檔案管理與信息化技術(shù)融合的策略探究

陳董來

（深圳市光明新區(qū)衛(wèi)生監(jiān)督所，廣東 深圳 518107）

當(dāng)前，全球發(fā)展的一個(gè)趨勢就是信息化，隨著科學(xué)技術(shù)以及信息化的發(fā)展，原先的檔案管理方式已經(jīng)在信息化大潮中顯得滯后。將信息化技術(shù)引入到檔案管理中，能夠有效地提升檔案管理工作的效率。本文研究的重點(diǎn)在于怎樣做到檔案管理的信息化。

1 檔案管理與信息化技術(shù)融合的必要性

檔案具備歷史性和長久性，在保管的時(shí)候，尤其要注意保管的周邊環(huán)境，因?yàn)榧堎|(zhì)文檔比較脆弱，當(dāng)災(zāi)難來臨的時(shí)候文檔面臨著巨大的威脅，嚴(yán)重的時(shí)候文檔會(huì)遭受損壞，這就帶來非常巨大的經(jīng)濟(jì)損失，為此我國每年在檔案管理上都投資了數(shù)量巨大的資金[1]。除此以外，反復(fù)查看檔案也容易出現(xiàn)檔案丟失或損壞的情況，這都為檔案管理增加了難度。而電子文檔就能夠很好地解決這個(gè)問題，因此信息化的檔案管理模式是必須要實(shí)行的，這與當(dāng)前的時(shí)代特征非常相符。

2 檔案信息化建設(shè)的有利條件

2.1 檔案信息化建設(shè)漸入佳境

檔案管理信息化建設(shè)在我國的發(fā)展已有很長時(shí)間，也積累了豐富的工作經(jīng)驗(yàn)。我國對創(chuàng)建檔案信息化理論的目的、原則、渠道、方式、任務(wù)以及信息系統(tǒng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，已經(jīng)非常明白了。特別是隨著當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)＋時(shí)代的到來，相關(guān)部門已經(jīng)非常明白檔案信息化的發(fā)展方向，這樣一來創(chuàng)建合理的、科學(xué)的、實(shí)用的、健全的檔案信息化理論體系就非常輕松了。

2.2 檔案信息的需求日益增多

當(dāng)前社會(huì)在不斷的發(fā)展中，信息技術(shù)也在大范圍的使用，人們對信息的需求漸顯強(qiáng)烈，其中檔案信息因其有寶貴的歷史價(jià)值，有著非常大的需求量和使用率。根據(jù)當(dāng)前情況看，創(chuàng)建檔案信息化理論體系還有著較大的發(fā)展空間，體系創(chuàng)建的期望也較為急切。除此以外，我國的電子政務(wù)事業(yè)也在不斷的發(fā)展中，從某種程度上來說，也大大擴(kuò)展了檔案信息化理論體系創(chuàng)建的發(fā)展前景。

2.3 傳統(tǒng)檔案管理模式已與時(shí)代脫節(jié)

在社會(huì)持續(xù)發(fā)展的情況下，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)很難滿足時(shí)代的發(fā)展需要了。當(dāng)前最需要做的就是從根本上改變檔案信息服務(wù)的觀念，還要提升檔案館提供社會(huì)公共服務(wù)的能力[2]。因此，所有的檔案館都應(yīng)該要增強(qiáng)檔案信息資源開發(fā)的使用率，還要持續(xù)拓展檔案信息的服務(wù)途徑，做到方式更加靈活、手段更加豐富、系統(tǒng)更為完善。只有這樣新型的服務(wù)模式，才能夠讓檔案信息化穩(wěn)健發(fā)展。當(dāng)前處于信息時(shí)代，世界各國的聯(lián)系更加頻繁和密切。檔案管理作為行政事務(wù)管理中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，在信息化建設(shè)領(lǐng)域，更應(yīng)該通過與外界交流，吸取其他發(fā)達(dá)國家在這方面的豐富經(jīng)驗(yàn)，以此來促進(jìn)我國檔案的發(fā)展。

3 檔案管理與信息化技術(shù)融合的實(shí)施策略

3.1 檔案數(shù)據(jù)資料與信息化技術(shù)融合

數(shù)據(jù)資料的信息化表現(xiàn)在檔案輸入的環(huán)節(jié)，這一環(huán)節(jié)需要非常認(rèn)真地對待。與此同時(shí)，在輸入檔案的時(shí)候應(yīng)當(dāng)使用規(guī)范的、統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式，這樣才可以方便日后的查找和管理[3]。同時(shí)，因?yàn)樾畔⒒芾砼c網(wǎng)絡(luò)安全有著分不開的關(guān)系，為了確保檔案處于一個(gè)非常安全的環(huán)境中，在輸入、保存的時(shí)候還要備份檔案，如果出現(xiàn)更改檔案或者檔案丟失的情況，還能夠?qū)⒃镜臋n案找回。另外，還能夠確保在日后出現(xiàn)檔案矛盾的時(shí)候，有原文檔作為證據(jù)。

3.2 檔案管理工作流程與信息化技術(shù)融合

工作流程信息化表現(xiàn)在后臺(tái)操作上，盡管該方面是群眾很少直接接觸的，但是人們對檔案信息化管理的滿意程度取決于該流程進(jìn)行的好壞。最大可能就是達(dá)到全自動(dòng)化辦公，盡量避免過多人員的加入。檔案的信息化管理體系創(chuàng)建成功后，人們最重要的任務(wù)就是保護(hù)系統(tǒng)的安全，而其他方面的工作，就是最大化地減少人員的加入才能夠確保工作效率。同時(shí)，要達(dá)到這個(gè)目標(biāo)，應(yīng)該制訂統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范流程，才可以達(dá)到檔案管理的信息化，這也是創(chuàng)建全套信息管理體系的基礎(chǔ)。如果缺少了這些標(biāo)準(zhǔn)，體系中的信息就不能夠互相融合，檔案信息網(wǎng)絡(luò)就會(huì)堵塞，資源共享也就成為了一個(gè)幻想。

3.3 檔案檢索與信息化技術(shù)融合

要分級檢索檔案，讓使用者通過網(wǎng)絡(luò)可以及時(shí)、準(zhǔn)確地搜索到需要查閱的文檔。需要注意的是，在設(shè)計(jì)檢索系統(tǒng)的時(shí)候要保證兩點(diǎn)：①網(wǎng)絡(luò)用戶只是可讀的；②搜索的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)分成兩個(gè)部分，一部分是完全公開的，所有人都能夠搜索，另一部分不是公開的，需要使用密碼才可以進(jìn)入。檔案檢索的信息化要求保證檔案管理工作處于安全的環(huán)境中，這決定于網(wǎng)絡(luò)安全性。檔案既是公司企業(yè)發(fā)展的歷史資料，也是個(gè)人在公司企業(yè)內(nèi)的工作記錄。所以，檔案管理工作的安全性是一個(gè)非常重要的問題，需要高度重視。

3.4 檔案管理工作人員與信息化技術(shù)接軌

不管檔案管理的信息化處于什么樣的程度，都離不開人員的參與。但是在檔案管理信息化以后，員工就面臨著更大的調(diào)整。在技能上，信息化管理需要員工熟知全套的體系，能夠非常熟練地使用信息化工具，還需要非常了解網(wǎng)絡(luò)安全。提升工作人員的素質(zhì)應(yīng)該從兩點(diǎn)出發(fā)：①對將來人才的預(yù)備。也就是說在高校中設(shè)立有關(guān)的專業(yè)，讓檔案管理信息化這個(gè)行業(yè)擁有豐富的人才，但是這種方法只可以為長遠(yuǎn)發(fā)展做準(zhǔn)備，不能解決當(dāng)前的問題；②加強(qiáng)現(xiàn)有檔案專業(yè)技術(shù)人員的培養(yǎng)。挑選綜合素質(zhì)較高的人員，創(chuàng)造學(xué)習(xí)條件和支持配套，有針對地進(jìn)行培養(yǎng)，使他們樂于提高自身檔案管理能力和技能。

4 結(jié)論

隨著互聯(lián)網(wǎng)＋時(shí)代的到來，檔案管理工作信息化是一種必然趨勢。將傳統(tǒng)的檔案管理與信息化技術(shù)相融合，利用信息化技術(shù)服務(wù)于檔案管理，并在人、財(cái)、物上給予支持，將有效地提高公司企業(yè)的檔案管理能力，促進(jìn)公司企業(yè)健康、穩(wěn)定發(fā)展。

[1]許瀚文.談檔案信息化管理的利弊[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2015（2）：125－126.

[2]高峰.檔案管理信息化建設(shè)中的相關(guān)問題探討[J].黑龍江史志，2015（8）：211－212.

[3]王敏.檔案信息化建設(shè)和檔案管理研究[J].中國管理信息化，2015（8）：176－177.