作用，是企業(yè)檔案管理人員亟待解決的問題。筆者就對新形勢下企業(yè)檔案的重要性進行了分析，并對如何發(fā)揮企業(yè)檔案的作用進行了探討。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；企業(yè)文化；管理作用

企業(yè)檔案是記載企業(yè)文化發(fā)展的重要依據(jù)，具有豐富的文化內(nèi)涵，關(guān)系到企業(yè)文化的建設(shè)與發(fā)展，在企業(yè)發(fā)展中具有重要的導(dǎo)向作用。企業(yè)檔案管理作為企業(yè)基礎(chǔ)管理的一部分，在社會主義市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展的背景下，在企業(yè)經(jīng)營管理、建立企業(yè)文化等方面發(fā)揮著重要作用。因此，在新形勢下，企業(yè)更需要加強企業(yè)檔案管理工作，使其更好地發(fā)揮企業(yè)檔案作用，更好地服務(wù)于企業(yè)文化建設(shè)。

1. 企業(yè)檔案的定義

企業(yè)檔案指的是企業(yè)經(jīng)營過程中直接形成，具有一定保存價值的真實記錄，是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的原始記錄，包括文字、圖表、照片等保存形式，企業(yè)檔案在企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理中具有重要的參考價值。在企業(yè)運營過程中，檔案信息貫穿于企業(yè)活動的各個環(huán)節(jié)，不可再生，記錄了企業(yè)發(fā)展的整個歷程，為企業(yè)成長發(fā)展提供了真實的資料，具有企業(yè)經(jīng)營的導(dǎo)向作用。

2.企業(yè)檔案在企業(yè)發(fā)展中的作用

企業(yè)檔案是企業(yè)發(fā)展的重要參考資料，企業(yè)發(fā)展的檔案反映了企業(yè)文化的歷史原貌，同時企業(yè)的發(fā)展又進一步豐富了企業(yè)檔案的內(nèi)容，企業(yè)文化發(fā)展與企業(yè)檔案間相輔相成，有著極為密切的關(guān)系。企業(yè)檔案中記錄了企業(yè)的相關(guān)信息，對企業(yè)文化建設(shè)具有重要的導(dǎo)向作用。

2.1 企業(yè)精神的提煉離不開企業(yè)檔案

企業(yè)文化的核心是企業(yè)精神，只有明確了企業(yè)精神，才可以體現(xiàn)企業(yè)價值觀，企業(yè)精神是企業(yè)經(jīng)過長期運營形成的，具有重要的參考價值。企業(yè)自創(chuàng)立到發(fā)展歷經(jīng)了多個環(huán)節(jié)，在運營過程中涉及了大量資料，包括科技圖紙、文件文書、財務(wù)報表等等，而企業(yè)精神正是以這些檔案資料為基礎(chǔ)進行的提煉[1]。企業(yè)檔案部門需要與企業(yè)文化建設(shè)部門協(xié)調(diào)合作，為企業(yè)文化建設(shè)部門提供信息服務(wù)，從企業(yè)的發(fā)展傳統(tǒng)、服務(wù)對象、職工素質(zhì)、資源環(huán)境與社會環(huán)境中提煉企業(yè)的精神文化。

2.2 企業(yè)檔案是企業(yè)發(fā)展的參考資料

企業(yè)檔案中真實記錄了企業(yè)運營的歷史過程，可以用作企業(yè)發(fā)展的參考，企業(yè)檔案為企業(yè)的文化建設(shè)提供了可以借鑒的歷史文獻，記錄了企業(yè)的目標(biāo)、長遠發(fā)展方向以及企業(yè)決策，無論是何種企業(yè)發(fā)展歷史活動都可以通過企業(yè)檔案找到依據(jù)，雖然企業(yè)檔案中記錄的運營過程都是真實的，但是在企業(yè)現(xiàn)實中的文化建設(shè)卻沒有歷史的影子。企業(yè)發(fā)展都是堅持著一致的企業(yè)特色與企業(yè)精神，但是企業(yè)特色與企業(yè)精神又是以過去運營過程為基礎(chǔ)演變而來的，可以說是過去的企業(yè)精神與企業(yè)特色的繼承。企業(yè)文化建設(shè)需要以企業(yè)的歷史為依據(jù)，只有做好企業(yè)精神的傳承，才可以在企業(yè)的發(fā)展過程中體現(xiàn)企業(yè)特色[2]。企業(yè)檔案就記錄了企業(yè)歷史，因此，企業(yè)檔案是企業(yè)發(fā)展的參考資料。

2.3 企業(yè)形象宣傳企業(yè)檔案

社會公眾對企業(yè)行為的看法與感知都屬于企業(yè)形象，而企業(yè)形象關(guān)系到企業(yè)的未來發(fā)展，良好的企業(yè)形象能夠為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟效益與社會效益，因此，樹立良好的企業(yè)形象是格外重要的。企業(yè)檔案中記載了企業(yè)在運營管理中獲得的各種獎項與成果，對企業(yè)形象的樹立具有重要意義。企業(yè)檔案部門需要對企業(yè)榮譽進行收集整理，對榮譽檔案進行集中統(tǒng)一的管理，通過榮譽檔案的整理，提取出最具代表性的企業(yè)精神與價值觀念，樹立良好的企業(yè)經(jīng)營管理形象，提高企業(yè)的社會形象，從而提供企業(yè)的經(jīng)濟效益與社會效益[1]。企業(yè)運營管理人員需要充分挖掘企業(yè)榮譽檔案資源，挖掘企業(yè)的品牌加上，從而樹立企業(yè)良好的外在社會形象與內(nèi)部形象，提升企業(yè)在市場的競爭力。

3.新形勢下加強企業(yè)檔案管理的方法

3.1 推動企業(yè)檔案管理信息化

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，企業(yè)管理也需要向現(xiàn)代化、信息化建設(shè)方向發(fā)展，企業(yè)檔案管理作為企業(yè)運營管理的基礎(chǔ)更應(yīng)該加強其信息化建設(shè)。企業(yè)檔案管理細膩系化指的是利用信息手段以及先進的技術(shù)設(shè)備，對企業(yè)檔案進行有效管理，在信息時代，企業(yè)在運營過程中產(chǎn)生的許多檔案都是電子檔案，這就需要檔案管理工作也隨之信息化，只有推進企業(yè)檔案管理工作的信息化，才可以適應(yīng)新形勢下對信息數(shù)量與提供速度的要求。隨著企業(yè)的發(fā)展會形成更多的檔案數(shù)量，這就需要企業(yè)檔案管理者引入目標(biāo)管理、全面質(zhì)量管理等先進的科學(xué)管理理念和方法，促使企業(yè)檔案管理工作信息化。

企業(yè)需要將檔案信息化建設(shè)納入企業(yè)信息化建設(shè)的整體方案中，以實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)信息系統(tǒng)的統(tǒng)一性。企業(yè)需要積極開展數(shù)字檔案室建設(shè)，通過計算機以完成電子檔案的存儲、分類、檢索、統(tǒng)計等工作，逐漸實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，確保電子檔案能夠保存完整、有效、安全，這里需要強調(diào)的是，電子檔案與紙質(zhì)檔案需要保持一致性[3]。企業(yè)需要建立檔案數(shù)據(jù)庫，并完善數(shù)據(jù)庫的檢索網(wǎng)絡(luò)，使企業(yè)的管理人員、技術(shù)人員、營銷人員等等不同崗位的工作人員都可以自由便捷地搜索信息檔案。

3.2 深入開發(fā)檔案信息資源

企業(yè)檔案在收集整理后大多是靜止?fàn)顟B(tài)，并沒有充分發(fā)揮其價值，浪費了巨大的信息資源。為了促使企業(yè)檔案能夠充分發(fā)揮其組員，需要結(jié)合企業(yè)文化建設(shè)需要對檔案信息進行深入開發(fā)，將大量的檔案信息資源進行歸類整理并進行二次、三次信息加工，使原本靜止?fàn)顟B(tài)的檔案信息轉(zhuǎn)為動態(tài)的檔案信息。企業(yè)檔案管理部門需要結(jié)合企業(yè)文化建設(shè)，深入挖掘企業(yè)重大事件，根據(jù)不同階段的戰(zhàn)略目標(biāo)與經(jīng)營方針，對企業(yè)檔案信息進行歸類整理，形成“企業(yè)發(fā)展史”、“企業(yè)榮譽史”等類別。通過挖掘企業(yè)在管理上的創(chuàng)新內(nèi)容，對檔案信息進行整理，形成例如“企業(yè)品牌名目”等專題性資料，這些資料不僅可以作為企業(yè)文化建設(shè)的參照，更可以作為企業(yè)培訓(xùn)的課程，使工作人員更為深入地了解企業(yè)的文化與核心精神，通過這些檔案信息的深入開發(fā)，可以豐富企業(yè)文化建設(shè)內(nèi)容，增強企業(yè)工作人員對自身工作的認同感與責(zé)任感，進而激發(fā)其工作的熱情。

4.結(jié)語

企業(yè)檔案對企業(yè)文化建設(shè)與戰(zhàn)略決策的制定都有重要的指導(dǎo)性作用，在新的知識經(jīng)濟體系下，企業(yè)需要深入挖掘企業(yè)檔案中存留的信息，并充分利用檔案，使其能夠充分發(fā)揮其價值，促進企業(yè)文化建設(shè)，推動企業(yè)的發(fā)展，為企業(yè)創(chuàng)造更大的經(jīng)濟效益與社會效益。

參考文獻

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[3] 王淑改.新時期企業(yè)檔案收集工作中存在的問題及對策[J]. 檔案天地. 2012（02）：1-19.