檔案信息化建設(shè)和檔案管理研究

王 敏

（商丘職業(yè)技術(shù)學(xué)院，河南 商丘 476001）

檔案信息化建設(shè)和檔案管理研究

王 敏

（商丘職業(yè)技術(shù)學(xué)院，河南 商丘 476001）

為了促使檔案管理水平提升，需要深入開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，提高檔案服務(wù)效率，推動(dòng)檔案工作穩(wěn)定發(fā)展。本文簡(jiǎn)要分析了檔案信息化建設(shè)和檔案管理，為檔案信息化建設(shè)和檔案管理提供借鑒。

檔案信息化；檔案管理；建設(shè)措施

1　檔案信息化建設(shè)基本內(nèi)容

1.1基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

在檔案信息化建設(shè)中，軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是基礎(chǔ)條件，只有具備了這些條件，才可以更好地開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源。而軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中，核心內(nèi)容就是檔案信息網(wǎng)絡(luò)，它可以有效傳輸檔案信息、交換和共享資源等。因此，需要提高計(jì)算機(jī)管理檔案的普及率，大力建設(shè)檔案管理局域網(wǎng)。

1.2檔案信息資源建設(shè)

要對(duì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)科學(xué)建設(shè)，涵蓋館藏案卷級(jí)目錄和其他一些重要目錄；建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，按照規(guī)范方法歸檔管理電子文件，數(shù)字化管理傳統(tǒng)檔案，促使檔案信息資源類型得到豐富，提高檔案信息資源利用效率。

1.3應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

要積極、大力開(kāi)發(fā)檔案信息管理軟件，大力推廣通用性和適用性較強(qiáng)的軟件系統(tǒng)，保證軟件系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)的檔案網(wǎng)站建設(shè)需求得到滿足。

1.4標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

要構(gòu)建檔案信息化法制體系和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，明確規(guī)定檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)，如資源描述、存儲(chǔ)、查詢、使用等，對(duì)電子文件歸檔和電子檔案管理等進(jìn)行規(guī)范，促使檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化得到實(shí)現(xiàn)。

1.5安全保障體系建設(shè)

檔案中會(huì)存在一些比較重要的信息內(nèi)容，這些信息如果泄露，就會(huì)出現(xiàn)較為嚴(yán)重的后果，因此，在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，安全保障體系建設(shè)是非常重要的組成部分，需要構(gòu)建檔案信息安全保障體系框架、完善安全管理機(jī)制，提高人們的檔案信息安全意識(shí)。

1.6人才隊(duì)伍建設(shè)

在檔案信息化建設(shè)中，還有非常重要的一個(gè)方面是人才隊(duì)伍，那么就需要采取科學(xué)的措施，建設(shè)一支具有較高水平的專業(yè)人才隊(duì)伍，，具體包括這些內(nèi)容：大力培訓(xùn)檔案業(yè)務(wù)人員，促使其能夠?qū)π录夹g(shù)和新設(shè)備等積極掌握；普及信息技術(shù)知識(shí)等。

2　檔案信息化建設(shè)與檔案管理的措施分析

2.1完善檔案信息化工作體系

只有構(gòu)建了相應(yīng)的工作體系，才可以更加順利地建設(shè)檔案信息化。具體來(lái)講，要明確管理體制，完善運(yùn)行機(jī)制，貫徹執(zhí)行電子文件管理等相關(guān)規(guī)定，同時(shí)，構(gòu)建電子文件管理機(jī)制，以便全程管理電子文件。要結(jié)合檔案法，賦予檔案局相應(yīng)管理職能，在信息化建設(shè)中，檔案部門積極協(xié)調(diào)，對(duì)工作體系進(jìn)行統(tǒng)一建設(shè)。另外，在電子政務(wù)建設(shè)中，也需要適當(dāng)提升檔案信息化工作的比重，以便同步進(jìn)行檔案信息化建設(shè)。要對(duì)法規(guī)制度等進(jìn)行完善，規(guī)范工作行為，編制檔案信息化建設(shè)專項(xiàng)規(guī)劃和工作任務(wù)分解表等，明確目標(biāo)任務(wù)、完成時(shí)限以及責(zé)任單位等；在此基礎(chǔ)上，完善現(xiàn)有法律法規(guī)，強(qiáng)化監(jiān)督檢查和執(zhí)法。

2.2推進(jìn)檔案數(shù)字化和資源共享

資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的核心內(nèi)容，要結(jié)合這個(gè)中心開(kāi)展其他工作，要將檔案數(shù)字化和資源共享作為工作重點(diǎn)。首先，逐步推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，按照相應(yīng)原則，科學(xué)編制工作計(jì)劃，強(qiáng)化監(jiān)督檢查工作，以便順利開(kāi)展檔案數(shù)字化工作；同時(shí)，在用戶使用需求得到滿足的基礎(chǔ)上，還要構(gòu)建檔案數(shù)字化目錄，投入相應(yīng)人力、物力和財(cái)力資源，各部門協(xié)同工作。此外，實(shí)行紙質(zhì)和電子文件雙歸檔制度，并關(guān)聯(lián)并存規(guī)定范圍內(nèi)的文本和圖形文件，實(shí)現(xiàn)檔案全文檢索。其次，要逐步推進(jìn)檔案信息資源共享，結(jié)合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一構(gòu)建檔案信息管理系統(tǒng)，有機(jī)融合本系統(tǒng)和辦公系統(tǒng)，在網(wǎng)上操作信息的生成、整理和歸檔全過(guò)程。

2.3創(chuàng)新檔案信息服務(wù)手段

檔案信息化建設(shè)主要目的是提高檔案的利用效率，需要采取一系列的措施，不斷創(chuàng)新檔案信息服務(wù)手段；可以提高檔案信息遠(yuǎn)程查閱利用服務(wù)能力，結(jié)合我國(guó)相關(guān)規(guī)定，科學(xué)設(shè)定檔案公開(kāi)級(jí)別，并構(gòu)建檔案信息資源網(wǎng)上公開(kāi)評(píng)估體系，主管部門以固定形式向指定網(wǎng)站上發(fā)布需要公開(kāi)的信息，各級(jí)檔案部門借助鏈接方式整合相關(guān)資源，逐步完善檔案信息資源網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)上查詢。對(duì)于部分無(wú)法公開(kāi)于網(wǎng)絡(luò)上的檔案，可以應(yīng)用政府信息申請(qǐng)公開(kāi)程序，對(duì)使用者身份信息確認(rèn)之后，提供遠(yuǎn)程查閱服務(wù)，借助于網(wǎng)絡(luò)檢索，相關(guān)人員可以更加便捷地查閱檔案。

安全建設(shè)也需要引起重視，要及時(shí)升級(jí)各種殺毒軟件，應(yīng)用先進(jìn)的身份認(rèn)證和網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控技術(shù)，同時(shí)強(qiáng)化訪問(wèn)控制，對(duì)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行構(gòu)建，明確規(guī)定備份機(jī)房和技術(shù)條件，保證檔案信息安全。

3　結(jié)　語(yǔ)

在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，有許多方面需要引起人們重視；在具體實(shí)踐中，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要給予一定的支持，投入足夠人力、物力和財(cái)力資源，采取一系列完善措施，嚴(yán)格依據(jù)相關(guān)要求和規(guī)定開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，促使檔案工作水平和服務(wù)效率得到提升。

主要參考文獻(xiàn)

［1］黃夏基.影響中國(guó)檔案信息化建設(shè)的文化分析［J］.山西檔案，2002（1）.

10.3969/j.issn.1673-0194.2015.08.167

G270.7

A

1673-0194（2015）08-0217-01

2015-02-17