以SAP HCM為例探討中國企業(yè)全球化中e-HR系統(tǒng)實施和推廣策略問題

聶宜軍

（北京思畢德管理咨詢有限公司，北京 100102）

以SAP HCM為例探討中國企業(yè)全球化中e-HR系統(tǒng)實施和推廣策略問題

聶宜軍

（北京思畢德管理咨詢有限公司，北京 100102）

本文就中國企業(yè)全球化進(jìn)程中，人力資源管理信息化建設(shè)和推廣所需要關(guān)注的關(guān)鍵問題，如多國語言支持、數(shù)據(jù)庫分布、員工分類設(shè)計、薪酬和福利制度、員工跨國派遣等的設(shè)計和實現(xiàn)方案等進(jìn)行分析，根據(jù)項目實踐提出建議和對策，供企業(yè)人力資源管理信息化建設(shè)參考。

企業(yè)全球化；e-HR系統(tǒng)；跨國調(diào)配

隨著中國企業(yè)國際化進(jìn)程的加快，企業(yè)需要考慮信息系統(tǒng)特別是ERP系統(tǒng)覆蓋海外機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)和人員管理的問題。人力資源管理系統(tǒng)作為企業(yè)ERP系統(tǒng)的一個重要組成部分，是企業(yè)集中統(tǒng)一管理其國內(nèi)外人力資源的平臺。本文以SAP ERP軟件中SAP-HR模塊為平臺，分析拓展SAP-HR軟件的實施范圍以覆蓋海外機(jī)構(gòu)的人力資源管理時需要考慮的一些技術(shù)和方案問題，目標(biāo)是做到統(tǒng)一系統(tǒng)平臺、統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫、統(tǒng)一人力資源管理體系，同時兼顧不同國家的法律、制度和人力資源實務(wù)的差異，支持全球人力資源管控和報表分析，供中國企業(yè)在全球化進(jìn)程中借鑒。

企業(yè)SAP-HR系統(tǒng)海外推廣的目標(biāo)主要是:

第一，推廣建立國際化經(jīng)營員工信息統(tǒng)計管理平臺，在SAP-HR系統(tǒng)實現(xiàn)國內(nèi)員工管理的基礎(chǔ)上，完善海外機(jī)構(gòu)、崗位和人員等信息的管理，實現(xiàn)對國際化經(jīng)營員工的全口徑在線統(tǒng)計和管理；

第二，建立國際化經(jīng)營人才和國際化經(jīng)營后備人才查詢和管理平臺，健全信息項和設(shè)定條件，標(biāo)識并檢索符合條件的國際化經(jīng)營人才和國際化經(jīng)營后備人才，為人才選拔、培養(yǎng)、使用和統(tǒng)籌配置提供依據(jù)；

第三，建立海外人力資源管理操作平臺，對海外人力資源管理主要工作進(jìn)行在線操作，記錄各項管理信息，促進(jìn)海外人力資源管理工作的信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化發(fā)展。

基于以上的目標(biāo)和功能定位，需要重點加以考慮的幾個實施相關(guān)的業(yè)務(wù)和技術(shù)問題討論如下。

1　是否啟用中國以外的國家版本

以SAP-HR系統(tǒng)為例，SAP-HR系統(tǒng)提供不同的國家版本以支持本土化的人力資源管理，目前已經(jīng)實現(xiàn)的國家版本包括歐洲16個國家、美洲6個國家（含巴西）、亞洲13個國家和地區(qū)、非洲1個國家（南非），主要是各大洲地理和經(jīng)濟(jì)上的主要國家和地區(qū)，如亞洲的13個國家不含中東和中亞國家，沒有國家版本的國家SAP提供國際版本“99”。

SAP-HR的人事管理和薪酬福利稅收管理模塊和國家高度相關(guān)，員工組/員工子組、人事范圍、工資項目、工資計算規(guī)則都是按國家劃分，不能混合使用，有國家版本的國家SAP-HR已對相應(yīng)國家員工信息的法定需求，工資、保險、稅收的法定政策提供相應(yīng)的本地化解決方案。

對國內(nèi)員工管理基本都是在國家分組“中國”下實現(xiàn)（國家代碼28），對于海外機(jī)構(gòu)的人力資源管理的國家版本方案有兩種選擇:①統(tǒng)一在國家分組“國際”（99）下實現(xiàn)，部分海外機(jī)構(gòu)采用所在國家版本；②統(tǒng)一在國家分組“中國”（28）下實現(xiàn)，部分海外機(jī)構(gòu)采用所在國家版本。

推薦使用方案一，從系統(tǒng)設(shè)計和屏幕控制方面便于系統(tǒng)實現(xiàn)，并借鑒相關(guān)跨國企業(yè)的系統(tǒng)實施經(jīng)驗。首先，在國家分組“中國”（28）下構(gòu)建“國內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)模板”，實現(xiàn)國內(nèi)人力資源管理。其次，在國家分組“國際”（99）下設(shè)計“國際標(biāo)準(zhǔn)模板”，統(tǒng)一管理沒有國家版本的海外機(jī)構(gòu)的員工；對有國家的版本的，如果某些海外機(jī)構(gòu)的人力資源業(yè)務(wù)量較大，已達(dá)到或三年內(nèi)將達(dá)到3 000人以上，可啟用所在國家版本，建設(shè)“特定國家模板”；如果某個國家的海外機(jī)構(gòu)的固定從業(yè)人員相對較少，暫不具備啟用“特定國家模板”的條件，建議所有海外機(jī)構(gòu)均在國家分組“國際”（99）下實現(xiàn)，也使用“國際標(biāo)準(zhǔn)模板”，待條件成熟后再試點啟用“特定國家模板”。隨著業(yè)務(wù)增長和人數(shù)增多，如果原本使用國家分組“國際”（99）的企業(yè)要啟用所在國家版本，則需要進(jìn)行國家分組相關(guān)的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換（包括員工主數(shù)據(jù)和工資結(jié)果數(shù)據(jù)）。

2　員工分類的設(shè)計和使用

需要綜合考慮國內(nèi)和國外員工能否使用相同的員工分類（員工組和員工子組），或略有差異，使用相同的員工分組對跨國家的人力資源報表統(tǒng)計分析是一個先決條件，如果國內(nèi)設(shè)計一套，國外一套，就不能滿足全集團(tuán)依據(jù)員工分類的查詢分析。如果人力資源業(yè)務(wù)成熟，共用一套員工組和子組是比較好的設(shè)計方案，但如果海外機(jī)構(gòu)的員工分類和國內(nèi)有很大差異，也可以定義海外機(jī)構(gòu)設(shè)計專有的員工組和員工子組，如海外當(dāng)?shù)貑T工、海外國際員工等，需要在員工子組分配給相應(yīng)員工組的時候，制訂其可以使用的國家分組，避免雇傭國內(nèi)和海外員工時分配錯誤的員工組/子組，如國內(nèi)員工分配了海外員工的員工組/子組，反之亦然。

3　薪酬福利的實現(xiàn)方案

國內(nèi)員工原則上采用系統(tǒng)中在線計發(fā)薪酬的方式，對海外機(jī)構(gòu)的外籍員工，應(yīng)盡可能納入系統(tǒng)計算和發(fā)放，但考慮到各所在國薪酬/福利/稅收政策的差異和復(fù)雜性，事實上各國的薪酬、保險、個稅制度不同，是否使用SAP-HR系統(tǒng)發(fā)放要綜合考慮員工人數(shù)、是否有可用的國家版本、工資模塊的實施成本代價、薪資計算和發(fā)放業(yè)務(wù)是否外包等綜合考慮。

總體上對海外機(jī)構(gòu)和員工的薪酬管理有3個方案。

方案1:使用SAP-HR系統(tǒng)計算和發(fā)放。

方案2:系統(tǒng)外計算和發(fā)放，發(fā)放明細(xì)導(dǎo)入系統(tǒng)（按人員，可適當(dāng)合并）。

方案3:系統(tǒng)外計算和發(fā)放，發(fā)放匯總結(jié)果記入系統(tǒng)（按機(jī)構(gòu)）。方案1支持對工資總額的管控，但各國的薪酬制度差異很大，需要大量的系統(tǒng)配置工作量，系統(tǒng)實現(xiàn)難度和工作量較大。采用方案2和方案3便于系統(tǒng)設(shè)計和實現(xiàn)，工作量小，但工資計算和發(fā)放需要手工或者保留原來系統(tǒng)做處理，發(fā)放結(jié)果導(dǎo)入SAP HR系統(tǒng)，方案2支持個人級別的明細(xì)查詢，方案3只支持在特定機(jī)構(gòu)層級上按總量查詢和統(tǒng)計。

4　員工跨國家調(diào)配

員工跨國家調(diào)配時候能夠順利銜接，歷史信息在新的國家的機(jī)構(gòu)下可以使用和查詢?？紤]到SAP-HR的員工信息中使用了國家分組做區(qū)分，工資計算結(jié)果不同的國家使用不同的組。員工跨國家調(diào)配時，很多企業(yè)實際上會使用在一個國家做離職，在另一個國家做入職的操作，員工編號發(fā)生改變，這樣和國內(nèi)調(diào)動的處理邏輯就有差異。

理想的情況是員工跨國調(diào)動的時候應(yīng)該是做國家再分配（Country Reassignment），員工編號不變，員工從調(diào)動之日改變國家分組、公司代碼/機(jī)構(gòu)、人事范圍/子范圍、員工分組/子組和工資范圍等企業(yè)結(jié)構(gòu)相關(guān)信息。但目前在SAP HCM中實現(xiàn)有一定的困難。

通過啟用同時雇傭和全球員工管理功能，可以使用系統(tǒng)內(nèi)的人員標(biāo)示，把在兩個不同國家的人員編號關(guān)聯(lián)起來，系統(tǒng)會知道這兩個人員編號是同一個員工。當(dāng)在一個國家做入職操作的時候，可以選擇參考（關(guān)聯(lián)）的另一個國家的人員號，員工的基本信息可自動轉(zhuǎn)移到另一個國家。人員標(biāo)示可設(shè)置為員工的第一個人員編號，然后在報表中使用人員標(biāo)示查詢和檢索，讓用戶感覺員工在跨國家調(diào)配時，人員的編號并未發(fā)生變化。

5　員工跨國家派遣

員工在發(fā)生跨國家派遣的時候，需要考慮兩個國家都要記錄和管理該員工，甚至都需要計算和發(fā)放薪酬的問題。此時可能系統(tǒng)需要標(biāo)識是同一員工的兩個工號為同一個員工，可能啟用SAP-HR全球員工管理的的人員標(biāo)識（PERSON-ID）對不同的人員號（Personnel Number）做關(guān)聯(lián)，通過人員標(biāo)識可以看到所謂員工的多個機(jī)構(gòu)和崗位分配，可定義人員標(biāo)識的產(chǎn)生規(guī)則，建議與第一個人員編號相同。通過人員標(biāo)識可以在集團(tuán)層面的員工數(shù)統(tǒng)計時避免重復(fù)，多個相互關(guān)聯(lián)的人員編號可以實現(xiàn)總部統(tǒng)計的唯一性。

6　海外機(jī)構(gòu)服務(wù)器布局和網(wǎng)絡(luò)連接

如果集團(tuán)的HR系統(tǒng)采用服務(wù)器大集中的模式，服務(wù)器統(tǒng)一由總部負(fù)責(zé)管理，但考慮到部分國家或地區(qū)與總部網(wǎng)絡(luò)連接和對于人事信息存放地的法律規(guī)定，部分海外機(jī)構(gòu)可能采取單獨部署服務(wù)器的方式，將服務(wù)器布局在所在的國家或地區(qū)。需要考慮海外國家的員工人數(shù)、網(wǎng)絡(luò)連接情況和相關(guān)法律規(guī)定。

綜合考慮服務(wù)器布局和網(wǎng)絡(luò)連接情況，海外機(jī)構(gòu)的系統(tǒng)應(yīng)用可采用以下三種方式:一是與國內(nèi)機(jī)構(gòu)相同，直接連接總部服務(wù)器總部，海外機(jī)構(gòu)進(jìn)行在線操作；二是服務(wù)器當(dāng)?shù)夭季帜Ｊ?，海外機(jī)構(gòu)進(jìn)行在線操作，當(dāng)?shù)胤?wù)器定時/與總部服務(wù)器實現(xiàn)數(shù)據(jù)交換（同步）；三是海外機(jī)構(gòu)定期將相關(guān)信息提供給國內(nèi)機(jī)關(guān)，由國內(nèi)單位代為做系統(tǒng)數(shù)據(jù)維護(hù)或?qū)搿?/p>

7　系統(tǒng)登錄和操作界面語言問題

如果海外機(jī)構(gòu)比分布的國家較多，可能涉及不同語種，但考慮到英語為很多國家通用的工作語言，為最大限度實現(xiàn)信息共享，系統(tǒng)提供至少應(yīng)中文和英文兩種登錄語言。系統(tǒng)操作界面按登錄語言自動顯示為相應(yīng)文字，表單輸出登錄語言顯示相應(yīng)語言文本。海外機(jī)構(gòu)建議一律使用英語做登錄和系統(tǒng)操作語言，總部和國內(nèi)機(jī)構(gòu)使用中文登錄和操作?？偛拷y(tǒng)一查詢和表單輸出，海外機(jī)構(gòu)外籍員工的信息顯示為英文，國內(nèi)員工為中文，但出員工花名冊等表單會出現(xiàn)中英文混雜的情況，但統(tǒng)計報表主要關(guān)注數(shù)據(jù)統(tǒng)計結(jié)果，基本沒有太大問題。

需要做的相關(guān)工作有:

（1）統(tǒng)文本描述要按中英文兩種語言提供和配置在系統(tǒng)內(nèi)；

（2）特定的指標(biāo)項如姓名字段等需要根據(jù)國際化管理需求重新規(guī)劃使用方案，如英文姓、英文名、本地文字的名字等；

（3）機(jī)構(gòu)名稱/崗位名稱是否記錄中英文，比如國內(nèi)機(jī)構(gòu)只記錄中文名，國外機(jī)構(gòu)記錄中文名同時支持英文名的管理。

8　員工姓名如何存放和使用的問題

在全球e-HR項目實施項目中，作為員工的最基本信息之一，員工姓名需要存放在系統(tǒng)內(nèi)，而且要在各種用戶操作界面、報表和表單中出現(xiàn)。由于一個看似簡單的問題，如果放在全球背景下就變得極其復(fù)雜，不同國家和民族由于語言、法律、習(xí)俗、業(yè)務(wù)實踐等差異，在某些國家或地區(qū)，員工的姓名比較復(fù)雜一個員工可能有幾個名字，如本國語言名字、英文名甚至第三種語言名字，且姓名組成和格式差異也很大。

在項目藍(lán)圖設(shè)計階段，需要考慮好員工的哪些名字要存放到e-HR系統(tǒng)中，如何存放？按什么規(guī)范和格式存放，在不用的查詢和報表中如何使用，按什么格式使用都要事先規(guī)劃好。這樣就不會出現(xiàn)各自為政、自行解釋的局面，對報表的設(shè)計、開發(fā)和輸出帶來挑戰(zhàn)和不確定性。一些總體的指導(dǎo)原則如下。

第一，關(guān)鍵前期是提前做好規(guī)劃，要有全球視野，做好需求分析，搞清楚每個國家（地區(qū)）需要記錄和使用的員工姓名種類、語種、組成和格式。

第二，制定統(tǒng)一統(tǒng)規(guī)范，制定好全球名字字段使用規(guī)范和各個國家和地區(qū)的名字格式后。

第三，設(shè)計系統(tǒng)地存放方式，利用商業(yè)軟件中預(yù)設(shè)置的若干姓名字段進(jìn)行存放，必要時通過增強(qiáng)字段實現(xiàn)一些特殊的名稱存儲字段。

第四，關(guān)鍵還要各國用戶按規(guī)范輸入信息，杜絕隨意解釋和使用的情況。

第五，在SAP HCM系統(tǒng)中，為了解決以上名字組合和格式的差異，可啟用IT 0002種姓名格式字段，按國家分組定義常用的名字格式；通過格式定義取相應(yīng)的姓名字段組合出適合該國家（地區(qū)）的員工名字存放在IT 0001的SNAME和ENAME字段供各種報表輸出和界面顯示使用，兩者可以相同，也可以不同，也就是說可以組合出兩個員工全名供不同情況下目的使用?？梢越o按國家有系統(tǒng)統(tǒng)一給出缺省名字格式，無須用戶選擇和輸入，甚至屏幕上可以不顯示。

第六，可在不同的報表和顯示界面選用不同格式的名字組合。

9　全球模板和本地模板創(chuàng)建和使用

系統(tǒng)實施的過程中首先要根據(jù)全球各機(jī)構(gòu)都適用的核心業(yè)務(wù)流程和數(shù)據(jù)指標(biāo)項，設(shè)計、配置和制作全球模板（Global Template），全球模板是主要定義全球所有國家的員工都適用的成分。以全球模板為基礎(chǔ)再根據(jù)各個國家的本地法律和業(yè)務(wù)需求的基礎(chǔ)上，構(gòu)建本地模板（Local Template），本地模板是主要定義針對單個國家的系統(tǒng)擴(kuò)展。

全球模板包括:

（1）通用業(yè)務(wù)流程；

（2）通用人力資源信息指標(biāo)項和編碼；

（3）通用人力資源報表和表單。

本地模板包括:

（1）本地特有業(yè)務(wù)流程；

（2）本地特有人力資源指標(biāo)項和編碼；

（3）本地人力資源報表和表單。

每個國家的人力資源管理系統(tǒng)的功能是全球模板和本地模板的并集，全球模板主要滿足企業(yè)全球集中統(tǒng)一管理、監(jiān)控和集團(tuán)人力資源查詢/報表和分析需要，本地模板主要滿足各國的本地化法律和業(yè)務(wù)需求。

10　數(shù)據(jù)維護(hù)職責(zé)和權(quán)限

按照“誰使用和管理，誰負(fù)責(zé)維護(hù)”的原則進(jìn)行信息維護(hù)，落實企業(yè)總部、國內(nèi)機(jī)構(gòu)、海外機(jī)構(gòu)不同層次的數(shù)據(jù)維護(hù)職責(zé)。

（1）數(shù)據(jù)維護(hù)應(yīng)該出自一個源頭，避免重復(fù)錄入。

（2）數(shù)據(jù)盡可能在源頭錄入，即由產(chǎn)生數(shù)據(jù)的相關(guān)業(yè)務(wù)流程負(fù)責(zé)人員錄入，而不是由專職的信息錄入人員集中錄入，這樣才能確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、及時性、一致性和完整性。

（3）按照管理職責(zé)劃分，由總部、國內(nèi)機(jī)構(gòu)和海外機(jī)構(gòu)分別提出各自職責(zé)管控范圍內(nèi)的有關(guān)數(shù)據(jù)，然后做系統(tǒng)的權(quán)限設(shè)計和配置。

11　關(guān)于集團(tuán)統(tǒng)計和分析報表生成

通過集團(tuán)統(tǒng)一的人力資源管理平臺生成集團(tuán)級的人力資源統(tǒng)計分析報表是人力資源信息化的基本需求，也是人力資源業(yè)務(wù)通過系統(tǒng)平臺處理之后的必然結(jié)果，是水到渠成的事情，但對覆蓋包涵跨國企業(yè)的集團(tuán)級報表的設(shè)計和輸出還是要統(tǒng)一規(guī)劃。

對于機(jī)構(gòu)和員工數(shù)據(jù)較大的企業(yè)，可以考慮把HR系統(tǒng)的數(shù)據(jù)定期抽去到企業(yè)BW/BI系統(tǒng)中生成集團(tuán)級別的統(tǒng)計和決策分析報表，這樣一方面可以減輕對業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)的性能和響應(yīng)時間壓力，另一方面抽取到BW中的數(shù)據(jù)可以經(jīng)過初步的加工和處理，加快報表生成的速度；

對于沒有使用BW系統(tǒng)而需要在OLTP系統(tǒng)中生成集團(tuán)級統(tǒng)計分析報表的企業(yè)，報表的設(shè)計和開發(fā)需要考慮報表運行和輸出時間應(yīng)該在用戶可以接受范圍內(nèi)，需要考慮算法和性能的優(yōu)化；

對于需要以圖形形式輸出的決策分析指標(biāo)，可以采第三方圖形工具展現(xiàn)，如Microsoft Office，Visio 或者Business Objects等軟件作為前端展現(xiàn)工具。

12　報表和查詢工具輸出語言選擇問題

從目前全球推廣實施SAP-HR系統(tǒng)的案例來看，目前主要是位于歐美的國際化大公司推廣SAP-HR系統(tǒng)到海外機(jī)構(gòu)，包括其在中國的下屬企業(yè)/機(jī)構(gòu)。目前還缺少中國自己的國際化經(jīng)營公司實施SAP-HR時從中國本部開始再推廣到海外機(jī)構(gòu)的案例，顧問也缺少相關(guān)實際經(jīng)驗，但隨著中國大型國營企業(yè)如中國石化、中國石油、中海油，以及民營及股份制企業(yè)如順豐速遞等加快其國家化經(jīng)營業(yè)務(wù)拓展，同時也有一些中國本土企業(yè)如聯(lián)想集團(tuán)、海爾集團(tuán)、TCL集團(tuán)、順豐集團(tuán)等的海外并購和業(yè)務(wù)發(fā)展，推廣企業(yè)現(xiàn)在已經(jīng)實施和應(yīng)用的SAP-HR系統(tǒng)以覆蓋海外機(jī)構(gòu)的人力資源管理問題只是時間問題，作為中國的咨詢公司和顧問需要增加國際項目的實施經(jīng)驗，以更好地服務(wù)中國企業(yè)的全球化經(jīng)營活動。

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.22.041

F270.7

A

1673-0194（2015）22-0049-03

2015-10-09