新時期企業(yè)發(fā)展過程中的資料管理

汪分曾

（青海鹽湖鎂業(yè)有限公司，青海 格爾木 816000）

新時期企業(yè)發(fā)展過程中的資料管理

汪分曾

（青海鹽湖鎂業(yè)有限公司，青海 格爾木 816000）

我國各種企業(yè)在規(guī)模和效益不斷增長的同時，也會面臨許多其他問題，也會在發(fā)展的各個階段遇到新的問題和挑戰(zhàn)，而企業(yè)的資料管理作為數(shù)據(jù)時代一個企業(yè)的戰(zhàn)略定位和發(fā)展計(jì)劃制定的重要依據(jù)，如何提高企業(yè)資料管理的質(zhì)量和水平，成為每一個企業(yè)生存和發(fā)展需要考慮的重要因素。

新時期；企業(yè)發(fā)展；資料管理

在我國決定實(shí)行全面改革開放的政策頒布之后，我國各類企業(yè)就開始著手建造屬于企業(yè)自己的企業(yè)資料，這種企業(yè)資料涵蓋了企業(yè)運(yùn)行和發(fā)展的方方面面，能詳實(shí)地記錄企業(yè)發(fā)展的過程和選擇的戰(zhàn)略，為企業(yè)日后的發(fā)展提供必要的借鑒。企業(yè)資料的存放也經(jīng)歷過數(shù)次變革，從一開始的實(shí)體資料存儲到后期的數(shù)字化資料存儲，企業(yè)資料的保存方式在不斷的更新變化之中。企業(yè)的發(fā)展資料是展現(xiàn)一個企業(yè)生存和發(fā)展過程的最真實(shí)材料，是記錄一個企業(yè)發(fā)展的不可缺少的第一手材料。

1　現(xiàn)階段我國企業(yè)發(fā)展過程中的資料管理存在的問題

1.1在資料管理的過程中重視度不夠

企業(yè)家在發(fā)展企業(yè)的時候往往需要進(jìn)行各方面的建設(shè)，特別是在進(jìn)行企業(yè)工程建設(shè)的時候，很多情況下工作人員的工作都會受各種因素的影響和制約，譬如工作人員過分重視項(xiàng)目工程的施工建設(shè)，忽視有關(guān)資料的借鑒和管理等，這樣的思想會導(dǎo)致很多項(xiàng)目工程資料缺少甚至根本沒有記錄，不齊全的工程項(xiàng)目資料不僅不利于后續(xù)工程的開展和實(shí)施，還不利于后期的核對工作。很多企業(yè)甚至在項(xiàng)目工程結(jié)束之后才想起對工程資料進(jìn)行收集和整理，這樣往往不能收集到第一手的資料和項(xiàng)目工程有關(guān)負(fù)責(zé)人的簽字，這種情況下要么回頭去尋找項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，要么得過且過忽略掉這一部分的有關(guān)內(nèi)容，這樣要么降低了企業(yè)項(xiàng)目工程資料管理的工作效率，要么提高了工作成本，甚至導(dǎo)致項(xiàng)目工程資料缺失。

1.2資料管理工作人員的水平不高

企業(yè)資料管理工作發(fā)展到目前階段，出現(xiàn)了很多問題，主要是這些企業(yè)對企業(yè)資料管理不夠重視，導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部的企業(yè)資料管理發(fā)展水平落后，這主要表現(xiàn)在負(fù)責(zé)企業(yè)資料管理工作人員的年齡偏小，資料管理工作經(jīng)驗(yàn)不足，沒辦法全面準(zhǔn)確記錄企業(yè)的發(fā)展資料，并且會出現(xiàn)不少的不規(guī)范行為。不僅如此，很多時候隨著企業(yè)資料管理工作的工作量增加，相關(guān)負(fù)責(zé)人會出現(xiàn)畏難情緒，對工作得過且過甚至弄虛作假，這就對企業(yè)的資料管理工作產(chǎn)生了極為惡劣的影響。還有其他一些客觀因素，譬如項(xiàng)目工程施工隊(duì)人員流動性強(qiáng)等，企業(yè)項(xiàng)目工程資料管理帶來不小的難度。

1.3資料建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

由于企業(yè)工程建設(shè)的過程中，涉及到很多的建設(shè)單位，他們在文化理念、管理上都存在著很大的差異，這也就導(dǎo)致他們對待工程有關(guān)的資料的態(tài)度不同，資料建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)也存在著一定差異。例如，在企業(yè)資料建設(shè)的過程中，對于資料填寫的格式不同，側(cè)重點(diǎn)也不同，這也就增加了資料管理的難度，增加了工作人員的工作量。

2　提高企業(yè)發(fā)展過程中資料管理的有效措施

2.1提高工作人員的責(zé)任意識

其實(shí)在一個企業(yè)生存和發(fā)展的過程中，企業(yè)發(fā)展資料的整理和保存是企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)性工作，應(yīng)該貫穿于企業(yè)發(fā)展的各個階段和各個部門，這樣的資料既可以是文字資料，也可以是圖表資料，甚至可以是音頻視頻資料，這些資料可以直觀地展現(xiàn)出企業(yè)發(fā)展的方方面面，提高企業(yè)管理者決策的準(zhǔn)確性和可執(zhí)行型。毫無疑問，一個企業(yè)的發(fā)展，其安全性和執(zhí)行力是最為重要的一方面，而合理地參考企業(yè)資料能為企業(yè)發(fā)展決策提供必要的數(shù)據(jù)和基礎(chǔ)保證，事關(guān)企業(yè)的生存和發(fā)展，因此企業(yè)應(yīng)該重視起企業(yè)資料的管理工作，對企業(yè)發(fā)展過程中的各種資料都進(jìn)行有效的提煉和精選，篩選出有用的企業(yè)發(fā)展資料并且妥善保存，這樣可以在企業(yè)資料的指導(dǎo)下提高企業(yè)發(fā)展決策的科學(xué)性，提高企業(yè)發(fā)展水平。

2.2推動資料管理的信息化建設(shè)

第一，應(yīng)建立一個企業(yè)資料管理的資料管理系統(tǒng)，講以往的實(shí)體資料轉(zhuǎn)換為數(shù)字資料，提高資料利用的準(zhǔn)確性和科學(xué)性，提高企業(yè)資料管理的安全性，讓企業(yè)資料能方便快捷地為決策部門所用。我們要加強(qiáng)企業(yè)資料管理過程中，企業(yè)資料的合理化配置，用嚴(yán)格的制度規(guī)范企業(yè)資料管理部門的行為和工作準(zhǔn)則，提高企業(yè)發(fā)展過程中資料記錄的準(zhǔn)確性和可行性，提高績效。第二，應(yīng)，加強(qiáng)和企業(yè)文秘部門的聯(lián)系，文秘部門是一個企業(yè)發(fā)展決策的最主要參與部門之一，通過增強(qiáng)和文秘部門的聯(lián)系可以獲得企業(yè)發(fā)展的第一手資料，保證企業(yè)資料管理工作的準(zhǔn)確性和可行性。但是這樣需要企業(yè)資料管理部門有更加深刻的交流和溝通，保證企業(yè)資料管理工作的成效。

2.3加強(qiáng)資料的合理應(yīng)用

進(jìn)行企業(yè)資料管理工作，并不僅僅是保證企業(yè)發(fā)展資料的完整，還應(yīng)考慮如何利用現(xiàn)有資料為企業(yè)發(fā)展提出更好的建議，提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，我們進(jìn)行企業(yè)資料管理的核心不是要保存住資料，而是要合理地運(yùn)用資料，只有合理地運(yùn)用企業(yè)發(fā)展資料才能真正讓企業(yè)資料管理工作發(fā)揮作用。因此，在進(jìn)行企業(yè)資料收集的過程中，應(yīng)在完成收集存檔工作的基礎(chǔ)上對資料進(jìn)行合理編排存儲，運(yùn)用統(tǒng)計(jì)學(xué)各方面的知識對資料進(jìn)行精簡和編排，充分發(fā)揮企業(yè)發(fā)展資料的管理價值，要更加關(guān)注企業(yè)發(fā)展需求，對企業(yè)發(fā)展過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行動態(tài)觀察，主動把企業(yè)發(fā)展所需的資料交付到需要的部門手中，讓存儲的每一份資料都有利用的價值，發(fā)揮企業(yè)發(fā)展資料本身的參考作用。此外我們還要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)資料的利用手段，通過互聯(lián)網(wǎng)上豐富的資料來豐富企業(yè)發(fā)展的參考資料，要善于利用信息化社會中各種豐富的分享資源，不僅可以完善企業(yè)內(nèi)部資料，更可借鑒外來企業(yè)的發(fā)展資料，整合企業(yè)發(fā)展信息，對企業(yè)資料進(jìn)行二次甚至多次加工，利用數(shù)據(jù)庫的形式來提高企業(yè)資料的存儲和利用效果。

主要參考文獻(xiàn)

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10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.22.123

G271

A

1673-0194（2015）22-0154-01

2015-10-09