移動(dòng)辦公在某工程技術(shù)公司的實(shí)踐

汪婷婷

（中國(guó)瑞林工程技術(shù)有限公司，江西南昌330031）

移動(dòng)辦公在某工程技術(shù)公司的實(shí)踐

汪婷婷

（中國(guó)瑞林工程技術(shù)有限公司，江西南昌330031）

介紹了移動(dòng)辦公的優(yōu)勢(shì)、應(yīng)用現(xiàn)狀與前景，并通過中國(guó)瑞林公司NIMS移動(dòng)辦公系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)用，分析了移動(dòng)辦公的應(yīng)用模式和運(yùn)行特點(diǎn)，針對(duì)移動(dòng)辦公系統(tǒng)仍然存在的一些問題，提出了對(duì)未來更為成熟的移動(dòng)辦公系統(tǒng)的期許。

移動(dòng)辦公；辦公自動(dòng)化；移動(dòng)終端；網(wǎng)絡(luò)安全

隨著IT業(yè)與通信業(yè)的高速發(fā)展，現(xiàn)代企業(yè)越來越傾向于高效的辦公模式，移動(dòng)辦公也隨之產(chǎn)生。移動(dòng)辦公是一種新型的辦公模式，是通信技術(shù)和無(wú)線網(wǎng)絡(luò)高速發(fā)展下的產(chǎn)物,它是利用無(wú)線網(wǎng)絡(luò)的連接及智能終端設(shè)備，再通過移動(dòng)辦公的操作系統(tǒng)的控制，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程異地或移動(dòng)辦公，真正做到24小時(shí)移動(dòng)互聯(lián)[1]。這種辦公模式打破了時(shí)間和地域的限制，改變了原有的辦公模式，成為無(wú)紙化辦公，以及互聯(lián)網(wǎng)遠(yuǎn)程辦公之后出現(xiàn)的最方便、快捷的辦公方式，給企業(yè)的高效率辦公提供了新的思路。由于辦公人員可在任何時(shí)間（Anytime）、任何地點(diǎn)（Anywhere）處理與業(yè)務(wù)相關(guān)的任何事情 （Anything），“移動(dòng)辦公”也被稱為“3A辦公”。目前，移動(dòng)辦公系統(tǒng)已成為提高各級(jí)機(jī)構(gòu)辦公效率的首選工具。

1　移動(dòng)辦公的現(xiàn)狀與前景分析

隨著通信技術(shù)的迅速發(fā)展，現(xiàn)代企業(yè)越來越傾向于高效便捷的辦公模式。移動(dòng)辦公可以有效改善辦公環(huán)境，簡(jiǎn)化機(jī)構(gòu)之間的溝通程序，并可實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程辦公，提高工作效率，滿足個(gè)性化需求。

隨著移動(dòng)設(shè)備的普及，智能設(shè)備已經(jīng)成為個(gè)人生活中必不可少的一部分。員工對(duì)于新科技的喜好反過來驅(qū)動(dòng)著企業(yè)變更和適應(yīng)新技術(shù)的變化。目前，許多企業(yè)開始考慮允許員工自帶智能設(shè)備使用企業(yè)內(nèi)部應(yīng)用,其目的是既滿足員工自身對(duì)于新科技和個(gè)性化的追求,同時(shí)又提高員工的工作效率，降低企業(yè)在移動(dòng)終端上的成本投入。然而，由于移動(dòng)辦公項(xiàng)目對(duì)應(yīng)的設(shè)備屬于員工個(gè)人而非企業(yè)，因此如何定義移動(dòng)辦公項(xiàng)目中IT管理的范疇，精確區(qū)分企業(yè)數(shù)據(jù)與個(gè)人隱私是目前移動(dòng)辦公項(xiàng)目中非常重要的問題[2]。另外，在技術(shù)方面，移動(dòng)終端管理軟件需要支持企業(yè)數(shù)據(jù)與個(gè)人數(shù)據(jù)的安全分割;在管理制度方面，企業(yè)需要與員工明確約定雙方的責(zé)任和義務(wù)。

2　移動(dòng)辦公的優(yōu)勢(shì)

與傳統(tǒng)的辦公模式相比，移動(dòng)辦公的優(yōu)勢(shì)明顯：1)移動(dòng)客戶端操作便利簡(jiǎn)單。由于移動(dòng)信息產(chǎn)品發(fā)展得很快,以及移動(dòng)通信網(wǎng)絡(luò)的日益優(yōu)化，移動(dòng)辦公只需要一部可以上網(wǎng)的智能手機(jī)或者平板電腦就能完成全部的工作[3]。2）功能強(qiáng)大且靈活。移動(dòng)辦公將企業(yè)的眾多管理工作都裝進(jìn)了手機(jī)，包括客戶管理、項(xiàng)目管理、知識(shí)管理、合同管理、績(jī)效管理等等，所以很多要在電腦上處理的工作均能通過移動(dòng)終端來完成，其功能與效率堪比電腦辦公。同時(shí)，針對(duì)不同行業(yè)領(lǐng)域的業(yè)務(wù)需求，還可以對(duì)移動(dòng)辦公進(jìn)行專業(yè)的定制開發(fā)，滿足不同的個(gè)性需求[4]。3)處理事務(wù)高效快捷。移動(dòng)辦公打破了時(shí)間和地域的束縛，辦公人員隨時(shí)隨地都能申請(qǐng)、審批流程，瀏覽公司公文，查閱通知公告，查看郵件，處理個(gè)人事務(wù)等等，以應(yīng)用“碎片化”和使用時(shí)間“碎片化”的方式實(shí)現(xiàn)了生產(chǎn)效率和管理水平的全面提升。這種辦公模式將以前浪費(fèi)的時(shí)間有效地利用起來，在不知不覺中就提高了工作效率。

3　企業(yè)應(yīng)用實(shí)例分析

移動(dòng)辦公對(duì)于大型的設(shè)計(jì)工程公司，尤其是對(duì)于有海外項(xiàng)目的工程公司而言，顯得尤為重要。這些企業(yè)大多數(shù)的員工長(zhǎng)期出差在外，分散在全國(guó)乃至世界各地。在這種情況下，能夠?qū)⒄麄€(gè)企業(yè)的業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)移植到移動(dòng)終端，實(shí)現(xiàn)組織內(nèi)部的所有人員在任何時(shí)候任何地點(diǎn)都可以實(shí)時(shí)獲取信息并進(jìn)行協(xié)同工作，無(wú)論從工作效率還是管理水平來講都具有重要的意義。

中國(guó)瑞林工程技術(shù)有限公司（以下簡(jiǎn)稱中國(guó)瑞林）2013年引進(jìn)了NIMS移動(dòng)辦公系統(tǒng)，該系統(tǒng)完全采用流程化客戶界面設(shè)計(jì)，操作簡(jiǎn)便直觀，安裝方便，客戶端包含移動(dòng)端主流平臺(tái)且操作簡(jiǎn)單、方便，如圖1所示。

圖1　NIMS手機(jī)客戶端操作界面

移動(dòng)辦公系統(tǒng)通常將一組人員為完成某一項(xiàng)業(yè)務(wù)所進(jìn)行的所有工作與工作轉(zhuǎn)交（交互）過程定義為工作流。在企業(yè)管理和項(xiàng)目管理中，幾乎所有的業(yè)務(wù)過程都是工作流，特別是辦公自動(dòng)化應(yīng)用系統(tǒng)的核心應(yīng)用——公文管理、項(xiàng)目管理、采購(gòu)管理等。而NIMS系統(tǒng)支持所有上述工作流程的自動(dòng)化應(yīng)用。

每一項(xiàng)工作以流程的形式，由發(fā)起者（如文件起草人）發(fā)起流程，經(jīng)過本部門以及其他部門的處理（如簽署、會(huì)簽），最終到達(dá)流程的終點(diǎn)（如發(fā)出文件、歸檔入庫(kù)、發(fā)布）。移動(dòng)OA信息化辦公平臺(tái)工作流程自動(dòng)化的目標(biāo)就是要協(xié)調(diào)組成工作流的四大元素(人員、資源、事件、狀態(tài))，主動(dòng)推進(jìn)工作流程的發(fā)生、發(fā)展、完成，實(shí)現(xiàn)全過程監(jiān)控。如及時(shí)地自動(dòng)收回或賦予不同人員的操作權(quán)限、主動(dòng)提示和催促工作人員實(shí)現(xiàn)某一階段的處理，從而整體提高工作流處理的效率[5]。

單位日常辦公管理工作中,各部門的業(yè)務(wù)不是孤立的，而是在互動(dòng)的過程中相互促進(jìn)，共同提升。移動(dòng)OA信息化辦公系統(tǒng)根據(jù)現(xiàn)代辦公理念,將各種相關(guān)辦公業(yè)務(wù)進(jìn)行合理整合,提供了統(tǒng)一的操作平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了辦公管理業(yè)務(wù)信息的全面共享，使各職能部門緊密結(jié)合，形成一個(gè)有機(jī)的整體，從而提升單位整體的管理、服務(wù)效率。

NIMS系統(tǒng)采用WEB開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)，可以隨時(shí)實(shí)現(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)上的應(yīng)用，辦公人員通過手機(jī)隨時(shí)訪問到企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，使辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用地點(diǎn)由固定的物理位置延伸到了所有被網(wǎng)絡(luò)覆蓋到的地方，從而從客觀上提高了企業(yè)的工作效率。另一方面，NIMS系統(tǒng)采用了用戶級(jí)加密技術(shù)，即安全權(quán)限的劃分限制，使系統(tǒng)中不同的辦公人員在不同的時(shí)刻對(duì)辦公信息的處理權(quán)限也有所不同，這為企業(yè)信息的安全暢通提供了有力保障[6]。

4　需要關(guān)注的問題

實(shí)踐證明，NIMS系統(tǒng)的開發(fā)利用為中國(guó)瑞林帶來了諸多好處和便利，但在企業(yè)信息管理過程中也存在一些問題。作為企業(yè)的IT管理人員，通過對(duì)NIMS系統(tǒng)研發(fā)應(yīng)用過程的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，筆者認(rèn)為需著重關(guān)注以下幾個(gè)問題：1）客戶端差異化。傳統(tǒng)的辦公系統(tǒng)是基于PC機(jī)的Windows系統(tǒng)開發(fā)的，而移動(dòng)終端APP是基于智能手機(jī)和平板電腦的操作系統(tǒng)（如ios、Android、Windows Phone等）研發(fā)的，要將傳統(tǒng)的辦公系統(tǒng)移植到不同的os上既費(fèi)時(shí)費(fèi)力，也會(huì)帶來額外的開發(fā)、維護(hù)和培訓(xùn)問題。2）網(wǎng)絡(luò)差異及性能問題。辦公軟件的運(yùn)行往往是基于局域網(wǎng)設(shè)計(jì)的，而實(shí)際上移動(dòng)辦公終端使用的網(wǎng)絡(luò)千差萬(wàn)別。這就導(dǎo)致了很多應(yīng)用在移動(dòng)辦公使用時(shí)因網(wǎng)絡(luò)而產(chǎn)生性能瓶頸。3）安全性問題。移動(dòng)辦公是將企業(yè)關(guān)鍵信息傳遞在公共網(wǎng)絡(luò)上，因此不僅會(huì)帶來數(shù)據(jù)被截獲的危險(xiǎn)，而且一旦移動(dòng)終端丟失，上面可能存在的敏感數(shù)據(jù)將對(duì)企業(yè)造成無(wú)法估算的危害。另一方面，如果外部終端接入企業(yè)內(nèi)網(wǎng)，則會(huì)對(duì)企業(yè)內(nèi)部造成系統(tǒng)級(jí)的安全威脅。因此，移動(dòng)辦公有著比在企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)使用更高的安全性要求[7]。

5　結(jié)語(yǔ)

綜上所述，移動(dòng)辦公作為一種新興的辦公模式，通過在手機(jī)客戶端安裝企業(yè)信息化軟件，擺脫了必須在固定場(chǎng)所固定設(shè)備上進(jìn)行辦公的限制，對(duì)企業(yè)管理者和員工提供了極大便利，對(duì)企業(yè)的管理有著極為重要的意義。但是同樣也存在一些需要關(guān)注、尚待解決的問題。這也有意味著，移動(dòng)辦公尚需進(jìn)一步成熟、完善。相信移動(dòng)辦公隨著通信技術(shù)和無(wú)線網(wǎng)絡(luò)的深化發(fā)展，未來必將成為企業(yè)辦公模式的最佳選擇。

[1]臧智巖.移動(dòng)辦公在企業(yè)內(nèi)的應(yīng)用[J].電子技術(shù)與軟件工程,2014 (6):59.

[2]佚名.BYOD辦公革命[J].IT經(jīng)理世界，2013（12）：94-95.

[3]劉磊.工作流平臺(tái)需求架構(gòu)分析[J].電腦知識(shí)與技術(shù)，2013(30): 6789-6797.

[4]吳克忠.移動(dòng)辦公、居家辦公（MOHO）——OA的新發(fā)展[J].辦公自動(dòng)化，2010(02):4-8.

[5]中國(guó)電子政務(wù)網(wǎng).政務(wù)網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)解決方案 [EB/OL].[2006-12-18].(2014-10-05).http://www.e-gov.org.

[6]尤衛(wèi)軍.移動(dòng)辦公平臺(tái)的實(shí)現(xiàn)方式[J].計(jì)算機(jī)時(shí)代,2012(2):35-36.

[7]陳志宏.基于云計(jì)算的虛擬桌面平臺(tái)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D].上海：復(fù)旦大學(xué)，2012.

Practice on Mobile Office of a Certain Engineering Company

WANG Tingting
(China Nerin Engineering Co.,Ltd.,Nanchang,Jiangxi 330031,China)

This paper introduces advantages,application present situation and prospect of mobile office,and according to development and application of NIMS mobile office system of China Nerin Engineering Co.,Ltd.,the paper analyzes application mode and operating characteristic of mobile office.For many problems existed in mobile office system,the paper puts forward the expectation of the mature mobile office system for the future.

mobile office;office automation;mobile terminal;network security

TP311

B

1004-4345(2015)04-0065-02

2014-11-20

汪婷婷（1987—），女，主要從事信息管理工作。