醫(yī)院文書檔案管理問(wèn)題與完善措施分析

劉惠民

（福建醫(yī)科大學(xué)附屬第二醫(yī)院，福建 泉州 362000）

從某種意義上說(shuō)，文書檔案是醫(yī)院在發(fā)展過(guò)程中形成的一種資料。在醫(yī)院管理方面，文書檔案是一種憑據(jù)，能夠?yàn)閷?duì)應(yīng)的管理工作提供支撐。目前，醫(yī)院文書檔案管理還存在一些問(wèn)題。因此，根據(jù)醫(yī)院的現(xiàn)實(shí)情況，具體分析文書檔案管理存在的問(wèn)題，并提出行之有效的改善措施，提高文書檔案的管理水平。

1 醫(yī)院文書檔案管理概述

在新時(shí)代下，“制度化、科學(xué)化、規(guī)范化”是醫(yī)院文書檔案管理向前發(fā)展的關(guān)鍵性標(biāo)志。在醫(yī)院檔案管理方面，文書檔案管理是衡量其水平高低的關(guān)鍵性指標(biāo)之一。

1.1 醫(yī)院文書檔案管理的特點(diǎn)

首先，醫(yī)院文書檔案的內(nèi)容以及載體呈現(xiàn)出多樣化特點(diǎn)。比如，醫(yī)院工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)資料、會(huì)議記錄等。同時(shí)，它也是醫(yī)院很多方面的重要?dú)v史依據(jù)，比如，醫(yī)療護(hù)理管理、行政管理、財(cái)務(wù)檔案，這些都是對(duì)醫(yī)院各方面工作真實(shí)地記錄與反映。其次，對(duì)于醫(yī)院文書檔案管理來(lái)說(shuō)，對(duì)資料進(jìn)行“收集、保存、記載”是它的核心部分，為醫(yī)院工作者對(duì)相關(guān)信息的查找做好鋪墊。最后，在醫(yī)院方面，文書檔案與文書工作緊密相連，因?yàn)閷?duì)于檔案工作來(lái)說(shuō)，它是以文書工作為紐帶，對(duì)檔案進(jìn)行一系列的操作，包括收集、整理、保管等。因此，文書工作是檔案管理能夠得以進(jìn)行的前提條件。

1.2 醫(yī)院文書檔案管理的特殊性

醫(yī)院文書檔案管理不同于一般文書檔案管理，其特殊性主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。第一，以業(yè)務(wù)類的文件為主，以黨務(wù)類文件為輔。主要是因?yàn)獒t(yī)院工作主要是以臨床醫(yī)療服務(wù)為核心，所涉及的黨務(wù)類文件也和它息息相關(guān)。第二，在文書檔案管理中，醫(yī)療業(yè)務(wù)方面的指導(dǎo)性文件比較多。同時(shí)，這些文件更新的速度比較快。主要是因?yàn)樵诰C合性醫(yī)院中，科室或?qū)I(yè)的分類多而細(xì)。隨著醫(yī)療事業(yè)的飛速發(fā)展，醫(yī)院還設(shè)有一些不同類型新疾病的科室。因而，這些醫(yī)療業(yè)務(wù)指導(dǎo)性的文件也隨之增加與更新。第三，在職務(wù)聘任以及晉升方面，對(duì)應(yīng)的文件也比較多。據(jù)有關(guān)數(shù)據(jù)分析，一所醫(yī)院每年在職務(wù)聘任和晉升方面，少則幾百人，多則上千人。由于醫(yī)院人員在職務(wù)聘任和晉升方面變動(dòng)比較大，對(duì)應(yīng)的文件資料也會(huì)隨之增加。

2 醫(yī)院文書檔案管理存在的問(wèn)題

醫(yī)院文書檔案管理不完善將導(dǎo)致對(duì)應(yīng)的文書檔案存在一系列問(wèn)題，比如，保存的文書檔案不具備規(guī)范性，文書檔案的保密性較低，降低了文書檔案的使用價(jià)值。要使這些存在的問(wèn)題得到有效解決，必須從實(shí)際出發(fā)，對(duì)醫(yī)院文書檔案管理存在的問(wèn)題進(jìn)行深入分析。

2.1 醫(yī)院文書檔案管理人員綜合素質(zhì)低

總的來(lái)說(shuō)，在醫(yī)院文書檔案管理方面，很多工作人員都不是從事檔案管理的專業(yè)人員。同時(shí)，他們也沒(méi)有豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)，影響了文書檔案管理的工作效率。具體說(shuō)來(lái)，一是在醫(yī)院文書檔案管理方面，其工作人員不具備本專業(yè)素質(zhì)，無(wú)法勝任對(duì)應(yīng)的工作崗位；二是該工作崗位上的管理人員文化程度較低，已有的檔案管理知識(shí)結(jié)構(gòu)比較落后；三是在檔案管理方面，醫(yī)院沒(méi)有對(duì)管理進(jìn)行相應(yīng)的進(jìn)修培訓(xùn)。

2.2 醫(yī)院文書檔案管理制度機(jī)制不健全

首先，醫(yī)院管理者沒(méi)有建立獨(dú)立的檔案管理部門，未能明確檔案管理人員的工作職責(zé)。在文書檔案管理出現(xiàn)問(wèn)題之后，沒(méi)有及時(shí)采取有效措施解決，致使問(wèn)題進(jìn)一步惡化。其次，醫(yī)院管理者沒(méi)有建立合理的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)以及操作流程，管理工作效率低下。最后，醫(yī)院管理者沒(méi)有建立科學(xué)的考核制度，挫傷了檔案管理人員工作的積極性與主動(dòng)性。

2.3 醫(yī)院檔案管理方法比較落后，文書檔案利用率不高

一是關(guān)于醫(yī)院文書檔案管理方法方面。在科技飛速發(fā)展的新時(shí)代下，一些醫(yī)院還在以落后的手工方式對(duì)醫(yī)院文書進(jìn)行操作。比如，文書檔案的整理、編寫、歸檔。這不僅工作效率低下，檔案管理的準(zhǔn)確率也比較低。同時(shí)，這種手工形式的檔案管理方法已無(wú)法滿足新時(shí)代發(fā)展的要求。二是關(guān)于文書檔案的利用率方面。醫(yī)院管理者對(duì)文書檔案的管理沒(méi)有引起重視，致使其利用率極其低下。同時(shí)，“重管輕用”是文書檔案管理存在的主要問(wèn)題，文書檔案資源經(jīng)常處于閑置狀態(tài)，沒(méi)有得到充分利用。

3 醫(yī)院文書檔案管理完善的措施

針對(duì)醫(yī)院文書檔案管理存在的問(wèn)題，采取可行的策略予以解決已成為當(dāng)下迫在眉睫的事情。同時(shí)，這也是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，有利于促進(jìn)醫(yī)院整體水平的提高，為醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展做好鋪墊。對(duì)于醫(yī)院文書檔案管理來(lái)說(shuō)，應(yīng)根據(jù)其多樣化特點(diǎn)，尋求相應(yīng)的解決辦法。

3.1 提高醫(yī)院文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)

從某種意義上說(shuō)，提高醫(yī)院文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)是做好醫(yī)院檔案管理工作關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。一是要對(duì)檔案管理人員定期進(jìn)行專業(yè)技能培訓(xùn)，培養(yǎng)其檔案管理的能力，提高其專業(yè)素質(zhì)。比如，安排專業(yè)講座，到優(yōu)秀的檔案管理單位進(jìn)行觀摩學(xué)習(xí)，定期安排檔案管理人員進(jìn)修學(xué)習(xí)等。二是要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行再教育，對(duì)檔案管理人員已有的知識(shí)體系予以更新和完善。三是要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行思想教育學(xué)習(xí)，使他們意識(shí)到檔案管理工作的重要性，增強(qiáng)自身的服務(wù)意識(shí)。

3.2 提高醫(yī)院文書檔案資源的利用率

在醫(yī)院文書檔案管理方面，提高文書檔案資源利用率非常關(guān)鍵，也是醫(yī)院檔案管理的最終目標(biāo)。首先，檔案管理人員需要樹立服務(wù)意識(shí)。在實(shí)際工作中，檔案管理人員通過(guò)各種渠道和手段對(duì)檔案資源進(jìn)行開發(fā)，進(jìn)而為醫(yī)院各方面工作的開展提供支撐，比如，臨床、教學(xué)、科研。其次，檔案管理人員需要對(duì)那些使用價(jià)值較大的檔案資料予以合理的深加工，為醫(yī)學(xué)工作的進(jìn)一步開展提供重要的依據(jù)。比如，在文書檔案管理的過(guò)程中，管理人員可以對(duì)其檔案資料進(jìn)行客觀地統(tǒng)計(jì)與分析，在此基礎(chǔ)上，對(duì)檔案資料進(jìn)行歸納整理，以供醫(yī)院決策者使用。最后，檔案管理人員需要對(duì)不同類型的專題進(jìn)行合理地編制，及時(shí)為醫(yī)學(xué)工作者提供“多方面、多層次”的重要資源信息。

3.3 以現(xiàn)代技術(shù)為媒介，完善醫(yī)院文書檔案管理

在提供醫(yī)院文書檔案管理水平方面，完善其管理方法也是不可忽視的部分。一是需要以檔案管理具有的特點(diǎn)為紐帶，選擇適宜的系統(tǒng)軟件。在此基礎(chǔ)上，以計(jì)算機(jī)為橋梁，把所有的文書檔案資料錄入到電子系統(tǒng)中，為醫(yī)院工作者對(duì)檔案資料信息的查找提供便利。二是需要對(duì)已有的檔案管理資源系統(tǒng)予以合理地開發(fā)。提高檔案資料電子檢索的速度，縮短檢索時(shí)間，提高醫(yī)院工作者的工作效率。三是要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行對(duì)應(yīng)系統(tǒng)操作能力的培養(yǎng)，使他們?cè)诠ぷ髦?，能夠?qū)@些現(xiàn)代化管理系統(tǒng)進(jìn)行規(guī)范操作。

3.4 促進(jìn)文書檔案管理與文書工作的協(xié)調(diào)

從某種意義上說(shuō)，醫(yī)院文書檔案管理與文書工作之間存在著某種聯(lián)系。文書工作的質(zhì)量會(huì)對(duì)直接影響醫(yī)院文書檔案管理水平。因此，在醫(yī)院文書檔案管理方面，需要對(duì)文書工作引起重視。一是要加強(qiáng)文書人員的檔案管理意識(shí)。同時(shí)，在工作中，要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行適當(dāng)?shù)刂敢捅O(jiān)督。二是文書人員需要嚴(yán)格遵守立卷歸檔制度。在實(shí)際工作中，文書人員要對(duì)文件資料及時(shí)準(zhǔn)確地收集。在此基礎(chǔ)上，對(duì)文件進(jìn)行正確的分類、歸檔。三是醫(yī)院檔案管理科室要嚴(yán)格遵循檔案歸檔管理制度。在日常工作，檔案管理人員要對(duì)歸檔的文件資料進(jìn)行核對(duì)。在檢查的過(guò)程中，一旦發(fā)現(xiàn)有不符合規(guī)定的文件，要及時(shí)返給文書人員，對(duì)該文件重新進(jìn)行整理，使文書檔案的質(zhì)量得到保證。四是關(guān)于使用文書檔案方面。相關(guān)人員需要辦理檔案查詢、借閱方面的審批手續(xù)。在檔案歸還之后，檔案管理要及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行歸位。在使用的工程中，對(duì)沒(méi)有如期還回的檔案要及時(shí)催還，使各類檔案處于完好的狀態(tài)。

3.5 明確歸檔范圍，保證醫(yī)院文書檔案的完整

一是需要對(duì)醫(yī)院文書檔案的歸檔范圍重新進(jìn)行劃分。在重新修訂的過(guò)程中，要對(duì)文書檔案歸檔的重要部分引起重視，使其明確化。此外，還要和相關(guān)部門進(jìn)行交流、溝通，明確醫(yī)院文書檔案歸檔的范圍。二是在日常工作中，檔案管理人員要從歸檔文件、資料的形式、內(nèi)容等方面出發(fā)，對(duì)它們進(jìn)行區(qū)分。三是在對(duì)文書檔案管理的過(guò)程中，要以保管的年限為基礎(chǔ)進(jìn)行劃分。這樣，方便對(duì)到期文件的銷毀，避免過(guò)期文件長(zhǎng)期積壓，對(duì)檔案資料的查詢?cè)斐捎绊?。四是在?shí)際工作中，各個(gè)部門的檔案管理人員都需要對(duì)文件資料進(jìn)行收集。同時(shí)，還要對(duì)文件資料進(jìn)行跟蹤。在此基礎(chǔ)上，按照相關(guān)規(guī)定，對(duì)文件資料進(jìn)行歸檔，為保證文件資料的完整做好鋪墊。此外，在文書檔案管理的過(guò)程中，要把文書檔案的歸檔范圍發(fā)放給不同部門的檔案管理人員，使不同部門的檔案管理人員對(duì)文書檔案的歸檔范圍有清晰地認(rèn)識(shí)，在對(duì)文件、資料整理的過(guò)程中，能夠嚴(yán)格參照其歸檔范圍，對(duì)它進(jìn)行正確地歸檔。

3.6 采用現(xiàn)代化的手段，對(duì)醫(yī)院文書檔案進(jìn)行管理

在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的現(xiàn)代化已成為時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。一是在醫(yī)院文書檔案管理方面，需要檔案管理設(shè)備的應(yīng)用引起重視。各個(gè)醫(yī)院需要根據(jù)自身發(fā)展的實(shí)際情況出發(fā)，引進(jìn)一些先進(jìn)設(shè)備，提高文書檔案管理的工作效率及準(zhǔn)確率。同時(shí)，減少設(shè)備故障的發(fā)生。二是要把文書檔案管理工作和醫(yī)院發(fā)展的實(shí)際情況相融合，對(duì)醫(yī)院文書檔案進(jìn)行現(xiàn)代化管理。三是在醫(yī)院日常運(yùn)作中，需要定期對(duì)文書檔案管理的內(nèi)容加以總結(jié)，并對(duì)它進(jìn)行對(duì)應(yīng)的檢查。同時(shí)，醫(yī)院管理者要根據(jù)文書檔案管理的情況，建立合理的考核制度，對(duì)文書檔案完成的情況適當(dāng)考核，使其不斷完善。

除此之外，還有一些其他方面的策略。比如，需要對(duì)醫(yī)院文書檔案管理制度、責(zé)任制度予以完善，建立完善的管理體系，使不同部門、不同崗位職責(zé)予以明確化，使檔案管理人員更好地履行本職工作。與此同時(shí)，需要對(duì)醫(yī)院已有的文書檔案管理制度予以健全，如檔案資料的借閱。進(jìn)而，使文書檔案管理工作井然有序。

4 結(jié) 語(yǔ)

在新時(shí)代，完善醫(yī)院文書檔案管理有著非常深遠(yuǎn)的意義。它的完善有利于提高醫(yī)院檔案管理的工作效率，降低錯(cuò)誤率，使文書檔案資料得到優(yōu)化利用。同時(shí)，也有利于醫(yī)院檔案管理質(zhì)量的提高。更重要的是，它的完善是我國(guó)醫(yī)療事業(yè)步入更高發(fā)展階段，走上可持續(xù)發(fā)展道路的重要基石。

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