城建檔案管理的有效策略

全圓

摘 要：城建檔案屬于城市非常關(guān)鍵的可再生資源，是城市發(fā)展的見證，但是，城建檔案管理質(zhì)量和效率不容樂觀，仍然存在諸多問題，在很大程度上影響到城建檔案工作的持續(xù)發(fā)展。新形勢下，必須要不斷創(chuàng)新城建檔案管理工作，不斷提升工作質(zhì)量，以充分發(fā)揮該項工作的作用。本文闡述了城建檔案管理的功能，指出該過程中存在的主要問題，提出城建檔案管理的有效策略。

關(guān)鍵詞：城建檔案，檔案管理，功能，問題，策略

自從對外開放開始，歷經(jīng)20幾年的發(fā)展，我國城建檔案工作已打造起和城市建設(shè)相匹配的檔案體系，同時，相關(guān)管理工作變得更加規(guī)范、更加科學(xué)，并且其所具有社會功能同樣獲得充分的體現(xiàn)。然而，對于現(xiàn)階段的情況而言，城建檔案管理過程中仍然存在一系列的問題，管理水平有待提升，服務(wù)意識有待于加強。鑒于這一個方面的原因，本文分析了城建檔案管理的功能，指出管理面臨的問題及其有效策略，以期為做好城建檔案管理工作提供指導(dǎo)和借鑒。

1 城建檔案管理所具有的主要社會功能

第一，服務(wù)功能。開展該項工作旨在提供利用，為城市建設(shè)提供服務(wù)。第二，保障功能。管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照當(dāng)前的相關(guān)律法，編制具有較高可行性的規(guī)章制度，從而使該項工作順利進(jìn)行。第三，跟蹤功能。同步管理項目建設(shè)方面的檔案資料，是政府的其中一項要求，即檔案工作應(yīng)當(dāng)和項目建設(shè)保持統(tǒng)一節(jié)奏，具有承上啟下的作用。第四，監(jiān)督功能。如果想將該項工作做好，必須先完善管理機(jī)構(gòu)及其制度，這屬于該項工作的基礎(chǔ)條件，監(jiān)督該項工作的相關(guān)大政方針的具體落實狀況，還涉及到資金來源、人員配備等方面內(nèi)容，要是缺少管理機(jī)構(gòu)，則根本不能形成完善的制度，同樣就不能有效搜集與應(yīng)用檔案。

2 現(xiàn)階段城建檔案管理過程中面臨的主要問題分析

2.1 收集與處理檔案缺乏足夠的規(guī)范

研究發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)階段城建檔案收集來源非常不均衡。首先，從總體而言，收集的地下資料相對較少，而地上部分相對較多。具體的工作過程中，相關(guān)管理機(jī)構(gòu)無法收集到全部的城建工程檔案，或多或少有所遺漏。其次，從管理權(quán)限的層面進(jìn)行分析，建設(shè)系統(tǒng)工程檔案資料收集相對較多，而工程檔案以外的其它資料卻很少。再次，從分類大綱的層面進(jìn)行分析，有的檔案收集具有漏項，有時候還有空白部分。

2.2 收集方法單調(diào)

檔案利用率相對較低，具體的現(xiàn)實中，城建有關(guān)方對相關(guān)檔案缺乏充分的認(rèn)識，要是用不到，根本不會去進(jìn)行查閱，這樣就使得檔案利用有限，無法充分發(fā)揮其功能。具體來說，紙質(zhì)檔案所占比例較高，而電子檔案等特種載體檔案所占比例相對較少，無法充分迎合信息化建設(shè)的需求。

2.3 收集內(nèi)容失真

部分收集到的城建檔案由于一些工程施工單位的資料員缺乏責(zé)任心，收集到的檔案資料不完整、不規(guī)范，個別單位甚至涂改原始檔案中的內(nèi)容，造成檔案資料的不真實性，給今后檔案提供利用造成隱患。

2.4 缺乏足夠的專業(yè)人才

毋庸置疑，檔案管理離不開大量的專業(yè)人才。然而，通過研究現(xiàn)階段一些城市的城建檔案管理不難發(fā)現(xiàn)， 城建檔案隊伍中具有專業(yè)技術(shù)的高素質(zhì)人才較少，具有信息技術(shù)、檔案管理能力的綜合性人才更為稀缺。因此，根本無法滿足今后的發(fā)展需求。

2.5 信息化硬件投入有待加強

現(xiàn)階段，城建檔案信息化建設(shè)過程中，在配置硬件、網(wǎng)絡(luò)連接方面相對落后。我國許多實力較強的圖書館檔案管理部門之中，該項工作已完全通過信息化方式進(jìn)行管理。然而，在城建檔案管理方面，檔案信息化、數(shù)字化工作才剛剛開始，目前根本無法滿足信息化快速發(fā)展的要求。

3 城建檔案管理的有效策略

3.1 領(lǐng)導(dǎo)重視，加大經(jīng)費支持力度

城建檔案屬于城建項目的資料，屬于建筑文化的有機(jī)內(nèi)容之一。各級建設(shè)主管機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)均需要充分認(rèn)識到其重要性，加大關(guān)注力度，將該項工作歸進(jìn)城建發(fā)展規(guī)劃之中，通過認(rèn)真細(xì)致的探討，編制相關(guān)政策制度，以推動該項工作不斷向前發(fā)展。主動向上級爭取城建檔案管理方面的支持，加大資金支持，努力爭取城建檔案管理工作機(jī)構(gòu)的編制，與編委等機(jī)構(gòu)弄明白該項工作的價值和意義，始終對該工作保持高度的重視。另一方面，建設(shè)行政主管機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)積極把該工作納進(jìn)績效考核的范疇，省級有關(guān)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)不斷優(yōu)化城建檔案館目標(biāo)管理制度。應(yīng)當(dāng)構(gòu)建起科學(xué)合理、系統(tǒng)全面的激勵機(jī)制，利用這種方式，切實強化內(nèi)部管理，最大限度地激發(fā)相關(guān)人員的主動性，從而推動該項工作不斷向前發(fā)展。

3.2 加大力度開展執(zhí)法檢查工作

重點推動城建檔案工作法治化，在此基礎(chǔ)上，應(yīng)當(dāng)根據(jù)相關(guān)律法以及檔案的職能要求，切實強化對相關(guān)執(zhí)法隊伍的建設(shè)，不斷加強對該項工作的執(zhí)法監(jiān)督，使相關(guān)工作人員的執(zhí)法能力與水平不斷提升，實施專項執(zhí)法檢查活動，進(jìn)一步提升整個社會的檔案思想與法制理念，努力提高依法管檔、依法行政的水平。

3.3 推動該項工作的信息化進(jìn)程

按照信息化建設(shè)需要，充分發(fā)揮當(dāng)前的現(xiàn)代化設(shè)施，構(gòu)建起城建檔案平臺，減少歸檔時間，進(jìn)一步提升檔案的時效性、全面性、可靠性與利用率。對于城建檔案館來說，其基礎(chǔ)工作是管理檔案，唯有具有全面、高質(zhì)量的館藏檔案，才可以推動城建檔案館不斷發(fā)展，使城建檔案的功能得到有效發(fā)揮。另一方面，當(dāng)前我們已經(jīng)進(jìn)入了一個信息時代，城建檔案工作也會進(jìn)入新的階段，積極開發(fā)這方面的信息資源，盡可能的將服務(wù)領(lǐng)域拓寬。在通過傳統(tǒng)方式開展檔案管理工作的前提下，不斷把各種信息技術(shù)引入該項工作之中，使得信息技術(shù)能夠應(yīng)用到管理的每一個環(huán)節(jié)。

3.4 更新理念，不斷提升服務(wù)意識

相關(guān)工作者應(yīng)當(dāng)盡快更新自己的思想觀念，應(yīng)當(dāng)形成“銳意進(jìn)取、建功立業(yè)”的思想，在實踐中逐漸拓寬檔案服務(wù)領(lǐng)域，同時不斷對服務(wù)機(jī)制進(jìn)行改善，進(jìn)一步提升服務(wù)效果，科學(xué)合理的推動城建檔案館管理機(jī)制的改革，切實強化內(nèi)部管理，并且還應(yīng)當(dāng)制定科學(xué)合理的競爭機(jī)制，以最大限度地激發(fā)工作人員的主動性與熱情。該項工作的宗旨是提供服務(wù)，屬于城建檔案館健康持續(xù)前進(jìn)的保障。作為城建工作的有機(jī)內(nèi)容之一，城建檔案工作主要是從城建之中而來，并且還能夠服務(wù)于城建工作。因此，相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)積極主動，親身到一線開展工作，積極到建設(shè)部門為他們提供幫助，指導(dǎo)他們開展該項工作。除此之外，還應(yīng)當(dāng)樹立起客戶至上的理念，盡快弄清楚利用者的具體需求及其心理，深入加工城建檔案，不斷創(chuàng)新服務(wù)模式，從而能夠為城建工作提供高效優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

3.5 推行目標(biāo)管理，進(jìn)一步規(guī)范檔案資料的收集和管理工作

第一，對于城建檔案館來說，主要應(yīng)當(dāng)收集的檔案包括，基礎(chǔ)設(shè)施項目、市政項目、建筑項目、園林與景區(qū)項目等，以及軍事工程（其中不包括軍事管理區(qū)與禁區(qū)，包括穿越市區(qū)的地下管線等的具體部署等）。第二，切實強化管理，提高規(guī)范化程度：首先，認(rèn)真細(xì)致的對城建檔案進(jìn)行分類，嚴(yán)格控制關(guān)口，明確層次，充分確保檔案質(zhì)量與數(shù)量等方面的高度一致，防止各種無用資料進(jìn)入，其次，不斷改善檔案收集、整理等環(huán)節(jié)的操作步驟，靈活應(yīng)用多種方式開展工作，進(jìn)一步提升管理質(zhì)量，再次，切實強化對該項工作的督查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。

4 結(jié)語

綜上所述，城建檔案管理發(fā)揮著非常關(guān)鍵的作用，為解決管理工作中面臨的問題，應(yīng)當(dāng)重點把握以下策略：領(lǐng)導(dǎo)重視，加大經(jīng)費支持力度；推動該項工作的信息化進(jìn)程；加大力度開展執(zhí)法檢查工作；更新理念，不斷提升服務(wù)意識；推行目標(biāo)管理，進(jìn)一步規(guī)范檔案資料的收集和管理工作。

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