對高校檔案工作的有效管理研究

謝維

（長春理工大學，長春 130022）

對高校檔案工作的有效管理研究

謝維

（長春理工大學，長春 130022）

本文通過對文獻資料法以及專家訪問等方法加以運用，對高校檔案工作管理進行了深入細致地討論，并對檔案工作理工作的主、客觀兩個方面進行了深入細致地剖析，從而找出存在的問題并進行解決。另外，提出了一系列關(guān)于更好地實現(xiàn)高校檔案工作管理的方式方法，為更好地實現(xiàn)高校檔案工作的管理提供了參照。

高校；檔案工作；有效管理

1　高校檔案工作的地位及要求

所謂高等學校檔案是指高等學校在招生、教學、科研以及管理等活動中，對學生的自身發(fā)展情況的一種歷史記錄。高校檔案工作是學校管理工作的一個重要方面，學校必須要對其加以重視，并將其納入學校發(fā)展的整體規(guī)劃過程中。

2　高校檔案管理工作中存在不足之處

2.1學校領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作管理的重視力度不夠

由于學校的上級并沒有對檔案工作部門的工作情況加以重視，在其關(guān)注度上也就大大地降低，這就導(dǎo)致檔案經(jīng)費嚴重不足的問題時常發(fā)生。與此同時，高校檔案工作與高校中其他工作相比，整體工作中所占的比重較低，經(jīng)常是處于被遺忘的狀態(tài)，無人管、無人問。再加上大部分的高校領(lǐng)導(dǎo)并沒有真正認識到檔案所具有的真正價值，這就使得一些高校在用人上會比較隨意。這樣做所造成的后果就是嚴重影響高校檔案的功能和作用的發(fā)揮。

2.2檔案管理人員素質(zhì)不高

高校檔案工作部門中大部分管理人員的素質(zhì)都不是很高，這個素質(zhì)并不僅僅是指道德素質(zhì)，也把文化素質(zhì)包含在內(nèi)。究其根源，要從學校的結(jié)構(gòu)體制說起，由于學校為了可以留住那些教授、人才等，很多時候都會承諾對其子女有相應(yīng)的工作安排。然而這些子女、配偶高學歷的太少了，大部分是大專及大專以下學歷者?？墒菑膶I(yè)的角度出發(fā)，從事檔案管理應(yīng)盡量選拔那些檔案學專業(yè)或者計算機專業(yè)畢業(yè)的人員擔任，可是現(xiàn)實情況并不是這樣，有的學校在檔案管理這一方面根本沒有這些優(yōu)秀的人才。由于沒有這些人才，工作也就無法更好地開展。而其他的管理者由于對檔案管理不是很了解，有些東西也不知道該怎么去做，這就出現(xiàn)了“做一天和尚撞一天鐘”的消極怠工思想。本職工作的積極性沒有了，又何談對工作的創(chuàng)新。這樣做帶來的后果就是致使高校檔案管理工作停滯不前，阻礙了其更好地發(fā)展。

2.3高校檔案工作基礎(chǔ)設(shè)施有待完善，管理混亂

由于高校領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作人員的工作不是很重視，因此在資金投入方面的力度相對來說就比較欠缺，資金無法得到投入，各種經(jīng)費的保障也就無從談起。這樣不僅不利于工作人員積極性的提高，而且使工作停滯不前，產(chǎn)生壞的影響。就實際情況來說，大部分檔案部門的負責人其權(quán)利并不大，往往都是最底層的小領(lǐng)導(dǎo)，說句話也沒有分量。就是有機會出去學習，打了申請，上面也不一定批準了，這就導(dǎo)致檔案管理人才的缺失。在檔案管理的過程中，電腦可以說是必不可少的，可是現(xiàn)實中，由于基礎(chǔ)設(shè)施不完善，上級重視力度不夠，導(dǎo)致大部分的辦公電腦都是舊的，甚至有的工作人員都沒有得到很好地配備。雖然檔案工作平時比較輕松，可是一旦忙起來，工作人員就要加班加點地干，這樣工作效果往往錯誤百出，也禁不住上級的檢查?？偠灾?，由于配套設(shè)施的不完善、領(lǐng)導(dǎo)的不重視、經(jīng)費的不足，使得高校檔案工作管理混亂，檔案管理處于乏力狀態(tài)。

2.4外界對于對檔案工作管理不知曉，輕視了檔案的管理工作

高校檔案工作自身的特點，決定了其在參與學校管理及體現(xiàn)效益方面具有潛在性、長期性。由于不被了解，在很多人眼里其就是一件無足輕重的活。而且平時也比較悠閑，并沒有什么技術(shù)含量。只有做過的且做好的人才能真正了解檔案工作管理的難處。正是這些錯誤的思想，使得檔案工作人員的積極性降低，就是做了大量的工作，也不一定能夠得到認可。

3　高校檔案工作規(guī)范化管理的有效途徑

3.1強化意識，更新觀念

人性化管理是搞好檔案管理的前提基礎(chǔ)，要想把高校檔案工作規(guī)范好，就必須強化法制意識。法與情相結(jié)合，才能有利于高校檔案工作更好地開展。高校檔案的內(nèi)涵，決定了其工作的長期性、連續(xù)性。因此，如果沒有一個很好的法制基礎(chǔ)作為保障，其后果不堪設(shè)想。與此同時，在規(guī)章制度的落實過程中需要注意堅持以人為本，人是任何事物的主體，要不斷加強人文理念，尊重人才，培養(yǎng)人才、充分調(diào)動、激發(fā)檔案人員的主動性與積極性。

3.2專業(yè)培訓，科學管理——現(xiàn)代化是手段

高校的檔案館是保存、提供利用學校檔案的專門機構(gòu)，對于工作人員有明確的規(guī)定，對于管理者必須要配備專門的工作人員，而且對其工作的業(yè)務(wù)技能以及個人素質(zhì)要求嚴格。在選拔的過程中，一定注意對其專業(yè)性的選拔，提高準入門檻。將那些通過關(guān)系進來的，直接排除在外。只有這樣，才能凈化管理隊伍，實現(xiàn)效率的增長。因此要注重一體化的培養(yǎng)，充分利用現(xiàn)代化管理手段，科學有效地推動高校檔案工作從傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代化管理模式轉(zhuǎn)變。

3.3建立健全各項規(guī)章制度，嚴格執(zhí)行——制度化是保障體系

高校檔案機構(gòu)是國家檔案的重要組成部分，其好壞程度將直接影響到國家檔案管理體系機構(gòu)。一方面，我們要負責好本單位的檔案管理工作，充分發(fā)揮其社會服務(wù)職能；另一方面，要加強對高校檔案工作的監(jiān)督檢查力度。這兩大方面能否正常實施，將直接影響整個檔案管理工作的進程。只有對工作者的職責進行明確，不斷強化其責任意識，做到依法治檔、依法管檔，才能確保高校檔案工作的管理規(guī)范有序。

3.4數(shù)字存儲知識服務(wù)——信息化是動力

高校檔案是高?？蒲?、教育、教學、日常管理以及各項事業(yè)發(fā)展的重要憑據(jù)，是實現(xiàn)高?？沙掷m(xù)發(fā)展所不可或缺的，因此在檔案管理方面必須要加以重視。檔案的本質(zhì)就是具有記錄性、直接性、原始性，是對一個人發(fā)展情況的一種反應(yīng)。實體檔案很容易損害，要想解決這一問題就必須要實現(xiàn)信息化，通過對電腦技術(shù)的應(yīng)用，實現(xiàn)對檔案信息的集中管理，實現(xiàn)管理的高效性?？梢哉f，數(shù)字化知識服務(wù)體系，信息化是其發(fā)展的不竭動力。

主要參考文獻

［1］藺海波.高校檔案工作如何由邊緣走向中心［N］.中國教育報，2012-05-28（009）.

［2］方德生.高校檔案工作定位問題思考［J］.山西師范大學學報：社會科學版，2012（9）.

10.3969/j.issn.1673-0194.2015.13.118

G275

A

1673-0194（2015）13-0197-02

2015-04-29