提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑分析

孔 菲

（湖南城市學(xué)院，湖南 益陽(yáng) 413000）

提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑分析

孔 菲

（湖南城市學(xué)院，湖南 益陽(yáng) 413000）

信息化時(shí)代的到來(lái)對(duì)檔案管理工作提出了全新的要求，提高檔案管理工作的科學(xué)化水平成為必然趨勢(shì)。為此，檔案管理人員必須不斷提升自身的綜合素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平，并逐步轉(zhuǎn)變思想觀念，采用先進(jìn)的管理方法和手段，開(kāi)展檔案管理工作，這不但有助于工作效率和質(zhì)量的提升，而且還能使檔案的利用價(jià)值得以最大限度的發(fā)揮?；诖耍疚暮?jiǎn)要闡述檔案管理科學(xué)化的作用及意義，并分析檔案管理現(xiàn)狀，在此基礎(chǔ)上對(duì)提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑進(jìn)行論述。

檔案管理；科學(xué)化；信息化

1　檔案管理科學(xué)化的作用及意義

檔案是一種具有極大使用價(jià)值的歷史性資料，能夠?yàn)橄嚓P(guān)工作的開(kāi)展提供憑證和依據(jù)。隨著時(shí)代的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，檔案的數(shù)量越來(lái)越龐大，其形式也不再局限于傳統(tǒng)文字，這些都對(duì)檔案管理工作提出了更高要求。因此，應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步提升檔案管理的科學(xué)化水平，其重要作用及意義體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。其一，逐步提升檔案管理的科學(xué)化水平，能夠以更加科學(xué)的方法和途徑對(duì)檔案進(jìn)行管理，有助于檔案管理工作向規(guī)范化、科學(xué)化、制度化的方向發(fā)展，從而顯著增強(qiáng)檔案管理的質(zhì)量。其二，檔案管理的科學(xué)化實(shí)質(zhì)上就是運(yùn)用各種先進(jìn)的信息技術(shù)、數(shù)字技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行有效處理，使檔案從整理歸檔到使用的整個(gè)流程更加方便、快捷，檔案自身的價(jià)值能夠獲得最大程度地體現(xiàn)，這對(duì)于相關(guān)工作的開(kāi)展非常有利。

2　檔案管理現(xiàn)狀分析

從目前檔案管理的總體情況上看，雖然較之以往有了很大進(jìn)步，但仍然存在諸多不足之處，具體體現(xiàn)在如下幾個(gè)方面。其一，管理方式有待改進(jìn)?，F(xiàn)階段，檔案管理仍以紙質(zhì)化為主，電子信息化管理尚未大范圍普及。由于紙質(zhì)檔案資料的載體為紙張，其可能在保存的過(guò)程中出現(xiàn)浸濕、燒毀、破碎等情況，同時(shí)反復(fù)的借閱還可能導(dǎo)致檔案丟失或損壞，一旦重要檔案丟失，其所造成的后果非常嚴(yán)重。其二，管理體系有待完善。部分檔案管理人員在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，由于對(duì)工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，加之管理體系不夠健全，從而導(dǎo)致有價(jià)值的檔案資料和重要的檔案信息去向不明，這在一定程度上制約了檔案管理科學(xué)化水平的提升。其三，人員素質(zhì)有待提升。檔案管理人員自身的素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)水平直接關(guān)系到檔案管理工作的開(kāi)展成效。然而，有些檔案管理人員一般都是憑借個(gè)人的工作經(jīng)驗(yàn)對(duì)檔案進(jìn)行管理。而科學(xué)化的檔案管理工作需要先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備予以保障，這對(duì)管理人員的素質(zhì)和能力水平提出了較高要求，由此導(dǎo)致檔案管理工作的科學(xué)化水平不高。

3　提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑

3.1提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

在檔案管理工作中，人既是管理者也是參與者，其素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)能力的高低直接關(guān)系到檔案管理的科學(xué)化水平。在當(dāng)前的形勢(shì)下，為了進(jìn)一步提高檔案管理的科學(xué)化水平，必須不斷提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。首先，可以從檔案管理人員隊(duì)伍方面著手，通過(guò)引入大量專(zhuān)業(yè)的管理人才，使人員結(jié)構(gòu)更加合理。其次，檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)在職人員的培訓(xùn)，采用各種不同的培訓(xùn)方式，如外派學(xué)習(xí)、對(duì)外交流等，完善檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)，提升其技能水平。同時(shí)，要確保培訓(xùn)內(nèi)容的全面性和系統(tǒng)性，不但要涉及與檔案管理信息化有關(guān)的內(nèi)容，還要包括與檔案管理工作相關(guān)的內(nèi)容，如國(guó)家現(xiàn)行的法律法規(guī)及政策、行業(yè)內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)等。再次，應(yīng)完善管理人員考核制度，從而使檔案管理工作更加規(guī)范，讓所有的管理人員始終保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，及時(shí)、高效地完成檔案管理的相關(guān)工作。

3.2積極轉(zhuǎn)變思想觀念

轉(zhuǎn)變思想觀念是檔案管理科學(xué)化水平提升的根本保障。現(xiàn)階段，檔案管理已經(jīng)從傳統(tǒng)的手工操作向先進(jìn)的計(jì)算機(jī)管理轉(zhuǎn)變，從而使工作效率和管理水平獲得了顯著提升。因此，檔案管理人員要認(rèn)清形勢(shì)，打破傳統(tǒng)守舊的管理觀念，轉(zhuǎn)變墨守成規(guī)的思想，運(yùn)用全新的管理方式和方法，推動(dòng)檔案管理工作向科學(xué)化方向發(fā)展，使檔案資料的價(jià)值得以充分體現(xiàn)。

3.3更新管理方式

長(zhǎng)期以來(lái)，檔案管理方式均是以館藏型為主，檔案保管是工作的核心內(nèi)容，雖然這種管理方式也有一定的可取之處，但卻無(wú)法滿足檔案管理科學(xué)化的要求，為此，必須對(duì)管理方式和方法進(jìn)行更新。對(duì)檔案信息的利用是當(dāng)前檔案管理的主要目標(biāo)之一，應(yīng)當(dāng)采取利用型的管理方式，發(fā)揮檔案資料的價(jià)值，實(shí)現(xiàn)資源共享，為檔案使用者提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。此外，各類(lèi)檔案資源均應(yīng)從原本量的積累向質(zhì)的提高轉(zhuǎn)變，這樣才能最大限度地發(fā)揮出檔案的使用價(jià)值。

3.4完善管理制度體系

檔案管理制度體系的完善是實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化目標(biāo)的基本保障，這要求各單位制定完善的檔案管理責(zé)任制，進(jìn)一步明確檔案管理人員的職責(zé)，做好本職工作。同時(shí)要從全局到局部?jī)煞矫姘盐?，完善相關(guān)規(guī)章制度，如在人事方面應(yīng)制定績(jī)效考核制度，做到優(yōu)獎(jiǎng)劣罰，以調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性。此外，還應(yīng)針對(duì)行業(yè)內(nèi)的運(yùn)行管理構(gòu)建相應(yīng)的規(guī)章制度，并從立法的角度約束檔案管理科學(xué)化的工作方法，規(guī)范管理人員的行為。

4　結(jié) 語(yǔ)

檔案管理是一項(xiàng)較為復(fù)雜且系統(tǒng)的工作，想要做好這項(xiàng)工作就必須不斷提高檔案管理的科學(xué)化水平，通過(guò)提升人員素質(zhì)，轉(zhuǎn)變思想觀念，完善制度體系和更新管理方式等途徑，不但能夠?yàn)闄n案管理科學(xué)化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)提供保障，而且還能使檔案的價(jià)值得以最大限度的發(fā)揮，這對(duì)于促進(jìn)我國(guó)檔案事業(yè)的持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展意義重大。

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10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.20.135

G271

A

1673-0194（2015）20-0171-01

2015-09-07